لفريق سكرام Scrum Team المقدرة على إنجاز أي مهمة خلال أسبوع إلى شهر إذا ما أُخذت المدة التي من المقرر إنجاز العمل بها والأسس المشتملة به بالحسبان؛ ولكن في الواقع ليس هذا أفضل ما يمكن أن يفعله الفريق سكرام، فالهدف من عمل الفريق (الفريق سكرام) هو تقديم خدمة سريعة ومتزايدة للمستخدمين النهائيين، وبالتالي من الخطأ وضع خطة ذات أمد طويل لينجز بها الفريق ذلك العمل، إذ بمجرد التركيز على ما هو مهم فعلًا ومعرفة كيفية التعامل مع المستجدات يمكن النهوض بالفريق إلى حد يمكنه من إنجاز عمله خلال 48 ساعة فقط. إليك في ما يلي كيفية تحقيق ذلك:
اليوم الأول
مهام اليوم الأول:
- ضع رؤية للعمل.
- حضر أدوات العمل.
- ضع قائمةً بالأعمال المطلوب إنجازها.
- تطوير قائمة الأعمال وإدخال تعديلات عليها.
الجلسة الأولى: وضع رؤية للعمل
أهم نقطة بالنسبة للفريق هي تحديد سبب وجوده أولًا، ولتحقيق ذلك لا بد من فهم مشكلة العمل التي تحاول الشركة حلها. فلماذا أُنشئ الفريق أساسًا؟ وما هي معايير النجاح لنقول بأن الفريق قام بعمل جيد أصلًا؟ تأكد من مشاركة الفريق بأكمله في مهمة هذه الجلسة ليكون الفهم مشتركًا.
باختصار: ستحتاج إلى بيان يلخص سبب وجود الفريق، مع معايير لقياس نجاحه.
الجلسة الثانية: تحضير أدوات العمل
إن العمل كفريق يعني وجود فهم مشترك لما يفعله كل شخص. تُعد البرمجيات المشتملة بإدارة المشروع السبيل لذلك، حيث يمكن اﻻعتماد على تطبيقات وبرمجيات مثل منصة أنا وجيرا JIRA وآزوري Azure board وجيت هب Github. تأكد من أن تلك الأدوات تحت تصرف الجميع في المشروع، كما يمكن استخدام اللوحات التمثيلية كانبان Kanban boards التي تمثل بصريًا وترتب مهام العمل أمام الأشخاص، بحيث تسهل فهم سير العمل للجميع. خذ وقتًا كافيًا لإجراء بعض التدريبات الذي لا بد منها حتى يتمكن الجميع من التنقل بين مهام المشروع وفهم كيفية سير العمل.
باختصار: يجب وضع عمل مشترك لمراقبة إنجاز المهام وتنظيمها، مع أعمدة لوحات كانبان Kanban متفق عليها مسبقًا تؤمن فهمًا شموليًا للعمل، والتأكد بأن الجميع مخول للمشاركة في المشروع.
الجلسة الثالثة: وضع قائمة بالأعمال المطلوب إنجازها
حان الوقت الآن لتدوين كل المهام التي يعتقد الفريق أنه بحاجة لإنجازها ضمن لائحة تحوي خانات تُكتب عليها المهام. في بادئ الأمر، لا تكترث للتفاصيل. اكتب كل ما يعتقد الأشخاص أن فعله ضروري، أو ما يعمل عليه الفريق الآن إذا كان الفريق قيد العمل أساسًا. المبدأ الأساسي هنا هو الشفافية بين جميع الأفراد بشأن الوضع الحالي للعمل. تجنب ملء الخانات بالتفاصيل، فسيحدث ذلك بمرور الوقت. سيتم العمل عليها بالتدريج، لذلك لا تضيع الوقت بالخوض فيها بالبداية. حاول أن تصف المشكلة بأسلوب جيد، وأنشئ خانة تعريفية تحوي سطرين من الوصف بحيث تكون مرشدة لفهم باقي الخانات.
باختصار: لا بد من امتلاك قائمة تضم كل الأعمال المطلوب إنجازها كأداة من أدواتك في مراقبة سير العمل.
الجلسة الرابعة: تعديل قائمة الأعمال المطلوب إنجازها
بعد أن حددتم جميعًا عناصر قائمة المهام المطلوبة، عليكم الآن مناقشة أولوية إنجازها، ويكون ذلك إما من حيث أولوية العمل، أو الترتيب المنطقي للإنجاز. مر مجددًا على الخانات الأكثر أهمية، واحرص على وضعها أعلى القائمة، ثم ابدأ بتفصيلها. ركز على جمع معايير قبول العمل من باقي الأفراد، وكذلك وصف المعلومات المطلوبة حتى تتمكن من بدء العمل في المهمة. احرص على جمع الأسئلة بدلًا من محاولة الإجابة عليها في الجلسة. وللتذكير مجددًا، عليك التعامل مع الأمور الغامضة بهدوء، إذ من المحتمل أن تكون هناك الكثير من الأشياء المجهولة في هذه المرحلة.
