البحث في الموقع

قلتها سابقًا وسأقولها مرة أخرى، تعلّم كيفية استخدام الهاتف هو أمرٌ مهم عندما يتعلّق الأمر بقدرتك على جمع فواتير عملك. مع قدرتنا على التواصل مع أي شخص وجميع الأشخاص عبر الرسائل النصية أو البريد الالكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي ببضع نقرات، ننسى في معظم الأحيان أنّ التواصل الكلامي هو الطريقة الأكثر فعاليّة لإيصال رسالتك، وعندما يتعلّق الأمر بتحصيل المال، عليك أن تحرص على أن تصل رسالتك بشكل واضح. إليك بعض من نصائحي لاستخدام هاتفك لتتمكّن من تحصيل فواتيرك: 1. امتلك أساسيات آداب التحدث عبر الهاتف يشعر جزء مني حتى بالسخافة لكتابة هذا القسم، لكنّني شخصيًا كثيرًا ما خضت مكالمات هاتفيّة مهنيّة لم يمتلك فيها الطرف المقابل من المكالمة أي أساس من أساسيات آداب وقواعد التحدث على الهاتف، ولا يتوقف الأمر عن إبهاري. لذلك إليك بعض من أهم الأساسيات لنبدأ بها: لا تأكل أو تشرب ابدًا أثناء تحدثك على الهاتف، وتحدّث بوضوح. أجب على هاتفك بمهنيّة (بذكر اسمك أو اسم شركتك)، وبالعكس كذلك، عند اتصالك بعميل عرّف عن نفسك وعن شركتك. لا تقاطع ابدًا الشخص الذي تتحدث معه. لا تستخدم مكبر الصوت وتجنّبه قدر الإمكان. سبق وكنّا جميعًا طرفًا بمكالمات هاتفيّة قام فيها الشخص الآخر بجميع هذه الأمور، وذلك مثير للجنون، ولا أحد يحب هذا النوع من الأشخاص. 2. تمرّن وتمرّن وتمرّن من السهل إرسال بريد إلكتروني إلى عملائك بكل بساطة عوضًا عن التوقف عما تقوم به وإمساك هاتفك والاتصال بهم. أعلم أنّي شخصيًا لم أعد أتحدث مع الكثير من أصدقائي عبر الهاتف بعد الآن، ونتواصل مع بعضنا البعض عبر الرسائل النصيّة بين اجتماعاتنا الأسبوعيّة. ترسل لي أمّي في معظم الأحيان أيضًا بريدًا إلكترونيًا لتخبرني عن ابن أخي الصغير ومجالستها له. نتواصل أنا وخطيبي كذلك عبر الرسائل أثناء عملنا. فليس من الغريب أن تكون فكرة الاتصال بالعميل مخيفة نوعًا ما. أضف إلى ذلك توتر التحدث عن المدفوعات التي تأخّر العميل عن تسديدها، وسيصبح لديك وضع معظم الأشخاص مستعدّين لتجنّبه. وللتغلّب على ذلك، أنصحك بالتمرّن. طريقة جيدة للبدء هي بتحديد أهداف لنفسك، أجري مكالمة واحدة من الاتصالات العاديّة لتسويق خدماتك في اليوم لمدّة أسبوع. جد عملاء محتملين وأمسك هاتفك واتصل بهم وأخبرهم عن خدماتك. ثم حاول إجراء مكالمتين أو ثلاث مكالمات تسويق عاديّة في اليوم لمدّة أسبوع وهكذا. يمكنك بهذه الطريقة التغلّب على قلق وتوتر المكالمات الهاتفية مع شخص غريب، إذا توترت أو أخفقت أثناء المكالمة، لن تكون مشكلة كبيرة، فأنت لا تتحدث مع عميل مهم تحاول إثارة إعجابه ، بل مع شخص غريب تمامًا، أمّا إذا نجح الأمر فقد تحصل على عميل جديد، فهي معادلة رابحة في الحالتين. كلّما تحدثت على الهاتف أكثر، اختفى توتر المكالمات الهاتفيّة بشكل أسرع، وبالتالي عندما تحتاج إلى الاتصال بعميل فيما يتعلّق بمدفوعات تأخّر بتسديدها، لن تشعر تقريبًا بأي غرابة. 3. تحدث بمهنية إنّ ذلك أمر مهم خصوصًا إذا كان حديثك مع العميل يتعلّق بالمدفوعات. يمكن لموضوع المال أن يمّد الأشخاص بشعور من الغرابة وعدم الراحة، لكن مع ذلك عليك أن تتذكّر دائمًا أنّك تمثّل عملك. حافظ على المحادثة هادئة ومهنيّة في جميع الأوقات، فلا مكان للمشاعر في المحادثة. الجانب الإيجابي للتحدث عبر الهاتف في هذه المواقف هو أنّ الشخص على الجهة الأخرى من المكالمة لا يستطيع رؤيتك. فإذا وجدت نفسك قد بدأت بالتوتر أو الغضب أو الانزعاج أو القلق، لا يجب أن يعرف عميلك ذلك ابدًا. إذا حافظت على صوتك ونبرته هادئين وعلى كلماتك مهنيّة، لن يعلم العميل ابدًا بوجود أي توتر في جهتك. تذكّر فقط أنّه إن كان عميلك يحاول فعلًا التهرّب من الدفع لك، فهو يريدك أن تخسر رباطة جأشك، ويأمل أن تصبح المحادثة غير مريحة وغريبة بالنسبة لك. الحفاظ على الحديث مهنيًا سيبقيك متحكّمًا بنفسك. 