يبعث فريق العمل المُتنامي على التفاؤل الجمّ؛ فتوظيف فريق كُفء عالي المهارات، يبثّ فيه طاقات وأفكار جديدة ويعزز إمكاناته. ويُعَد اتساع دائرة فريق العمل أمرًا غير هين، فكما أن له إيجابياته؛ فله سلبياته أيضًا، إذ لابد من أن تنشأ المشاكل وتزداد الشكاوى لا محالة مع تنامي وتغير ديباجة الفريق.
إنّ من مهام مُدير العمل إدارة الفريق رغم كثرة مشكلاته، وكذا الحرص على تقدمه نحو الأفضل، فكيف يتسنى فعل ذلك؟ وما السبيل للمساواة بين الموظفين من حيث الاهتمام والدعم والتوجيه لتحقيق النجاح؟
ما هي الشكاوى المتزايدة في فرق العمل؟
توجد أربعة أنواع شكاوى متزايدة شائعة جدًا بين أعضاء فرق العمل التي يوسع المديرون دائرتها ويطورونها؛ وسنغطيها قبل التطرق لكيفية إدارة فريق العمل الآخذ بالاتساع، وهي كالتالي:
1- توجد فترة زيادة في إنتاجية الموظفين الجدد
قد يتسبب ذلك في انحدار مستوى الإنتاجية، فقد أظهرت دراسة استقصائية لحلفاء تنقل القوى العاملة عام 2012أنّ وصول الموظف الجديد لمرحلة الإنتاجية الكاملة تستغرق ثمانية أشهر بالمتوسط؛ لذا عليك توقع انحدار إجمالي في إنتاجية فريق عملك عندما تعين عددًا كبيرًا من الموظفين الجدد ولو لفترة وجيزة على الأقل.
2- فريق العمل المُتنامي فريق متغير
تجتهد بعض فرق العمل للتأقلم مع التغيرات المُصاحبة لتنامي الفريق، ويغير انضمام موظفين جدد لفريق العمل الكثير من الأمور؛ فهناك من يتأقلم معها وهناك من يجتهد للتأقلم مع هذا التغيير بحيث لا يؤثر سلبًا على عملهم.
بينت دراسة أجرتها شركة كلير عام 2017 أنّ نسبةً كُبرى من الموظفين والتنفيذيين تزيد عن 97% يرون أنّ عدم التوافق بين فريق العمل يؤثر على إنتاجيته.
3- قد ينتج عن تنامي فرق العمل نشوب النزاع
تزداد الثقة بين أعضاء فريق العمل بمرور الوقت، وهو ما يؤدي لتعاونهم وتأدية مهام عملهم، وعندما توسع دائرة فريق العمل وينضم إليه موظفين جدد (وتسمى مرحلة "تشكيل" نموذج تطور فريق العمل)، وهي المرحلة التي لم تتطور فيها الثقة بعد؛ تتهيأ الفرصة لنشوب النزاع بين أعضاء الفريق ويطلق عليها مرحلة "التصارع".
4- كثرة أشغال المديرين وضيق الوقت
تختلف خبرة المدير في إدارة فريق عمل مكون من موظفَين كُليةً عن خبرته في إدارة فريق مكون من 20 موظفًا، ففي ظل محدودية الوقت والجهد والموارد المُخصصة للفريق، فكلما نما فريق العمل استلزم إعادة توزيع هذه الموارد بالتساوي بين الموظفين لتشمل الموظفين الجُدد، بحيث من السهل أن تُهمل احتياجات فريق العمل في أثناء هذه الفترة الانتقالية.
تزداد بعض الشكاوى مع زيادة أعضاء فريق العمل؛ ويمكن حلها باستراتيجيات الإدارة الصائبة دون المرور بفترة النمو الانتقالية الصعبة تلك، مما يمسح بنموه وارتقائه.
استراتيجيات لإدارة فريق العمل الآخذ بالاتساع
إعداد الموظفين الجدد والموظفين الحاليين
تشمل عملية التوظيف إعداد الموظفين الجدُد لمعرفة مهام عملهم الجديد، وكذلك إطلاع الموظفين الحاليين على الأمور التي طرأ عليها التغيير للأخذ بيد الفريق للتأقلم مع بيئة العمل الجديدة. لهذا التقِ بأعضاء فريقك الحاليين لتهيئتهم للتغييرات المُقبلة في أثناء خضوع موظفيك الجُدد لعملية الإعداد الخاصة بالشركة.
