كيفية الحفاظ على استمرار التسويق والمبيعات أثناء إجازات أعضاء فريقك

تُعَد الاستراحات المنتظمة من العمل أمرًا مهمًا، إلا أن إجازات العاملين قد تُهدّد الشركات في مجاليّ التسويق والمبيعات، فهل ستكون نهاية مبيعاتك مأساويّةً؟ وما مصير الإيرادات والتدفّق النقديّ؟ ومن سيُدير الحملات أثناء غياب أعضاء الفريق؟ ستصل تلك المخاوف إلى أعضاء فريقك، وبالتالي سيتردّدون في أخذهم لإجازةٍ أو في الابتعاد عن العمل تمامًا خلالها، حيث كشف تقرير التوازن بين العمل والحياة الخاص بشركة Priceline أن 21% فقط من الأمريكيين أخذوا إجازاتهم المدفوعة كاملةً خلال عام 2020، بينما ندم أكثر من النصف على عدم أخذها كاملةً، ووجدت نسخةٌ سابقةٌ من هذا التقرير أن 29% من الأمريكيين مستعدون للعمل ضِمن الإجازة، ويشعر 38% بالضغط لوجوب تفقُّد البريد الإلكتروني خلالها، كما يعمل 15% لفترةٍ من كلّ إجازةٍ، مع ذلك تُحقُّق الإجازات غايتها في تشجيع الموظّفين على الراحة؛ وفقًا لشون أكور Shawn Achor في كتابه ميزة السعادة The Happiness Advantage:

اقتباس

"بالتفكير الإيجابي للدماغ، تتحسّن الإنتاجيّة بنسبة 31%، وتزيد المبيعات بنسبة 37%، ويُمكن أن يزيد كلٌّ من الإبداع والإيرادات حتى 3 أضعاف".

فالإجازات مفيدةٌ سواءً للشركة أو لأعضاء الفريق، إلّا أنّ المحافظة على تحقيق أهداف المبيعات، وإنتاجيّة الفريق تحتاج إلى التخطيط بحكمةٍ. وهنا بعض الأساليب والأدوات للحفاظ على قوّة المبيعات على مدار العام.

كيف تتأكد من استمرار مبيعاتك خلال الإجازات وبعض الأدوات المساعدة

إليك تاليًا أسلوب التعامل مع الوقت قبل أن يأخذ أحد أعضاء فريقك إجازةً مدفوعةً وخلال إجازته وبعدها، مع أدواتٍ لتنظيم ذلك.

1. شجع أعضاء فريقك على التقدم في كل صفقة من مسار مبيعاتهم خلال الأسابيع السابقة للإجازة

سيخرج مسار المبيعات عن سيطرة أعضاء الفريق عند ابتعادهم عن العمل لأسبوعٍ أو أسبوعين، وتنتابهم مخاوف عن رد العملاء المحتملين على رسائلهم الصوتيّة أثناء غيابهم، وعن مسؤوليتهم في التحقُّق من العملاء المؤهلين الذين شارفوا على الشراء، وفساد الصفقة إن أرسل لهم العميل بريدًا إلكترونيًا ولم يتلقَ ردًا منهم، فقد لا يملك المسوّقون أثناء إجازتهم القدرة على التحكّم في ردود عملائهم المحتملين والمؤهلين، لكن ما يملكون التحكّم المطلق به هو أفعالهم قبل الإجازة، وتلك قاعدة البيع المعتمد على التفاعل وهي التركيز على أعمال، مثل المكالمات والاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والمتابعات بدل التركيز على النتائج، والتي تكون خارجةً عن سيطرة المسوّق.

