متى تعتمد اللقاء الفردي ومتى تعتمد اجتماع الفريق

تُعد الاجتماعات أدوات مهمةً لكل فريق، إذ إن المغزى منها هو الاستفادة من هذا الوقت بفعالية، فقد تمتلئ جداول الأعمال بسرعة بدون وجود مخرجات واضحة لكل اجتماع مجدول، لذا يساعدك فهم الفروق الرئيسية بين اللقاء الفردي واجتماع الفريق على أن تكون استراتيجيًا في تخطيط ماذا ستقول ومتى ستقوله ولمن ستوجهه.

تعطي اللقاءات الفردية الفرصة للمديرين لفهم أمور عن الموظف، مثل أهدافه في العمل وضغوطات العمل التي يواجهها، فقد تتيح اجتماعات الفريق الفرصة للجميع للجلوس سويًا، والتعاون على الأهداف المشتركة وتعزيز روح المبادرة.

يساعدك فهمك الجيد للفروقات الرئيسية بين اللقاءات الفردية واجتماعات الفريق وفائدة كل منهما على فهم الغاية منهما ونقاط قوتهما، ومن ثم يمكنك إيجاد التوازن الصحيح بينهما، كما يمكنك إدارة كل منهما بأفضل طريقة ممكنة بحيث يمكن للجميع أن يستفيد منهما بأقصى حد.

الفوارق الرئيسية بين اللقاءات الفردية واجتماعات الفريق

الفرق الرئيسي ببساطة بين اللقاءات الفردية واجتماعات الفريق هو عدد الأشخاص المشاركين، إذ تكون اللقاءات الفردية بين شخصين، بينما تكون نقاشات الفريق بين مجموعة من الموظفين، لكن هناك فوارق مهمةً بين هذين النوعين من الاجتماعات يمكن ذكرها في العناصر الآتية:

الغرض

يختلف محتوى اللقاءات الفردية غالبًا عن محتوى اجتماعات الفريق، بما في ذلك الغرض والأهداف والمخرجات، فقد يكون الغرض من اجتماع فريق العمل أن يشارك الجميع للوصول إلى مخرجات معينة، بينما قد يكون الغرض من اللقاءات الفردية هو التواصل مع أعضاء الفريق أو دعم أعضاء الفريق بطريقة إفرادية. فقد تجمع فريقك للتحدث عن مشروع مستقبلي مثلًا، بينما يمكنك استخدام اللقاءات الفردية لتناقش أمورًا تخص التطوير المهني.

التركيب والصياغة

يختلف كل نوع من الاجتماعات كليًا عن الآخر من حيث التركيب والصياغة، فغالبًا ما تكون المحادثة الفردية عبارةً عن نقاش، حتى لو كانت مبنيةً على نقاط تريد أنت التحدث عنها أو مبنيةً على أجندة اجتماع ما، كما قد يكون اجتماع الفريق أقل ديناميكيةً وذا وقت ضيق لأنه يضم الكثير من الأشخاص، فقد يجتمع الفريق لمشاهدة عرض يقدّمه شخص واحد مثلًا، كما يمكن أن يجتمع الفريق لعمل عصف ذهني يشارك فيه الجميع، أو يمكن أن يجتمع المدير مع موظف لعمل مراجعة لشيء ما.

التكرار

يجب أن يحدث النوعان من الاجتماعات دوريًا، لكن معظم المديرين يمتلكون لقاءات فرديةً في جدول أعمالهم أكثر من الاجتماعات الجماعية، كما يشارك الموظفون في اجتماعات أكثر من لقاءاتهم الفردية مع مديرهم، ويعود السبب في ذلك إلى أن المديرين يجتمعون مع كل فرد من أفراد الفريق على حدة، كما يعتمد عدد اللقاءات الفردية التي تقوم بها على الظروف التي تمر بها، فقد تعمل اجتماعًا لتنشيط فريقك كل أسبوع، بينما يشارك الموظف في لقاء فردي مع مديره مرةً كل أسبوع أو أسبوعين.

أهمية اللقاءات الفردية

الاجتماعات الفردية لها فوائد عديدة، فهي المفتاح الرئيسي لتكوين قائد مؤثر في الفريق، وهي جزء مهم في كيفية جعل الموظف ينخرط في العمل، كما تساعد المحافظة على مستوى جيد من التواصل -بين المديرين والموظفين- على بناء الثقة والشفافية والتفاهم السريع.

