ما يجب عليك فعله قبل أن تُوظّف مُصمّمًا

قبل أن توظّف مصممًا، ينبغي أن تهيِّء له البيئة المناسبة التي يحتاجها ليكون فعالاً بحق، فتوظيفك لموظفٍ ما في بيئة لا يملك فيها الأدوات اللازمة ولا الصلاحيات المطلوبة كي ينجح هو أمرٌ غير عادل بالنسبة لهم وأيضًا خسارة ضخمة لأموالك التي تعبت في الحصول عليها، بالإضافة إلى أنه يضيف عبءًا على بقية الموظفين الذين لا يعرفون كيف يجب أن يعاملوا هذا العضو الجديد.

يومًا ما قبل سنوات مضت، كنت أضع مع صديقتي بعض الخطط للإفطار، لكنها تأخرت عن الموعد، وعندما وصلت أخيرًا اعتذرت عن التأخير لانشغالها بتنظيف البيت وترتيبه قبل أن تحضر منظفة المنزل.

فقلتُ لها بتعجُّب: "لماذا تنظفين المنزل إذا كانت ستأتي المنظفة؟؟"

قالت: "كي تستطيع التنظيف أيها الغبي"

لم يكن ذلك منطقيًا بالنسبة إليّ، لكني تغاضيت عن الأمر، وإلا لكنَّا أمضينا اليوم كله في نقاشٍ كهذا. وبعد مرور سنة، انشغلت لفترة في العمل مما جعل منزلي يعج بالفوضى لدرجة أنه قد يظهر في حلقة من حلقات مسلسل "Hoarders" (مسلسل أمريكي يعرض معاناة أصحاب المنازل الفوضوية وعلاجها)، ولذلك قمت بجلب عاملة تنظيف للمنزل، وبعد عدة زيارات منها للمنزل، وجدت نفسي أنظف بعض أكوام القمامة والخردوات حتى تتمكن العاملة من الوصول للأشياء التي أريدها أن تنظفها فعلاً.

اتصلت بصديقتي وقلت لها: "الآن أدركت لماذا كان ينبغي أن تنظفي المنزل قبل وصول المُنظفة"

قالت: "ألم أقل لك أنك كنت غبيًا" (نعم، أنا فخور بأصدقائي)

المغزى من هذه القصة هو أنه لا يمكنك أن تُقحِمَ مصممًا ما في بيئة العمل خاصتك وتتوقع منه أن ينجح، بلا شك ينبغي عليك أن تحدد النتائج التي تتوقعها منه، لكن أيضًا يجب أن تمهد لهم الطريق حتى ينسجموا مع بيئة العمل ويأتوا لك بالنتائج التي ترجوها.

كيف تضيف نظامًا جديدًا لبيئة العمل؟

لنفترض أنه ليس لديك مصمّمًا في فريق العمل، والموظفون يقومون بعملهم يوميًا ويأتون بالنتائج المطلوبة، والآن أنت تقدم لهم مصممًا لينضم للفريق، فحتى لو كان موظفوك يتوسلون إليك كي توظّف مصممًا، فيعتبر هذا تحديًا في حد ذاته.

الناس بطبعهم يخضعون للعادة وللاستقرار، فبالرغم من شكواهم من قبل أن عملهم كان صعبًا بدون وجود مصمم بينهم، إلا أن توظيف مصممٍ جديد سوف يعني فقدهم للسيطرة على الأمور في العمل، فالموضوع ليس سهلاً، وستتحول جميع الشكاوي من كونهم غاضبين من قيامهم بعملِ شخصٍ آخر، لتصبح أن شخصًا آخر يأتي ليقوم بعملهم هم. إن الكائن البشري عجيبٌ حقًا.

سوف يُغير المُصمم من طبيعة ما تنتجه شركتك بشكلٍ كُلَّي، وسيؤثر أيضًا على طريقة العمل بها، وستحتاج لأن تعدل من سريان خط الإنتاج لأجل هذا العضو الجديد، وأيضًا ستحتاج لأن تتقبل ما سيقوم به من تغيير هو أيضًا في طبيعة العمل بمجرد وصوله.

قبل أن تأتي بعضوٍ جديد وتقحمه داخل الفريق، قم بعمل اجتماع للشركة واشرح لهم لماذا ستقوم بتوظيف مصممٍ من الأساس، وكم ستستفيد الشركة من ذلك، وماذا سوف يكون دور المصمم ومسؤولياته بالضبط، واشرح لهم كيف ستُسهِّل إضافة هذه المهارة –التصميم- من عمل الجميع (كأن لا يضطر أحدٌ ما للتأخير في الشركة بعد أوقات العمل مثلاً).

