البحث في الموقع

لا أعرف ما السبب ولكن يبدو لي أن المستقل يعمل ويستمر في العمل إلى أن يَخمد بغتة، وقد تعتقد أن هذا الخمود لن ينال منك على اعتبار أنك مستقل يعتز بعمله ويتقنه، ومنسجم مع الضغط والإجهاد المصاحب له، ولكني سأخبرك وبكل أسف خلاف ذلك: سيُصيبك هذا الخمود شئت أم أبيت، وقد انتاب هذا الخمود عموم المستقلين الذين أعرفهم مرة واحدة على الأقل، ولكن الحل موجود ويمكن تحاشي هذا المصير المشؤوم. كيف يمكن تفادي خمود المستقل؟نسمع ونقرأ بين الحين والآخر ومن العديد من الأشخاص عن طرق مختلفة في تجنّب خمود المستقل، ولكن ومن خلال تجربتي لا يوجد سوى طريقة واحدة ناجعة على المستوى البعيد، وهي جدولة مشاريع العملاء، ثلاث كلمات بسيطة قد لا توحي بالكثير، ولكنها نقيض ذلك تمامًا. ليست المسألة فقط عبارة عن جدولة المشاريع من خلال التيقّن من عدم تقاطع أوقات التسليم deadlines بين المشاريع، بل القضية أصعب من ذلك، حيث يوجد بعض الكيفيات الواجب أخذها بعين الاعتبار عند جدولة المشاريع في قائمة المهام. امنح فترة التنفيذ مدة احتياطيةنميل نحن المستقلين إلى المبالغة في تقدير قدراتنا ومهاراتنا، فقط لأنك تعتقد أنه بإمكانك استكمال المشروع في ثلاثة أيام لا يعني أن ستفعل ذلك، فقد تمرض، قد يتطلّب المشروع مزيدًا من البحث، قد يطرأ أي أمر جلل في حياتك الشخصية ولا يحتمل التأجيل، هذه أمور تحدث بين الحين والآخر ويجب التعامل معها، فإن لم امنح نفسي أريحية في وقت التنفيذ، سأتخلف عن الموعد النهائي للتسليم بلا شك، وعليه قسّم المشروع إلى واجبات صغيرة وأعطِ نفسك المزيد من الوقت لاستكمال هذه المهام أكثر مما تظن أنها تحتاج. لا تبالغ فلن تصل عنان السماءنميل أيضًا نحن المستقلين إلى المبالغة في حماسنا عندما يأتي الأمر إلى الوعود التي نقطعها على أنفسنا فيما يخص النتائج النهائيّة، ومن الهين جدًا السقوط في هذا الشرك، فقد تنقلب تدوينة إلى فاجعة، وذلك فقط لأن الكاتب المستقل أكّد للعميل أن التدوينة ستنتشر كالنار في الهشيم على مواقع التواصل الاجتماعي، ما أريد قوله، لا تحمّل نفسك ما لا طاقة لك به ولا تزد من الأعباء غير الضرورية على كاهلك، ولا تقطع وعودًا لا قدرة لك على ضمانها، فأنت كمستقل الشيء الوحيد الذي تستطيع ضمانه هو جودة عملك. التزم بجدول المواعيد ولا تحيد عنه البتةفقط لأن منزلك هو مكتبك ويتيسّر لك العمل بملابس النوم، لا يعني أن تفعل ذلك. لا يهم إن كنت تفضل نور الصباح أو عتمة الليل، ما يهم هو إعداد جدول زمني للمشروع والالتزام به، وبالتالي إن كان هذا يعني العمل من الساعة الثالثة بعد منتصف