مدخل إلى عالم الأعمال اعتبارات التصميم المؤسسي الواجب على كل مدير الانتباه إليها

في هذا المقال من سلسلة مقالات مدخل إلى عالم الأعمال سنتعرف على ما يعرف باعتبارات التصميم المؤسسي، والتي هي مجموعة المعايير أو الأمور الواجب على كل مدير مؤسسة الانتباه لها، وأخذها بالحسبان من أجل تحديد الهيكلة الأنسب للمؤسسة والتي تتميز بخصائص وعوامل تختلف عن باقي المؤسسات الأخرى.

فقد أصبحتَ الآن على بيّنةٍ من الطرق المختلفة لهيكلة المؤسسة، ولكن بوصفك مديرًا، كيف تقرر أيّ تصميم سينجح بشكل أفضل بالنسبة لشركتك، أو مشروعك التجاري؟ إنَّ ما ينجح مع مؤسسة ما قد لا ينجح مع أخرى، وسنطّلعُ في هذا القسم على نوعين اثنين من النماذج العامة لتصميم المؤسسات، وسندرس بإيجازٍ مجموعة من العوامل الطارئة التي تخدم كلَّ واحد من تلك النماذج.

الصورة 7.8 وسَّعَت شركةُ والت ديزني (Walt Disney) مملكتها الترفيهية منذ ما يزيد على عقد من الزمن، بشرائها لعملاق الرسوم المتحركة، استديوهات بيكسار (Pixar Studios)، وهي الشركة صاحبة الأفلام المشهورة مثل توي ستوري (Toy Story)، فايندينغ دوري (Finding Dory)، و كارز (Cars)، و أب (Up). وبعد صفقة الشراء البالغة 7.4 مليار دولار، استوعبت شركةُ والت ديزني شركةَ استديوهات بيكسار ضمن القسم التابع للأولى، والمسمى ديزني استديو إنترتينمنت (Disney Studio Entertainment)، وهو أحد الأربع الوحدات التشغيلية التابعة لديزني، إلى جانب الأقسام التابعة لها، وهي: باركس آند ريزورتس (Parks and Resort)، ميديا نيت ووركس (Media Networks)، وكونسومر برودكتس آند إنترأكتف ميديا (Consumer Products and Interactive Media).

الهيكليات الآلية (الميكانيكية) والهيكليات العضوية

ينحصرُ التصميمُ الهيكليُ بشكل عام بين اثنين من النماذج الرئيسة الموصوفَين في الجدول 7.3، وهما الهيكليات الآلية، والهيكليات العضوية، فالمؤسسة ذات الهيكلية الآلية (Mechanistic Organization) تتصف بدرجة عالية نسبيًا من التخصص الوظيفي، والتشعيب الجامد، ومستويات إدارية عديدة (وتحديدًا إدارة متوسطة)، ونطاقاتِ رقابةٍ ضيقة، وعملية اتخاذ قرار مركزية، وسلسلة قيادة طويلة، وينتج عن تركيبة العناصر تلك ما يُعرَف بالهيكلية المؤسسية العالية / المرتفعة، ومن الأمثلة على تلك المؤسسات: الجيشُ الأمريكي، ومنظمة الأمم المتحدة.

وبالمقابل، تتصف المؤسسة ذات الهيكلية العضوية (Organic Organization) بدرجة منخفضة نسبيًا من التخصص الوظيفي، وبالتشعيب المرن، وقلة المستويات الإدارية، ونطاقاتِ رقابة واسعة، وعملية اتخاذ قرارات لامركزية، وسلسلة قيادة قصيرة، وينتج عن تركيبة العناصر تلك، ما يُعرَف بالهيكلية المؤسسية المسطَّحة، فالجامعات، والكليات، لديها هيكلية مؤسسية مسطحة، وذلك في ظل وجود مستويين إداريين، أو ثلاثة بين الكلية، والرئيس، ويُظهِرُ الجدولُ 7.9 أمثلةً على كل من الهيكليات المؤسسسية العالية، والمسطَّحة.

العوامل المؤثرة على الاختيار بين الهيكليات الآلية والعضوية

على الرغم من صعوبة العثورِ على مؤسساتٍ ألية بالمطلق، أو عضوية بالمطلق، فأغلبُها يميل نحوَ نوعٍ واحد منهما أكثر من الآخر، وهناك عدد من العوامل التي تتحكم في اختيار التصميم الهيكلي للمؤسسة، وتحديد ما إذا كان آليًا، أم عضويًا، مثل: السياسات العامة للمؤسسة، أو الشركة، وحجمها، واستقرار بيئتها الخارجية، بالإضافة إلى عوامل أخرى.