باختصار: يجب تحديد أولوية إنجاز المهام في القائمة، مع معايير القبول و والحصول على معلومات إضافية.
اليوم الثاني
مهام اليوم الثاني:
- إنشاء ورشة لتوزيع مهام العمل. *وضع خطة عمل لفترة زمنية معينة.
- تبيان متى يمكن القول أن المهمة قد أُنجزت.
الجلسة الخامسة: إنشاء ورشة لتوزيع مهام العمل
بعد قضاء ليلة من النوم الهنيء واحتساء فنجان مركز من القهوة، فإن هدف ورشة العمل الأولى لليوم الثاني هو: كيفية تحويل الفكرة إلى إنتاج؟ قد يكون هذا بديهيًا جدًا بالنسبة الفريق، ولكن غالبًا ما تكون هناك ثغرات في فهم العملية وتقبلها. وضّح ذلك مبكرًا لتجنب تلكّؤ عمل الفريق لاحقًا. وإذا كانت هناك إجراءات يلزم اتخاذها لإعداد التكامل المستمر أو عملية توزيع الأفراد على العمل، فأضفها إلى قائمة المهام.
باختصار: يجب التوصل إلى مخطط بياني لسير عملية تحويل الأفكار إلى إنتاج، مع لفت الانتباه للفجوات الحالية.
الجلسة السادسة: وضع خطة عمل لفترة زمنية معينة
حان الوقت لوضع أول خطة زمنية لعملك. تُعد إجراءات تخطيط فترات العمل الزمنية أمرًا بالغ الأهمية، لذا ضع هدفًا لتحقيقه خلال هذه الفترة؛ يعني ما الذي نريد تحقيقه فعلًا بنهاية الفترة الأولى بما يخص قيمة العمل؟ بمجرد الإجماع على ذلك الهدف، راجع بنود لائحة المهام بما يسهم في تحقيق الهدف، وانتقِ المهام بناء عليه.
سيساعدك ترتيب الأولويات الذي قمت به البارحة في المجموعة الأولى من المهام في ذلك حتمًا، لذا حدد مع الفريق مقدار ما يمكنك إنجازه في الفترة الأولى، ثم اتفق مع الفريق على خطة أولية حول ما سيقوم به كل عنصر في الفريق.
باختصار: ستحتاج إلى تحديد الهدف المراد تحقيقه خلال فترة من الزمن واستخدام لائحة المهام بما يوافق تلك الفترة، وإحداث انسجام بين ما سيعمل عليه الجميع في البداية.
الجلسة السابعة: تبيان متى يمكن القول بأن المهمة قد أُنجزت
بعد أن وضعت خطةً زمنيةً للعمل، قد تظن الآن أنك جاهز للمضي قدمًا في إكمال العمل، ولكن في الواقع الأمر لم ينته بعد! إذ ستفشل خطتك بسرعة ما لم يكن هناك تعريف مشترك لمفهوم الإنجاز في العمل.
يشمل مفهوم الإنجاز عمومًا ما نعنيه عند نقل المهمة من خانتها كمهمة مطلوب إنجازها إلى خانة الإنجاز ضمن اللائحة وفقًا لمعايير الإنجاز المتفق عليها مسبقًا، وبالتالي بدلًا من الاهتمام المبالغ به بملء خانة المهام المنجزة، يجب التركيز على امتلاك أسلوب قوي لفحص جودة المهام قبل نقلها إلى خانة الإنجاز، وتكوين فهم مشترك حيالها.
باختصار: من الضروري جدًا امتلاك قائمة بالمعايير التي يجب أن تفي بها كل مهمة لنقول أنها قد أُنجزت.
بعد هذين اليومين الشاقين، يجب أن يكون الفريق مستعدًا لامتلاك رؤية في العمل، وهدفٍ عليهم تحقيقه خلال فترة زمنية، ولائحة مهام عليهم إنجازها؛ مع فهم لكيفية توزيع تلك المهام على الأفراد، وتحديد مفهوم مشترك للإنجاز. والآن، يمكن للخطط الزمنية أن تنطلق وتتقدم، مع مراعاة مراقبتها وتقييمها يوميًا.
إن أحد نقاط القوة الرئيسة في الفريق سكرام هو الفحص المستمر لسير العمل والتكيف مع المستجدات، فهذا أمر بالغ الأهمية، نظرًا لمبدأ عمل الفريق سكرام ذي الطابع السريع.
تأكد بأن العملية تسير بكفاءة في بدايتها، ثم دعِ الفريق يتحسن بمرور الوقت، ولا بأس بالتكرار وإعادة المحاولة بعد اكتشاف الأخطاء أفضل من محاولة وضع خطة مثالية تبدأ بها المشروع.
ترجمة -وبتصرف- للمقال Hacking the Set Up of Your Scrum Team to Start Delivering Within 48 hours لصاحبه Edward Lowe.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.