فوائد استطلاع آراء الموظفين

يواجه المديرون في السنوات الأخيرة تحديات في تقييم رضا فريق العمل بالأعمال الموكلة إليهم، خاصةً بعد انتشار أسلوب العمل عن بعد. ولحسن الحظ، تساعد بعض الحلول في التخفيف من المشكلة مثل منصات استطلاع الرأي التي تقيس مقدار انخراط موظفيك في أعمالهم وتقرّب المسافة التي تفصلك عنهم وتمنحك فكرةً عميقةً عن مشاعرهم حيال عملهم.

وعلى خلاف استطلاعات الرأي التقليدية على الإنترنت التي تبدو جافةً ومعممة، يمكن لاستطلاع رأي الموظفين أن يحوّل نقاط النقاش إلى عمل فعلي له نتائجه الملموسة.

ما الغاية من استطلاع رأي الموظفين

إنّ الغاية الأساسية من استطلاع آراء الموظفين قبل كل شيء هي تحديد سلوك العمل لديهم من حيث مستويات التحفيز والالتزام بعملهم معك وقناعتهم بشركتك وبيئة العمل التي تحيطهم بها.

لقد أظهر استبيان لموقع "Officevibe" أنّ:

37% من الموظفين لا يشعرون بأنهم مقربون من مديريهم.
31% من الموظفين يرغبون بالتواصل أكثر مع مديريهم.
قرابة %96 من الموظفين يعتقدون بضرورة تلقي تنبيهات وردود أفعال من مديريهم بانتظام.

كما أشارت البيانات إلى رغبة الكثيرين في التواصل المفتوح مع قادة شركاتهم، لكن الأمر غير متاح غالبًا، وقد يكون السبب هو عدم انتباه مشرفيهم إلى حاجتهم للتواصل.

قد تنبه التعليقات أو الآراء مخفية المصدر (التي تنتج عن استطلاعات رأي الموظفين) مديري الشركات إلى طريقة تأسيس تقنية تواصل جيدة بينهم وبين موظفيهم وبين الموظفين أنفسهم.

اقتباس

ملاحظة: فكّر بهذه الاستطلاعات على أنها أبحاث تسويقية للمكان المستهدف. شجّع العاملين على الإجابة شخصيًا، وبهذا الشكل سيشعر الموظفون بأنّ أصواتهم مسموعة، وستقف على أية إزعاجات قبل أن تتحول إلى مشكلة.

سيساعدك استثمار وقتك وجهدك في هذه الاستطلاعات على التخلص من الخيارات غير المدروسة عند بناء الفريق، ويمنحك المعلومات اللازمة لتنمية بيئة عمل مكتبية مريحة؛ كما تمكنك استطلاعات الرأي من تقييم رضا الأشخاص وتساعدك في بناء مسار تواصل جديد في شركتك، فتأسيس حلقة تواصل ضمن الشركة ستعمق معرفتك بالأوضاع وتُشعر الموظفين بقيمتهم وتدفعهم للالتزام بالعمل لديك مستقبلًا.

فوائد تجنيها من استطلاع آراء الموظفين

ستكون استطلاعات الرأي التي تشجع موظفيك على التعبير عن رضاهم بالعمل لديك وترشدك إلى طرق تحسين ثقافة التعاون، بمثابة مفتاح للحفاظ على موظفيك وزيادة إنتاجيتهم. وعندما تستخدم هذه الاستطلاعات بطريقة منهجية وفعالية ستتمكن من:

1. تحسين الروح المعنوية للموظفين

تشير الدراسات إلى تقدير الناس للتواصل المستمر والالتزام به. وعندما تتواصل مع موظفيك متبادلًا الآراء معهم، فسيشعرون بأنك مصغ ومهتم. يمكن للمديرين أن يقيّموا مدى مشاركة الموظفين الفعالة في نشاط الشركة والمخاطر المحتملة في كل قسم على حدى من خلال استطلاعات الرأي، فقد تشير المعلومات الناتجة عن تحليل استطلاعات آراء الموظفين إلى شعورهم حيال أسلوب إدارتك وغيرها من النقاط؛ كما قد تدلك على النجاحات والإنجازات التي تحققت دون أن يلحظها أحد. وحتى لو لم تستطع الاستجابة لكل ما يرد في تلك الاستطلاعات مباشرةً، إلا أنك قادر على معالجة النقاط التي يمكن إنجازها على المدى القريب وتعم فائدتها على المدى الأطول.