4. اعرف ما ستقوله قبل أن تتصل قبل أن تمسك الهاتف حتى، اعلم ما تريد قوله. قد يبدو هذا واضحًا، لكن عندما تتصل من أجل أمور كالمال وفواتير متراكمة، يمكن للمحادثة أن تصبح بسرعة غير مريحة، لذا آخر ما ترغب به هو أن تخسر مكانك. نسيان النقاط التي تريد التحدث عنها أمام عميلك سيجعلك تبدو غير مستعد وغير مهني. وإذا كان عميلك يبحث عن عذر حتى لا يدفع لك، سيصبح ذلك أسهل عليه إن لم تعلم ما الذي تريد قوله على الهاتف أثناء مطالبته بمستحقّاتك. إذا لم تكن قادرًا على أن تكون مباشرًا معه عن نواياك عند الاتصال به، فأنت تجعل الأمر أسهل عليه ليستمر بالتهرّب من مستحقّاتك. إذا كنت تشعر بالتوتر يمكنك أخذ خطوة إضافية وكتابة النقط التي تريد التحدث عنها عبر الهاتف، وكن مستعدًا لأجوبتها المحتملة. إذا فكّرت (وكتبت) النقط التي ستتحدّث عنها وأجوبتها المحتملة، ستبدو واثقًا من نفسك ومستعدًا عند إجراء تلك المكالمة. وسيساعدك ذلك على التحكّم بنفسك كذلك. 5. المتابعة والرسائل الصوتيّة إذا اتصلت بعميل ولم يُجب عليك، كن جاهزًا لتترك له رسالة صوتيّة مفصّلة. تحدّث بشكل مباشر عن هدف مكالمتك واترك جميع معلومات التواصل الخاصّة بك، ولا شيء إضافي. عندما يكون هدف اتصالي هو التحدث عن المدفوعات المستحقّة، أفضّل شخصيًّا أن أُلحق الرسالة الصوتية ببريد الكتروني أيضًا. لكن عند اتصالك مع عميل لم يدفع لك، ابقِ في ذهنك أنّه في معظم الأوقات لا يقصد العميل ذلك بل فقط ببساطة نسي أمر الفاتورة، لذا إذا اتصلت وتركت رسالة صوتيّة وألحقتها ببريد الكتروني يتضمن نسخة أخرى من الفاتورة ورابط للدفع، فمن الممكن أن يسدّدها حالما يتلقى رسالتك. فإذا كان فعلًا ببساطة قد نسي القيام بذلك سيرغب بتسديد الفاتورة بسرعة لتجنّب حصول محادثة محرجة عن عدم الدفع. لكن إذا لم يستجب، ستعلم عندها موقفه الفعلي من عملية الدفع ويمكنك عندها تقرير ما هي الخطوات التاليّة التي ستتخذها. في حين أنّ هذه النصائح مصمّمة لمساعدتك على الاتصال بعميلك للتحدّث عن المدفوعات المتأخرة أو الغير مدفوعة، اقترح عليك أن تتصل بعملائك بانتظام قبل أن تصل إلى هذه المرحلة. في كثير من الأحيان التي أُوظَّف فيها لأقوم بإدارة الحسابات المستحقّة لبعض العملاء العاملين كمستقلّين، فإنّهم يزودني برقم هاتف ويقولون لي "أعتقد أنّ هذا هو الرقم الصحيح، فلم اتصل بهم فعليًا من قبل". من منظور خدمة الزبائن، عليك أن تتواصل مع عميلك من خلال أكثر من فقط البريد الإلكتروني. حدّد مواعيد لمكالمات هاتفيّة أو عبر سكايب أو حتى اجتماعات شخصيّة إذا كان ذلك ممكنًا، لتعزّز علاقاتك مع عملائك. إنّ ذلك لا يساعدك فقط على رفع مستوى خدمة الزبائن لديك بشكل كبير أمام زبائنك، بل سيجعلك أيضًا شخصًا حقيقيًّا أمام عميلك، وليس فقط شخص يتحدث معه عبر البريد الالكتروني. فمن الأصعب بكثير التهرّب من الدفع لشخص تتحدّث إليه عبر الهاتف أو شخصيًّا. الآن ابدأ باستخدام هاتفك وتحصيل أموالك! ترجمة-وبتصرف-للمقال: Using Your Phone to Get Paid لصاحبته Julie Elster.

