أسئلة يجب طرحها قبل اعتماد نظام الفريق المُوزّع في شركتك النّاشئة

باعتباري رئيسًا تنفيذيًا، فإنني كثيرًا ما أتساءل حول الطّريقة التي يُمكنني أن أساعد من خلالها فريق العمل ليكون أكثر إنتاجية وأكثر بهجة قدر الإمكان. وكجزء من قرارنا أن نصبح فريقًا مُوزّعًا في Buffer، فقد نتج عن ذلك العديد من الأمور والمزايا المدهشة، فضلًا عن جعل الفريق مكانًا مُميّزًا يستمتع الجميع بكونه جزءًا منه، وذلك بسبب تعدد وتنوع الثقافات والأماكن التي ينتمي إليها أعضاء الفريق. قرأت مؤخرًا عددًا كبيرًا من المقالات التي تدور حول العمل عن بعد، وقد تحمست جدًا لأن الكثير أصبحوا ينشرون وجهات نظرهم حول هذا الموضوع. وأردت أنا بدوري أن أتشارك معكم بعض الأفكار حول طبيعة العمل –كفريق مُوزّع- في Buffer.

كيف يُصبح فريقك مُوزّعًا

خلال الأشهر القليلة التي قضيتها في التفكير في اتخاذ قرار ما إذا كانت Buffer ستصبح فريقًا افتراضيًا أم لا، سعيت في طلب المشورة من كثير من الناس. وكانت النصيحة التي أسداها لي ديفيد كانسل من أفضل النصائح، وكانت خلاصة فكرته هي أنه من خلال تجربته في تأسيس عدد كبير من الشركات حتى الآن فقد وجد أن هناك سيناريوهان ينجحان، في حين أن هناك سيناريو ثالث لا ينجح بالقدر الكافي.

لقد نصحنا ديفيد بأن نختار إما أن نكون فريقًا مُوزّعًا بالكامل، أو أن يتواجد الجميع في نفس المكتب. وقال أنه عندما كان لديه مكتبُ رئيسي يتواجد فيه غالبية الناس باستثناء فرد أو اثنين فقط يعملان عن بعد، لم تنجح هذه الطريقة كما ينبغي.

ومع وجهة النظر هذه ومزيد من التفكير، أقدمت على اتخاذ القرار وأصبحنا فريقًا مُوزّعًا بالكامل. وقمنا في الحال بالتّعاقد مع عدد من الأشخاص ليعملوا معنا عن بعد، وذلك لنحقق التوازن في الفريق بسرعة وللتأكد من أننا جميعًا نعمل من أماكن متفرقة بدلًا من أن يكون أغلب الفريق في مكان واحد باستثناء واحد أو اثنين فقط يعملون عن بعد. وقد استفدنا من ذلك بسرعة خصوصًا أن أهم ما يشغل الفريق هو الحرص على تقديم خدمة متميزة في دعم العملاء، حيث استطعنا بشكل سريع أن نغطي جميع الحِزم الزّمنية.

الطبيعة المرنة للفريق المُوزّع

أمر مُهمّ تنبّهت له في طريقة عمل الفريق الافتراضي هو أنه –في رأيي- يلزمك أن تحافظ على توازن مرن لضمان أن كل أفراد الفريق الذين يعملون بعيدًا عن المقر الرئيسي يشعرون -وبنفس القدْر- أنهم جزءٌ من الفريق. وبالطبع لن تريد أن ينتهي بك الأمر مع أناس يشعرون أنهم "مواطنون من الدرجة الثانية" لمجرد أنهم لا يتواجدون في المقر الرئيسي للشركة.

وقد صاغ Jason Zimdars من شركة 37signals هذه الفكرة بأفضل شكل ممكن حين قال:

لا يُمكن اعتبار الأمر ميزةّ لمّا تنجز أعمالك أثناء وجودك في المكتب ، وليس هناك ضرر من بقائك في المنزل إذا كنت ستنجز عملك كما ينبغي.

وأنا أعتقد أن هذه خاصيّة مُهمّة جدّا يمتاز بها العمل في فريق مُوزّع، وهي خاصّيّة نأخذها في الاعتبار بشكل دائم، وهي ما يضع أمام فريقنا المُوزّع الكثير من الأسئلة والخيارات.