اقتباسنصيحة: هل سيطرأ تغيير على سير العمل اليومي للموظفين الحاليين؟ إذا كانت الإجابة بنعم؛ فدرّب موظفيك الحاليين قبل نشوء هذه التغيرات ليكون الفريق مُتهيئًا لها وقادرًا على التكيف معها ببراعة، وحدد ما إذا كنت ستوكل بعض مهام العمل للموظفين الجُدد.
تأكد من شرحك المُستفيض لكيفية إعادة توزيع مسؤوليات فريق العمل واستيعاب موظفيك الحاليين لما ستؤول إليه مسؤولياتهم اليومية، فالإعداد الجيد للموظفين الجُدد والحاليين على حدٍ سواء يؤهلهم للنجاح في العمل.
حدد بوضوح المهام والمسؤوليات
تتغير مسؤوليات الموظفين كلما ازداد ونما عدد الفريق؛ ويؤدي جهل الموظفين بالمسؤوليات المُناطة بهم والأمور التي خارج نطاق مسؤولياتهم لحدوث ارتباك في العمل، ونشوب النزاع بين الفريق واستنفاذه. لقد أظهرت دراسة أجرتها شركة غالوب عام 2018، أنّ عدم الإلمام بالمهام الوظيفية واحدة من ضمن ثلاثة عوامل رئيسة تُسهم في استنفاد طاقة الموظف، وهو ما يُضعف فريق العمل. لهذا يجب تعريف الموظفين الحاليين والجُدد بمهامهم ومسؤولياتهم بصورة واضحة.
اقتباسنصيحة: اعقد اجتماعًا لأعضاء فريق العمل كافةً بعد تعيينك لموظفين جُدد لإيضاح مسؤولياتهم واطّلاعهم الكامل على دورهم الوظيفي، وكذا المسؤوليات التي تقع عليهم وعلى فريق عملهم للمُضي قُدُمًا بالعمل والدفع بعجلته.
يُساعد إعداد وصف للدور الوظيفي للموظفين كافةً، على إيضاح مسؤولياتهم بدقة، ويكون بمثابة مرجع يُستعان به في حال اختلطت عليهم الأمور؛ حيث سيعرّف كل موظف المسؤولية الموكلة إليه تحديدًا وستقل نِسب الشكاوى تِباعًا.
التركيز على بناء الثقة
وكما ذكرنا سالفًا؛ تفتقر مرحلة "تشكيل" تطور فريق العمل إلى الثقة بين أعضاء فريق العمل الجُدد والحاليين؛ مما يؤدي لنشوب النزاع ودفع الفريق مباشرةً لمرحلة "التصارع"، لهذا يُعَد بناء الثقة بين الموظفين مُنذ البداية بمثابة مانع لظهورها أو مقلِّلًا لمدتها وحدتها. ويبدأ ذلك بالتعرف على أعضاء فريق العمل ومُساعدتهم للتعرف على بعضهم البعض، ووضع جدول اجتماعات أسبوعية يتعرف من خلالها الجميع أكثر على بعضهم البعض؛ فتنشأ الأُلفة بين الموظفين كلما اتسع الفريق وزاد عدد أفراده.
ما هي النقاط التي يجب أن يشملها اجتماعات التعارف هذه؟
تشمل ما يلي:
- التعريف بأعضاء فريق العمل.
- تحفيز فريق العمل.
- الأهداف المهنية لفريق العمل.
- قيم فريق العمل.
- طريقة تنفيذ الأعمال.
- طُرق تأدية الأعمال المرفوضة وخاصةً التي يكثر الشكاوى منها.
تُسهم تلك النقاط في التعاون المُشترك لوضع مبادئ إرشادية تُلبي احتياجات الجميع وقيمهم والأمور المفضلة بالنسبة لهم؛ مما يُنشئ بيئة عمل يسودها الوفاق بين الموظفين وتتولد الثقة.
يُتيح العمل المُشترك في نفس المكان فرصًا لتعرّف الموظفين على بعضهم البعض تلقائيًا وبناء الثقة بينهم (فمثلاً إلقاء التحية عند المرور بمكتب أحد الموظفين أو تناول وجبة الغداء مع الزملاء في العمل)، في حين تقل فُرص تعرف الفريق العمل على بعضهم البعض تلقائيًا في بيئة العمل المُتباعدة، وهو ما يُبطئ بناء الثقة بينهم. وتزيد عملية بناء الثقة تعقيدًا عند إدارة فريق عمل موزع في أماكن أكثر تباعدًا، بحيث سيكون من الضروري هنا خلق فُرص للتقارب والتعارف (مثل: استضافة ساعات مرح افتراضية عبر الإنترنت، أو إقامة فعاليات افتراضية لبناء روح الفريق بانتظام).