اشكرهم على أنهم قاموا بمجهود حقيقي عندما استمروا بالعمل فترة طويلة بدون مصمم في الشركة، وعدِّد لهم المهام التي لن يصبحوا مسؤولين عن القيام بها بمجرد وجود مصمم معهم، وأخبرهم أن يتوقعوا بعض العقبات إلى أن يندمج المصمم كليًا في فريق العمل، ثم قم بتقديم الدعم للمصمم حين تظهر هذه العقبات.

لن يستطيع المصمم أن يقوم بأي عملٍ على الإطلاق دون دعمٍ من المديرين الأعلى في الشركة، فإذا كانت وظيفته هي التغلغل في العمل والتغيير من الطريقة التي يعمل بها الموظفون، وطبيعة ما ينتجون، وطريقة تعاملهم مع بعضهم البعض (وهي بالفعل وظيفة كل مصمم) فسيؤدي ذلك لتعكير صفو المكان.

عندما يهرول أحد الموظفين لمكتبك صارخًا: "إن المصمم يقوم بتغيير الأمور في الشركة!" فلابد أن تكون إجابتك المثالية: "ولهذا السبب بالضبط قمتُ بتوظيفه". وتذكر دائمًا أن المصممين لا يقومون بهذه المهمة من أجل مصلحتهم الشخصية، فهم في النهاية يُعتبروا مُمَثليكَ في الشركة.

بالرغم من أن توظيف مصممٍ جديد للشركة يعتبر أمرًا صعبًا، إلا أنه أسهل للغاية من استبدال مصممٍ قديم ذو سمعة سيئة في فريق العمل بمصممٍ جديد، وكي نتحدث بشكل عملي، ففي مرة من المرات كنت مسؤولاً عن وظيفةٍ ما، وقد اعتاد الموظفون حينذاك على أن يطلبوا مني أن أصنع لهم اللوحات التي يستخدمونها في معارض البيع، وعندما أخبرتهم أن هذه ليست وظيفتي كان ردهم أن المصمم السابق كان يقوم بها طوال الوقت، فقمت بتذكيرهم أن المصمم السابق تم فصله من العمل بسبب عدم التزامه بإتمام العمل في موعده. وفي النهاية توقفوا عن هذا الطلب، أما إذا كنت قد رضخت لطلباتهم، فقد نكون وضعنا قاعدة عامة أن المصممين هم المسؤولين عن عمل لوحات البيع لزملائهم. وحريٌّ بك أن تقطع دابر هذه العقبات من البداية قبل أن يأتي المصمم الجديد، فإن إيصال مثل هذه الرسائل للموظفين سيكون أسهل بكثير عندما تقوم أنت بذلك، فاحذر أن تترك هذه المهمة للعضو الجديد.

ما هي المسؤوليات الحقيقية للمصممين؟

قد يبدو ذلك واضحًا: فالمصممون مسؤولون عن التصميم، أليس كذلك؟

عندما أقول "التصميم" هنا فأنا لا أعني كيف تبدو الأشياء بالتصميم، لكن أتحدث عن كيف يظهر التصميم كحلٍ لمشكلة ما. لنشرح ذلك؛ تخيل أن مصممًا صغيرًا في السن كان يعمل في شركةٍ كبيرة، لكن لم يكن يُسمح له بحضور الاجتماعات الاستراتيجية مع مديريه، ومع الوقت تأتي إليه المهام المكلف بها مُفصلةً لأدق التفاصيل، وكل ما كان يقوم به هو التنفيذ فقط، هو لم يكن يصمم شيئًا، لقد كان ينفذ تصميم شخصٍ آخر ليس إلا.

في الحقيقة؛ فإن ذلك المصمم الشاب كان بحاجة إلى أن يثبت نفسه، لكن في هذا الجزء من المقال أنا أتحدث إليك أنت، فالتصميم هو عبارة عن حلٍ لمشكلةٍ ما، ووظيفة تدفع المال للمحترفين كي يقوموا بها، إن المصمم –من اسمه- هو المؤهل دون غيره للقيام بحل هذه المشاكل، وهو المُدرَّب على إنتاج حلول لم تكن أنت تراها من الأساس. وعلى المصمم أن يسعى حثيثًا كي يستطيع حضور الاجتماعات الاستراتيجية في الشركة.

تأكد دائمًا من استغلال مهارات المصمم كاملةً، تأكد من انغماسهم في النقاشات الاستراتيجية في الشركة، تأكد من قيامهم بحل المشاكل ليس فقط تنفيذ ما يوكل إليهم من مهام، والأهم على الإطلاق؛ تأكد من أنهم يعتبرون كل ذلك جزءًا من عملهم، فإذا كانوا لا يرونه كذلك فتوقع ألا تزيد جودة التصميمات في الشركة عن مستوى تفكير الموظفين غير المصممين.