حفّز أعضاء فريقك على المُضي قدمًا في أكبر عددٍ ممكنٍ من الصفقات من مسار مبيعاتهم، ووفقًا لموقع كلّ عميلٍ من القمع التسويقيّ، فمثلًا:

بالنسبة للعملاء المؤهلين Prospects الموجودين في منتصف أو قاع القمع التسويقيّ، يُمكن للمسوّق أن يذكر غيابه في الفترة القادمة ويعرض دعمًا إضافيًا بسؤاله العميل إن كان يرغب بإتمام الصفقة قبل ذلك.
بالنسبة للعملاء المحتملين leads الموجودين أعلى القمع التسويقيّ، يُمكن للمسوّق أن يُجدول مواعيد اجتماعاتٍ ومتابعاتٍ للإجابة عن أسئلة العميل، وأن يضمن بذلك تحويله إلى قاع القمع، وبهذه الطريقة سيحصل كل العملاء المؤهلين والمحتملين على المعلومات التي يحتاجونها لإتمام عملية الشراء أو الانتقال إلى الخطوة التالية من رحلتهم الشرائيّة.

وفقًا للوك جينوير Luke Genoyer، المسؤول عن قسم توليد الطلب في الشركة الفرعيّة Global Call Forwarding.

"نطلب من المسوّقين أن ينهوا مراجعة وترتيب أولويات ثلاثة أنواع من العملاء والعملاء المؤهلين قبل أخذ إجازاتهم المدفوعة، وهم العملاء المحتملون المتفاعلون المهمون، والعملاء الجدد (بما فيهم الحسابات التجريبيّة المجانيّة)، والعملاء الحاليون ذوو الصفقات المعلّقة؛ يحُدّد المسوّقون الخطوات التالية لكلّ عميلٍ ما يُسهّل تمرير العمل لباقي أعضاء الفريق".

اطلب من أعضاء فريقك أن يتعاونوا، فذلك مفيدٌ في تحسين الإنتاجيّة، بالإضافة للهدف الأساسيّ وهو أن يتمكّنوا من إنجاز صفقات بعضهم عند غياب أحدهم، بعد أن يناقشوا ذلك مع العملاء المحتملين خلال متابعاتهم قبل الإجازة؛ هكذا يعرف العملاء المحتملون مع مَن يتواصلون إن أرادوا اتخاذ إجراءٍ أثناء إجازةٍ من اعتادوا التواصل معه، وبإمكانهم أيضًا إضافة معلومات التواصل لأعضاء الفريق المستعدين لإكمال صفقاتهم إلى المجيب الآلي والرسائل التلقائيّة، وبذلك يضمنون عدم خسارة أيّ صفقةٍ أو ضياعها.

2. العمل على أتمتة سير العمل أثناء غياب أعضاء فريقك

يُمكن لمندوبي المبيعات استكمال العمل مع العملاء المحتملين حتى أثناء إجازاتهم، وذلك بفضل أتمتة سير العمل Workflow Automation؛ حيث إن أتمتة سير العمل Workflow Automation هي عملية توكيل مهامٍ ضروريّةٍ، لكنها روتينيّة إلى مشغلٍ تلقائيٍ، وبإمكانك الاعتماد على أتمتة سير العمل في مختلف أنواع المهام، بما فيها إنشاء الصفقات وإرسال العقود والإشراف اليدوي.

إليك تاليًا بعض الإجراءات لطلبها من أعضاء فريق المبيعات قبل بدء إجازاتهم المدفوعة:

تثقيف العملاء المحتملين: إن كان العميل المحتمل جاهزًا لكنّه بحاجةٍ لمزيدٍ من الوقت والمعلومات، فأدخله ضمن حملة تثقيفٍ تُرسل له محتوًى داعمًا تلقائيًّا.
نقل ملكية الصفقة: لتجنّب انتظار العميل المؤهّل بعد اتخاذه إجراءً أثناء غياب عضو الفريق المسؤول، حوّله تلقائيًّا للتواصل مع عضوٍ آخر يهتم بأعمال العضو الغائب.
إنشاء مهمات متابعة: إن عمل أحد أعضاء الفريق مع عميلٍ محتملٍ قبل إجازته ولم يتلقَ منه ردًّا أثناءها، فأرسل له تذكيرًا بالمتابعة حال عودته.

تُطَمئن أتمتة سير العمل العملاء المحتملين والمؤهلين وتنبّه باقي أعضاء الفريق للتدخُّل في حال غياب المسوّق للحفاظ على تدفُّق العمل، وبذلك يستمر مسار المبيعات دون الحاجة لجهودٍ عمليّةٍ أو لتحقّق أعضاء الفريق من بريدهم الإلكترونيّ أثناء الإجازة.

