اللماذات الخمسة (The 5 Whys): عملية بسيطة لفهم أي مشكلة

لا تجري الأمور كما هو مخطّط لها أحيانًا، حيث تتحطّم الأدوات وتختلف الآراء فتتهاوى الخطط التي كانت تبدو وكأنّها خطط مُحكمة، في مثل هذه الحالات، تكون معرفة ما حدث بالضّبط شيئا مفيدًا للغاية، حيث أنّ معرفة ما حدث قد يمنع حدوث نفس الشّيء مجدّدًا، هنا يأتي دور عمليّة بسيطة جدًّا لكنّها فعّالة للغاية وهي عمليّة اللّماذات الخمسة The 5 Whys.

العمليّة بسيطة بساطة اسمها، حيث يتمّ مناقشة الحدث أو التّحدي غير المتوقع الذي يتبع قطار أفكار إلى استنتاجه المنطقي من خلال طرح سؤال "لماذا؟" 5 مرات للوصول إلى جذور ما حدث، لكن هذه العمليّة أعمق بكثير من ذلك أيضًا، فلنلقي نظرة على أصل وتاريخ هذه العمليّة الفريدة، وسأخبرك قليلا حول كيف نستفيد منها نحن في موقع Buffer وكيف يمكن أن تفيدك أنت كذلك.

أصل اللماذات الخمسة؟

طُوّرت تقنية اللّماذات الخمسة The 5 Whys وضُبطت بدقّة داخل أروقة شركة Toyota Motor كعنصر حيويّ ضمن برنامجها التّدريبي لحل المشاكل.

ويصف تايتشي أونو مهندس نظام إنتاج تويوتا في الخمسينات هذه التقنية في كتابه الذي يدعى Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production بأنّها "أساس منهج تويوتا العِلمي...من خلال تكرار لماذا 5 مرات، تصبح طبيعة المشكلة بالإضافة إلى حلّها واضحين."

وشجّع أونو فريقه على التّعمّق في كل مشكلة تواجههم حتّى يجدوا السّبب الجذريّ، حيث كان يقول ناصِحًا إياهم: "أنظروا بتمعّن إلى أرضية الإنتاج دون أيّ أفكار مسبقة واسألوا لماذا 5 مرات حول كل أمر"

هذا مثال تقدّمه تويوتا لِلِماذات خمسة محتملة قد تستخدم في إحدى مصانعها:

1. "لماذا توقّف الروبوت؟"

شهدت الدّارّة تحميلا زائدًا للطاقة، ما تسبب في انفجار الصّمام الكهربائي.

2. "لماذا تمّ تحميل طاقة زائدة على الدّارّة؟"

لم يكن هنالك تشحيم كافٍ على المحامل، ما تسبّب في انغلاقها.

3. "لماذا لم يكن هنالك تشحيم كافٍ على المحامل؟"

لأن مضخّة الزّيت في الرّوبوت لا توزّع زيتًا كافيًا.

4. "لماذا لا تُوزّع المضخّة زيتًا كافيًا؟"

مسرّب هواء المضخّة مسدود بنِشارة معدنيّة.

5. "لماذا تسدّ النّشارة المعدنية مسرّب الهواء؟"

لأن المضخّة لا تحتوي على مِصفاة.

أصبحت هذه التقنية تُستخدم على نطاق واسع خارج أسوار شركة تويوتا، وهي ذات شعبيّة كبيرة في عالم التطوير المدروس، وكثير مما تعلّمناه من خلال تطبيق تقنية اللّماذات الخمسة قد تعلمناه من كتاب The Lean Startup لكاتبه Eric Ries.

كيف تعمل عملية اللماذات الخمسة

نعمل في شركتنا النّاشئة على تنفيذ عمليّة اللّماذات الخمسة بعد حدوث شيء غير متوقع، ما يعني أنّنا نقوم بهذه العمليّة كثيرًا. لقد وجدت أكثر من 20 جلسة ملاحظات على حسابنا على خدمة Hackpad، ولعلّ أكثر شيء ثابت في حياة شركة ناشئة هو مُختلف المشاكل المتنوعة الأحجام التي لا مفرّ منها.