الليل، إذا عليك الالتزام بهذا الموعد إلى حين استكمال المشروع الحاضر بين يديك، إلا إذا تدخلت مشقات الحياة بالأمر، حينها ستحتاج مزيدًا من الوقت المقدر، وهنا تأتي نقطة الأريحية في موعد التسليم النهائي، والتي ستقطف ثمارها وابتسامة تملأ وجهك. تيقظ من وجود بيان نطاق المشروع scope creepتُعتبر هذه الحالة الوحيدة التي لا يستطيع المستقل النجاة منها إن راح ضحيتها، والطامة الكبرى أن العميل غالبًا لا يُدرك أنه يُثقل على المستقل: من فضلك، هلا كتبت تعريفًا للمقال الذي تعدّه من أجل النشرة البريدية newsletter حتى يتسنى لنا إرساله إلى قائمة المتابعين بأسرع وقت ممكن عند نشر المقال؟ الطلب بسيط، وبالأخص أنك صاحب المقال، ولن يستغرق كتابة التعريف الوقت الطويل، لا بل من الممكن استخدام مقدمة المقال نفسه، ولكنه غاب عنك وجوب إما تعديل المقدمة لتلائم طول تعريف المقال ليناسب مع النشرة البريدية أو كتابة واحدة جديدة كليًا، طبعًا في كلتا الحالتين هذا عمل إضافي يجب الاهتمام به، ومع العمل الإضافي يأتي الوقت الإضافي. بناءً عليه، في المرة القادمة التي يطلب فيها العميل تعديلًا بسيطًا أبلغه بعدم وجود أي إشكال في ذلك، مع وجوب تأجيل الموعد النهائي بضعة أيام بالإضافة إلى التكلفة الإضافية لقاء هذا التعديل، ومن المستحسن أن تُضمّن بندًا خاصًا بهذا الشأن في العقد أو اتفاقية الاستخدام التي تستخدمها، والذي يُمكن الرجوع إليه عندما يطلب العميل طلبًا إضافيًا. أتمت المهام أو عهدهاتناولنا قضية الوقت من جانب الأريحية في تنفيذ المشاريع، ولكن ماذا عن توفير الوقت؟ هنا يأتي دور أتمتة المهام أو تفويضها لأحدهم، فيمكنك إما البحث عن الأدوات التي من شأنها المساعدة في أتمتة بعض المهام في عملك، أو يمكنك توظيف أحد المستقلين في إنجاز المهام التي تستنزف ساعات من العمل أو تلك المهام التي لا تستسغ التعامل معها، وبهذه الطريقة سيكون لديك وقت إضافي لتستغله في رفع جودة المشروع. زبدة الكلاملا نحتمل كمستقلين الخمود، فهو لا يؤثر على الرزق والمدخول الشهري فقط، بل أيضًا يمنعنا مع العمل على ما نحب، بالإضافة إلى ما يعقب الأمر من كآبة في نفسيتنا، وسيكون هناك مطبات لا يمكن تجاوزها مهما كنت يقظًا، ولكن تذكّر دائمًا أن جدولة المهام بالطريقة المناسبة وتوزيع الوقت بين المشاريع وإعطاء متسع من الوقت لكل مشروع هو أفضل سبيل في مقاومة الممل والخمود. ترجمة وبتصرّف للمقال The smart freelancer’s guide to avoiding burning out (Hint: schedule client work) لصاحبته Samar Owais. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.