أسئلة متكررة عندما تنمو كفريق مُوزّع

وكنتيجة لهذا الخيار الصّعب والضّروري لضمان كفاءة عمل الفريق المُوزّه، فأنا لدي بعض الأفكار والأسئلة المُهمّة والتي قد تبدو تافهة بالنسبة للبعض، لكني أعتقد أنها ضرورية لضمان أنك على الطريق الصحيح وتحقق النجاح فعلا كفريق مُوزّع. توصّلنا إلى إجابات مُحدّدة لبعض من هذه الأسئلة، ولا زلنا نبحث عن إجابات لبعضها الآخر. أعتقد أن التّحول إلى فريق مُوزّع ومعرفة الطريق الصحيح للقيام بذلك هي رحلة ستستغرق كامل عمر الشّركة.

هل من المناسب أن تمتلك مقر عمل دائم؟

لقد استغرقني التّفكير في هذا السؤال شهورًا طويلة. خلال ذلك الوقت، كنا نسافر وننتقل من مكان إلى آخر لعدم استطاعتنا أن نتحصل على تأشيرات للبقاء في الولايات المتحدة (لدينا تأشيرات الآن).

في النهاية، أدركنا أن هناك بعض المزايا في وجود مقر دائم، وهذا يتوقف على طبيعة عمل شركتك الناشئة. بالنسبة لنا، فنحن نعمل في مجال وسائل الإعلام الاجتماعية ونقوم بالعمل وعقد شراكات مع شركات ناشئة أخرى بشكل منتظم. وقد تصادف أن هذه الشركات الناشئة وشبكات التواصل الاجتماعي الكبيرة جميعها تم تأسيسها في سان فرانسيسكو أو وادي السيليكون. وكان التواجد بالقرب منهم أمرًا مُهمّا من أجل ضمان هذه الشراكات.

هل من الصّواب أن يكون لك مكتب في مقر الشركة؟

تجنبنا لبعض الوقت وجود مكتب بشكل عام. في أوائل عام 2013 كان لدينا فريق يتكون من 9 أفراد، 4 منهم في سان فرانسيسكو. وشعر البعض بأنهم أقل فعالية أثناء عملهم في بيوتهم أو في المقاهي، وأن إنتاجيتهم ستزيد لو كان هناك مكتب يعملون به. أمضينا بضعة أشهر ونحن نتقاسم مكتبًا مع شباب Storify الرائعين وقد نما الفريق شيئًا فشيئًا.

بدأنا التركيز أيضًا بشكل أكبر على ثقافة الشركة الناشئة، وأصبح الفريق بأكمله يحب فكرة أن طريقة عمل Buffer كانت مختلفة إلى حد ما عن النمط العام. فكونك جزءًا من Buffer أصبح يشعرك بالتميز، وأردنا إثبات ذلك أكثر من خلال وجود مكتب يمكن أن نسميه "مكتبنا الخاص".

أعتقد أن أغلب الشركات الناشئة ذات الفرق المُوزّعة لديها مكتب خاص بها: وتعتبر GitHub و37signals أمثلة جيدة لذلك. سببٌ رئيسي آخر لحصولنا على مكتبنا الخاص هو أنه في حين أن جزءًا كبيرًا من الفريق ليسوا في سان فرانسيسكو، إلا أننا لا نعقد تجمّعات يتواجد الفريق بأكمله فيها في نفس المكان. وقررنا أننا في حاجة إلى مكتب كبير لنعمل به سويًا خلال الأيام العشرة الأولى من التّجمّعات في سان فرانسيسكو.

أيهما أفضل: الاجتماعات وجهًا لوجه؟ أم من خلال البريد الإلكتروني وغرف الدردشة؟

مع وجود مكتب، إذا كان أعضاء الفريق كلهم في سان فرانسيسكو فسيكون من السهل أن يتم تأجيل الاجتماعات حتى يتواجد جميع أعضاء الفريق في المكتب. وقد فكرت كثيرًا في هذه المعضلة وعرضتها على شريكي المُؤسس أيضًا.

وكان الاستنتاج الذي وصلنا إليه أنه ينبغي دائمًا أن نفعل الأشياء التي نستطيع القيام بها في الحال من دون انتظار. فإذا كنا بحاجة إلى عقد اجتماع بسرعة ولسنا في نفس المكان، يجب علينا أن نذهب بسرعة إلى خدمة Hangout، حتى ولو كنا في نفس المدينة. وبطريقة مماثلة، فنحن نبذل قصارى جهدنا لنرسخ لدى الجميع انحيازًا حقيقيًا لاختيار الدردشة على HipChat وإرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى بعضنا البعض حتى ولو كنا نجلس أمام بعضنا البعض في نفس المكتب. ومن خلال ذلك استطعنا أن نحقق الهدف الذي يقول أنه لا ميزة لبقائك في المكتب، مما يسمح أيضًا لبقية أعضاء الفريق الآخر للدخول مباشرة في المحادثة وأن يتشاركوا أفكارهم في المناقشات.