الفوائد الرئيسية من اللقاءات الفردية

دعم تطوير الموظفين: إذا كنت ترغب من موظفيك أن يتطوروا باحترافية داخل شركتك، فهذه الجلسات تعطي للمديرين الفرصة للتحدث مع الموظفين بشأن أهدافهم ومساعدتهم لرسم خطة لتحقيق هذه الأهداف.
تدريب الموظفين وتحسين أدائهم: إعطاء الموظفين ملاحظات مناسبةً ومخصصةً وتدريبهم عن طريق التحديات يساعدهم على إنجاز أدوارهم بنجاح، كما تساعد معالجة أي مشكلة في الأداء مبكرًا على تجنب تأثير المشكلة في زعزعة ثقة الموظف أو تأثيرها في نجاح الفريق.
التواصل الشخصي مع الموظفين: من المهم لكل مدير ناجح أن يعرف موظفيه ويفهمهم ويتواصل معهم، وتُعَد اللقاءات الفردية التي غالبًا ما تتكون من محادثات هي أفضل مكان لذلك.

أهمية اجتماعات الفريق

تساعد اجتماعات الفريق أو اجتماعات الموظفين على استمرار عمل الفريق جيدًا، وتعود بالفائدة للجميع، وإذا تواصل الفريق دائمًا، فسيساهم الجميع في تحقيق الأهداف المشتركة والأعمال ذات الأهمية العالية.

الفوائد الرئيسية من اجتماعات الفريق

تحقيق التفاهم: تُعَد اجتماعات الفريق هي أفضل وسيلة للوصول إلى تفاهم بين أعضاء الفريق، مما يؤدي إلى تحسين الأداء، فعندما يتواصل الأشخاص مع بعضهم باستمرار، فسيصبح أعضاء الفريق على تناسق في العمل الذي يعملونه سويًا، وعندها يعلم كل عضو ما هو دوره لإنجاز هذه المهمة.
بناء الثقة وتقوية العلاقات: يُعَد الفريق القوي هو الفريق المترابط المبني على الفهم والثقة المتبادلة بين أعضاء الفريق، إذ يتيح اجتماع كل أعضاء الفريق الفرصة لتبادل الأفكار ومشاركة وجهات النظر ووضع الأسئلة ورفع التحديات.
تعميق الفهم: يُعَد اجتماع الفريق وسيلةً فعالةً لمساعدة فريقك على فهم أهدافهم ومسؤولياتهم، إذ يساعد هذا أفراد الفريق على فهم دورهم فهمًا أوسع.

من يقود اللقاءات الفردية

لا توجد قواعد صريحة وسريعة في كيفية إدارة اللقاءات الفردية، فمن المنطقي للمدير أحيانًا أن يكون هو المتحكم في اللقاء وأن يضع أسئلة اللقاء الفردي، بينما يُفضل أحيانًا أن يكون الموظف هو المتحكم في المحادثة في حين يدوِّن المدير ملاحظات اللقاء، ويعتمد هذا على عدة عوامل مثل:

ما الموضوع الذي تناقشونه؟ وما نوع الجلسة؟
هل هذا هو أول لقاء فردي بينكما؟
من الذي طلب هذا اللقاء؟ ومن الذي حدد أجندة هذا اللقاء؟
ما نوع التواصل بين الشخصين المشاركين في اللقاء؟

من يقود اجتماع الموظفين

يمكن لأي أحد أن يقود اجتماع الفريق، لكن غالبًا ما ينتهي المطاف بأن يقود المدير هذه الاجتماعات، ويُعَد إعطاء الموظفين فرصةً لقيادة بعض محادثات الفريق أمرًا جيدًا، إذ يمكن أن يتغير المتحكم بالاجتماع بالتناوب، كما يمكن أن يتحكم موظفون محددون بالاجتماعات التي تخص مشاريعهم.

ويجب إيجاد فرص لبعض الأشخاص للمساعدة في نجاح الاجتماع، وذلك عن طريق أدائهم بعض المسؤوليات مثل:

مراجعة الاجتماع بغرض التحكم بأسلوب المحادثة القادمة.
مراقبة الوقت للتأكد من أن الفريق يتبع أجندة الاجتماع.
تسجيل الملاحظات ومن ثم عمل ملخص للاجتماع.
المساهمة في ضمان أن الجميع أخذ فرصته في التحدث.
البحث عن متطوعين لمراقبة خطوات العمل التي اتفق عليها الفريق.