نحن جميعا مشغولون، لكن في بعض الأحيان تأتي فترات يتراكم فيها العمل حتّى يبدو وكأنّه لن ينتهي أبدا. يحدث هذا الأمر معي في كثير من الأحيان بسبب الوفرة أحيانا والندرة أحياناً في عملي الحر، إدارتي لشركتي الناشئة، والانشغال في المشاريع الجانبية. لكن، لماذا يبدو أن العمل الذي يمكنني القيام به يصبح أقل كلما أصبحت أكثر انشغالا؟ شلل تراكم العمل بالنسبة لي، هناك نقطة تحول عندما انتقل من كوني مشغولة، إلى كوني مشغولة جدًا بحيث أعجز عن القيام بأي شيء. فعندما تكون لدي الكثير من الأعمال التي يجب إنجازها، عادة ما يكون رد فعلي هو التوقف عن العمل وتجنّبه تماما. في الماضي، كانت تستميلني المشتتات الأخرى، كالإفراط في مشاهدة التلفاز، لكن كل هذه الأفعال ترجع لنفس السبب الذي ينبع من اللاوعي: لكي أبقي ذهني منشغلا حتى لا أواجه حقيقة تراكم عملي. دليلك من 4 خطوات للعودة إلى نشاطك والعمل بالتأكيد يؤدي عجز تراكم العمل إلى تقليل الإنتاجية، لكن يمكن أن يحدث ما هو أسوء، إذ يمكن أن يضعك في دوامة مستمرة من الإحباط: تتجنب العمل الذي يجب إنجازه، ثم تشعر بالإحباط بسبب تضييع نصف يومك في اللعب أو مشاهدة التلفاز، مما يعني أنّك لا تملك الدافع لتبدأ العمل من جديد، ومن ثم ينتهي الأمر بإهدار النصف الآخر من اليوم بنفس الطريقة. وما يزيد الطين بلّة هو أنّ جميع هذه الأفعال لا تأتي بنتيجة سوى زيادة عبء العمل، مما يزيد احتمالية مواصلتك القيام بهذه الأفعال غدا، وبعده، وبعده. لقد وجدت نفسي أسقط في هذه الدوامة عدّة مرات، حتّى أصبحت، على الأقل، في مرحلة أدرك فيها الحالة عندما تحدث، وهنا يصبح إعداد خطة للتصرّف أمرًا حاسمًا. أوصي، وبشدة، بإنشاء خطة للتصرف حيال الأمر بشكل مُسبق قبل أن تصل إلى المرحلة التي تحتاجها فيها. لأنه عندما يحين وقت مواجهة شلل تراكم العمل لن تكون في حالة مزاجية تسمح لك بإعداد بخطّة حينها. وستكون محظوظا إن استطعت تنفيذ الخطة التي أعددتها، مثلي. فيما يلي 4 أفكار وجدتها مفيدة في إخراجي من دوامة الخمود والتقاعس عن العمل: 1. اختر مهمة واحدة وقم بإنهائها لا بد من أنّك تعرف ذلك الاندفاع البسيط الذي تشعر به عند شطب مهمة قمت بإنجازها من قائمة مهامك، أو عند مشاركة رابط عبر الإنترنت لشيء أصبح جاهزا للإطلاق بعد طول انتظار. لا شيء يمنحني التحفيز كشعور الإنجاز الذي يأتي بعد إنهاء شيء ما. وأنا أستحضر هذا الشعور عندما أعاني من عبء العمل الهائل الذي يثقلني لكي أتمكن من اختيار مهمة واحدة أركّز عليها كل يوم. ثم أستجمع كل طاقتي وأصبّها نحو إنهاء هذه المهمة، وأنا على يقين بأنني سأشعر بشكل أفضل نحو عبء العمل ككل عندما أقوم بذلك (لأنّه يعزز ثقتي بقدرتي على إنجاز الأمور). لكن المشكلة مع هذا النوع من العجز هي أنّك نادرًا ما تعرف من أين تبدأ. بالنسبة لي، عادة ما أبدأ بكتابة جميع الأمور على ورقة أو سبورة بيضاء. إذ أنّ رؤية كل المهام التي يجب إنجازها مكتوبة أمامي تساعدني على النظر فيها جيدا ومعرفة من أين أبدأ. يقوم المؤلف Scott Berkun بذلك أيضا: يحب Scott العمل مع القوائم، فهي تساعده على تجزئة كل مهمة إلى مهام أصغر حتى تصبح أكثر