مبادئ الإدارة عملية التخطيط لتنفيذ الاستراتيجيات

عندما يضع المديرون الاستراتيجيات، فإنَّهم يخطِّطون للطريقة التي سوف تستخدمها شركاتهم في المنافسة في سوق العمل ويحدِّدون الإجراءات التي سوف تتخذها الشركات في سبيل تحقيق ذلك. الخطة هي مجموعة من القرارات بشأن الإجراءات التي ستُنفَّذ من أجل تحقيق هدف محدَّد، وتشمل هذه القرارات تحديد الزمن الذي ينبغي خلاله تنفيذ الإجراءات والطريقة المناسبة والموارد اللازمة لإتمام ذلك. يعدُّ التخطيط من الوظائف الأساسية للإدارة، لذلك يتوجَّب على المدير الجيِّد امتلاك مهارات وضع الأهداف، والمعرفة التقنية التي ترتبط بالمهام التي ينبغي أداؤها لتحقيق الأهداف، ومهارات إدارة الوقت، والمهارات اللازمة لتنظيم موارد الشركة بحيث تكون متاحة لإنجاز المهام المخطَّط لها. يتضمَّن التخطيط تحديد الإجراءات التي ينبغي فعلها ومعرفة كيفية القيام بها وإسناد الأدوار إلى الأفراد وتزويدهم بالموارد اللازمة لإنجاز المهام المطلوبة منهم والإشراف على العمل للتأكُّد من إنجازه بالطريقة الصحيحة وفي الوقت المناسب.

وضع الأهداف

ينبغي أولًا فهم الغرض من عملية التخطيط قبل التعرُّف على تفاصيلها. إنَّ الهدف هو شيء يسعى الشخص إلى تحقيقه، كما أنَّ الشركات يكون لديها قائمة بالأشياء التي ينبغي تحقيقها. سوف نتحدَّث عن متجر من سلسلة متاجر وول مارت يقع في مدينة جامعية. ينبغي أن يكون هذا المتجر مجهَّزًا بكافة المنتجات التي سيحتاجها الطلاب عندما يحين موعد مجيئهم إلى الجامعة في فصل الخريف، لذلك سوف يخطِّط مدير المتجر قبل عدة شهور من حلول هذا الموعد ويستخدم المعلومات التي استنتجها عن مبيعات السنة السابقة لكي يحدِّد المنتجات التي سوف يطلبها وكمياتها ويحدِّد الفترات التي سيحتاج فيها وجود عاملين إضافيين لخدمة الأعداد المتزايدة من المُشترين. تجدر الإشارة إلى أنَّ الأهداف في شركة وول مارت تحدِّدها الإدارة العليا نظرًا لأنَّها شركة عالمية، ولذلك تكون مسؤولية مديري المتاجر اتخاذ الإجراءات التي تنسجم مع الاستراتيجية والأهداف الخاصة بالشركة.

ينبغي أن تراعي الخطة التي يضعها المدير المدة المستغرقة في تسليم المنتجات لضمان وصول الثلاجات الصغيرة والأغطية المزدوجة وتخزينها في المتجر عندما يحين موسم العودة إلى الجامعة. قد يتطلَّب التحضير لهذا الموسم تخفيض أسعار المنتجات الأخرى من أجل بيعها لتوفير مساحة للثلاجات الصغيرة، وقد يتطلَّب أيضًا تعيين موظفين إضافيين وتدريبهم لكي يكون هناك عدد كافٍ ممَّن سيقدِّمون المساعدة للطلاب ووالديهم. إنَّ الهدف النهائي الذي يسعى المدير إلى بلوغه هو النجاح في تحقيق مبيعات كثيرة في موسم العودة إلى الجامعة، ولكنَّ بلوغ هذا الهدف يتطلَّب أداء عدة مهام مثل: اتخاذ القرارات بشأن المنتجات التي سيعمل على توفيرها، والتأكُّد من وصول المنتجات في الموعد المحدَّد، ووضع أهداف متوسطة المدى فيما يتعلَّق بتعيين الموظفين الإضافيين وتدريبهم.

وضع أهداف جيدة باستخدام نموذج الأهداف الذكية (SMART)

تشترك الأهداف الجيِّدة في عددٍ من الخصائص، ومن النماذج المستخدمة في وضع الأهداف الجيِّدة نموذج الأهداف الذكية (SMART) الموضَّح في الشكل التالي.