أنواع مختلفة من اللقاءات الفردية

يمكن الاستفادة من الوقت المخصص للقاء بين المدير وموظفيه بعدة طرق، منها:

مشاركة الملاحظات والتقييمات: يمكن للمدير إعطاء بعض الملاحظات لدعم تطور الموظف، ويمكن للموظف مشاركة الملاحظات التي تساعد المدير لدعم الفريق.
تحديد أهداف الموظف: يمكن للموظفين أن يعرضوا أهدافهم مع مديرهم كل 3-6 أشهر، فقد يساعدهم هذا في تطوير وظائفهم.
مراجعة الأداء: يجب على المدير أن يقدم مراجعةً لأداء موظفيه على الأقل مرتين في السنة، فقد يجعل هذا الموظفين منتبهين لأدوارهم ومسؤولياتهم، وما هو متوقع منهم.
المحادثات الصعبة: يحتاج المدير أحيانًا إلى أن يجري لقاءً فرديًا مع موظف عنيد، كما يحتاج أحيانًا إلى أن يعالج نزاعًا قائمًا بين أعضاء الفريق عن طريق محادثات فردية.

أنواع اجتماعات الفريق

هناك أغراض مختلفة لاجتماعات الفريق، وهناك بعض الأمور يفضل مناقشتها بحضور المجموعة، وفيما يلي بعض الطرق الرئيسية للاستفادة من اجتماع الفريق:

تقييم الوضع يوميًا: وذلك لإبقاء العمل بوتيرة جيدة وإزالة أي عوائق فور ظهورها، لذا يجب تخصيص 15 دقيقةً يوميًا للسماح للجميع بمشاركة أعمالهم وكيف استطاعوا إحراز تقدم.
اجتماعات الفريق الأسبوعية: تُعَد هذه الاجتماعات فرصةً عظيمةً لترتيب أولويات الفريق، وهي فرصة من أجل مناقشة رغبة الموظف في أخذ إجازة، ويمكن في هذه الاجتماعات حل أي مشكلة أو أي تحدٍّ يواجه الفريق، كما تُعَد هذه الاجتماعات هي أفضل فرصة للمدير لكي يقدم بعض المديح لموظفيه.
اجتماعات الموظفين كل ثلاثة أشهر: تُعَد هذه الاجتماعات فرصةً جيدةً لمناقشة الاستراتيجيات ورسم خرائط وخطط مستقبلية، ويمكن لهذه الاجتماعات أن تكون كبيرةً، بحيث يمكن للأشخاص التعاون مع الفرق والأقسام المختلفة.
الاجتماعات غير الدورية: يجب العمل على جدولة هذا النوع من الاجتماعات عندما يريد المدير مناقشة أمر مهم وطارئ، ويجب معالجته في وقت قياسي، ومن ذلك وجود تغيير كبير سيؤثر على الفريق، مثل استقالة أحد ما أو تغيير في الاستراتيجية أو تغيير في هيكل الشركة.
الاجتماعات المخصصة للمراجعة: من المهم أن يُخصَّص بعض الوقت للفريق من أجل التفكير مليًا في عملهم السابق وفي تعاونهم وما الذي أنجزوه سويًا، كما تزداد قوة الفريق ويتطور أسلوبه عند عقد اجتماعات مخصصة للمراجعة.

التوازن بين اللقاءات الفردية واجتماعات الفريق

تمتلك اللقاءات الفردية واجتماعات الفريق أهدافًا مختلفةً، لكن جميعها بنفس الأهمية، إذ تعطيك اللقاءات الفردية الفرصة للتحدث مع موظفيك على انفراد، بينما تُعَد اجتماعات الفريق المكان المناسب لمخاطبة الفريق مجتمعًا، ويُعَد كلا النوعين أداةً مهمةً للحفاظ على صحة الفريق، ولنجاح هذه الاجتماعات يجب استخدامهما في الوقت المناسب ولأغراض مناسبة.

ترجمة وبتصرف للمقال One-on-one meeting vs. team meeting: when to use each type لكل من Deanna deBara وNora St-Aubin.