قد تمثل اجتماعات مراجعة الأداء مصدرًا للقلق والتوتر لدى كل من المديرين والموظفين على حدٍ سواء، فالموظف يخشى أن يتحول اجتماع مراجعة الأداء إلى جلسة محاكمة له على جميع أخطائه. وفي المقابل، ينشغل بال المدير في التفكير بالآليّة المناسبة لتقديم التغذية الراجعة مع معاملة جميع الموظفين بالعدل والإنصاف.
مع ذلك، يجب ألا تمثّل اجتماعات مراجعة الأداء مصدر قلق إلى هذا الحد، فعندما تتوفر العقليّة المناسبة والاستعداد الجيّد لدى كل من الموظفين والمديرين، يمكن لهذه الاجتماعات أن تتحول لفرصة لبناء الثقة وتعزيز أواصر العلاقة بين الطرفين.
في هذا المقال، سوف تتعلم:
- ما هو الغرض من اجتماعات مراجعة الأداء؟
- لماذا يتعيّن عقد اجتماعات مراجعة الأداء باستمرار؟
- نصائح لنجاح اجتماعات مراجعة الأداء
ما هو الغرض من اجتماعات مراجعة الأداء؟
تلعب مراجعة الأداء دورًا محوريًا في تطوير الموظفين، فهي تمنح الإدارة فرصة الاطلاع على أدائهم، وتسليط الضوء على التقدّم الذي أحرزوه، وكذلك الاحتفاء بمساهماتهم العظيمة التي تحسّن من أداء الشركة.
اقتباس"تُعد اجتماعات مراجعة الأداء فرصة للاطلاع على التقدّم الذي أحرزه الموظفون، وأين أصبحوا في الوقت الحالي، وكذلك الاحتفاء بإنجازات الموظفين ودورهم في الشركة." كارمن بوسي، مصمم وباحث تجربة الموظفين في GSoft.
على سبيل المثال: يمكنك استغلال اجتماع مراجعة الأداء للإشادة بالموظفين الانطوائيين والخطوات التي اتخذوها للاندماج في الفريق، ومناقشة مدى فعاليّة هذه الخطوات.
لماذا يتعين عقد اجتماعات مراجعة الأداء باستمرار؟
تمثل اجتماعات مراجعة الأداء فرصةً للموظفين لمتابعة التقدّم الذي أحرزوه، لذلك يجب أن تحرص على عقدها بصفة دوريّة. وفي الوضع الطبيعي، يُفضل أن يُعقد تقييم الأداء كل ثلاثة أو ستّة شهور، أو مرّةً واحدةً في السنة على الأقل.
- تقليل التوتر: يساعد عقد هذه الاجتماعات باستمرار على تقليل التوتر المصاحب لها، فكلما ازدادت وتيرتها سوف يصبح الجميع معتادًا عليها وأقل قلقًا منها.
- تطوير أداء الموظفين: تمثل لقاءات مراجعة الأداء جزءًا من الاستراتيجيّة الأوسع لتطوير أداء الموظفين. وبالتوازي مع اللقاءات الشخصيّة واجتماعات مناقشة الأهداف وجلسات التغذيّة الراجعة والنقاشات التفاعليّة مع الموظفين، تساعد اجتماعات مراجعة الأداء على وضعك في صورة التقدّم الذي يحرزه الموظفون.
- الاحتفاء بالموظفين: تُعد اجتماعات مراجعة الأداء فرصةً للاحتفاء بأفراد الفريق، إذ يشير كارمن إلى "أننا نغفل أحيانًا عن تقدير الموظفين كما يجب، ولذلك تمثل هذه الاجتماعات فرصةً لتعبّر عن تقديرك لأفراد الفريق ولمساهماتهم في الشركة".
- فتح أبواب النقاش: تفتح لقاءات مراجعة الأداء الباب أمام النقاشات حول الرواتب والمناصب والترقيات المحتملة، وهي جميعها مواضيع تشغل بال الموظفين وتسبب توترًا لديهم، ولكن مناقشتها باستمرار في اجتماعات مراجعة الأداء يخفف من حدّة هذا التوتر.
نصائح لنجاح اجتماعات مراجعة الأداء
تساعدك هذه النصائح على عقد اجتماعات مراجعة الأداء على النحو الأمثل والخروج منها بتوافق بينك وأفراد فريقك.
تأكد من فهمك للآليات المتبعة
يضمن لك وجود آلية واضحة لعقد اجتماعات مراجعة الأداء، تغطية جميع الأمور التي ترغب بمناقشتها، ويغنيك عن مواجهة أي مفاجآت محتملة أثناء النقاش، كما أنه يسمح لك وللموظفين بالاستعداد الجيّد قبل مدّة كافية من الزمن. على سبيل المثال، يمكنك عند وجود آليّة واضحة لعقد اجتماعات مراجعة الأداء أن تجمع بعض الأمثلة والبيانات التي تعزز وجهة نظرك قبل موعد الاجتماع.
