البحث في الموقع

لا تخفى على مديري كبرى الشركات أهمية المحادثات والاجتماعات المنفردة مع موظفيهم، فهي تلعب دورًا رئيسيًا في نجاح أعمالهم. حيث أن اهتمامك المستمر بالموظفين وأدائهم، يبقيك على اطلاع دائم بأعباء العمل وسيره والتحديات التي يواجهونها. ولكن قد تجد صعوبةً في طرح الأسئلة المناسبة، أو التعامل مع المحادثات ذات الخصوصية المعينة، أو تحديد الخطوات التالية التي يجب اتخاذها. لهذا السبب أجرينا عدة لقاءات مع خبراء من هذا المجال، أي مديرون حقيقيون، لنقدم لك أفضل النصائح لإجراء محادثاتك المنفردة على نحو أفضل وأكثر فعالية. ما هي الفوائد التي يجنيها المديرون من المحادثات المنفردة هناك أهداف عديدة لعقد اجتماعات منفردة وطرق عدة لكيفية التعامل معها، لكن قبل أن نبدأ في سرد النصائح، سألنا الخبراء عن أعظم فوائد الاجتماعات المنفردة بالنسبة لهم، وقد وجدنا الإجابة كالآتي: تعزز من أداء الموظفين بالنسبة لكاثرين كلام Kathryn Kellam، يُعَد أداء الموظفين على رأس أولوياتها، فهي تدير فريقًا مكونًا من خمسة موظفين في شركة MMC Global، وتحرص على الاهتمام بملاحظات الموظفين وتدريبهم في كل محادثة منفردة تجريها معهم. وعبر النظر إلى جميع شؤون الموظفين بشمولية، تضمن أن يغطوا في اجتماعهم أكثر الأمور أهميةً في الوقت الراهن. من هذه النقطة، يمكنهم تحديد عناصر العمل التي يلزم اتخاذها ويتابعوها في اجتماعهم القادم. عندما سُئلت كاثرين عن سبب نجاح محادثاتها المنفردة مع الموظفين، قالت: التعامل مع المحادثات الصعبة إن التعامل بأريحية مع المحادثات الصعبة هو شيء يفخر به توني تيكنور Tony Ticknor. وتوني، هو مدير أحد الفروع في شركة Irish Titan، ويستخدم المحادثات المنفردة ليعطي فرصةً لأعضاء الفريق حتى يشاركوا ما يدور في أذهانهم بأريحية مطلقة. بهذه الطريقة يمكنه اكتشاف المشكلات قبل أن تتحول إلى مشاكل فعلية، ويكون قادرًا على مساعدة الموظفين في وضع خطط عمل. وفي هذا الصدد، يحدثنا توني عن تجربته فيقول: "أجلس مع الموظفين وأقول لهم (أريد أن يكون هذا الاجتماع مربكًا ومحرجًا)، فأنا أريد أن يأتوا ويصارحوني عندما يواجهون شيئًا صعبًا، أو أنهم لا يريدون فعل شيء ما، أو في حال واجهوا خلافًا مع زميل ما في الفريق، فأنا لا أحب أن أقضي كامل فترة المحادثة أسمع تحديثات حالة عن مسار المشروع، بل أفضل التركيز على الأهداف والأمور الشائكة والمربكة". 4 نصائح تجعل من محادثاتك المنفردة أفضل 1. خطط مسبقا لمحادثاتك مع الموظفين يساعد التخطيط والتحضير المسبق لموضوعات المحادثة على رفع جهوزيتك، كما أن جعل الموظفين يحددون نقاط الحديث، سيمنحهم فرصةً للإتيان بأشياء ربما لم تفكر بها من قبل. حدثنا توني عن فوائد التحضير المسبق لاجتماعاته، حيث منحه ذلك مزيدًا من الرؤية حول نقاط الحوار القادمة، مما مكنه من إجراء محادثة مركزة وفعالة. وقد ساعد هذا أيضًا على منح الموظفين توكيلًا أكبر ليخططوا لمحادثاتهم المنفردة، يقول توني: 2. تتبع الملاحظات والالتزامات لا تقل أهمية التخطيط للمحادثات عن أهمية تدوين ما تمت مناقشته، حيث أن تدوين