الأهداف الذكية (SMART)
(حقوق النشر محفوظة لجامعة رايس، OpenStax، مستخدمة تحت رخصة المشاع الإبداعي CC-BY 4.0)

يمكن تطبيق نموذج الأهداف الذكية (SMART) على أهداف العمل والأهداف الشخصية، ويشير هذا النموذج إلى أنَّ الهدف الجيِّد ينبغي أن يكون محدَّدًا وقابلًا للقياس والتطبيق وذو صلة بالغاية العامة ومقيَّدًا بإطار زمني.

لنفترض أنَّك تهدف إلى التفوُّق في مادة مبادئ الإدارة، ولكن تحقيق «التفوُّق» يُعدُّ هدفًا غامضًا بعض الشيء، لذلك ينبغي تحويله إلى هدف محدَّد ليصبح: الحصول على درجة امتياز في هذه المادة. هل الهدف الذي حدَّدته قابل للقياس؟ نعم؛ فالدرجات من المعايير الجيِّدة المستخدمة لقياس مستوى الأداء في المواد الدراسية. هل الهدف الذي حدَّدته قابل للتطبيق؟ هذا الأمر متعلِّق بك: هل تحصل على درجات ممتازة غالبًا؟ هل بإمكانك تخصيص جزء من وقتك لدراسة هذه المادة الدراسية؟ هل الهدف ذو صلة بهدف أكبر، مثل التخرُّج من الجامعة بتقدير مرتفع؟ إذا كانت الإجابة نعم، فالحصول على درجة امتياز في هذه المادة سيساهم في بلوغ الهدف الأكبر. هل يجب تحقيق الهدف خلال مدة زمنية محدَّدة؟ من طبيعة الأهداف المرتبطة بدرجات المواد الدراسية أن تكون مقيَّدة بإطار زمني، لأنَّ هناك تاريخ محدَّد لانتهاء المادة الدراسية. إذًا، يمكن أن يكون الحصول على درجة امتياز في هذه المادة هدفًا ذكيًا، ولكن ينبغي من أجل تحقيقه وضع بعض الأهداف قصيرة المدى، مثل وضع هدف ذكي يرتبط بالحصول على درجة امتياز في الاختبار المُقبل.

عملية التخطيط

يبيِّن الشكل التالي الدورة التي تمرُّ بها عملية التخطيط، وهي تُشبه إلى حدٍّ كبير الدورة الخاصة بعملية الإدراة الاستراتيجية التي وضَّحناها سابقًا؛ نظرًا لأنَّ هناك الكثير من الأمور المشتركة بينهما. في الواقع، تعدُّ عملية التخطيط جزءًا لا يتجزأ من عملية الإدراة الاستراتيجية؛ إذ إنَّ وضع الأهداف وصياغة الاستراتيجيات وتنفيذ مجموعة من الأنشطة المتنوعة على نطاق الشركة يتطلَّب تخطيطًا شاملًا.

الخطوة الأولى من خطوات عملية التخطيط هي وضع الأهداف التي ينبغي تحقيقها. إنَّ الحرص على أن تنطبق جميع معايير نموذج الأهداف الذكية (SMART) على الأهداف الموضوعة سوف يسهِّل عملية التخطيط ويزيد من فرص نجاحها، لذلك ينبغي عليك أن تخصِّص وقتًا كافيًا لوضع أهداف جيِّدة.

عملية التخطيط
(حقوق النشر محفوظة لجامعة رايس، OpenStax، مستخدمة تحت رخصة المشاع الإبداعي (CC-BY 4.0))

الخطوة التي تلي وضع الأهداف هي «صياغة الخطة». تتطلَّب هذه الخطوة تنفيذ عدة أنشطة مختلفة، لذلك سوف نفصِّل كيف من المفترض أن تسير الأمور. يمكن النظر إلى التخطيط على أنَّه عملية حل للمشكلات. تتألَّف الخطة من مجموعة من الأنشطة التي تُوضع بغرض إنجاز هدف معيَّن، ويرتبط جوهر عملية التخطيط بتحديد هذه الأنشطة. يمكننا أن نقول بأن الهدف هو الوجهة النهائية وأنَّ الخطة ما هي إلا إجابة عن السؤال: «كيف سنصل إلى تلك الوجهة؟».