عزز الروح المعنوية للموظفين من خلال استطلاع آرائهم، وناقش نتائج تقييم انخراطهم في العمل وكيفية إبداع طرق وأساليب جديدة في تنمية روح الفريق. يمكن لاستطلاع آراء الموظفين أن يلقي الضوء على النجاحات والإنجازات التي تحققت دون أن يلحظها أحد، وقد تعطي الفرصة لحل بعض الخلافات أو إطلاق نقاشات أساسية حول الأداء والإنتاجية. وعندما تكون على دراية تامة بما يحدث حولك وتستمر في تجميع ردود أفعال موظفيك والاطلاع على آخر المستجدات، ستكون قادرًا على إبراز فريق العمل عندما يقدم أداءً ملفتًا، وهي طريقة ممتازة لتعزيز الروح المعنوية، خاصةً إن استمريت في تنفيذها.

عندما تتقن إدارة الحالة النفسية لموظفي شركتك، ستكون قادرًا على تعزيز بيئة عمل متعاونة تشجع الناس وتزيد في انخراطهم بشغف في أعمالهم. ستزوّدك المعلومات التي تحصل عليها من استطلاعات الرأي المخصصة في إيجاد جملة من المواضيع الجديدة التي لا بدّ من تتبعها لفهم فريقك أكثر.

2. استدراك الثغرات المعرفية

يمكن أن تحدد نتائج استطلاعات الرأي الثغرات المعرفية المحتملة على المستوى الفردي أو مستوى الفريق. هل فهم الجميع مثلًا جميع الأهداف التي عرضت في آخر اجتماع؟ هل عرف كل شخص الدور الذي سيلعبه للمساهمة في تحقيق الأهداف؟ هل الجميع مهيأ لتنفيذ المهمة المطلوبة؟

يمكن للقادة تنفيذ استطلاع رأي للتعمق في تفاصيل مهمة أو عمل ما، وستقودهم النتائج بسرعة إلى النقاط التي قد تسبب أخطاءً مكلفة، سواءً كانت نقصًا في الاستيعاب الكامل، أو نقصًا في المهارة. وبالتالي ستتمكن من حل هذه النقاط باكرًا إن عرفتها باكرًا من خلال التمرين أو المتابعة أو إجراء مقابلات خاصة وجهًا لوجه.

3. تحسين الصحة النفسية للموظفين

تشير الدراسات إلى أنّ ضعف التواصل بين المدير والموظف قد تزيد من التوتر والاكتئاب، بما في ذلك الشعور بالعزلة الاجتماعية. هل أخذت بالحسبان يومًا تأثير الصحة النفسية على أداء الموظفين؟ هل كانت أخطاؤهم مجرد أخطاء صرفة أم أنها نتيجةً لذهن شارد أو شعور بالوحدة أو عدم الرغبة في الانخراط بالعمل؟

إنّ أهم ما تقدمه لك استطلاعات الرأي هو مناخ النقاش المفتوح في الشركة، فقد يساعدك طرح بعض الأسئلة الخاصة التي يمكن للموظفين الإجابة عليها بحرية على منح الكثير من الموظفين طريقة آمنة للتعبير عن الأفكار التي تثقل كاهلهم.

نشعر جميعنا بأنّ وجود الإدارة المتعاطفة سيصب في مصلحتنا. وعندما تُجري استطلاعات الرأي فأنت تفتح بذلك مساحة تدعو إليها موظفيك للتواصل المباشر معك، وقد يساعدك ذلك في تخفيف شعورهم بالعزلة وزيادة رضاهم عن عملهم وتحسين صحتهم النفسية.

4. موظفين أكثر سعادة

عندما تتبنى شركتك ثقافةً تشجع على التواصل المفتوح، فأنت تشجع موظفيك على البوح بما يجول في خاطرهم وتبعد فكرة طردهم عند ارتكابهم الأخطاء، وبهذا ستنمو الثقة بين الموظفين عندما يتبادلون النصائح أو الانتقادات البناءة، لأنها ستُفهم في سياق التآزر والتعاطف.