وينبغي للهيكلية المؤسسية لشركة ما أن تُمكِّنها من تحقيق أهدافها، لأن تحديد أهداف المؤسسة هو جزءٌ من عملية التخطيط البعيد المدى والشمولي لشركة ما، فهيكلية تلك المؤسسة تعتمد على خططها البعيدة المدى، ومن شأن ذلك الاتساق بين الهيكلية، والأهداف؛ أن يمثل تحديًا للشركات التي تسعى جاهدة لتحقيق أهداف متعددة، فعلى سبيل المثال: ستحتاج شركةٌ ذاتُ خطط إبداعية إلى المرونة، والحركة الانسيابية للمعلومات، اللذَّين توفرهما المؤسسات ذات الهيكلية العضوية، أما المؤسسةُ التي تتّبع سياسات طويلة المدى لضبط النفقات، فستحتاج إلى الكفاءة، والرقابة الصارمة، التي تتمتع بهما المؤسسة الآلية، وغالبًا ما تحاول الشركاتُ التي تواجه صعوباتٍ مالية، زيادةَ الابتكار، وضبط المصاريف في آنٍ واحد، وقد يمثل ذلك تحدياتٍ مرتبطة بهيكلية المؤسسة بالنسبة للمديرين، وهذا هو الحال في شركة مايكروسوفت (Microsoft) عندما ألغى رئيسُها التنفيذي، ساتيا نادالا (Satya Nadella)، ما يزيد على 18,000 وظيفة في العام 2014، بعد تولّيه قيادتها، وقد جاءَ ذلك الإلغاءُ نتيجة استحواذ شركة مايكروسوفت الفاشل على مجال الهواتف المحمولة، الخاص بشركة نوكيا (Nokia)، ومنذ فترة أقرب، ألغت مايكروسوفت وظائف إضافية في مجالَي المبيعات، والتسويق -أغلبها في شركاتها الواقعة خارج الولايات المتحدة- تزامنًا مع تحوُّلها من تطوير البرمجيات، إلى خدمة توصيل برمجيات الحوسبة السحابية (cloud computing software delivery service). وفي الوقت ذاته، يحاول الرئيس التنفيذي لشركة مايكروسوفت، ساتيا نادالا، تشجيع المديرين، والموظفين على إلغاءِ الحواجز التي تفصل بين أقسام الشركة المختلفة، وتوسيعِ نطاق الابتكار عبر المؤسسة.

الصورة 7.9: الهيكليات المؤسسية المسطحة مقابل العالية

ويعدُّ الحجمُ -كذلك- من العوامل التي تؤثر في تحديد شكل الهيكلية المؤسسية العضوية، أو الآلية لشركةٍ ما، وهذا ما أكدته كثير من الأبحاث التي أجريت حول ذلك؛ فالشركات الصغيرة تميلُ إلى اتباع نموذجٍ هيكليٍّ أكثرِ عضويةً؛ لأنها تستطيع ذلك، وهذا جزءٌ من السبب الذي يدفعها إلى اتباع ذلك النموذج، ويعد تحقيقُ النجاح أسهلَ بكثير مع عملية اتخاذ قراراتٍ لامركزية، في حال كان لديك خمسون موظفًا على سبيل المثال، ويزيد -بالنسبة لشركة بحجمِ موظفين قليلين- احتمالُ تمتُّعِها بدرجة أقل من التخصص الوظيفي بين الموظفين، وذلك بفضل حجمها الصغير، ويعود السبب في ذلك إلى أنه: كلما قلَّ عددُ الناس الذين يؤدّون العمل، كانوا أكثر مَيلًا إلى استيعاب العملية برمَّتها استيعابًا أكبر، وبالتوازي مع نموّ الشركة، تصبح ذاتَ هيكلية أميَل إلى الآلية؛ بسبب إحداثِ أنظمةٍ لقيادة العدد المتزايد من الموظفين، وتحلُّ الأنظمة، والقواعد، والأنظمة، محل المرونة، والابتكار، والاستقلالية، ولكنَّ تحقُّقَ ذلك ليسَ حتميًا دائمًا، فشركة دبليو. إل. غور (W.L. Gore) لديها حوالي 10,000 موظف، وتحقق عائداتٍ سنويةً تفوق 3 مليارات دولار، ولكنها تعتمدُ هيكليةً مؤسسية عضوية صارمة، مثلما ذكرنا -سابقًا- فموظفوها ليس لديهم رؤساءُ عمل، ويعملون ضمن فرق عمل، وغالبًا ما يُحدِثون أدوارًا لأنفسهم لسدِّ الثغرات الوظيفية داخل الشركة.

وأخيرًا، يلعبُ مجالُ العمل التجاري الذي تمارسه الشركةُ دورًا بالغَ التأثير على هيكليتها المؤسسية، إذ تحتاج الشركاتُ التي تعمل وسطَ بيئةِ عملٍ معقدة، ونشطة، وغير مستقرة، إلى تنظيم هيكليةٍ تتسم بالمرونة، أي على هيكليتها المؤسسية الاستجابةُ للتغيرات السريعة وغير المتوقعة في بيئة العمل التجاري، أما بالنسبة للشركات العاملة وسط بيئةٍ مستقرة، فلا تبرزُ حاجةٌ مُلِحَّةٌ للمرونة، وتُعَدُّ طبيعة تلك البيئة قابلةً للتنبؤ بها، وتستفيدُ الشركات من أوجه الكفاءة التي تتيحها الهيكليةُ المؤسسية الآلية في بيئة العمل البسيطة، والمستقرة.

ترجمة -وبتصرف- للفصل (Designing Organizational Structures) من كتاب introduction to business