3. ساعد أعضاء الفريق على تنظيم جداولهم بعد العودة

قد تكون العودة من الإجازة تجربةً مزعجة، حيث سيربك كلٌ من تسارع العمل وتراكم رسائل البريد الإلكتروني والتطورات حتى أكثر أعضاء فريق المبيعات تنظيمًا، وبتطبيق الطريقتين السابقتين، ستستمر صفقات أعضاء فريق المبيعات حتى أثناء غيابهم ولاستثمار هذه الجهود، ساعد أعضاء الفريق على تنظيم جداولهم بعد العودة.

ركّز على التالي لتوفير الوقت:

تفريغ يوم العودة الأول من المكالمات والاجتماعات الخارجية: شجّع أعضاء فريقك على تخصيص يومٍ فاصلٍ لمواكبة مستجدات البريد الإلكترونيّ، والتواصل مع الزملاء الذين اهتمّوا بعملهم أثناء الإجازة، ثم مراجعة ملاحظات وفعاليات إدارة علاقات العملاء CRM.
تخصيص باقي أيام الأسبوع الأول للمراجعات: حدّد الصفقات التي تطورت أثناء غياب العضو، وهي الآن بحاجةٍ إلى متابعة، والعملاء المحتملون الذين لم يتواصلوا مجدّدًا، واطلب من عضو الفريق أن يُكرّس بقية الأسبوع في متابعة الصفقات النشطة ويجعلها قيد التنفيذ.
التركيز على العملاء المؤهلين بشدّة: من المرهق مواكبة كلّ شيءٍ في يومٍ واحدٍ فقط، لذا ذكّر مندوبي المبيعات بمنح الأولويّة للصفقات الأهم، والتمهّل في الصفقات التي ما زالت في أعلى قمع المبيعات، وساعد أعضاء الفريق على تحقيق توازن وقت المبيعات وتجنّب المشتتات، ليعودوا للتسارع الطبيعي للعمل ويواصلوا تحقيق أهدافهم.

4. استخدم أدوات لمتابعة سير الصفقات

فيما يلي أدوات تيسّر التعاون والمتابعة وأتمتة العمل والتخطيط لفريق المبيعات أثناء غياب أحد أفراده.

إدارة علاقات العملاء Customer Relationship Management CRM

إدارة علاقات العملاء CRM هي متابعة كلّ عميلٍ محتملٍ يدخل مسار المبيعات ويستمر في العملية التسويقيّة، حيث تُحوّل بعض البرامج هذه العمليّة إلى عمليّةٍ مرئيّةٍ وبسيطةٍ مع ميّزات السحب والإفلات Drag-and-Drop.

إن استخدام أداةٍ لإدارة علاقات العملاء CRM أمرٌ مهمٌ على مستوى الفريق، فكلّ صفقةٍ تضيف بياناتٍ جديدةٍ من جهات اتصالٍ وملاحظاتٍ ومكالماتٍ وفعالياتٍ مجدولةٍ، وبهذه الطريقة عندما يأخذ أحد مندوبي المبيعات إجازةً، يُمكن لآخر أن يُكمل تمامًا من حيث توقّف مع وجود كامل البيانات.

أداة لجدولة الاجتماعات

يتطلّب وجود العديد من الاجتماعات والمتابعات إجراء عدّة اتصالاتٍ لجدولة اجتماعٍ واحدٍ فقط، وتزداد صعوبة ذلك عندما يترتّب على أعضاء الفريق إعادة جدولة صفقات بعضهم بسبب الإجازات، حيث تُسهّل بعض الأدوات عرض الأوقات المتاحة لاجتماعٍ أو مكالمةٍ، كما يُمكن لكلّ عضوٍ باستخدامه عرض أوقات تواجده الشخصيّ للعملاء المحتملين الذين يهتم بهم في غياب العضو المسؤول عنهم.