لقد عقدنا هذه النقاشات حول كلّ جانب من شركتنا، من الهندسة مرورًا بالدّعم الفنّيّ وصولا إلى التّسويق وهلمّ جرًّا، وقد أثبتت نفس العمليّة نجاعتها بغضّ النظر عمّا إذا كان المشكل تقنيًّا أو إنسانيًّا، هكذا يفسّر Eric Ries العمليّة:

"تتضمن عمليّة اللّماذات الخمسة عقد اجتماعات فوريّة بعد حلّ المشاكل التي تواجهها الشّركة، يمكن لهذه المشاكل أن تكون أخطاء على مستوى التّطوير، توقّف الموقع عن العمل، فشل برنامج التّسويق أو حتى التأخر عن جداول زمنيّة محدّدة داخل الشّركة، يمكننا تحليل الأسباب الجذريّة في أي وقت يحدث شيء غير متوقّع."

من المهمّ الإشارة إلى أنّ هدف اللّماذات الخمسة هو الكشف عن السّبب الجذريّ الذي يفسّر حدوث شيء غير متوقّع وليس إلقاء اللوم على المتسبّب بذلك، كما يساعد ذلك فريق العمل على القيام بخطوات صغيرة تدريجيّة حتى لا تحدث نفس المشكلة مجدّدًا لأي أحد.

لقد كان أصل إجرائنا لعمية اللّماذات الخمسة كعادة مستمرّة راجعًا إلى فريق الهندسة، وهكذا يصف Sunil رئيس القسم التّقنيّ في شركتنا، التّغييرات التي نتجت عن اتخاذ هذه العمليّة كجزء روتيني من عملنا:

"ما يعجبني حقًّا في هذه العمليّة هو أنها تسمح لنا بالتّركيز على المشاكل عند حدوثها، وتساعدنا في العمل على التأكد من أنّها لن تحدث مجدّدًا، كما تتيح لنا في نفس الوقت ألاّ نقلق على المشاكل التي لم تحدث. أثق الآن أنّنا سوف نجري عمليّة اللّماذات الخمسة ونتعلم منها في حال حدوث شيء لم نتوقّعه. إننا نجعل عمليّة اللّماذات الخمسة تحدد الوثائق التي نحتاجها أو التّعديلات التي نحتاج لإجرائها في عمليّة دمج الموظفين الجدد."

إليك خطوات عمليّة اللّماذات الخمسة الأساسية في حال أردت تجربتها بنفسك.

1. اُدع كل المتضرّرين

2. اِختر رئيسًا للاجتماع

3. اِسأل "لماذا؟" 5 مرات

4. حدّد مسؤوليّات لإنجاز الحلول

5. أرسل النّتائج لفريقك عبر البريد الإلكتروني

اُدع أي شخص متأثر بالمشكلة

حالما يتمّ تحديد المشكلة أو الوضع ويتم التّعامل مع كافة المخاوف الفوريّة، اُدع أي فرد من الفريق تأثر أو لاحظ المشكلة إلى اجتماع اللّماذات الخمسة. نعقد اجتماعاتنا عبر Google Hangouts كون أعضاء فريقنا يتواجدون في أماكن متعددة.

اِختر خبيرا في اللماذات الخمسة من أجل ترأس الاجتماع

سيقود خبير اللّماذات الخمسة النقاش، يسأل اللّماذات الخمسة ويعيّن المسؤوليات من أجل إنجاز الحلول التي يقدّمها الفريق، في حين سيعمل بقية أعضاء الفريق المتأثّرين بالمشكلة على الإجابة على تلك الأسئلة ومناقشتها.

من خلال تجربتها، يمكن لأيّ أحد أن يكون خبيرًا في اللّماذات الخمسة، فليس هنالك أيّ مؤهّلات خاصّة، وليس من الضّروري أن يكون قائد المشروع أو المتسبّب في المشكلة، كما أنّنا وجدنا أنّ تدوين خبير اللّماذات الخمسة للملاحظات أثناء الاجتماع فكرة جيّدة، باستثناء إذا كان يفضّل تعيين شخص آخر للقيام بذلك.

اِسأل "لماذا" 5 مرات

عليك التّعمّق 5 مستويات داخل المشكلة عبر 5 مستويات من اللّماذات، يبدو هذا مثل الجزء الأبسط من الأمر، لكنه يمكن أن يصبح صعبًا للغاية على أرض الواقع، حيث أنّ البدء بطرح سؤال وجيه، يجعل اللماذا الأولى تبدو هي مفتاح القضيّة. عندما نجري عمليّة اللّماذات الخمسة، يمكن أن تشعر بأن العمليّة طبيعيّة وأنه من المفيد تفقّد كافة الطّرق المحتملة وأن تكون شاملا للغاية. مع ذلك، يمكن لهذا أن يوسّع مدى ظهور إجراءات التعلّم والتّصحيح المطلوبة، حيث من المفترض أن تكون هذه العمليّة عمليّة مدروسة تتيح لنا اختيار الطريق الذي يجعلنا نجري عدد الإجراءات التصحيحيّة المطلوبة من أجل حلّ المشكلة.

