دليل مدير المنتج لتحديد أصحاب المصلحة في المشروع وإدارتهم

سنوضح في هذا المقال من هم أصحاب المصلحة ونقدم أسلوبًا لتصنيفهم، كما سنذكر طرائق اتصال مختلفة لكل نوع منهم، والتي من شأنها أن تجنبك الكثير من الصداع حيال فهمهم.

إذا كنت تبحث عن دور في إدارة المنتج، فلابد أنك لاحظت أن مواصفات الوظيفة تدرج دائمًا إدارة أصحاب المصلحة كمهارة إلزامية. يعود ذلك إلى أنه عند العمل كمدير منتج، سيعتمد تأثيرك على قدرتك على التفاوض مع أصحاب المهام الرئيسة في العمل، وتحفيز منظومة التطوير، وإقناع الفرق الإضافية، لكن الخطأ الذي يقع فيه غالبًا مديرو المنتج هو معاملة جميع أصحاب المصلحة بالطريقة نفسها.

سوف نشرح كيفية تصنيف أصحاب المصلحة والتعامل معهم وفقًا لذلك التصنيف لتوفير الوقت والجهد. هذه الطريقة ليست مفيدةً فقط لمديري المنتجات بل أيضًا لمديري المشاريع وأي دور يشمل التفاعل مع أصحاب المصلحة.

من يكون صاحب المصلحة؟

تتمثل الخطوة الأولى في إدارة أصحاب المصلحة في فهم من هم أصلًا، لذا سنشرح فيما يلي مفهوم أصحاب المصلحة.

في دورة إعداد مالك منتج الفريق التآزري (فريق سكرام) ذات المستوى الثاني التي خضع لها ادواردو ميجنوت Eduardo Mignot (كاتب المقال بنسخته الأصلية)، قدم المدرب التعريف الذي أطلقه Paul Stamsnijder.

اقتباس

"إن أصحاب المصلحة هم أفراد أو مجموعات من الأشخاص لديهم مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في المنظمة و / أو العكس. إنهم أفراد ومنظمات ومؤسسات لهم مصلحة في تطوير و / أو تأمين منتجات وخدمات المنظمة بطريقة أو بأخرى". Paul Stamsnijder - إدارة أصحاب المصلحة.

بمعنى آخر، صاحب المصلحة هو أي أحد لديه مصلحة في أعمالك. أصحاب المصلحة هم منظمات أو أفراد يمكن أن تتأثر بمشروعك. صاحب المصلحة هو أي أحد لديه غرض راسخ في مشروعك.

حدد أصحاب المصلحة في مؤسستك

بمجرد أن تعرف من هو صاحب المصلحة، فقد حان الوقت لتحديد الشخص المناسب لمؤسستك ومشروعك. ابدأ بعصف ذهني لكل الأشخاص المتأثرين بعملك، وابحث عن الأفراد الذين لديهم سلطة على مشروعك. وفي الأخير، ضع قائمةً بالأشخاص الذين تلمسهم نتائج مشروعك، حتى تفهم تحديدهم، وإليك هذا الجدول لتسهيل الأمر.

ما يجب البحث عنه في أصحاب المصلحة

لديك الآن قائمة بالأشخاص والأدوار، والخطوة التالية الآن هي تقييمهم وفقًا لمجموعة من المعايير.

1. السلطة: ما مدى تأثيرهم داخل مؤسستك؟
2. العزيمة: هل هم مهتمون حقًا بنجاح مشروعك؟ هل يمكنهم إيقاف مبادرتك؟
3. الأهداف الشخصية: ما هي أهدافهم الشخصية؟ ما الذي يهمهم فعلًا؟
4. الاحتياجات: ما هي احتياجاتهم؟ ماذا يريدون وكيف يمكنهم تحقيقه؟
5. الشخصية: أي نوع من الأشخاص هم؟
6. المؤثر: من الذي يعجبهم؟ لمن يستمعون؟ من الذي يلهمهم؟

مبدأ التأثير / السلطة

بعد أن عددنا أصحاب المصلحة يمكن الآن تصنيفهم وفقًا لمتغيرين:

1. السلطة التي يتمتعون بها في عملك (محور السينات).
2. التأثير الذي يمكنهم ممارسته (محور العينات).