ملاحظات واضحة عن الاجتماع، يسهل متابعة نقاشاتك المستقبلية. بدأت فالون بيترز Falon Peters مؤخرًا، وهي مديرة فريق مؤلف من عشرة موظفين في شركة LaFleur، في استخدام بعض البرامج الحاسوبية التي تساعد على تدوين وتخزين ملاحظات حول اجتماعاتها ونقاط الحديث المحورية. وسواء كنت تستخدم برنامجًا لفعل ذلك أم لا، فيجب أن يكون لديك أسلوب معين لتدوين ملاحظات حول الاجتماعات، إذ سيوفر ذلك وقتًا في التخطيط (مراجعات الأداء) ويخفف من عبء التفكير الذهني. تتحدث فالون عن تجربتها فتقول: 3. توجيه أهداف الموظف في المحادثات التي تتمحور حول أداء الموظفين، من المفيد التركيز على تعزيز شعور الموظف بأهدافه التي يطمح لها. وإحدى الطرق التي تتبعها فالون، هي عبر ربط نقاط المحادثة، خاصةً تلك الأكثر حساسيةً مع قيم الشركة. ومؤخرًا، اضطرت فالون إلى توجيه بعض الملاحظات البناءة لموظف كان أسلوبه في التواصل شائكًا بعض الشيء. وقد تحدثت عن تلك التجربة قائلةً: 4. تحدث عن تفاعل الموظف يساعدك التحدث عن تفاعل الموظف وتجربته على مواكبة ما يشعر به خلال العمل في شركتك. في بعض الأحيان، قد يكون من الصعب على أعضاء فريقك التحدث معك عندما تتشابك الأمور، خاصةً إذا كنت تجري اجتماعات فردية عن بُعد، سواءً كان الأمر يتعلق بالتعاون الجماعي، أو التوازن بين العمل والحياة الشخصية، أو التطور الوظيفي، أو أشياء أخرى؛ إذ أن الإطلاع الدائم والمنتظم على أحوال الموظفين يمنحهم فرصةً للتحدث. تستخدم كاثرين استبيانات نبض لتبقى على إطلاع دائم وتحظى بنظرة شمولية عن تفاعل أعضاء فريقها، بحيث تستخدم الإحصائيات التي وجدتها في تقاريرها، مثل بنود للنقاش أثناء حوارتها المنفردة. تتحدث كاثرين عن هذا الأمر فتقول: في النهاية، يجدر القول أن عقد اجتماعات منتظمة أثناء إعداد تقاريرك الدورية، يساعدك على تدريب الموظفين وتطوير أدائهم، ومنحهم فرصةً للتحدث حول الأمور التي تكون مربكةً أو محرجةً بالنسبة لهم. كما أن إعداد جداول أعمال تعاونية وتشاركية مع تحديد لعناصر العمل وتتبعها من اجتماع إلى آخر، يؤدي إلى محادثات أكثر إنتاجيةً وفعاليةً مع أعضاء الفريق، فعندما تساعد الموظفين على البقاء متحمسين ومتفاعلين، ستبدو أنك مهتم فعلًا بهم وبما يشعرون به. ترجمة وبتصرّف للمقال 4 Tips for better one-on-one conversations: managers share لصاحبته Nora St-Aubin. اقرأ أيضًا رفع كفاءة التواصل غير اللفظي في العمل مقابلة البقاء وسبب إجرائها مجموعة أسئلة لمقابلة البقاء تعزز الاحتفاظ بموظفيك أهم الأسئلة التي يجب أن تطرحها على فريق عملك كل شهر

لا تتعلق ثقافة الشركة بامتلاك مكتب فخم بل بامتلاك فريق عمل متعاون، ومُنتج، ويسعى جميع أفراده لذات الهدف. يُفضّل العديد من الموظفين العمل عن بعد للاستمتاع بحياتهم والحصول على مزيد من الحرية. أصبح من السهل على الأشخاص، مع تطور التكنولوجيا، أن يختاروا المكان والزمان الذي يودّون العمل فيهما مع الاحتفاظ بمستوى إنتاجية رفيع المستوى. ورد في كتاب (العمل عن بُعد: المكتب ليس ضروريًا - Remote: Office Not Required): محاسن ومساوئ العمل عن