كيف تستخدم الرسائل الإلكترونية المؤتمتة لتهيئة الموظفين الجدد

اجتمع فريق الدعم الفني قبل ستة أشهر لمناقشة أداء الشركة، وكما هو حال أغلب اجتماعاتنا فقد كان زاخرًا بالنقاشات البناءة والأفكار الخلاقة والضحك، إذ تربطنا أواصر متينة تجعلنا نتشارك أفكارنا بكل انفتاح، وعادة ما نكون السباقين لملاحظة الأمور التي تحتاج إلى التطوير.

ولكن اعترافًا مفاجئًا تخللّ اجتماعنا هذه المرة، وقد جاء على لسان موظفة شجاعة من أعضاء الفريق، وأعقب كلامها موافقة العديد من الموظفين الذين كانوا خائفين من فقدان وظائفهم في الأشهر الأولى من عملهم في Campaign Monitor.

لقد شكّل هذا الاعتراف صدمة حقيقة وبالخصوص لقائد الفريق، إذ أن شركتنا تتمتع بمساحات واسعة تجعل الموظفين مرتاحين في عملهم، ولدينا طبّاخ ماهر يقدّم لنا أشهى الوجبات، ونقدم ميزانية مريحة لتهيئة المكتب، ونعقد اجتماعًا شهريًا لنستمتع فيه بوقتنا سوية.

ولكن مع توفر كل هذه الأشياء في مقرّ العمل، فإن الموظفين يفتقدون إلى الثقة عند تسلّم الوظيفة، ويشعرون بأنّهم لا يؤدّون ما عليهم بشكل كافٍ ولا يساهمون في الفريق مساهمة فعّالة. ويعزو الموظفون ذلك إلى نقص في المعرفة والشعور بالخوف من طرح الأسئلة وطلب المساعدة.

يشعر هؤلاء الموظفون بأنّهم غرباء في شركتنا، بدلًا من الشعور بالألفة والانفتاح بعد قضاء أشهر عديدة مع بعضهم البعض.

لم يكن هذا هدفنا بالتأكيد، فنحن نرغب في أن يشعر الأعضاء الجدد في فريقنا بأنّهم جزء مهّم من الفريق منذ اليوم الأول.

لذلك قرّرنا أن نغير الطريقة التي نتعامل بها مع القادمين الجدد، فبدلًا من أن نفترض بأنّهم سيألفون ثقافتنا، قمنا بالبحث عن الطرق التي يمكن أن نحتويهم بها ضمن ثقافة Campaign Monitor في بداية الطريق.

وقد وضعنا لأنفسنا بعض الأهداف:

• تعزيز الثقة عن طريق تعريفهم بديناميكية الفريق قبل البدء بالعمل.
• إعطاءهم نبذة مختصرة عن الأدوات والخبرات التي سيحتاجونها، ومساعدتهم على معرفة الوقت الذي يحققون فيه ما هو متوقع منهم في مكان عملهم.

وقد اعتمدنا في إنجاز ذلك على أمرين:

نظام الشراكة

تتمثّل المشكلة الأولى في افتقار الموظفين الجدد إلى المعرفة اللازمة بأهداف الفريق وطريقة تواصل أعضاءه مع بعضهم البعض، لذا قرّرنا أن نخبر الموظّف الجديد منذ بداية عمله بأنّه ما من سؤال غبيّ أو تافه في فريقنا وأن باستطاعته التواصل مع أي شخص منّا بكل سهولة، بدل أن ننتظره ليكتشف ذلك الأمر بنفسه.

ومن هنا جاء نظام الشراكة، إذ بمجرد أن يوقّع الموظّف الجديد على عقد العمل يصبح شريكًا لعضو خبير في الفريق، وستساعده هذه الشراكة في الإجابة على جميع الأسئلة التي تدور في ذهنه، بمعنى أنّ الموظّف المبتدئ سيبقى على اتصال دائم مع أحد زملائه في الفريق طوال الشهر الأول من عمله في الشركة.

ومن الآثار الملموسة لهذه الشراكة هو تقليل الشعور بالإحراج الناتج عن مقاطعة أحد الأعضاء المشغولين بالعمل، فالموظّف الجديد لن يشعر بالإحراج من سؤال شريكه في الفريق مهما كان مشغولًا لأنّنا قد أخبرناه مسبقًا بأنّه يستطيع القيام بذلك في أي وقت، وسيساعد وجود الشريك إلى جانب الموظّف الجديد في التقليل من مخاوفه بشكل كبير.

وهكذا سيشعر الموظّف الجديد بأنه لا يزعج الفريق بأسئلة سخيفة وتافهة، بل هناك من يعتمد عليه لإرشاده إلى الطريق الصحيح. وقد ساعد هذا في معرفة الموظّفين لأدوارهم بصورة صحيحة بالإضافة إلى أنّهم أصبحوا أكثر ألفة مع بقية أعضاء الفريق.

وقد استفاد الأعضاء القدامى من هذا النظام أيضًا، إذ أنّهم تعلّموا المزيد عن المنتج وعن أنفسهم كذلك.