قابلية للإدارة. أما طريقتي في إدارة المهام فهي التخطيط لها على تقويم، ثم العمل بشكل عكسي للتخطيط لكل مرحلة تحتاج إلى الإنهاء على طول المسار. لكي تبدأ العمل، قم بكتابة جميع أعمالك المتراكمة على ورقة لتتمكن من العثور على موضع للبدء منه. في بعض الأحيان أختار عملا صغيرًا لأبدأ به، لمجرّد أنّه قابل للتنفيذ. قد يكون هذا العمل رسالة بريد إلكتروني إلى عميل قمت بتأجيلها، أو بعض الفواتير التي يجب أن أرسلها. في بعض الأحيان، تكون المهام الضرورية في قائمة أعمالي المتراكمة والتي هي صغيرة بحد ذاتها، هي الأفضل للبدء منها. وبإمكاني استخدام الحافز المتولد من إنهاء المهام الصغيرة في الاندفاع لمعالجة المهام الكبيرة والتي تثقل كاهلي في الحقيقة. 2. حدد الأولويات لقد وجدت أن تحديد الأولويات هو من أكثر الأمور أهمية عندما أكون غارقة في العمل. فتراكم العمل غالبا ما يكون قوة تدفعني إلى إعادة النظر في أولوياتي والتخلي عن بعض الأمور التي شعرت أنّه عليّ القيام بها. عادة ما يكون حضور الاجتماعات، القيام بعمل مجّاني لمساعدة صديق، أو اللقاءات غير المهمة هي أول الأمور التي يجب أن أفكر فيها. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن أخصص وقتا إضافيا لقضائه في العمل على مشروع جانبي أو تعلّم مهارات جديدة. هذا النوع من تحديد الأولويات يمكن أن يشعرك أحيانا وكأنه شيء من الأنانية (مما يزيد من إجهادك). إذ إنّه من المؤلم أن تتعمد التخلي عن الأمور التي ترغب في القيام بها أو تأجيلها، لكن من الضروري أن تقلل عبء العمل إلى الحد الذي يصبح فيه قابلًا للإدارة. مع العلم أنّ هذا الإجراء هو تدبير مؤقت يمكن أن يساعد في تخفيف ذلك الألم. إذا كنت تواجه صعوبة في تحديد الأولويات، يقترح المؤلف Gary Keller أن تطرح هذا السؤال البسيط على نفسك: "ما هو الشيء الوحيد الذي أستطيع القيام به بحيث يصبح كل شيء بعد إنهاء هذا الشيء أكثر سهولة أو أقل لزوما؟" الطريقة التي نجحت معي في هذه الحالة هي مصفوفة الأولوية من كتاب Stephen Covey؛ The 7 Habits of Highly Effective People (العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية): التفويض/التوكيل أيضا يمكن أن يكون مفيدا في مثل هذه الفترات. لا تُتاح لي الفرص دائما لأوكل الأعمال إلى غيري، لكن عندما أكون غارقة في العمل، أقوم بتمرير بعض أعمال شركتنا النّاشئة إلى شريكي المُؤسّس. على سبيل المثال نتشارك المهام المتعلّقة بدعم العملاء، لكن عندما يكون لدى أحدنا الكثير من أعباء العمل في المجالات الأخرى، يتكفل أحدنا بهذا العمل لتوزيع الحمل بشكل متساو. بإمكانك أيضا أن تقوم بتفويض المهام والواجبات الأسرية. فإذا كان هناك من يتولى الأعمال المنزلية، يطبخ الطعام، أو يعتني بالأطفال، سيُتاح لك المزيد من الوقت للتعامل مع العمل المتراكم. 