يُعدّ وضع النقاط العامة لإدماج الموظفين عمليةً سهلة، لكن تطبيق هذه الأفكار العامة ليس بالسهولة ذاتها، خصوصًا إذا كان المدير مستعجلًا ولا يملك متسعًا من الوقت. وتُعَد الاستبيانات طريقةً ممتازةً لجس نبض الفريق ومستوى اندماجه، خاصةً إذ تم استخدام القوالب الجاهزة، فهي استراتيجيةٌ مذهلة لتوفير الوقت ومساعدة المدير على تحضير الفريق.
لا يُعَد دور المدير ثابتًا، إذ تتطور ديناميكيات الفريق باستمرار، فقد تتغيّر احتياجات الفريق والتحديات التي يواجهها أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا، فيبرز حينها دور الاستبيانات التي تساعدك على فهم الفريق واستيعابه. يستطيع المدير الذي يمتلك هذه المعرفة توفير الدعم والتحفيز المطلوبين.
يمكن للمدير اختيار قوالب استبيانات إدماج الموظف بناءً على احتياجات الفريق، ويمكنه بناء وتصميم الاستبيان من الصفر باتباع هذا الدليل العملي.
أهمية إدماج الموظف
يجب على المدير ابتكار طرق لإدماج الموظفين على الدوام، وهذا أمر بديهي؛ إذ يجني المدير فوائدًا عديدة من إدماج الموظفين، والتي تشمل شعور الموظف بالسعادة في الوظيفة، وتحسّن مستوى أدائه. تبيّن وجود علاقة متبادلة بين رضا الموظف عن وظيفته وجودة العمل الذي يبذله، ويعدّ إدماج الموظف مفتاح تحسين كلّ من العاملين السابقين.
أهمية قياس مستوى إدماج الموظف
تصعب معرفة شعور كلّ موظف ومستوى تحفيزه في فترة زمنية محددة، وتستغرق هذه العملية الكثير من الوقت أيضًا. لذا، من الأفضل أن يبحث المدير عن الاتجاهات أو النزعات الرائجة لدى أعضاء الفريق عندما يلاحظ انخفاض مستوى إدماج الموظفين أو ارتفاعه. يساعد قياس مستوى إدماج الموظف بالاعتماد على الاستبيانات، في تحديد تلك التقلبات، مما يتيح للمدير إمكانية التصرّف بسرعة وتنفيذ خطة عمل مجدية لإدماج الفريق.
عندما يُظهر الفريق تفوّقًا في مجال معين ويرتفع مستوى الاندماج، يستطيع المدير استغلال هذه الطاقة وطرح مشاريع جديدة، أو عرض فرصٍ إضافية على أعضاء الفريق المتحمسين لتنفيذ العمل.
عندما يعاني الفريق في بعض النواحي وتنخفض مستويات الاندماج، يجب على المدير حلّ تلك المشكلات فوريًا كي لا تتمدد، ويمكنه اللجوء حينها إلى محفزات خارجية، مثل عرض دخل إضافي أو تنظيم نشاطات ممتعة.
تساعدك استبيانات إدماج الموظفين على التكيّف مع تحوّلات واقع الفريق أيضًا؛ كما تتيح تلك الاستبيانات إمكانية كشف التغيرات التي تؤثر على الفريق، والناتجة عن تغيّر بعض الأمور أو مغادرة الموظفين، أو عند الحاجة إلى تهيئة الموظفين الجدد؛ مما يساعد المدير على دعم الموظفين في تلك الحالات.
مثال: يحتاج الفريق النامي إلى المدير كي يعلّمه كيفية التعاون والتنسيق مع زملاء العمل وبنية الفريق المعقدة. قد يمرّ الفريق بفترات ضغط شديد، أو يجد نفسه تائهًا وبلا هدف؛ لذا يجب على المدير تحضير نفسه للتكيّف مع الوضع والمساهمة بصفته جزءًا من الفريق، كي يساعد الجميع على تقديم أفضل مستوى من العمل الجماعي.
أخيرًا، تتيح لك استبيانات إدماج الموظف بيانات مثالية للموازنة بين مخرجات مستوى الأداء السابق مع نتائج مستوى الاندماج.
وضع استبيانات إدماج الموظف
يجب ألا يستغرق وضع الاستبيانات مقدارًا كبيرًا من الوقت، وألا تكرّر الاستبيانات بشدة، فتخاطر حينها بإرهاق الفريق وتقليص مدى انخراطه ومشاركته. في المقابل، لن تحصل على بيانات دقيقة ومتجددة إذا أجريت تلك الاستبيانات في فترات متباعدة. لذا من الضروري إحداث نوعٍ من الموازنة السليمة.
لا يوجد مقدارٌ مثالي لعدد الأسئلة التي يجب طرحها على الموظفين، لكن من الأفضل أن تتراوح بين 5 إلى 10 أسئلة في الاستبيان الواحد؛ أما استبيانات جس النبض، فيجب ألا يستغرق زمن الإجابة عنها مدة 15 دقيقة. من ناحية تكرار الاستبيان، فالمعدّل المثالي هو استبيان واحدة كل أسبوع، أو استبيان نصف شهرية.