ما هي الامتيازات Perks المناسبة التي ستقدمها لفريق مُوزّع؟

في Buffer كنا نستمتع كثيرًا ببعض الامتيازات التي كنا نعتبرها خاصّة بالنسبة لنا. نحن نعتقد أن الامتيازات ليست شيئًا يمكنك أن تأخذه وتطبقه على أي شركة. وبدلاً من ذلك، فإنها تحتاج إلى أن تكون امتدادًا وتعزيزًا لثقافة متأصلة بالفعل.

معظم شركات التكنولوجيا تفخر بالامتيازات التي يقدّمونها مثل الوجبات المجانية والوجبات الخفيفة في المكتب، بالإضافة لطاولات تنس الطاولة وطرق أخرى لتأخذ قليلا من الوقت خارج المكتب ولاستعادة نشاطك. المُلفت للانتباه هو أن هذه الامتيازات تتركز بشكل كامل حول ما يتم توفيره داخل المكتب.

لكن هناك استثناء جميل يأتي هنا وهو Evernote، التي توفر لجميع العاملين لديها خدمة تنظيف المنزل مرتين في الشهر، وأيضًا تدفع للعاملين مُقابل عطلهم السّنويّة.

في Buffer، كان ردنا على هذه المعضلة هو أننا نحاول التركيز على الامتيازات التي تشمل الجميع، والتي لا ترتبط بالوجود المادي للمكتب. فمع ثقافتنا التي تشجع تطوير الذات، كانت إحدى أهم امتيازاتنا هي أن يحصل جميع من في الفريق (وأزواجهم وأسرهم، إذا رغبوا في ذلك) على جهاز Jawbone UP، وأدى ذلك إلى مناقشة كبيرة حول الحصول على نومٍ جيد، وزيادة النشاط البدني. ونحن أيضًا نعطي الجميع جهاز Kindle Paperwhite، ويمكن لأعضاء الفريق وأسرهم الحصول على أي كتاب من Kindle يرغبون فيه مجانًا وبلا قيود. في المستقبل، يمكنني أن أتصور امتيازات أخرى من هذه النوعية التي تشمل الجميع مثل عضوية رياضية مجانية في مركز رياضي، وخدمة تنظيف المنزل.

ماذا لو رغب المُوظّفون في الانتقال إلى سان فرانسيسكو؟

أرى أن السّؤال الأخير الذي أريد أن أشاركه مُهمّ أيضًا، وهو: كيف تستطيع الحفاظ على التوازن في فريق يتواجد أعضاؤه في أماكن بعيدة عن مقر الشركة في سان فرانسيسكو إذا كان العديد من الذين انضموا للفريق يرغبون في الانتقال إلى سان فرانسيسكو؟

لم أكن أتوقّع يومًا بأنّنا سنواجه هذا الوضع. حيث أن بعض أفراد الفريق قد انتقل مؤخرًا إلى سان فرانسيسكو (على الجانب الآخر، انتقل بعض الأفراد من سان فرانسيسكو إلى أماكن أخرى).

لا أعتقد بأنه بإمكاني إجبار الناس على البقاء في أماكن لا يرغبون في البقاء فيها. فكوني في منصب الرئيس التنفيذي لشركة اختارت التّركيز على السّعادة، ومع ما وصلنا له حتى الآن في رحلتنا التي استطعنا فيها أن نجد طريقة للسفر حول العالم، بينما تنمو الشركة بمعدل 300٪ سنويّا، فأعتقد أنه من واجبي أن أساعد الناس أن ينتقلوا حيث يجدوا أنفسهم سعداء، سواء كان ذلك سان فرانسيسكو أو في أي مكان آخر في العالم. يبدو أن سان فرانسيسكو تعتبر واحدة من أكثر الأماكن جذبًا في العالم.

وإجابتي على هذا السؤال حاليًا هو أن تسعى جاهدًا إلى توظيف أشخاص من خارج منطقة خليج سان فرانسييسكو، ويبدو هذا الأمر واعدًا حيث أنه من الصعب جدًا أن تجد أشخاصًا في هذه المنطقة بشكل عام.

هذا جزء من الأسئلة التي كانت تدور في ذهني مؤخرًا. أشعر أنه لشرف كبير أن تكون قادرًا على تشكيل الشركة وأن تنمو وتزدهر بفريق مُوزّع. أحب أن أسمع أي خبرة أو أفكار لديك

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Questions I Ask Myself About Working as Distributed Team لصاحبه Joel Gascoigne (جويل غاسكوين هو مؤسس والرئيس التنفيذي في شركة Buffer)