3. تقدم بخطوات صغيرة لقد ذكرت سابقا أنني في بعض الأحيان أبدأ بالعمل على المهام الصغيرة فقط لأنني أعلم أنّ بإمكاني إكمالها. هذا الشعور بالإنجاز هو كل ما أبحث عنه في الأساس، فهو أفضل ترياق أعرفه لعلاج العجز عند امتلاك الكثير من العمل للقيام به. إذا كانت هذه الخطوة الصغيرة هي كل ما يمكنك القيام به، فالقيام بها أفضل بكثير من عدم القيام بأي شيء (والذي على الأرجح سيقودك إلى التراجع إلى الخلف كلما تراكم العمل). تحفّزني القائمة القصيرة التي تحتوي على الخطوات التي قمت بإنجازها، وهي كافية لتجعلني أشعر أنّي قد حققت شيئا في نهاية اليوم، فالدافع البسيط أفضل من لا شيء. مثلا، إذا كانت لدي مقالات يجب كتابتها، أحيانا أبدأ بإنشاء مستند Markdown جديد لكل مقال وأحفظه. قد لا يحتوي هذا المستند سوى على العنوان، لكنه موجود الآن، وأصبحت أعرف من أين أبدأ عندما أكون جاهزة للعمل عليه. أي بطريقة ما قد تغلّبت على عقبة البداية. في بعض الأحيان يتكون عبء العمل الكبير من المشاريع الجارية. وفي هذه الحالة يمكن أن تساعدك الخطوات الصغيرة في العثور على الشعور بالإنجاز الذي قد يكون من الصعب الحصول عليه عندما تعمل على شيء أو مشروع يحتاج إلى مدّة طويلة جدًا لإنهائه.. عندما أشعر بالإرهاق من المشاريع الكبيرة، أقوم بتجزئتها إلى مهام صغيرة يمكنني إكمالها خلال يوم واحد، وأبدأ بالعمل على هذه المهام قبل بناء الأجزاء الأكبر من العمل. 4. اجعل صحتك أولوية عندما تقوم بتحديد الأولويات لأعمالك المتراكمة، قد يكون من المغري أن تتغاضى عن بعض الأمور مثل النوم والتمارين الرياضية مقابل الحصول على المزيد من الوقت لإنهاء عملك. وحسب تجربتي، لا يُمكن أن تُعامل هذه الأمور على أنّها اختيارية كالمناسبات الاجتماعية أو العمل على مشاريع جانبية. يجب أن تكون صحّتك في قمة أولوياتك، وخصوصا عندما يكون العمل المتراكم مهما بحيث يتنافس على المركز الأول. بالنسبة لي، أسهل الأمور التي أتغاضى عنها عندما أكون غارقة في العمل هي وقت الرّياضة، الطعام الصحي، وأخذ قسط كاف من النوم. وللأسف، هذه ليست الأمور التي يمكنني التخلي عنها بسهولة إذا كنت أريد البقاء في أفضل حالاتي. ويصبح أدائي الجيّد أكثر أهمية عندما يتراكم العمل أكثر من المعتاد. عندما أشعر بأنني أنجرف نحو شلل تراكم العمل، أتأكد من تخصيص وقت لممارسة الرّياضة والالتزام بجدول نوم منتظم. وبما أنّ حجم العمل يمكن أن يأخذ معظم الوقت بحيث لا أتمكن من تخصيص وقت للطهي كل يوم (وأنا لا أرغب في أخذ استراحة إذا كنت قد اكتسبت القليل من الاندفاع للعمل)، أحاول طهي الطعام على شكل دفعات، أو شراء وجبات خفيفة صحيّة لجعل تناول الطعام سهلا بما فيه الكفاية لكيلا أهمله بشكل كامل.. خاتمة في المرة القادمة التي تجد فيها نفسك تهدر الساعات في اللعب أو مشاهدة التلفاز بينما يتزايد عبء العمل، تذّكر أنّك لست الوحيد الذي يُعاني من ذلك. فجميعنا نشعر بهذا الشعور أحيانا. وأفضل شيء يمكنك فعله في هذه الحالة هو التركيز على اتخاذ إجراءات صغيرة؛ قم بإنهاء مهمة صغيرة واستخدم ذلك الحافز لمواصلة العمل حتى يصبح عبء العمل قابلًا للتحكم فيه مجددا. ومهما كان الذي تقوم به، لا تنظر لبقية العمل، ركّز فقط على ما تقوم به في هذه اللحظة وتأكد من إنهائه. ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to put an end to workload paralysis لصاحبته: Belle Beth Cooper. حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.