بعد إتاحة العمل عن بعد ليس حلًا مثاليًا، ولكن له العديد من الإيجابيات، مثل: 1. توازن أسهل بين العمل والحياة يمنح العمل عن بعد موظفيك شعورًا بالحرية والذي يتيح لهم أن يكون لديهم حياة خارج إطار العمل. يمكن لهم تنظيم يومهم للاعتناء بعائلاتهم، والمواعيد، وغيرها من الأشياء الشخصية. حيث لا يساعد الوقت الذي يستغرقه التنقل بالمواصلات (والتوتر الذي يسببه الأخير) الموظفين في التمتع بتوازن جيد بين العمل والحياة. 2. يعمل الموظفون عن بعد لساعات أكثر في واحدة من التجارب التي أجراها باحثون في جامعة ستانفورد، سجّل الأشخاص الذين عملوا من المنزل ساعات أكثر من ساعات عمل العاملين في المكتب ضمن دوامهم الرسمي، وحصلوا على أيام مرضيّة أقل، مما يعني أنهم تمكنوا من تسجيل ساعات أكثر بشكلٍ عام. وعلى نفس المنوال، وجدت الأبحاث التي أجرتها مؤسسة Gallup أن الموظفين عن بعد يسجلون ما يُقارب أربع ساعات إضافية في الأسبوع زيادة عن نظرائهم في المكاتب. 3. الموظفون عن بعد هم الأكثر إنتاجية لا يسجّل الموظفون عن بعد ساعات عملٍ أكثر فحسب، بل عادةً ما يكونون أكثر إنتاجية نظرًا لعملهم في بيئات عمل أكثر هدوءًا. ولأنهم قادرون على تحقيق التوازن في حياتهم بشكل أفضل، وعادة ما يكونون أقل توترًا، لذا فهم قلّما ما يعانون من الإرهاق، وهذا يعني أنهم قادرون على الحفاظ على إنتاجيتهم لفترة أطول. 4. يمتلك الموظفون عن بعد معدل دوران أقل في تجربة جامعة ستانفورد آنفة الذكر، وُجد أيضًا أن معدل الدوران (Turnover) للعاملين من المنزل انخفض بنسبة 50٪ تقريبًا مقارنةً مع باقي مجموعة المقارنة. حين تقف وتفكر فيما سبق، فستجد أن الإحصائية مثيرة بشكل لا يصدق. وفي حين يبدو كل ما سبق أمرًا مدهشًا، إلا أنه ليس مثاليًا. فللسماح للموظفين بالعمل من المنزل بعض السلبيات، مثل: 1. يجب أن يتمتع الموظفون عن بعد بالتنظيم بشكل كبير يسهل للغاية وجود التشتيت أو المقاطعات عند العمل عن بعد (بسبب شبكتيّ Netflix و Chiller مثلًا!). ولا يملك العديد من الأشخاص التركيز أو التنظيم اللازمين ليكونوا موظفين عن بعد مميزين. ولذا يقع على عاتقك، كمدير، التأكد من أن لدى الموظف عن بعد كل ما يحتاج لأداء عمله بشكلٍ جيد. 2. يغدو بناء الثقافة أصعب بلا شك، ما زالت هناك إمكانية كبيرة لبناء ثقافة جيدة بين الموظفين عن بعد، إنما ستكون أصعب بكثير مما هي عليه في المكاتب على أرض الواقع. بطبيعة الحال، كلما طال الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق مع بعضهم البعض، كلما انسجموا أكثر وتوطدت ثقافة الشركة بشكلٍ أكبر. نعم، يمكنك مع أدوات مثل Slack إبقاء التواصل بين الجميع وخلق شعور بالهدف المشترك، ولكن بالتأكيد سيحتاج ذلك للكثير من العمل والالتزام. 3. يغدو التواصل أصعب تحتاج لضمّ أخصائيي تواصل، وحتى كتّاب مميزين ضمن فريقك. عند توظيف موظف يعمل عن بعد، لا بد أن تكون الكتابة -في رأيي- المهارة رقم واحد التي يتوجب عليك البحث عنها. معظم التواصل لديك سيتمّ عن طريق الدردشة أو البريد الإلكتروني، لذا تحتاج لأشخاص قادرين على توضيح أفكارهم وفهم الأمور بسهولة. تحتاج أيضًا لتواصل سهل وواضح لتكون على ثقة بأن أي شخص ينضم للمحادثة متأخرًا سيفهم ما يجري بالضبط. حتى إن كنت تعتقد أن الإيجابيات تفوق السلبيات وكنت منفتحًا على فكرة وجود الموظفين عن بعد، حينها سيغدو السؤال، كيف يمكنك بناء ثقافة بين الموظفين عن بعد؟ نصائح لبناء ثقافة ضمن الفريق الذي يعمل عن بعد النقطة المفصلية في بناء ثقافة ضمن فريق العاملين عن بعد هو التواصل باستمرار. تحتاج لبذل المزيد من الجهد لضمان أن يشعر الأشخاص بأنهم جزء من الفريق. من المهم أيضًا أن تُدرك أن الامتيازات اللطيفة، والمكاتب الفخمة، والاحتفالات العفوية ليست أساسًا لثقافة مميزة. لكن ما يبني ثقافة جيدة للشركة هي الأهداف الطموحة، والقيم الأساسية القوية، والكثير من الثقة والاحترام. إليك بعض النصائح لمساعدتك في إشراك فريقك عن بعد. 1. السر يكمن في الثقة السرّ في إنجاح العلاقة مع الموظفين عن بعد يكمن في الثقة بهم. فإن لاحظت بأنهم "غير متصلين" لمدة ساعة أو ساعتين، ثم بدأت بالتساؤل إن كانوا فعلًا يقومون بأي عمل أم أنهم يمارسون ألعاب الفيديو فحسب، فهذا يعني حقيقة أنك لا تثق بهم. إذا كنت قد وثقت بهم بما يكفي لتوظيفهم ودفع المال لهم، فسيتوجب عليك أن تثق بهم بما بكفي أيضًا بأنهم يؤدون عملهم. الثقة طريق ذو اتجاهين. إذا تبين لهم أنك تثق بهم، فسيثقون بك ويعبّرون عن ذلك بالعمل الجادّ. 2. استثمر في الأدوات الصحيحة تحتاج للتأكد من أن أعضاء الفريق مترابطين وقادرين على التعاون والعمل بكفاءة. كما سيكون لطيفًا إن كانوا قادرين أيضًا على الحصول على القليل من المرح. أمثلة على الأدوات: Slack Skype Google Drive Trello IDoneThis Join.me 3. قابلهم بشكل شخصي يجتمع العاملون في شركات مثل Buffer ضمن لقاءات شخصية (أشبه بالمؤتمرات) عدة مرات في السنة للتأكد أن باستطاعة جميع الموظفين عن بعد التواصل فيما بينهم. وهذا يؤكد على أن بناء الفريق وارد الحدوث حتى لو لم يتواجد أعضائه على مقربة من بعضهم بعضًا باستمرار. قد يبدو الأمر كما لو كان ذاك زيادة في التكاليف، لكنه يستحق كل هذا العناء للتأكد من أن كل شخص يحظى بفرصته. 4 . اعقد المزيد من الاجتماعات يتوجب عليك التأكد من بقاء الجميع على إطلاع بالمستجدات، لذا تحتاج لعقد اجتماعات بشكل مستمر، ويُفضل أن تكون عبر الفيديو. كما يتوجب عليك عقد لقاءات شخصية (وجهًا لوجه) مع موظفيك وبشكلٍ دوري، وسؤالهم عن كيف تسير حياتهم الشخصية. كمُقترح، يمكنك عقد اجتماعات شخصية مرة واحدة أسبوعيًا، ثم الاجتماع بالفريق مرة واحدة كل أسبوعين. 5. إشراك فريقك أكثر لا بد من أن تتمتع بالشفافية الكاملة مع فريقك وتعمل على إشراكه في أكبر عدد ممكن من القرارات. يمكن للعمل عن بعد أن يجعلك تشعر بالوحدة، لذلك من المهم أن تبذل جهدًا أكبر في جعل موظفيك عن بعد يشعرون أنهم جزءٌ من الفريق. هل لديك أي نصائح للعاملين عن بعد؟ إذا كان لديك أي نصائح أخرى لبناء ثقافة متمحورة حول فريق العمل عن بعد، فحبذّا لو تشاركنا بها في التعليقات أدناه! ترجمة -وبتصرّف- لمقال Building Culture On Remote Teams لصاحبه Jacob Shriar