قد يفكِّر المدير في العديد من الطرق التي يمكن أن تؤدِّي إلى بلوغ الهدف عند صياغة الخطة، ويمكنه إجراء جلسة عصف ذهني والاستعانة بمجموعة من الموظفين من أجل توليد الأفكار وطرح الخيارات، ولكن ليست جميع الأفكار المُحتملة مجدية أو قابلة للتطبيق، لذلك من المهام التي تقع على عاتق المدير عند صياغة الخطة انتقاء الأفكار التي تتلاءم مع موارد الشركة وإمكانياتها والقيود الزمنية التي يجب أن تلتزم بها الشركة (انظر الشكل التالي)، ومن الأسئلة التي ينبغي على المدير التفكير فيها: متى ينبغي تحقيق الهدف؟ ما هي الموارد الأخرى التي تحتاجها الشركة حتى تنجز المشروع؟

التنسيق من متطلبات عملية التخطيط (حقوق النشر محفوظة لجامعة رايس، OpenStax، مستخدمة تحت رخصة المشاع الإبداعي CC-BY 4.0)

صياغة الخطة أشبه ما تكون بلغز يقتضي تحديد أفضل الطرق التي تؤدِّي إلى بلوغ الهدف باستخدام الموارد التي تمتلكها الشركة أو التي تستطيع الحصول عليها خلال الفترة الزمنية المتاحة. ليس هناك خطوات محدَّدة لصياغة الخطة، ولكن الطريقة الأمثل لإتقان ذلك هي الممارسة. على الأرجح أنَّك قد مارست التخطيط بدرجة كافية خلال حياتك لأنَّك كنتَ تخطِّط بطريقة أو بأخرى منذ زمن بعيد: خططتَ لمواعيد الدراسة، وللتمرينات الرياضية، وللفعاليات الاجتماعية، وحتى لوجبات الطعام. يتطلَّب التخطيط الاستراتيجي استخدام المهارات ذاتها ولكن في سياق جديد. قد يبدو التخطيط لإطلاق منتج جديد أو غيره من أهداف العمل أمرًا معقَّدًا، ولكنَّ التخطيط لبعض أمور الحياة الشخصية، مثل التخطيط لإقامة حفل زفاف لا يقل تعقيدًا في كثيرٍ من الأحيان. يمكن القول بأنَّ نطاق الأمور التي يجب على المدير التنسيق بينها من أجل تحقيق أهداف الشركة قد يكون أكبر مما اعتدتَ عليه، ومع ذلك لن تكون المهارات اللازمة جديدة كليًا.

سوف نلقي نظرة على التحدي الذي يواجه شركة تسلا في الوقت الحالي على سبيل المثال. لقد طورَّت شركة تسلا طراز سيارة جديد موجَّه للأسواق الجماهيرية، وهناك حوالي نصف مليون زبون ينتظرون صدور هذه السيارة الجديدة لكي يشتروها. كانت شركة تسلا وما زالت شركة متميزة في صناعة السيارات، وكانت تقتصر على صناعة عدد قليل من السيارات باهظة الثمن، ولكن السيارة الجديدة التي تُدعى «موديل 3» مصمَّمة خصيصًا لكي تُباع بأسعار معقولة تناسب الجميع تقريبًا. إنَّ العلامة التجارية المعروفة لشركة تسلا وشُهرتها الواسعة في صناعة السيارات الممتازة ولّد إقبالًا كبيرًا على طلب الطراز الجديد، ولذلك يخطِّط إيلون ماسك -الرئيس التنفيذي لشركة تسلا- لصناعة عدد كبير من السيارات وبسرعة أكبر من أي وقت مضى.