تشير الدراسات إلى أن %83 من الموظفين سيقدّرون رأي الآخرين بما يقدّمون، سواءً كانت آراؤهم إيجابيةً أو سلبية؛ لذلك ينبغي أن تحرص على إيجاد فرصة لتوجيه ملاحظاتك أيًا كانت إلى موظفيك، وذلك من خلال الأقنية الرسمية وغير الرسمية لتنمي المشاعر الجيدة اتجاه مكان العمل.

تساعد التوجيهات المستمرة الموظف على أداء واجباته دون ضغوطات أو مشاعر سلبية ناتجة عن سوء الفهم؛ فعندما يتيح الموظف لمديره مادةً يفتتح من خلالها الاتصال، فستعم الفائدة الشركة بأكملها؛ كما أنّ التعبير عما يتوقعه كل طرف من الآخر سيزيد من الصراحة والوضوح اللازمين لأداءٍ أفضل.

5. تعزيز عامل السلامة عند الموظفين

قد تتفاجأ بأنّ الانخراط الفعال لموظفيك في عملهم يؤثر في سلامتهم المهنية، فقد أظهرت الدراسات أنّ الاجتهاد في العمل يزيد من إدراك الموظف لمحيطه، مما يقلل عدد حوادث العمل التي قد تؤثر على سلامتهم.

وكما يعزز التواصل مع موظفيك الروح المعنوية لديهم، فقد تمنحك البيانات التي تقدمها استطلاعات الرأي إضاءات لأسلوب العمل الذي يزيد من حماسهم إلى العمل، والذي سيقود بدوره إلى سلامة مهنية أعلى. وستكون النتيجة بيئة عمل أكثر سعادةً وصحة، وتوفيرًا للوقت والمال نظرًا لانخفاض المخاطر.

تلعب الصحة النفسية أيضًا دورًا مفتاحيًا، فقد أظهرت الدراسات أنّ %20 من أعضاء الفريق يخشون طرح أفكار جديدة؛ فعندما تفتح للموظفين أقنية للتواصل، فأنت تمنحهم منصةً ليفصحوا عما يجول في خواطرهم وستفتح الطريق أمام إبداعات فكرية وابتكارات جديدة.

6. زيادة رضا الموظفين

يتطلب إيجاد عمل مقنع عن بعد (من المنزل) انسجامًا مع العمل نفسه والأشخاص القائمين عليه مثل المديرين والزملاء والعملاء وغيرهم من أصحاب الأعمال، إذ يحدُّ التخاطب مع أشخاص ترى وجوههم فقط من خلال شاشة الحاسوب من التواصل البشري، وسيشعر الناس بأنهم غرباء وفاقدي الحافز أو الرغبة في إنجاز أعمالهم عندما يقل التواصل وجهًا لوجه، كما قد ينعكس ذلك سلبًا على مستوى الرضا عن العلاقة مع المشرفين.

تساعدك أدوات استطلاعات الرأي الشاملة على قياس مؤشرات الانخراط في العمل، مثل الرضا عن العمل، بالإضافة إلى مؤشرات أخرى تتعلق بالعلاقة مع الزملاء وإرادة العمل والتوتر والانحياز إلى الشركة وغيرها.

وبمراجعة نتائج استطلاع الرأي والإجابات المقدمة، ستتمكن من الإحاطة بعمل فريقك ومن ثم اتخاذ التدابير اللازمة لتعزيز رضا الموظفين عن الأعمال التي ينجزونها، كما ستتمكن من خلال تحديد مستويات رضا الموظفين من تتبع وتحليل نتائج جهودك التي تبذلها لتحسين واقع العمل مع الوقت.

7. المحافظة على موظفيك

لا يمكن للمدراء دائمًا أن يعرفوا ما يجول في خاطر الموظفين، وليس من السهل الإحساس بالآخرين عندما يشعرون بقلة التقدير أو عدم الاستفادة من قدراتهم في إنجاز العمل؛ فإهمال تقدير الأشخاص يُعَد واحدًا من أهم الأسباب التي تؤدي إلى ترك الموظفين لعملهم.