أتمتة البريد الإلكتروني

يجب أن تُنجز عملية إرسال الرسائل الالكترونيّة التثقيفيّة لمرةٍ واحدةٍ فقط؛ وذلك بكتابة قالب الرسالة وتقسيمه ليُلائم عدّة عملاء، إذ تربط أداة أتمتة البريد الإلكترونيّ الملائمة بين سير المبيعات والتسويق بسلاسةٍ لحملات البريد الإلكترونيّ المخصّصة؛ وبإمكانك إنشاء المحتوى الأساسي مرةً واحدةً وتِسهّل بذلك على أعضاء الفريق تفعيل التدفُّقات قبل أخذهم الإجازة.

توثيق المبيعات

اترك الأسعار والعروض والعقود متاحةً وسهلة الوصول والاستخدام لكلّ الفريق، وبذلك عندما يريد عميلٌ مؤهلٌ الشراء مثلًا، سيُمكن لأيّ عضوٍ من الفريق أن يأخذ مكان العضو الغائب ويُنشئ ويُرسل عقدًا للعميل في غضون دقائق، بدلًا من استغراقه ساعات، كما بإمكانك تنظيم هذه العملية باستخدام أدواتٍ تسمح لك بمزامنة حقولٍ من نظام إدارة علاقات العملاء وإنشاء جداول الأسعار وعروض المتاجر ومشاركة الروابط، مع تلقّيك إشعاراتٍ عند كلّ دخولٍ أو تعديلٍ، فيتصرّف مندوبو المبيعات بفضله أثناء الصفقة.

التعامل مع الإجازات المدفوعة وحصص المبيعات لفريقك

إليك تاليًا كيفية التعامل مع فريق المبيعات حين يتعلّق الأمر بالسماح بالإجازات المدفوعة وتأثيرها على حصص المبيعات، بالاعتماد على خطط وأدوات أُعدّت لذلك.

حدد المواعيد الأنسب والأسوأ للإجازات

هل تعرف آلية تأثير المواسم المختلفة مثل أشهر الصيف وإجازات الشتاء على مبيعاتك؟ إن كان لمبيعاتك في الحالة الطبيعية ذروات ارتفاعٍ وانخفاضٍ على مدار العام، فستتمكّن عندها من تحديد الأوقات الأنسب والأسوأ للإجازات المدفوعة.

وفقًا لسارة آرتشر Archer Sara مديرة التسويق والمبيعات في منصة Chartmogul:

"إن تمكّنت من فهم تأثير هذه المواسم، فستتمكّن من التخطيط لها بتعزيز مسار المبيعات حين يكون العمل مزدهرًا، وهو ما يُتيح لك إمكانية منح أفراد فريق المبيعات استراحةً يستحقونها".

بتوثيقك لأسابيع وأشهر انحدار وازدهار العمل، ستُزيل الضغط الذي قد يشعر فريقك باستمرار وجوده، وتحفزهم ليقدموا أفضل ما لديهم في فترات الانشغال المتوقّعة.

اطلب من أفراد فريقك اختيار وحجز مواعيد إجازاتهم باكرا

بعد أن تُحدّد أنت وفريقك مواسم المبيعات، شجّعهم على جدولة إجازاتهم مبكّرًا، ولهذا الأمر العديد من الميّزات، منها:

منح الفريق بأكمله وقتًا كافيًا للاستعداد لغياب أحد الأعضاء.
يُمكن لباقي أعضاء الفريق تنظيم وقتهم وفقًا لما حُجز مسبقًا.
يُمكنك تنظيم مشاريعَ أخرى بناءً على تواجد الفريق بدقّةٍ، مثل المشاريع الخارجيّة أو تجارب ضغط العمل المماثلة لتكثيف العمل إلى أربعة أيامٍ فقط من الأسبوع.

إن التخطيط المبكّر لإجازات العمل المدفوعة مفيدٌ للجميع، حيث ستزيد فرصة قبول طلب الإجازة لمَن يحجزها، وينظّم بقية أفراد الفريق الوقت الذي يهتمون خلاله بصفقات زميلهم.