رسائل البريد الإلكتروني التي تسبق تهيئة الموظفين الجدد

دعمنا نظام الشراكة هذا بسلسلة من رسائل إلكترونية التي تسبق عملية التهيئة، فأول يوم عمل لك في سيدني (أستراليا) سيكون مثيرًا ومرهقًا للأعصاب في نفس الوقت. هل ستجلب معك طعام الغداء الخاص بك، أم تحضر بالبدلة الرسمية؟ قد تتّضح هذه الأمور بعد بضعة أيام من العمل، إلا أنها ستغدو أكثر سهولة فيما لو تم إعلام الموظّف بها مسبقًا.

قرّرنا اعتماد طريقة مختلفة للوصول إلى الموظف قبل أن يتسرّب إليه الخوف من الوظيفة الجديدة، فاستبدلنا المقابلات التي تجرى غالبًا، برسائل تُرسل بشكل آلي نركّز فيها على بعض الجوانب التي تشكل هاجسًا لدى الموظفين الجدد.

يتسلّم الموظّف رسالة واحدة في الأسبوع وقبل ثلاثة أسابيع من موعد بدء العمل.

الأسبوع الأول

تهدف الرسالة الأولى إلى إعطاء الموظّف لمحة عن حس الفكاهة الذي يمتاز به مقرّ العمل، وتعريفه بطريقة تعاملنا مع عملائنا ومع بعضنا البعض، وتعريفه كذلك بمديره وزملائه في العمل. كما تدعوه الرسالة إلى الاسترخاء وتُعيّن له الشخص الذي سيوجّه إليه أسئلته، وهذا بدوره يقلل من التوتّر والرهبة في نفس الموظّف الجديد.

الأسبوع الثاني

نتحدّث في الأسبوع الثاني عمّا تبدو عليه الحياة في مقرّ العمل، كما نعرّف الموظّف إلى الأمور التي يمكنه القيام بها عند زيارته لسيدني. سعادة الموظّفين تعني اعتناءهم بالعملاء بصورة جيّدة، لذا نحرص على أن يشعر الموظّفون بأننا نهتمّ بهم خارج وداخل مقرّ العمل على حد سواء.

الأسبوع الثالث

نعطي في هذا الأسبوع آخر المعلومات التي سيحتاجها الموظّف في يومه الأول، فنرشده إلى القطار الذي سيستقلّه من الفندق ليصل إلى المكتب، والوقت الذي يجب أن يحضر فيه، والملابس التي يجب أن يرتديها لكي يشعر بالراحة والاطمئنان قبل الانطلاق في العمل.

يستأنف النّظام الآلي عمله من النقطة التي انتهى فيها عندما بدأ الموظّف بالعمل، فيرسل إليه رسائل يدعوه فيها إلى استخدام بعض الأدوات المفيدة والتعرّف على أعضاء الفريق من خلال نادي القراءة، أو التمارين الرياضية، أو الأنشطة اليومية المختلفة. وبشكل عام تعمل الرسائل على الترحيب بالموظّفين وتعريفهم إلى بعض الأدوات والوثائق المفيدة وتوطيد علاقتهم مع فريق العمل.

النتائج

يسعدنا القول أن هذه الإجراءات كانت في محلها، فقد عبّر الأعضاء الجدد في الفريق عن سعادتهم وراحتهم في وظائفهم الجديدة، وقد أرسل إلينا أحد الموظّفين الجدد ردًّا رائعًا بقوله:

اقتباس

"وردتني للتو رسالة جميلة من شريكي في العمل، لقد جعلتم من تهيئة الموظّفين الجدد أمرًا سهلًا وبسيطًا، ويغمرني الشعور بالترحاب من قبلكم."

لم يكلّف الأمر سوى بعض التعديلات على عملية تهيئة الموظّفين الجدد، وهم يشعرون الآن بأنّهم في منازلهم.

في الختام

يعدّ الموظفون أحد الأصول المهمة في شركتك، لذا يجب أن يشعروا بالراحة والطمأنينة عند تسلّمهم لوظائفهم، وسيكون في ذلك منفعة كبيرة على صحتهم وسلامتهم ما سيعود بالنفع على مشروعك أيضًا، وقد أظهرت الدراسات أن الموظفين السعداء هم الأكثر إنتاجية في محيط العمل.

يمكنك تثقيف الموظّفين الجدد حول شركتك وطبيعة العمل فيها وتزويدهم ببعض المعلومات الأساسية واللازمة للبدء بالعمل، من خلال تهيئة سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني المؤتمتة التي يتم إرسالها قبل أن يتسلّم هؤلاء وظائفهم.

ماذا عنك؟ ما الذي تقوم به ليشعر موظّفوك بالطمأنينة والراحة في وظائفهم؟ هل يمكنك الاستفادة من فكرة إرسال الرسائل الإلكترونية المؤتمتة إلى الموظفين الجديد في شركتك؟

ترجمة -وبتصرف- للمقال How we use email autoresponders to onboard new employees لصاحبته Ashley Porter.