تهدف شركة تسلا إلى تصنيع السيارات بمعدل 500,000 سيارة سنويًا من أجل تغطية حجم الطلب عليها. هل يُعدُّ هذا الهدف هدفًا ذكيًا؟ هناك جدال قائم بين المحللين حول العالم بشأن إمكانية تحقيق هذا الهدف، ولكنَّ تركيز شركة تسلا في الوقت الحالي منصبٌّ على تحويله إلى واقع، لهذا يجب على إيلون ماسك أن يضع خطة لتحقيق ذلك. ما هي الموارد التي تحتاجها شركة تسلا لكي تتمكَّن من إنتاج ذلك العدد من السيارات؟ حرص المسؤولون في شركة تسلا على أن تكون السيارة الجديدة سهلة التصنيع، لأنَّهم كانوا يعلمون أنَّه ستكون هناك حاجة إلى تصنيع أعداد كبيرة منها. لكنَّهم في الحقيقة يحتاجون أيضًا إلى توفير المرافق الصناعية والقطع اللازمة لإنتاج السيارات بالإضافة إلى موظفين مسؤولين عن عمليات الإنتاج، وهم بحاجة إلى توفُّر المال الكافي لكي يستطيعوا الحصول على هذه الموارد. من المعلوم أنَّ إيلون ماسك خبير في جمع الأموال وجذب المستثمرين، ولكنَّ شركته بحاجة إلى مليارات الدولارات لتطوير إمكانيات التصنيع اللازمة لتغطية حجم الطلب، لذلك فهو يواصل جمع المزيد من الأموال في الوقت الذي تعمل فيه شركة تسلا على بناء مصنع ضخم يُدعى «Gigafactory» في ولاية نيفادا الأمريكية والذي سيكون أكبر مصنع في العالم.

تواجه شركة تسلا أثناء عملها على تصنيع الطراز الجديد «موديل 3» مشكلة متعلِّقة بالمكونات (البطاريات خصوصًا)، لذلك فإنَّ إحدى أهداف إيلون ماسك من إنشاء المصنع الضخم هي تصنيع مئات الآلاف من البطاريات اللازمة لتشغيل سيارات «موديل 3». في الواقع، إنَّ عملية التخطيط في شركة تسلا تنطوي على العديد من الأنشطة المتداخلة، وهذه المسألة تضع أمام الرئيس التنفيذي للشركة عددًا من التحديات التي تتضمَّن: تحديد الأنشطة، وتحديد الموارد التي تحتاجها الشركة لتنفيذ تلك الأنشطة، وإيجاد طريقة للحصول على الموارد اللازمة التي لا تمتلكها الشركة. شركة تسلا من الشركات الناجحة وهي تقدِّم سلسلة متنوعة من المنتجات، ولكن أُثيرت عدة شكوك -في الآونة الأخيرة- بشأن قدرتها على إنتاج العدد الكافي من السيارات لسد جميع طلبات الزبائن، كما أنَّ هناك من يدعو إلى النظر في الأمر ومعرفة تفاصيل أكثر عن الإجراءات التي تتخذها الشركة في سبيل تحقيق ذلك.

تنفيذ الخطط للمستويات المختلفة من أنشطة الشركة وفق الأطر الزمنية

تُوضع مجموعة الخطط على عدة مستويات داخل الشركة في الوقت نفسه، وغالبًا ما تتطلَّب عملية تنفيذ الخطط المرتبطة بتحقيق الأهداف الكبيرة اتخاذ عدد من الخطوات المختلفة. على سبيل المثال، إذا قرَّرت إحدى الشركات بأن تكون استراتيجيتها الكبرى هي استراتيجية النمو، فإنَّ الأنشطة التي ستُنفَّذ في كل مستوى من مستويات الشركة ينبغي أن تساهم في نمو هذه الشركة، لذلك يتوجَّب على المديرين في مختلف المستويات وضع الخطط المناسبة التي تؤدِّي إلى تحقيق النمو. تجدر الإشارة إلى أنَّ الأهداف والخطط التي تُوضع لتنفيذ الاستراتيجية الكُبرى تكون عامة في المستويات الإدارية العليا ثمَّ تصبح أكثر وضوحًا وتفصيلًا عندما ننتقل إلى المستويات الإدارية الأدنى إلى أن نصل في النهاية إلى الموظفين الذين يعملون على إنجاز مهام محدَّدة تصبُّ في نجاح الاستراتيجية الكُبرى.