لا تنس إمكانية تخفيف حصص المبيعات Quota Relief

تخفيف حصص المبيعات هو تعديلٌ على حصص مبيعات عضوٍ في الفريق إلى أقلّ عددٍ من أيام العمل خلال فترةٍ محدّدةٍ، وهي خطةٌ اختياريّةٌ يُمكن استخدامها لتخفيف الضغط على المسوّقين أثناء غيابهم؛ وفي مثال عن ذلك، إن أخذَ أحد مندوبي المبيعات إجازةً لأسبوعٍ مع بقاء حصص مبيعاته الشهريّة ذاتها، فلن يبتعد تمامًا عن العمل خلال إجازته، لأنه خسر 25% من الوقت وما زال عليه إنهاء صفقاتٍ بذات العدد، وسيريحه تخفيف حصص المبيعات.

ومع ذلك فإن تخفيف حصص المبيعات ليس الحلّ الأمثل لكلّ الحالات:

إن طبّقت الأساليب المذكورة سابقًا، فقد لا تنخفض مبيعاتك إطلاقًا خلال إجازة أحد الأعضاء.
إن كانت دورة مبيعاتك طويلةً، كأن تكون 90 أو 120 يومًا بدلًا من أن تكون شهرًا، فلن يكون تخفيف حصص المبيعات بذات الأهميّة.
إن كانت أهداف مبيعاتك سنويّةً، فيُمكنك نقل حصص المبيعات إلى فتراتٍ أنشط من العام دون أن يتأثّر الهدف السنويّ. وجد استبيان أجرته The Bridge Group أن تخفيف حصص المبيعات رائجٌ في المنظمات الكبيرة وذات نمط المبيعات الشهري، ويكاد ينعدم استخدامه في المنظمات الأصغر وذات نمط المبيعات ربع السنويّ، ويقول مندوبو المبيعات الذين لم يحتاجوا مطلقًا لتخفيف حصص المبيعات بأنهم لا يأخذون إجازاتٍ مطلقًا، ولم يبتعدوا عن العمل تمامًا لأكثر من يومين متتاليين، لذا حدّد مقدار الإجازات المدفوعة الذي يأخذه أعضاء فريقك حاليًا ومدى تأثيره على معنويات الفريق واندفاعه، واستفد من هذه المعلومات وحدّد إن كان اقتراح تخفيف حصص المبيعات Quota Relief مناسبًا لموقفك.

هل عليك رفض أي من طلبات الإجازات المدفوعة لأعضاء فريقك؟

غالبًا ما سيطلب أعضاء فريقك إجازاتٍ وستُوافق عليها، لكن ماذا إن لم تجرِ الأمور بسلاسةٍ؟ متى ترفض طلب إجازةٍ مدفوعةٍ؟ فيما يلي نذكر حالاتٍ لمراعاتها:

1. عدم تقديم مندوب المبيعات إشعارا مناسبا

إن أراد أحد مندوبي المبيعات طلب إجازةٍ قريبًا، في غضون أسبوعٍ أو أسبوعين مثلًا، فسيبقى وقتٌ ضيّقٌ لك ولباقي أفراد الفريق للاستعداد لغيابه، وكذلك هو الأمر بالنسبة للوقت للمندوب ذاته للتقدُّم في الصفقات الرئيسيّة وتجهيز سير عملٍ تلقائيٍّ وتنظيم نشاطه في أول أسبوع عودةٍ، حيث يعرّض ذلك المندوب والفريق لخطر خسارة حصص مبيعاتٍ في تلك الفترة.

2. حجز مندوب المبيعات للكثير من الإجازات المدفوعة مرة واحدة أو حجزها خلال موسم ضغط عمل

بعد أن تُحدّد مواسم ازدهار المبيعات وانخفاضها، شجّع أعضاء فريقك على طلب إجازاتهم بناءً على تلك المواسم، وأدخل ذلك إلى أساليب الفريق وكافئهم على احترام لهذا المبدأ، حيث يُمكنك اختيار مكافآتٍ، مثل القسائم والتدريبات والمنتجات والتقدير في الشركة أو حتى المكافآت النقديّة، فإذا حجز أحد أعضاء الفريق إجازةً مدفوعةً خلال أكثر المواسم فرصًا للمبيعات بما في ذلك المعارض التجاريّة والفعاليات المهمّة، أو تقاطعت إجازته الطويلة مع هذه الفترات، ففكّر برفض الطلب.