دائمًا ما نقنع أنفسنا بأن علينا اختيار طريق واحد فقط واتّباعه، وإذا ظهرت نفس المشكلة مجدّدًا، عندها يمكننا اختيار طريق آخر مجدّدًا. نعمل معًا على على كل اللّماذات الخمسة على حِدة ونكتشف الخطوات القابلة للتّنفيذ والتي تم اتّخاذها أو سوف يتمّ اتّخاذها.

تعيين مسؤوليات لإنجاز الحلول

عند نهاية التطبيق، نراجع كلّ سؤال وجواب معًا ونقدّم 5 إجراءات تصحيحيّة ذات صلة بها، على أن يوافق الجميع عليها، ليبدأ الخبير بتعيين مسؤوليّات الحلول على المشاركين في النقاش.

مراسلة الفريق أكمله بالنتائج

بعد عمليّة اللّماذات الخمسة، سيكتب أحد المشاركين في الاجتماع ما تم مناقشته بلغة واضحة وبسيطة قدر المستطاع، ثم نضيفها إلى خاصية المجموعات على موقع Hackpad ونراسل كافة أعضاء الفريق بالنّتائج، حيث تعتبر مراسلة الفريق بالنّتائج أحد أهمّ خطوات العمليّة برمّتها.

فعل هذا يعدّ شيئا منطقيًّا ليس بالنسبة لشركة تهتم بالشّفافية كشركتنا فحسب، بل إنّ هذه العمليّة مفيدة للغاية لأي أحد حتّى يبقى على اطلاع مستمر ويفهم أيّ خطوات تتّخذها كنتيجة لعمليّة اللّماذات الخمسة.

يفسر Eric Ries أهمّية مراسلة أعضاء الفريق قائلا: "تتمثّل فائدة مشاركة هذه المعلومات على نطاق واسع في توضيح أنواع المشاكل التي يواجهها الفريق للجميع، كما أنّها توضّح كيفية معالجة هذه المشاكل، وإذا كان التحليل مُحكمًا، فسيسهّل ذلك فهم كافة أعضاء الفريق للسّبب الذي يدفع الفريق لتخصيص وقت من أجل الاستثمار في الوقاية من المشاكل بدلا من العمل على ميّزات جديدة. من جهة أخرى، إذا لم تنجح العمليّة – وهو شيء جيد أيضًا – ستعلم حينها أنّ لديك مشكلة: فإمّا أنّ التحليل لم يكن مُحكمًا وسيكون عليك القيام به مجدّدًا، أو أنّ شركتك لا تفهم أهمّية ما تفعلهُ، في هذه الحالة، سيكون عليك تحديد المشكلة التي تواجهها أولا -من بين المشكلتين السّابقتين- ثم حلّها."

اجمع المعلومات المطلوبة وستكون أمام عمليّة كهذه:

بعض الأمثلة الواقعية للماذات الخمسة

لتحويل اللّماذات الخمسة من الجانب النّظري إلى التّطبيقي، هذه نظرة على بعض اللّحظات التي تطلّبت منّا عقد اجتماعات اللّماذات الخمسة:

تعرضنا لانقطاع نظام عملنا على نطاق واسع أوائل سنة 2014، وكانت هذه هي عمليّة اللّماذات الخمسة التي أجراها الفريق:

1. لماذا تعرّض النّظام لانقطاع؟

لأنّ قاعدة البيانات أصبحت مقفلة.

2. لماذا أصبحت قاعدة البيانات مقفلة؟

لأنه كان هنالك عدّة عمليات كتابة داخلها.

3. لماذا كنّا نقوم بعمليات كتابة كثيرة جدًّا داخل قاعدة البيانات؟

لأنّ هذا لم يكن متوقّعًا ولم يتم اختبار تحميلها.

4. لماذا لم يتمّ اختبار التحميل المتغيّر؟

لأننا لا نملك عمليّة تطوير مجهّزة للوقت الذي يجدر بنا اختبار تحميل التّغييرات.