اطلب من مديرك أو مشرفك أن يطلعك على الآليات المتبعة في اجتماعات مراجعة الأداء في الشركة، وفي حال عدم وجود آليات كهذه، فيجدر بك اكتشاف إطار العمل الخاص بهذه الاجتماعات حتى تكون لديك أجندة واضحة خلالها.
اتبع ذات الآلية مع جميع الموظفين
من المهم أن تحرص على اتباع آلية موحدة لمراجعة أداء جميع الموظفين في فريقك، فذلك كفيل بإنصاف الجميع، كما أنه يعزز ثقة الموظفين بك وبمنظومة العمل لديك.
فقط تأكد من إمكانيّة تطبيق آليات المراجعة على جميع أفراد الفريق مع مراعاة الفروق الفرديّة في الكفاءة والقدرة. يجب ألا تكون الآلية المتبعة في مراجعة أداء مصمم الجرافيك مختلفةً عن تلك المستخدمة لمراجعة أداء كاتب المحتوى أو المساعد الإداري، بل يجب أن تكون الآلية موحدةً لجميع الموظفين بغض النظر عن أدوارهم ووظائفهم المختلفة.
لا ترفع سقف التوقعات
إن فهمك للآليات المتبعة في مراجعة الأداء لا يعني بالضرورة فهم الموظفين لها، لذلك يجب أن تشرحها لهم قبل مدّة كافية من الزمن، وإلا فإنهم قد يشعرون بالتهميش والسخط وعدم الاستعداد.
قبل اجتماعات مراجعة الأداء، يجب عليك التأكد من الأمور التالية:
- شرح الآليات المتبعة للفريق قبل مدّة كافية من عقد الاجتماعات، وتعريف الموظفين على المواضيع التي ترغب بمناقشتها.
- السماح للموظفين بمعرفة الأمور التي يجب عليهم تحضيرها للاستعداد للاجتماعات، سواءً كانت تقييمات ذاتيّة، أو نقاشات، أو أسئلة، أو ملاحظات، أو أمثلة.
- منح الجميع فرصة طرح الأسئلة حول الآليات المتبعة، سواءً بشكل جماعي أو فردي.
كن مستعدا
كما تحضّر أسئلة ومحاور للنقاش عند المشاركة في الاجتماعات الشخصيّة المهمة، يجب عليك أيضًا أن تأتي لاجتماعات مراجعة الأداء وأنت مجَّهز بالملاحظات والبيانات والأمثلة التي تعبّر عن أداء موظفيك.
قد يتساءل سائل: لماذا كل هذه الاستعدادات؟ لأن الملاحظات والبيانات والأمثلة تعزز النقاش وتساعدك على إثبات وجهة نظرك، فأنت عندما تستخدمها لا تبدي رأيك، وإنما تتحدث عن حقائق.
تواصل مع النظراء
يساعد التواصل مع غيرك من المديرين في الشركة على توحيد آليات مراجعة الأداء المتبعة في داخلها، كما أن التواصل مع مديرين من خارج الشركة يمكّنك من الاطلاع على آليات مراجعة الأداء المتبعة لديهم.
اقتباس"يجب أن يتواصل المديرون معًا لمناقشة معاني المصطلحات المختلفة والعمل على توحيدها، بحيث تحمل المصطلحات المستخدمة والإجراءات المتبعة معنىً واحدًا لدى الجميع"
- كارمن بوسي، مصمم وباحث تجربة الموظفين في GSoft.
افتح باب النقاش
لا شكّ أنك تمتلك أجندة ترغب بالحديث حولها في اجتماع مراجعة الأداء، ولكن إياك والانفراد بالحديث أمام الموظفين لمدّة ساعة متواصلة، بل افتح باب المشاركة والنقاش حتى يكون الاجتماع مثمرًا لكلا الطرفين.
بمجرد أن تنتهي من الحديث عن مدى التقدّم الذي أحرزه الموظفون والمجالات التي تحتاج إلى تطوير من وجهة نظرك، امنح موظفيك فرصة المشاركة بآرائهم، فذلك يساعد على تكوين صورة أشمل عن أداء الموظفين، ويمنح الجميع شعورًا بتفهم الطرف الآخر له.
اقتباس"تمثل اجتماعات مراجعة الأداء فرصةً للموظفين لتسليط الضوء على الإنجازات التي ربما لم يلحظها المديرون، والعكس صحيح أيضًا، فهي فرصة أيضًا للمديرين للتركيز على الإنجازات التي حققها الموظفون دون أن يشعروا بها"
- كارمن بوسي، مصمم وباحث تجربة الموظفين في GSoft.
ادخل إلى اجتماعك القادم بثقة
قد تكون اجتماعات مراجعة الأداء مثيرةً للتوتر، ولكن الأمور يجب ألا تكون على هذا النحو! لقد أصبحت تعرف الآن كيف تدير اجتماعات مراجعة الأداء، وتمتلك كل ما يلزم حتى تدخل إلى اجتماعك القادم بثقة، وهذه الثقة سوف تنتقل بدورها إلى فريقك.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to handle a performance review meeting with an employee لصاحبته Deanna deBara.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.