ستحصل الآن على أربعة أرباع يمكنك من خلالها تصنيف الأشخاص الذين ذكرتهم في قائمتك:

• منخفضو التأثير ومنخفضو السلطة: راقبهم بأقل جهد.
• منخفضو التأثير وذوو سلطة عالية: حافظ على رضاهم.
• ذوو تأثير كبير وذوو سلطة منخفضة: أبقهم على اطلاع.
• ذوو تأثير كبير وذوو سلطة العالية: تعامل معهم عن كثب.

1. ذوو الفائدة المنخفضة والسلطة المنخفضة (راقبهم فقط): لست بحاجة إلى تضييع الكثير من الوقت أو الموارد على أصحاب المصلحة هؤلاء. حاول أن تجعل الأمور واضحةً قدر الإمكان من خلال إتاحة لائحة الأعمال المطلوب إنجازها بخصوص المنتج والوثائق للجميع. تأكد من تضمينها في تقاريرك الأسبوعية أو الشهرية ليطلعوا عليها. أعد توجيههم إلى الوثائق قدر الإمكان، فأنت غير مضطر لبذل جهد إضافي لإرضائهم.
2. ذوو الفائدة المنخفضة والسلطة العالية (أبقهم راضين): أبقهم ضمن حساباتك. عليك تقييم رغباتهم وكيف يمكنهم مساعدتك أو تثبيطك في المستقبل. أطمح لجعلهم سعداء بأقل جهد، مع إظهار اهتمامك لآرائهم، كما يمكن أن يكون لهم كلمة في مشروعك. كن حذرًا لأن لديهم سلطةً عالية، وقد يتحولون إلى ذوي فائدة عالية، لذا اجعلهم يشعرون أنهم في موضع تحكم (حتى لو لم يكونوا كذلك حاليًا).
3. ذوو فائدة كبيرة وسلطة منخفضة (أبقهم على اطلاع): أبلغ أصحاب المصلحة هؤلاء باستمرار بمستجدات العمل واستمع إلى اقتراحاتهم، فقد يكونون داعمين لمشروعك ومفيدين للغاية؛ لذا تأكد من أنهم يعلمون بأن آرائهم ونصائحهم مرحب بها، ولكن عليهم أن يعلموا أيضًا أنك أنت المسؤول، وأنت الذي يتخذ القرار النهائي.

بالطبع أنت لا تريد تضييع الوقت في شرح جميع خياراتك أو أن تضطر إلى رفض توصياتهم بأسلوب لبق. يمكن تشبيه ذلك بعمل مالك المنتج أثناء عمل فريق سكرام Scrum اليومي، حيث يمكنه الحضور، لكن لا يمكنه المشاركة. راقبهم وهم يكتسبون السلطة حتى يتمكنوا من التأثير في مشروعك.

4. ذوو الفائدة العالية والسلطة العالية (عاملهم عن كثب): أنت بحاجة لتكريس معظم وقتك لهذا النوع من أصحاب المصلحة. نجاح مشاريعك يعتمد كثيرًا عليهم، فهم على الأرجح سيكونون رعاة المشروع أو صناع القرار، بالتالي لديهم أكبر تأثير على منتجك، لذلك عليك التأكد من أنك تتواصل معهم بوضوح وباستمرار وبأسلوب فريد.

لن تفيد التقارير النظرية أو العروض التقديمية العامة معهم، فأنت بحاجة إلى مقابلتهم وجهًا لوجه، وأن تجعلهم يحددون وتيرةً واضحةً لاجتماعاتك معهم. وفي بعض الحالات، من الضروري أيضًا تثقيفهم حول دورك كمالك منتج وكيف تحتاج إلى التمكين لاتخاذ القرارات وقول كلمة "لا" عند الضرورة.

يحثك مبدأ عمل الطاقة / الفائدة على تقسيم وقتك بدقة في التعامل مع كل نوع من أصحاب المصلحة واستخدام منهجيات اتصال مختلفة. وفي ما يلي، سنرى كيفية تخصيص محتوى رسائلك بحيث يُرسل كل جزء منها للفئة التي يهمها هذا الجزء، وكذلك سبل إيصال تلك الرسائل.