5. لماذا لا نمتلك عمليّة تطوير مجهّزة لاختبار التّحميل؟

لم نقم أبدًا بعمل الكثير من اختبارات التحميل وقد بدأنا بالوصول إلى مستويات جديدة.

وقد كانت الإجراءات التصحيحيّة التي تمخّضت عن ذلك كالتالي:

1. التحقيق في قفل قاعدة البيانات عبر أداة (mongostat (Sunil/Colin

2. إيقاف عامل التلخيص وإيقاف كافّة عمليّات قاعدة البيانات (Sunil/Colin)

3. تصنيف المهام ذات الحجم الكبير المشارك Sunil فيها (Brian/Sunil)

• إنشاء تصنيف خدمة Trello للمهام ذات الحجم الكبير ليسهّل على Sunil حلّها.

4. عمل Sunil وColin على العناصر التي يعتبر اختبار تحميلها منطقيًّا.

5. التّعليم والتّعلّم أكثر حول العمل في بيئة ذات مستوى عالٍ.

• المشاركة عبر البريد الإلكتروني والقراءة أكثر.

• تعليم الموظّفين الجُدد مقياس المستوى الذين نعمل عليه.

هذا مثال من فريق الدّعم الفنّي، لقد أراد أحد موظفي فريق الدعم الفني الخاص بشركتنا أن يفهم كيف كان بإمكانه التّعامل بشكل أفضل مع مشكلة أحد العملاء، لذا عمل على إجراء عمليّة اللّماذات الخمسة بشكل معدّل وشاركها مع الفريق.

اللماذات الخمسة – محادثة دعم صعبة

أردت التّفكير في محادثة صعبة تمت على منصة Olark حيث لم أستطع توفير تجربة الدعم التي أسعى إليها.

1. لماذا كانت هذه المحادثة صعبة للغاية؟

لقد كان العميل يواجه تجربة فظيعة وبالتالي فقد كان مُحبطًا لأسباب مفهومة، وقد استخدمت نبرة كان من المفترض أن تكون رسميّة أكثر وجدّية أكثر من المعتاد، أعتقد أن ذلك زاد من تفاقم الوضع.

2. لماذا اخترت تلك النّبرة؟

تعلّمت في الماضي أنه عندما يمرّ شخص بوقت عصيب، يفترض أن يكون عدم إظهارك لسعادة أو حماسة كبيرة بشكل علني كفيلا بتجنّب جعل العميل يشعر وكأنّك لا تأخذه على محمل الجدّ.

3. لماذا لم تكن هذه النبرة في محلّها؟

أعتقد أنني أصبحت عن غير قصد باردًا وبعيدًا عن العملاء في محاولتي لأكون مُحترفًا ورسميًّا.

4. لماذا جعل هذا من المحادثة تجربة سيّئة للمستخدم؟

لم أستغل فرص مساعدة العميل لجعله يشعر بأنني إلى جانبه، بأنني أستطيع تفهّم إحباطه وبأنني أعامِله كإنسان.

5. لماذا لم أستغلّ تلك الفرص؟

كنت مركّزًا بشكل أكبر على حلّ المشكلة بدلا من الشخص الذي يعاني منها.

لقد تعلّمت الكثير من هذه الأمثلة ومن المشاركة في عمليّات اللّماذات الخمسة. لقد كان من الرّائع اكتساب عادة التّأمل في كلّ مرّة يحدث فيها شيء غير متوقع واتخاذ خطوات تدريجيّة حتى نغيّر ما قد يحدث مستقبلا.

اللّماذات الخمسة في الحياة اليومية

رغم أن اللّماذات الخمسة تستخدم على نطاق واسع من أجل استخدامات التّصنيع والتّطوير، فقد وجدت أنها قابلة للتطبيق في الحياة اليومية في أي حالة يحتاج فيها المرء إلى فهم أعمقَ لمشكلة ما، تحدٍّ ما أو حتى الدافع للقيام بعمل ما.

يوفر الرّسم البياني التّالي من مدونة Start of Happiness مثالا رائعًا:

منذ أن تعلّمت عمليّة اللّماذات الخمسة، أصبحت أجد نفسي أسأل "لماذا؟" كثيرًا، ماذا عنك؟ هل سبق لك تجربة عمليّة اللّماذات الخمسة؟ وهل من طريقة أخرى تنهجها لحلّ المشاكل التي تواجهك؟

ترجمة -وبتصرّف- للمقال The 5 Whys: A Simple Process to Understand Any Problem لصاحبته Courtney Seiter.