عندما لا يرى الموظف أنّ ما يقدمه من مساهمات للشركة محط اهتمام، فسيبحث عن بيئة عمل تقدر ما يفعل؛ لذلك لا بد من التأكد أنّ أصوات موظفيك مسموعة وأنّ مخاوفهم محط اهتمامك، وهنا قد تساعدك استطلاعات آراء الموظفين في استشعار الجو العام ومن ثم التصرف بسرعة قبل وقوع المشاكل أو التحديات المحتملة.

8. زيادة ولاء الموظفين لشركتك

لن يترك الموظف العمل لديك إن كان متحمسًا للعمل وملتزمًا بإنجاز الأهداف الموكلة إليه ويشعر بتقديرك له، فكيف ستتمكن إذًا بصفتك مديرًا أن توفر كل المتطلبات السابقة لموظفيك؟ الجواب هو قياس المشاركة الفعالة للموظفين في الأعمال بانتظام.

عندما تجد وسيلةً توصل بها إليك أصوات موظفيك، فهذه إشارة إلى اهتمامك بهم وبما يشعرون به حيال استطلاعات الرأي التي تطلقها. اسألهم عن التفاعل فيما بينهم، وعن ضغط العمل وعما يمكن أن تفعله كي يقدم لهم كل الدعم من خلال المبادرات القادمة، فالاستطلاعات هي بمثابة وسيلة لاتخاذ الإجراءات التالية.

تُبنى العلاقات على الأخذ والعطاء، فإن أبدت الشركة اهتمامها بموظفيها، فسيرد الموظفون الاهتمام بالمثل.

9. تحسين خدمة العملاء

هل جرّبت أن تقدّم المساعدة للعميل وأنت في مزاج سيّئ؟ من الصعب أن تُبقي على هيئتك الودودة لكسب رضا العميل وأنت محبط. ينطبق هذا الأمر تمامًا على موظفي الشركات، فإن استطاعت الإدارة خلق مساحة للتعبير عن الآراء والمشاعر، فستزيح بعض الإحباط الذي قد يشعر به الموظفون وستشهد الشركة تحسنًا شاملًا في مزاج موظفيها وأدائهم ورضاهم، وهذه خطوة جيدة في الاتجاه الصحيح.

10. تنشئ رافعة للتغيير

تساعد استطلاعات الرأي على تجميع المعلومات التي تكشف المخاوف غير المعلنة. وحالما تحسّن الظروف المحيطة بالعاملين وتستمع إلى مخاوفهم، ستُحدث نقلة نوعية في ثقافة عمل الشركة ويستفيد الجميع، إذ يستمر الموظفون في العمل لديك إن كانوا سعداء، ويبذلون جهدًا أكبر وتتحسن بيئة العمل بأكملها.

هل تحسن استطلاعات آراء الموظفين حماستهم في العمل؟

لاستطلاعات الرأي القدرة على إحياء روح الحماسة تجاه العمل، لكن بالطبع لن ينفع استطلاع واحد! لا بدّ في واقع الأمر من تبني ثقافة تبادل الرأي وتلقي ردود الأفعال وأساسها الاستطلاعات، ومن ثم العمل على نتائجها لتحفيز وتشجيع الموظفين.

لا حدود للإمكانيات التي سيوفرها الانخراط الناجح والفعال لموظفيك في أعمالهم، لكنك سترى فقط التغيرات السلوكية إن حاولت العمل على نتائج استطلاعات الرأي؛ فقد تجد مثلًا أنّ ما يقلق فريقك هو نقص التواصل والتشجيع، وسيكون الحل عندها التعاون مع فريقك لتطوير منظومة تبادل آراء أفضل، كما يمكنك العمل مع فريق نشيط لتقديم دعم أفضل أو أسلوب لمكافأة العامل المتميز والاستفادة من الإمكانات الفردية أو زيادة ما ينفع الموظفين.

ما الفائدة من استطلاع آراء الموظفين؟

تساعد استطلاعات الرأي المدراء على فهم النواحي التي يعاني فيها فريق العمل أو يشعر بالغبن فيها، أو يحتاج فيها إلى مساعدة أكبر؛ ففهم حاجات موظفيك هو إحدى مزايا القائد الجيد، واستطلاعات الرأي هي إحدى الأدوات التي قد تساعدك وتساعد فريقك على تحقيق النجاح.

ترجمة -وبتصرف- للمقال 10‎ benefits of employee engagement surveys لصاحبته Rachel Steben.