3. الطلب مخالف لسياسة الإجازات المدفوعة

بإمكانك رفض الطلب إن كان مخالفًا لإحدى سياسات الشركة للإجازات المدفوعة، كأن يطلب أحد الأعضاء إجازةً تتجاوز الأيام المسموحة له خلال سنةٍ، ومع ذلك تأكّد من التواصل مع هذا العضو ومعرفة سبب طلبه لإجازةٍ طويلةٍ جدًّا، وما إذا كان يُواجه مشكلةً صحيّةً أو ظرفًا شخصيًا لا يُمكنه التعامل معه أثناء العمل، أو أنه مرهقٌ لدرجة الاستنزاف، إذ إنه من المحتمل لا يقصد التحايل على نظام الإجازات المدفوعة، لكنّه فقط بحاجةٍ إلى دعمٍ أو وقتٍ إضافيٍ ليتجاوز مشكلته، لذا احرص على فعل ما بوسعك لدعمه ومساعدته.

اعمل مع باقي أعضاء الفريق على إيجاد حلول بديلة

هذا من مبدأ التعاطف والتفهُّم للرغبات والمشاكل والحاجات الفرديّة لفريقك، ولا تنهِ الأمر برفضك طلبات الإجازات، بل أنشئ بيئةً آمنةً بين أعضاء الفريق لشرح حاجاتهم والعمل معًا لإيجاد حلولٍ بديلةٍ إن لم يكن الطلب الأصلي ملائمًا.

هل عليك إنشاء جدول للإجازات المدفوعة؟

إن وجدت أن طلبات الإجازات للفريق تتداخل مرارًا أو أنها تتقاطع مع مواسم ضغط المبيعات، فقد يُساعدك إنشاء جدولٍ للإجازات، وهو جدولٌ محدّدٌ مسبقًا للأوقات المتاحة للإجازات، وقد يزيل وجود جدولٍ مسبقٍ للإجازات المتاحة الحاجة لطلب إجازةٍ ثم انتظار الموافقة، وذلك لأن الأعضاء يختارون بين فترات إجازةٍ مقبولةٍ مسبقًا ويكون الحجز بحسب الأسبقيّة، إذ إن تعزيز ثقافة قوّة الإنتاجية، والتعاون والعمل الجماعيّ، يدفع أعضاء فريقك لإنجاز العمل بأسلوبٍ مفيدٍ للفريق، وسيهتمون بتقييم زملائهم بقدر اهتمامهم بتقييمهم، وذلك يعني اطّلاعهم على الجداول الزمنيّة للجميع أثناء حجزهم لإجازاتهم، وبذلك قد لا تحتاج إلى جدول إجازاتٍ؛ أما إن اخترت تطبيق جدول الإجازات، فتعامل معه مثل تجربةٍ واطلب آراء الفريق وتقييمهم له بانتظامٍ، وأخيرًا، تأكّد من تضمين جدول الإجازات في الجدول العام للمناوبات والمواعيد، حيث سيسهُل الوصول إليه من قِبل كلّ أعضاء الفريق.

خاتمة

رغم أن الإجازة مرهقةٌ في مجال المبيعات، لكنّك تعلم الآن أن ذلك ليس حتميًّا، لذا ساعد مندوبي المبيعات في التخطيط المسبق لأنشطة مبيعاتهم، واطلب مساعدة أعضاء الفريق أثناء غياب أحدهم وساعده على المواكبة بسرعةٍ عند عودته، وعندما تتوجّه تلقائيًا إلى التعاطف والعمل الجماعيّ، ستكسب كلّ شيءٍ؛ فريق مبيعاتٍ منتجٍ ومدركٍ لأهمية الراحة واستعادة الطاقة.

ترجمة -وبتصرُّف- للمقال How to keep your sales and marketing going when team members take personal time off.