يجب أن تكون نماذج استبيانات إدماج الموظفين المثالية على الشكل التالي:
- الأسئلة: من 5 إلى 10 أسئلة في الاستبيان
- المدة: الحد الأقصى 10 دقائق
- التكرار: كل أسبوع أو أسبوعين
5 قوالب مجانية لاستبيانات إدماج الموظف
كُتب كل سؤال في هذا الاستبيان بما يلائم صيغة "مقياس الرأي"، وهي الصيغة التي تتيح للموظفين تقييم إجاباتهم بناءً على مقياس يتراوح بين "أوافق بشدة" و"أعارض بشدة". يمكنك استخدام المقياس المتدرج أو اعتماد أسئلة الاختيار من متعدد، بناءً على أداة استبيانات الموظفين التي ترغب باستخدامها. وإذا قرّرت اللجوء إلى الاختيارات المتعددة، امنحِ الموظف 5 خيارات للاختيار منها، والتي تتراوح بين: أوافق بشدة، أوافق نوعًا ما، محايد، أعارض نوعًا ما، أعارض بشدة.
اختر إحدى هذه القوالب بناءً على احتياجات الفريق:
1. قالب استبيان إدماج الموظف المناسب للفرق الكبيرة
تُعد الفِرق الكبيرة أصعب أنواع الفرق من ناحية الإدارة، وذلك بالنظر إلى ضرورة إدراك مستوى اندماج كل عضو من أعضاء الفريق. ويُعَد هذا القالب أفضل أداة لضمان عمل الفريق على نحو سليم.
- هل تتطلع إلى بدء أيام العمل؟
- هل تثق بقدرتك على إبداء رأيك ضمن هذا الفريق الكبير؟
- هل تشعر أن الفريق الكبير سيأخذ ما تدخله على محمل الجد؟
- هل تشعر بوجود شفافية في كيفية اتخاذ القرارات ضمن الفريق؟
- هل بمقدورك التحدث إلى المدير أو القيادة العليا عندما يستدعي الأمر ذلك؟
- هل تمتلك المساحة والاستقلال الكافيين لأداء عملك؟
- هل تعتقد أن مساهماتك تساعد الشركة على تحقيق أهدافها؟
- هل تشعر أن زملاءك يقدرونك أو يعيرونك الاهتمام الكافي؟
- هل توفر لك الشركة كافة الأدوات والموارد اللازمة لأداء عملك على أكمل وجه؟
2. قالب استبيان إدماج الموظف المناسب للفرق الصغيرة
يعتقد بعض مديري الفرق الصغيرة أنهم يمتلكون المعرفة الكافية عن مستوى الفريق وكيفية سير الأمور، لكن هذه الاستبيانات السريعة والبسيطة طريقة مفيدة لاستكشاف جوانب النقص والضعف.
- هل تتحمل كمية مناسبة من العمل والمسؤوليات؟
- هل ترى أن بيئة العمل جيدة؟
- هل بمقدورك تصوّر الأمور الرائعة التي يخبئها المستقبل لك وللفريق؟
- هل يؤدي الفريق عمله جيّدًا من دون الحاجة إلى اجتماعات مطولة؟
- هل تمتلك المرونة الكافية لاختبار أشياء جديدة في العمل؟
- هل تؤمن تمامًا بهدف الشركة ورؤيتها؟
- هل تشعر بالسعادة عند الوصول إلى مقرّ العمل يوميًا؟
- هل تثير جودة عمل أعضاء الفريق إعجابك؟
- عندما يطرأ حدث مفاجئ، هل يدرك الجميع مَنْ الشخص المناسب لتولي مسؤولية أداء المهام؟
- هل يملك الفريق المعرفة والخبرة والطاقة البشرية الكافية للنجاح؟
3. قالب استبيان إدماج الموظف الشهري
تتغير الأشياء في مقر العمل على أساس شهري، وذلك بناءً على عدة عوامل، مثل الأولويات والعلاقات مع زملاء العمل وإنتاجية الموظفين مثلًا. يستطيع المدير المتميّز استغلال استبيان الإدماج الشهرية لمعرفة هذه الاتجاهات المتغيرة.
- هل تستمتع بالعمل الذي تؤديه؟
- هل تلقيت نوعًا من الإطراء هذا الشهر؟
- هل واجهت مشكلات في الشهر الماضي ولم تستطع حلّها؟
- هل تدرك دورك والمهام القادمة بوضوح؟
- هل تشعر بالفخر تجاه العمل الذي أنجزته في الشهر الماضي؟
- هل يظهر المدير ثقته فيك واحترامه لك؟
- هل ترعى الشركة ثقافة مكان العمل الإيجابي؟
- هل امتلكت فرصة تعلّم شيء جديدٍ أثناء عملك في هذا الشهر؟
- هل تشعر أن كمية المهام المطلوبة مناسبة حاليًا؟
4. قالب استبيان رضا الموظف السنوي
تكشف البيانات السنوية بعض المشكلات الخطيرة التي قد يواجهها الفريق، مثل التقلبات الكبرى في إدماج الموظفين ومدى مواءمة الفريق. وتُعَد معرفة تلك الظروف مفتاحًا لوضع الخطط الكبيرة المتعلقة بالمشاريع، كما تفيد في وضع الأهداف مع الموظفين على المدى الطويل. لا تشمل تلك التقييمات كافة الاستبيانات التي يمكنك الحصول عليها، على الرغم من امتلاكها مستوى رفيعًا من الأهمية، فقد تعطي الاستبيانات السنوية بيانات متحيّزة إذا أهملت إجراء استبيانات أخرى تفصيلية ودقيقة خلال السنة.