عامل الوقت من العوامل المهمة التي ينبغي على كبار المديرين أخذها في الحسبان عند وضع أهداف الشركة والخطط التي تؤدِّي إلى تحقيق تلك الأهداف، وتنقسم هذه الخطط وفقًا للإطار الزمني إلى نوعين رئيسين هما:

1. خطة استراتيجية قصيرة المدى: يُمكن تنفيذ هذه الخطة خلال سنة أو أقل.
2. خطة استراتيجية بعيدة المدى: تُوضع هذه الخطة للأهداف التي لا يُمكن تنفيذها خلال سنة واحدة.

عادةً ما يكون لدى الشركات خططًا من كلا هذين النوعين في الوقت نفسه؛ فقد يكون لدى شركة ما هدف قصير يتمثَّل في زيادة نسبة الأرباح خلال ربع السنة الحالي مثلًا، بالإضافة إلى هدف بعيد المدى يتضمّن افتتاح فروع في دولة أخرى أو بناء مصنع جديد أو غير ذلك. يُعدُّ كلٌّ من مصنع «Gigafactory» الذي تعمل شركة تسلا على بنائه ومقر شركة أبل الجديد الذي يوجد في مدينة كوبيرتينو في ولاية كاليفورنيا الأمريكية من المشاريع التي يتطلَّب تنفيذها عدة سنوات ومليارات الدولارات، ولذلك فهي من الأمثلة الجيِّدة على الأهداف التي تقتضي وضع خطط بعيدة المدى. لقد خطَّطت شركة تسلا منذ سنوات عديدة لإنشاء مصنع «Gigafactory» عندما أدركت أنَّها بحاجة إلى إنتاج أعداد كبيرة من «موديل 3» من أجل تلبية جميع طلبات الزبائن.

مستويات التخطيط

من العوامل الأخرى التي تؤثِّر على عملية التخطيط هو النطاق والمستوى الذي تُنَّفذ فيه عمليّة التخطيط، وقد ناقشنا مُسبقًا بعض المفاهيم المهمة المرتبطة بالتخطيط واسع النطاق، مثل استراتيجيات وحدات الأعمال والاستراتيجيات الكُبرى، ولكن في الواقع لا يُمكن إغفال أهمية عملية التخطيط اليومية التي يحدِّد من خلالها المديرون الخطوات التي تؤدِّي إلى تحقيق الأهداف الكبيرة ومن ثمَّ نجاح الشركة.

مستويات التخطيط الاستراتيجي
(حقوق النشر محفوظة لجامعة رايس، OpenStax، مستخدمة تحت رخصة المشاع الإبداعي (CC-BY 4.0))

لو وازنا بين الشكل السابق والشكل الذي يوضِّح كيفية صياغة أحد الأهداف الاستراتيجية (الموجود في المقال السابق)، سنلاحظ تبدُّل أماكن السؤالين "ماذا" و"كيف" ويرتبط ذلك بتغيُّر المستوى الإداري، إذ تُحدَّد الرؤية والرسالة على النطاق الأوسع (أي من قِبل الإدارة العليا)، ولذلك فإنَّ الإجابة عن سؤال "كيف" التي ستُحدِّد رسالة الشركة لن تكون إلَّا مجرَّد فكرة واسعة النطاق. في المقابل، عندما يخطِّط المديرون الذين يعملون في مستوى الإدارة المباشرة، فإنَّ إجابتهم عن سؤال "كيف" سيُفضي إلى تحديد مجموعة من الإجراءات والخطوات المفصَّلة والمحدَّدة بدقة والتي ينبغي اتباعها من أجل تحقيق هدف معيَّن.

يحدث التخطيط على ثلاث مستويات هي: التخطيط الاستراتيجي، والتخطيط التكتيكي والتخطيط التشغيلي، وسنوضِّح كلًّا منها فيما يلي. كل ما تحدثنا عنه سابقًا يتعلَّق بالتخطيط الاستراتيجي الذي يُنفَّذ في مستوى الإدارة العليا من قِبل المديرين التنفيذيين بغرض تحديد المسار العام للشركة. يعدُّ اختيار الاستراتيجية الكُبرى (مثل استراتيجية النمو) واستراتيجيات وحدات الأعمال (مثل استراتيجية قيادة التكلفة) جزءًا من عملية التخطيط الاستراتيجي، وتجدر الإشارة إلى أنَّ التخطيط الاستراتيجي يربط الإجراءات التي تتخذها الشركة برؤيتها ورسالتها.

