برنامج وقالب لاجتماعات فردية ناجحة

تعد الاجتماعات الفرديّة من أهم الأدوات التي يمتلكها المدير الجيد، فهي من أفضل الطرق لمناقشة أمور العمل وتطوير العلاقات والتأكد من وصول الموظف لأهدافه.

قد يبدو الأمر بسيطًا، لكن لتكون هذه الاجتماعات فعّالة، هنالك عدة أمور يجب فعلها.

سوف تتعلّم في هذا المقال:

• كيفية التحضير للاجتماعات الفرديّة.
• إعداد مخطط زمني لتنظيم وقتك.
• قائمة كاملة من الأسئلة التي يمكنك طرحها على الموظفيين.
• نصائح بسيطة لتقديم ملاحظات بناءّة.

ما هي الاجتماعات الفرديّة وما الغاية من وجودها؟

وفقًا لمجلة هارفرد بيزنس ريفيو Harvard Business Review فإنّ الاجتماعات الفردية هي من أدوات زيادة الإنتاجيّة التي تخدم غايتين رئيسيتين:

• توفير الوقت المناسب لطرح الأسئلة الاستراتيجية، مثل" هل ينصبُّ تركيزنا في العمل على الجوانب الصحيحة ".
• طريقة تظهر للموظفين أنّك تقدّرهم وتهتم بهم كأشخاص.

وجدنا من خلال تجربتنا مع استخدام الاجتماعات الفرديّة في OfficeVibe أنّها الوقت المناسب للحاق بالمشكلات وإعادتها إلى الطريق الصحيح، ولإعادة تنظيم الأهداف وبناء ثقة الموظفين والتأكّد من سماعهم وتقدير قيمتهم. كما أنّها تمثّل متنفسًّا وانعكاسًا لشهر طويل من العمل المضني، وهي نشاط يذكّر الشركات بوضع موظفيها في مركز اهتمامها.

كيف تحضّر للاجتماعات الفرديّة؟

القدوم إلى الاجتماع مع أفكار قمت بتحضيرها في اللحظة الأخيرة هو أمر غير فعّال، وسيُشعر الموظّفين بأنّهم ليسوا ضمن أولويّاتك.

ابدأ من حيث انتهى آخر اجتماع

يُفضّل بدء الاجتماع من خلال مراجعة آخر اجتماع قمتم به (في حال لم يكن هذا اجتماعكم الأول) والتطورات التي حصلت.

أمثلة عن الأسئلة التي يمكنك طرحها:

• كنت مستاءً خلال اجتماعنا السابق حيال موضوعٍ معيّن وطرحت حلًا لذلك، هل نفع هذا الحل؟
• أيّ جوانب ترغب بتطوير نفسك فيها خلال الأسابيع القادمة؟

• ما هي الموارد الإضافية التي يمكنني تزويدك بها من الآن إلى حين اجتماعنا القادم؟

حضّر ملاحظاتك مسبقًا

تعدّ الاجتماعات الفرديّة الوقت الأمثل لتقديم بعض الملاحظات للموظف وتقدير عمله الدؤوب، مما يُشعره بالقيمة ويؤدي إلى زيادة إنتاجيته. لذا خصّص وقتًا لتجمع بعض الملاحظات العامة عن مساهمته في الفريق ومكان العمل.

مع الانتباه إلى أنّ الملاحظات البناءّة مهمة بقدر أهمية الأسلوب الذي تستخدمه في طرحها.

ابدِ بعض من الاهتمام حول حياتهم الشخصية من خلال طرح بعض الأسئلة العامة حول طموحاتهم وحياتهم.

ابتعد عن الروتين

لا تسأل نفس الأسئلة وتعطي نفس التعليقات في كل مرة. قد تكون هذه الاجتماعات في بعض الأحيان مملّة وغير مجدية إذا بقيت على نفس الوتيرة لذلك حاول أن تجدّدها، مثلاً: حاول إجراء الاجتماع في مقهى أو أثناء التنزه.

أمثلة عن أسئلة يمكنك طرحها:

• لاحظت أنّ اجتماعاتنا السابقة كانت سطحية نوعًا ما، ما هو انطباعك الحقيقي عن اجتماعنا هذا؟ ما الذي نستطيع القيام به بشكل أفضل؟
• ما الذي ترغب بتغييره في نقاشاتنا؟ كيف نستطيع جعلها أكثر فائدة لك؟

اطلب من الموظف برنامجًا للاجتماع قبل 24 ساعة

سيساعد هذا الطلب الموظف على تجميع أفكاره قبل الاجتماع، بالإضافة إلى مساعدتك على توجيه الجلسة.

يمكن أن يتضمّن البرنامج بعض الأفكار التالية:

1. وجهة نظرهم عن إنتاجية الشهر الماضي.
2. كيفية المضي قدماً بالشركة.
3. مطالبهم في حال ظهور مشاكل في طريقهم.

برنامج الاجتماع الفردي

إليك مقترحًا عن كيفية هيكلة اجتماعك الفردي، لكن ضع في الحسبان أنّ ليس عليك الالتزام به، ما يهم هو أن يجري الحديث بسلاسة.

1. ابدأ المحادثة بشكل غير رسمي

من الأفضل أن تبدأ المحادثة بالحديث عن حياتهم خارج العمل، مما يعطيهم بعض من الراحة ويشعرهم بأهميتهم، ومن ثم يمكنك الانتقال للحديث عن اجتماعكم السابق.