- هل تشعر بالسعادة تجاه عملك في الشركة؟
- هل تنصح صديقك بالعمل في هذه الشركة؟
- هل ترغب بتحمّل المزيد من المسؤوليات، ومواجهة المزيد من التحديات في السنة القادمة؟
- هل تشعر بالرضا عن حزمة التعويضات التي تحصل عليها؟ وهل تعُدّها عادلة؟
- هل تشعر بالرضا عن حزمة الإعانات التي تحصل عليها؟
- هل تهتم الشركة برفاهك والتوازن بين حياتك والعمل؟
- هل يعرفك المشرف شخصيًا؟
- هل تشعر بالسعادة إبان العمل مع زملائك؟
- هل تتعلّم مهارات جديدة و/أو تحسّن مهاراتك الحالية؟
- هل بمقدورك معرفة مدى إسهام العمل الذي تبذله في نجاح الشركة؟
5. قالب استبيان إدماج الموظف المناسب للموظفين المنفصلين عن العمل
تقف أسباب عديدة وراء انفصال أفراد الفريق ذهنيًا عن العمل. من الضروري إذًا فهم المضامين المتداخلة والمشاعر التي تنتاب الفريق كي تتمكن من مواجه أي مشكلة كبرى قبل البدء بحلّ المشكلات فرديًا مع كلّ موظف على حدة. تساعدك الاستبيانات المشابهة لهذا الاستبيان على اجتياز العقبات التي تؤدي إلى انفصال الموظفين ذهنيًا.
- هل يمثّل المدير مصدر إلهام لإنجاز العمل على نحوٍ أفضل؟
- هل تشعر أن بذل أفضل ما لديك هو إحدى واجباتك تجاه الفريق؟
- هل تتوق يوميًا إلى مغادرة مقرّ العمل باكرًا؟ أو في نهاية الأسبوع على الأقل؟
- هل تدرك كيف يتلاءم دورك مع الصورة الكبرى لأهداف الشركة؟
- هل تحصل على التقدير الكافي مقابل الجهد الذي تبذله؟
- هل تتمنى امتلاك مهامٍ أو أدوارٍ أخرى لتنفيذها؟
- هل تتصور أنك ستعمل في هذه الشركة في السنة التالية؟
- هل يطغى عليك عبء العمل على نحو متكرر؟
- هل تشعر أن عملك سهل جدًا؟
- هل تعتقد أن أجرك الشهري عادل ومناسب لمستوى خبرتك؟
تصميم استبيان إدماج الموظف الملائم لاحتياجاتك
إذا لم تلبِّ القوالب السابقة احتياجاتك، يمكنك تصميم استبيانات إدماج الموظف بالاعتماد على هذه النصائح الجوهرية.
- تقييم البيانات الأساسية: يمكنك إجراء دردشة غير رسمية مع أعضاء الفريق كي تحصل على معلومات بسيطة عن حال الفريق وسير العمل. تساعدك هذه المعلومات على تعيين الجوانب التي ستخضع للسَبر والاختبار في الاستبيان.
- وضع الأهداف: يشمل إدماج الموظف عدة مقاييس، مثل رضا الموظف عن العمل وعلاقته مع الأقران، أو مواءمة أهداف الشركة مثلًا. اكتشف الأشياء التي تسعى إلى إيضاحها، وخطط لوضع الأسئلة وفق ما استنتجته.
- اختيار الكلمات: الوضوح والبساطة عاملان أساسيان في عملية وضع الأسئلة واختيارها، ومن الأفضل اعتماد أسلوب حيادي. تأكد من معالجة النقاط المعدّة وفق الأهداف المرجوة.
يوجد الكثير من المنصات الممتازة، والتي تتيح لك تصميم استبيانات إدماج الموظف، وتوفر الكثير من الوقت أيضًا، وتساعدك على تحليل نتائج الاستبيان، وتتيح لأعضاء الفريق إمكانية طرح الردود من دون معرفة هوية الموظف.
الانتقال من النتائج إلى التنفيذ
لا توفر هذه البيانات والردود التي حصلت عليها من الموظفين أيّ قيمة إذا لم تباشر العمل بناءً عليها. فقوالب الاستبيانات المجانية ليست مجرد أداة، إنما سبيل كسب المعرفة القابلة للتنفيذ، والتي تحتاجها للتركيز على الأشياء المهمة بهدف دعم الفريق.
ترجمة -وبتصرف- لمقالة An employee engagement survey template for any team لصاحبتها Nora St-Aubin.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.