كيفية إنشاء خطة تواصل في إدارة أصحاب المصلحة

في هذه المرحلة، عليك إنشاء جدول يضم جميع أصحاب المصلحة مع اهتماماتهم وأهدافهم والطريقة التي تتواصل بها مع كل منهم. مضمون الأعمدة ومستوى التفاصيل متروك لك.

سنذكر أدناه معايير تصنيف مفيدة بالإضافة إلى أمثلة رائعة مقدمة من سمارت شيت Smartsheet و تيم غانت TeamGantt. إليك في ما يلي بعض المتغيرات لإنشاء خطة الاتصال.

التعريف بصاحب المصلحة

1. من يكون: اسم الشخص.
2. الدور: المسمى الوظيفي له/ لها.
3. مستوى الاهتمام: مدى اهتمامهم بمنتجك وفق مقياس تضعه أنت. على سبيل المثال، "صاحب اهتمام منخفض مقابل صاحب اهتمام مرتفع" أو ترتيبهم وفق "1، 2، 3" من منخفض إلى مرتفع الاهتمام.
4. مستوى التأثير: مقدار السلطة التي يمتلكونها في منتجك. حاول استخدام نفس المقياس الذي استخدمته لمستوى الاهتمام.
5. الهدف: ما الهدف الأكثر أهمية لأصحاب المصلحة؟ ما الذي يريدون تحقيقه فعلًا؟

التعريف بطريقة التواصل

1. الكيفية: ما الوسائل التي تستخدمها للتواصل مع صاحب المصلحة. هل يجب أن تكون شخصية وجهًا لوجه؟ هل يمكن أن تكون باستخدام أدوات عبر الإنترنت ومتاحة للجميع؟ هل يتطلب ذلك عقد اجتماع أم يكفي اطلاعه على تقرير إخباري؟
2. الرسالة: ما نوع المحتوى الذي يجب تضمينه في رسالتك؟ هل يجب تكون حول مؤشرات الأداء الرئيسة في العمل والمقاييس المهمة للإنجاز أم معلومات حول التقدم في المشروع؟
3. التكرار: عليك أن تقرر عدد مرات إجراء ذلك الاتصال، حيث تُرسل الإشعارات الأكثر فعالية على فترات منتظمة. اعتمادًا على محتوى الرسالة وطولها، يمكن أن يكون ذلك يوميًا، أو أسبوعيًا، أو نصف شهري، أو شهريًا، أو ربع سنوي، أو سنويًا، أو مخصصًا (أي فقط عندما يحدث مستجد). وهنا بمجرد أن يكون لديك تكرار منتظم، عندها يمكنك تأجيل طلبات اللقاءات التخصصية لمواكبة الوضع الراهن.
4. الغرض: تأكد من وجود سبب وجيه لكل لقاء، فبطبيعة الحال أنت لا تريد إرهاق الأشخاص بالتعامل مع الكثير من الإشعارات.
5. التأثير المطلوب: ما الذي تريد تحقيقه بفضل وسيلة الاتصال هذه؟ استخدم هنا الفئات الأربع من مبدأ عمل الفائدة / السلطة.

أمثلة ونماذج من TeamGantt و Smartsheet

يمكنك أن تنشئ خطة الاتصال الخاصة بك من الصفر، ولكن العديد من مواقع الويب تقدم نماذج قيمة لبناء طريقتك في التواصل. سنقدم مثالين عن ذلك.

القوالب

• نموذج خطة اتصالات TeamGantt (جدول بيانات جوجل Google).
• نموذج خطة اتصالات SmartSheet (ملف Excel).

القوالب اﻷصلية من أصحابها باللغة اﻹنجليزية، لذلك يمكنك اﻻستعانة بمترجم ليعمل على ترجمتها لك. نأمل أن تساعدك هذه المقالة في إدارة أصحاب المصلحة في دورك كمدير للمنتج.

ترجمة -وبتصرف- للمقال The Product Manager's Guide To Identifying and Managing Project Stakeholders لصاحبه Eduardo Mignot.

اقرأ أيضًا

• ما هي إدارة المنتجات؟
• كيف تدخل إلى مجال إدارة المنتجات وتنجح فيه؟
• دليل المبتدئين لمنهجية أجايل Agile
• تعرف على إطار عمل سكرام scrum أشهر أطر منهجية أجايل
• من هو مسؤول سكرام Scrum Master وما هي وظيفته؟