التخطيط التكتيكي هو التخطيط الذي يُنفَّذ في مستوى الإدارة الوسطى من قِبل مديري الأقسام، ويُحدَّد من خلاله الإجراءات العامة التي ينبغي على الشركة تنفيذها من أجل تحويل رسالتها إلى واقع. على سبيل المثال، من المعلوم أنَّ شركة وول مارت تتبنَّى استراتيجيتي النمو وقيادة التكلفة، لذلك يعمل مديرو الأقسام فيها على إيجاد الطرق التي تؤدِّي إلى نمو الشركة وتجعلها قادرة على الاستمرار في تقديم المنتجات بأسعار منخفضة؛ إذ سيفكّر الإداريون في المستويات الوسطى في اتخاذ قرارات تتعلَّق بتحديد المواقع الأنسب لمراكز التوزيع من أجل زيادة كفاءة عملية التخزين وتحديد الشركات المصنِّعة التي يمكنهم من خلالها شراء البضائع بأقل الأسعار وتحديد الأماكن التي سيؤسسون ضمنها فروعًا جديدة من أجل جذب المزيد من الزبائن.

التخطيط التشغيلي هو التخطيط الذي يُحدَّد من خلاله الأنشطة التي سوف يؤدِّيها كل موظَّف من موظَّفي الشركة من أجل إحراز تقدُّم في تنفيذ الخطط التكتيكية. من الجدير بالذكر أنَّ جداول عمل الموظفين والخطط التسويقية ما هي إلَّا صورة من صور الخطط التشغيلية التي يضعها المديرون؛ فالخطط التشغيلية هي الأنشطة اليومية التي تُسيِّر عمل الشركة وتتضمَّن طلب البضائع والإمدادات والمواد الأولية، وتحديد مواعيد عمل الموظفين وتحديد مهام كلٍّ منهم، ووضع الأهداف المرتبطة بالمبيعات والحملات الترويجية.

على سبيل المثال، تتبنَّى شركة ماكدونالدز استراتيجية قيادة التكلفة مثلها مثل الكثير من الشركات الأخرى، لذلك فإنَّ من المهام الضرورية التي تقع على عاتق مديري مطاعم ماكدونالدز تنظيم جداول عمل الموظفين بحيث يكون عدد الموظفين الذين يعملون في المطعم في الأوقات المحدَّدة كافيًا لخدمة الزبائن والعمل بسلاسة وألَّا يكون عددهم أكثر من اللازم (لكي لا ينتج عن ذلك تكبُّد تكاليف إضافية). إنَّ نجاح أولئك المديرين في أداء هذه المهمة يساهم في تنفيذ الاستراتيجية التي تتبنَّاها شركة ماكدونالدز، ألا وهي استراتيجية قيادة التكلفة.

تنفيذ الخطط الاستراتيجية

يُقصد بتنفيذ الخطط الاستراتيجية تطبيقها عن طريق إسناد المهام إلى الأفراد من أجل تأديتها وإنجاز الأهداف الاستراتيجية للشركة. على الرغم من أنَّ المدير قد يتطرَّق إلى الحديث عن «تنفيذ استراتيجية التميُّز»، إلَّا أنَّ هذه الاستراتيجية لا تُنفَّذ على أرض الواقع إلَّا بواسطة الموظفيين التشغييليين الذين يقعون في قاعدة الهرم التنظيمي، إذ يُنجز هؤلاء الموظفون المهام المخطَّط لها والتي تُسهم في إضافة قيمة للمنتج الذي تقدِّمه الشركة. تتضمَّن تلك المهام: البحث والتطوير من أجل تحديد المزايا الفريدة التي يُمكن إضافتها للمنتج، ومراقبة عمليات التصنيع من أجل التأكُّد من أنَّ المنتجات تنطبق عليها معايير الجودة العالية، والتسويق للمنتج من أجل تكوين صورة إيجابية عنه في أذهان الزبائن.

ترجمة -وبتصرف- للفصل Planning Firm Actions to Implement Strategies من كتاب Principles of Management

اقرأ أيضًا

• المقال التالي: قياس أداء الخطط الاستراتيجية وتقييمها
• المقال السابق: دور التحليل الاستراتيجي في صياغة الاستراتيجية