2. اصغِ لهم

من المهم في هذه الاجتماعات الاستماع أكثر من التحدّث، لذلك دع الموظف يتحدث أكثر منك وحاول أن تُجري المحادثة لمدة أكثر من 20 دقيقة حسب مجريات الحديث، فبهذه العملية ستساعد الموظف على مشاركة أفكاره.

ملاحظة: خذ 3 إلى 4 ثواني قبل أن تجيب على مشاكلهم، لأنّ ذلك سيشجّع الموظف على إعطاء تفاصيل أكثر حول مشكلاته.

وصف جيم لاهرير Jim Lehrer المذيع في PBS هذه العملية قائلًا: "إذا قاومت إغراء الرد بسرعة ستكتشف أمرًا سحريًا، سيقوم الموظف إما بالتوسع فيما قاله أو شرح الأمر بطريقة مختلفة، وفي كلا الحالتين سيتوسع بردّه وبهذا ستفهم بشكل أوضح ما في قلبه وعقله".

3. شاركهم ملاحظاتك وتعليقاتك

لا بد من تحضير وتحديد ملاحظاتك التي ستقدمها قبل الاجتماع، سواء لمدحهم وتقديرهم أو تقديم إرشادات لتحسين ما يلزم.

**اطلب الحصول على ملاحظات خلال الجلسة.

كمدير وقائد هناك رغبة ملحّة وفطرية بتطوير نفسك، لذا اغتنم هذه الفرصة لإجراء مناقشات شفافة وصادقة حول هذه النقطة.

أمثلة عن أسئلة يمكنك طرحها:

• عندما قدمت إليك ملاحظاتي، هل شعرت أنّها كانت بنّاءة بشكلٍ كافي.
• ارغب حقاً كمدير بتطوير نفسي هل يمكنك اعطائي رأيك بعدة أمور.
• ما هي الأمور التي ترغب بتحسينها في العمل.

4. التخطيط للمهام

خذ عشرة دقائق في نهاية كل اجتماع لوضع خطة لما تم نقاشه وكيفية المتابعة بشكل صحيح في الشهر المقبل، مع تحديد 1-3 أهداف واضحة، لتساعد الموظف على التركيز بشكل أكبر.

كتب جيسون إيفانش Jason Evanish الكثير عن الاجتماعات الفرديّة، ووضّح الفكرة السابقة قائلًا: لا يهم أي مما تحدثتم عنه خلال الاجتماع ما لم تتخذ أفعال حيال ذلك. وهذين السؤالين يمكنهما تعزيز الحصول على متابعة للأمور المهمة التي ناقشتوها خلال الاجتماع:

• ما الذي يمكنني الاعتماد عليك فيه حتى اجتماعنا القادم؟
• ما الذي تحتاجه مني لتحقق هدفك؟

نصائح لاجتماعات فرديّة رائعة

هذا النوع من الاجتماعات صعب خاصةً عندما تكون مديرًا جديدًا، لذلك احرص على اتباع هذه النصائح.

1. تذكّر أنّه اجتماع للموظف

أهم النصائح هي أن تتذكر أنّه اجتماع متعلّق بالموظف وليس بك. من المهم أن تغيّر إطار تفكيرك لتركّز على الموظف. حاول ان تركز على مهارات الموظفين وتطويرها بالإضافة لتطوير تفكيرك كمدير.

اقتباس

كما يقول بن هورويتز Ben Horowitz: "المفتاح لعقد اجتماعات فردية ناجحة هو فهم أنّه اجتماع للموظف وليس للمدير، هو اجتماع حر من الاستمارات للتعبير عن كل القضايا الملحّة والأفكار الخلّاقة والإحباطات المزمنة التي لا يمكن ذكرها في التقارير الدورية أو رسائل البريد الإلكتروني".

2. خذ ملاحظات

رغم أنه من المهم الاستماع بفعالية إلى الموظفين أثناء حديثهم، إلّا أنّه من الضروري أخذ الملاحظات لتوثيق النقاط الرئيسية للاجتماع ليتم متابعة الموظف بشكل جيد في الاجتماعات المقبلة. استخدم الورقة والقلم وتجنّب الأجهزة الالكترونية كالهاتف المحمول والحاسوب حتى لا تشوّش أفكارك بالرسائل والمكالمات التي قد تردك.

إجراء الأحاديث الصعبة

إنّ تقديم الملاحظات السلبية هو أمر مسبب للتوتر للمدير كما للموظف. وينجم عن الخوف من إيذاء مشاعر الآخر أو تلقي رد فعل دفاعي أو أن تصبح مكروهًا بعدها.

فيما يلي ثلاث نصائح لتقديم ملاحظات أو تعليقات سلبية:

1. ركّز على السلوك لا على الشخصية: تغيير شخصيتك ومن أنت أصعب وأكثر إحباطًا من تغيير فعل أو سلوك تقوم به.
2. كن محدداً وواضحاً: حدّد بشكل واضح مكان الخطأ ولا تجعل ملاحظتك معمّمة على كافة أفعالهم.
3. تجنّب المصطلحات السلبية: مثل كلمة "لكن" التي قد تزيد من حدة المحادثة إذا ما استخدمت بشكل خاطئ .

هل تعقد اجتماعات فرديّة؟ هل لديك أي نصائح؟ شاركنا في التعليقات.

ترجمة-وبتصرف-للمقال Agenda & Template For Successful One-On-One Meetings لصاحبته Alison Robins.