كيف تعطي المصمم المساحة والصلاحيات التي يحتاجها؟

كوضوح صلاحيات مدير مكتبك، محاسب الشركة، ومهندسي الشركة؛ تأكد أيضًا من وضوح صلاحيات المصمم لجميع الموظفين في الشركة، ودعنا نتوسع قليلاً في مصطلح الصلاحيات لنجعله "الأمور التي يملكونها"، بنفس الطريقة التي يملك بها المحاسبون السجلات التجارية، ويملك المهندسون أكواد البرامج. (نعم أعرف أنك تملك ذلك كله، لكن اصبر قليلاً).

ثق بمصمميك، أعطِهم الصلاحية لأخذ قرارات هم بمفردهم المؤهلون لأخذها، وقبل أن تأتي بمصممٍ للشركة، حدد الأجزاء المعينة من خط سير العمل أو الإنتاج التي سيكونون مسؤولون عنها، هل هم أصحاب الرأي الأخير في القرارات الخاصة بما سيتعامل معه المستخدم مباشرة من منتجاتنا؟ هل يحتاجون أن يحصلوا على بعض آراء المساهمين وأصحاب رأس مال الشركة؟ (وهذه فكرة جيدة بشكل عام)، هل يحتاجون موافقة من كل فرد من أصحاب رأس المال؟ (ثِق بي، عادةً ما تظهر بذاءة سياسية هنا).

تعتمد الإجابة الصحيحة على هذه الأسئلة على طبيعة الشركة التي تديرها وعلى مهارة المصمم الموجود، لكن في كل الظروف، قم بإعطاء صلاحيات للمصمم بأعلى مستوى من التفويض ليستطيع القيام بعمله جيدًا، لا أحد يقول للمحاسب كيف يقوم بعمله، لكني رأيت في مئات الأماكن أشخاصًا يوجهون المصمم ويتدخلون في طريقة عمله.

إذا كان لدى المصمم خبرة جيدة وعزيمة مناسبة فلن يجد مشكلة في أن يجد لنفسه المساحة التي يحتاجها لكي يعمل، لكنه لن يستطيع القيام بذلك إذا لم تعطه الصلاحيات اللازمة، وإلا فإنك سوف تخاطر بجلب مجرد موظفٍ جديد كل ما يقوم به هو تنفيذ رغبات من حوله، ولن يعتبر هذا عضوًا فعالاً في الفريق بل مجرد ماكينة تصوير أوراق معدلة، يستخدمها جميع من في الشركة عندما يريدون الحصول على صورة جيدة.

وفي النهاية، يبدو ذلك كأن يتحول الشخص المسؤول عن تصميم واجهة المستخدم في موقع الشركة الإلكتروني إلى مجرد شخص يقوم بعمل تصميم للإعلان عن قطة مفقودة في قسم الموارد البشرية.

هل ينبغي أن تزود المصمم بالأدوات التي يحتاجها؟

رغم أن إجابة هذا السؤال بديهية جدًا، إلا أني ذات مرة أمضيت أول أسبوعين من عملي في وظيفة ما أقوم بالسعي الحثيث المُضني لأستطيع الحصول على نسخ من برنامجي "Photoshop" و "BBEdit" لأن الشركة كانت تعتبرهما برنامجين غير ضروريين. وقام أحد أعضاء فريق "IT" بإعطائي نسخة تدريبية مدتها ساعة واحدة من برنامج يشرح لي كيف أتحايل لأجعل برنامج "PowerPoint" يقوم بأي شيء أحتاج لعمله من خلال "Photoshop". (أعرف أني كان من المفترض أن أرفض عرضه هذا، إلا أن انزعاجي اختفى ووقفت متعجبًا من العقلية التي وصلت لهذا الحل السحري واعتبرته حلاً ناجحًا).

كأي شخصٍ يعمل في حِرفةٍ ما، فإن جودة ما ينتجه المصمم تعتمد دائمًا على جودة الأدوات التي يملكها، فتأكد دائمًا من امتلاكهم لما يحتاجون. نعم، من حقك أن تسألهم عن مبررات استخدامهم لهذه الأدوات، لكن لا، ليس ضروريًا أن تفهم طريقة عمل كل شيء، وثق بأنهم يعلمون ذلك.

كيف تقيس النجاح؟

كلما أحسنت عملية تهيئة فريق العمل لاستقبال المصمم بينهم، كلما سهّلت عملية انسجامه مع الجميع، ومهما تصرف فريق العمل باحترافية فلن يعني ذلك شيئًا إذا لم ينجح المصمم في تحقيق أهدافهم، فقبل أن توظّف أي موظفٍ جديد ينبغي عليك أن تعرف كيف ستقيس نجاحه أولاً.