لتكون مستقلًّا ناجحًا، عليك الحرص على الحصول على أجورك، وإنشاء فاتورة احترافيّة ومفصلّة هو المفتاح الرئيسي لذلك. قد يكون من الصعب معرفة من أين عليك البدء، لذا إليك بعض من النصائح للقيام بذلك. 1. احرص على أن تبدو فاتورتك احترافية تحدّثت في مقال سابق عن الجانب السلبي من التعريف عن نفسك كمستقل أمام عملائك، وعن أهميّة الظهور كمحترف لتُحدث فرقًا مهمًّا في عملك. وينعكس ذلك أيضًا بالتأكيد من خلال فواتيرك، والتي يجب كذلك أن تعكس عملك واحترافيتك. في عملي كمتخصّصة في إدارة الحسابات المستحقّة للعملاء، سبق وأن طلب منّي العديد من الزبائن العمل على فواتير كانت مكتوبة على جدول Excel، أو حتى بدون إنشاء أي فاتورة رسميّة، فقط رسالة بسيطة تطلب من العميل دفع مبلغ (س) عبر بايبال. لذا أنصحك باستخدام قالب مميز أو الاستعانة بخدمات مواقع مثل Harvest أو Hiveage، حيث يمكنك إضافة جميع المعلومات المهمّة إليها وأن تبدو أكثر احترافيّة. 2. كن تفصيليًّا وشاملًا ما إن تجد القالب أو الخدمة المناسبة لك، ستصبح جاهزًا لإنشاء فواتيرك. احرص خلال ذلك على أن تكون شاملًا وتفصيليًّا، ينطيق ذلك على معلومات التواصل والدفع، وجميع البنود المذكورة في الفاتورة. احرص على وضع جميع معلومات التواصل الخاصّة بالعميل، الاسم والعنوان والبريد الإلكتروني، ممّا سيسّهل عليك التواصل مع العملاء مستقبلًا فيما يتعلّق بالمستحقّات المالية. احرص كذلك على إضافة جميع معلوماتك الشخصيّة، بالإضافة إلى عنوان شامل يقدّم لعميلك جميع المعلومات التي يحتاجها. وارفع من مستوى احترافيتك بإضافة شعارك أيضًا. والأهم، كن تفصيليّا في جميع البنود والنقاط المذكورة في فاتورتك. فإذا أردت تجنّب الخلافات مستقبلًا، كن تفصيليًّا قدر الإمكان في المهام التي تطلب أجرًا عنها. وأخيرًا احرص على أن تكون شروط وطرق الدفع واضحة، لا تعطي عميلك عذرًا لتفويت الدفع بسبب عدم وضوح شروطك ووسائلك. 3. احتفظ بسجل بجميع فواتيرك أفضل طريقة للحرص على أنّ يدفع عملائك لك، هي بتسجيل جميع فواتيرك. رقّم جميع الفواتير مما يسهّل عليك متابعتها ومراجعتها، واحتفظ بسجل بالفواتير والمدفوعات. احتفظ كذلك بنسخ من الفواتير مع نسخ لرسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بها، اطبعها واحتفظ بها في مجلّد، أو كملف PDF على حاسوبك، أو أي طريقة تناسبك. فالحفاظ على فواتيرك منظّمة سيساعدك على متابعتها وعلى تجنّب الفواتير المتأخرة أو الغير مدفوعة. 4. اضبط تنبيهات وتذكيرات تلقائيّة بالدفع يدين عميلك لك بالمال مقابل العمل الذي أنجزته، لذا إرسال تذكيرات له بالدفع هو أمر مقبول بامتياز. وكلّما تأخرت بتذكير العملاء بالفواتير، أصبح من الأصعب تحصيلها. لذا ما إن تنشئ فاتورة، مباشر اضبط تذكيرات بها، لتتمكّن من التواصل مع عميلك لاحقًا في حال تجاهله للفاتورة، وأعد إرسال تلك الفاتورة مع تذكير مهذّب بالدفع. 5. اشكرهم واطلب منهم شكرك بالمقابل احرص عند إرسال الفواتير على شكر العميل لاستخدامه خدماتك، واجعله على علم بأنّك تقدّر عمله. وهي كذلك الفرصة المثاليّة للحصول على الشكر منهم. أعلمهم بأنّك ترحّب بالحصول على شهادة منهم على خدماتك، وهنا المكان المناسب لإضافة رابط لعنوان بريد الكتروني مخصّص لاستقبال الشهادات والتعليقات. كانت هذه مجموعة من النصائح السريعة لتبدو فواتيرك رائعة ولتُسدّد في وقتها المحدّد. ترجمة-وبتصرف-للمقال: 5Tips for Creating the Perfect Invoice لصاحبته Julie Elster