وازن بين الموظفين الجدد والموظفين المتمرسين
ذكرنا أنّ وقت المُدير اليومي محدود حتى مع اتّباع أفضل استراتيجيات إدارة الوقت، ويتضاءل هذا الوقت أكثر مع اتساع الفريق وزيادة عدد أعضائه، مما قد يؤدي لعدم توافر وقت مُخصص لكل موظف جديد ينضم لفريق العمل لتهيئته للنجاح في عمله. لكن توجد سُبل للرفع من مستوى الموظفين الحاليين مع ضمان دعم الموظفين الجُدد وإعدادهم لبدء العمل بحماس وشغف، وذلك عبر برنامج الإرشاد؛ فتكليف الموظفين ذوي الخبرة لتوجيه الموظفين الجُدد يُعَد الخيار الأفضل للجميع.
برنامج الإرشاد المشار إليه يتصف بأنه:
- يمنح الموظفين الحاليين فرصة رفع مستوى مهاراتهم القيادية وتنميتها.
- يُساعد الموظفين الجًدد على الشعور بالانتماء لفريق العمل.
- يُساعد المُدير على تحسين إدارة وقته وموارده وتفريغ مساحة للاهتمام بالمواضيع، والأعمال، والموظفين الذين هم بحاجة ماسة لها.
وعلاوةً على ذلك ما يلي:
يتمتع برنامج الإرشاد بدرجة من الأهمية لدى الموظفين، فقد أظهرت بيانات يوم التوجيه الوطني أنّ 97% من الأشخاص الذين يتلقون التوجيه من موجِّه قالوا أنهم ذوو قيمة، وبلغت نسبة الأشخاص الذين يعتقدون أنّ التوجيه يُساعدهم على تحقيق النجاح 55%. لهذا يجب إعداد فريق العمل المُتنامي ومُديره لتحقيق النجاح وأن يكون الإرشاد جُزءًا من استراتيجية نمو الفريق.
التقييم المشجع
سيواجه أي فريق عمل بعض التحديات حال اتساعه حتى وإن كان من أفضلها، ولهذا على الفريق أن يتحلى بالثقة الكافية للتعاون سويةً في أثناء هذه المرحلة وبذل الجهد لأجلها، إلى جانب تحديد الأمور التي يتعين عليهم تغييرها. وتكمن مهمة المدير هنا؛ في منح تلك الثقة للفريق من خلال التقييم، وجعله جزءًا من فريق العمل وثقافة الشركة. إذ يُعَد الحصول على تقييم للموظفين أمرًا جوهريًا لإدارة فريق العمل في حال ازدياد الشكاوى.
يتصف التقييم بأنه:
- يُساعد أكثر على تحديد التحديات التي يواجهها فريق العمل المُتنامي.
- يُساعد أكثر على تطوير الحلول لمُعالجة هذه التحديات.
- يمنح الموظفين حس التملك في عملهم؛ مما يؤدي لاندماجهم في العمل وشعورهم بالرضا الوظيفي.
إذا رغبت في نمو فريقك بسلاسة قدر الإمكان؛ فشجع على التقييم الدائم كثيرًا كلما أمكن ذلك، واسأل موظفيك مُباشرةً عما هو مُفيد ونافع، وما هو عكس ذلك في حال تنامي عددهم وتوسعه.
اقتباساستخدم الاستبيان دون الكشف عن الاسم للحصول على التقييم الذي ترجوه لدعم موظفيك طالما استمريت في توسيع دائرة الفريق، وخالجك شعور بعدم ارتياح موظفيك التام في تقديم التقييم المُباشر الذي يُعَد تحديًا بالنسبة لهم (وقد يكون أمرًا صحيحًا جدًا بالنسبة للموظفين الجُدد).
هانا لوفات Hannah Lovatt، مُدير تسويق فريق RH للياقة البدنية Team RH Fitness
يُعَد خلق ثقافة التقييم الإيجابية أمرًا رئيسًا وجوهريًا، ففي مجال التسويق يمتلك كل شخص رأيًا مُختلفًا عن الآخر حول شكل أي شيء من الأشياء أو الكتابة حوله؛ ولكن الحصول على إسهامات مُختلفة مُجدٍ جدًا في هذا المجال، ويضمن تعبير جميع أعضاء الفريق عن آرائهم وهم يعلمون أنها تُقابل بالترحيب.
ترجمة وبتصرّف للمقال How to better manage a growing team (and prevent team pains) لصاحبته Deanna deBara.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.