هل ستكون مقاييسًا صعبة؟ هل تتوقع زيادة في المبيعات أو زيادة التحويلات المالية على الموقع لرقمٍ معين؟ أم هل سيكون الهدف هو تسليم مشروع كبير في الوقت المحدد وضمن الميزانية المسموحة؟ إن عملك يحتاج لمزيج من كل ذلك، لذا سوف أعطيك معادلة سحرية لقياس نجاح المصمم، لكن قبل ذلك خذ في الاعتبار أنه مهما كان مقياس النجاح الذي تستخدمه، تأكد من أن المصمم يعرفه جيدًا وأيضًا لديه الصلاحية لتحقيقه.

لدي قصة لك، ذات مرة حصلت على وظيفة بعقدٍ مؤقت، وفي يومي الأول في الوظيفة اجتمع بي المدير الفني وقال لي أنه لا يعلم ماذا ينبغي أن يتوقع مني، ولا يعلم أيضًا كيف سأنسجم مع فريق العمل في الاستوديو. (يبدو أن العمل هنا يغلب عليه الفوضى).

وفي نهاية مدة العقد، حان الوقت لكي يقرر إذا كان سيبقي علي في الوظيفة أم لا، أما أنا فقد كنت صغيرًا في السن وغبيًا للغاية، لذلك لم أكن أعمل بالجدية اللازمة فقررت أن أتحايل قدر الإمكان (غلطة قاتلة).

وعندما انتهت مدة العقد دعاني المدير لمكتبه وأخبرني أني لم أقم بما كان يتوقعه مني، وكان هذا غريبًا حيث أن أحدًا منا لم يكن يعلم بالضبط ماذا كان يجب أن يكون المتوقع من عملي.

شعرتُ بالسوء، وجعلت أفكر فيما كان ينبغي أن أقوم به، وبكل صراحة فأنا متأكد أن المدير أيضًا شعر بالسوء لأنه أدرك أنه لم يحدد مقاييس النجاح بشكل جيد.

لذلك لا تكن أنت أيضًا كذلك، فلا ينبغي أن يكون نجاح أو فشل أحد موظفيك مفاجأة لهم، وأخبرهم ماذا ينبغي عليهم فعله لينجحوا، وأخبرهم عندما تراهم على الطريق الصحيح، وعندما تراهم يحيدون عنه أيضًا، وساعدهم ليتأقلموا مع ذلك، وأخيرًا، أخبرهم بمجرد أن ينجحوا أنهم قد نجحوا بالفعل.

كيف تكتب الوصف الوظيفي؟

إن أهم شيء في عملية تهيئة الشركة لتوظيف المصمم هو تحديد كيف ستستفيد الشركة أو المنظمة من توظيفه، ما الجديد الذي ستستطيعون عمله بمجرد وجوده؟ تخيل نفسك بعد سنة من الآن، ما الذي تطمحون لتحقيقه؟ اكتب هذه الأشياء، فهي حجر الأساس للوصف الوظيفي الذي سوف تصيغه.

اعمل قائمة بكل ما تحتاج من المصمم أن يقوم به، وليس المهارات التقنية التي يجب أن تتوفر لديهم، بل الاحتياجات التي ترجو أن تغطيها هذه المهارات، هل تحتاج لتصميم العلامات التجارية؟ تصميمًا لواجهة المستخدم؟ رسوم توضيحية؟ أم استبيانات؟ ما نوع العمل الذي تعمل به؟ هل هو تحريري، هل أنت موزع في حاجة لتصميم بيان مصور لبضائعك؟

ولا تنسى أن تأخذ في عين الاعتبار احتياجاتك للهواتف المحمولة، فثق بي، أنت تحتاج خدمات الموبايل. (ثق بي، أنت تحتاجها منذ البارحة).

قد تبدو نتيجة هذا التمرين كأن تقول: "نحن نحتاج مصممًا لديه خبرة بخدمات الهواتف المحمولة، يستطيع تصميم علامات تجارية، وعمل واجهة المستخدم لمجموعة معقدة من البيانات". لكن كلما طالت القائمة، كلما دفعت سعرًا أعلى للمصمم، وقد يساعدك هذا التمرين على أن تدرك أنك تحتاج لأكثر من مصممٍ واحد.

إنّ فرصة وجود مصممٍ واحد يستطيع عمل الرسوم التوضيحية، وتصميم المواقع التفاعلية، وفهم منهجية "agile" لتطوير البرمجيات هي فرصة نادرة للغاية.

لذلك، هيا بنا لنجد بعض المصممين!

ترجمة -وبتصرف- للمقال: Before You Hire Designers، لصاحبه: MIKE MONTEIRO.