كيف تتعامل مع شكاوى العملاء الواردة عبر وسائل التواصل الاجتماعي

يختلف أسلوب التعامل مع تعليقات العملاء السلبية عبر وسائل التواصل الاجتماعي اختلافًا كليًّا عن أسلوب التعامل مع الشكاوى الاعتيادية والتي تصل عبر الهاتف أو المحادثة أو البريد الإلكتروني.

وسبب هذا الاختلاف هو أنّه يمكن وبكل سهولة أن تتحول الشكوى في وسائل التواصل هذه إلى كارثة حقيقة.

ما الذي يدعوك إلى الاهتمام بشكاوى العملاء في وسائل التواصل الاجتماعي؟

وسائل التواصل الاجتماعي - كما يوحي اسمها - عامة وعلنية، بمعنى أنّه في كل مرة يحصل فيها منتجك أو خدمتك على تعليق سلبي أو شكوى أو ذمّ، فإنّ جمهور المتابعين عبر هذه الوسائل سيكون مطّلعًا على ذلك وبشكل كامل.

سيبني الناس أحكامهم اعتمادًا على عدد من المعايير: هل كانت الاستجابة سريعة أم لا؟ كيف كانت ردة فعلك تجاه التعليق السلبي؟ كيف كانت ردة فعلك العميل؟ هل وجد الطرفان حلًّا للمشكلة أم لا؟

تمتاز وسائل التواصل الاجتماعي بسرعة الاستجابة، فالناس يقضون أوقات طويلةً على Facebook أو Twitter أو Instagram، وتراهم ينشرون في كل حين، في الصباح الباكر، وأثناء تناولهم لوجبة الفطور، وبعد الغداء وحتى في منتصف الليل.

وإن قررت إنشاء حساب لمشروعك التجاري عبر وسائل التواصل الاجتماعي، سيتحتّم عليك التهيّؤ للقيام بما يقوم به الناس تمامًا.

قد تظنّ أن تعليقًا سلبيًا واحدًا لن يمثّل مشكلة كبيرة، إذ لن يلاحظه أحد، ولكن في الواقع سيلاحظ الناس ذلك بكل تأكيد، وسيوحي إليهم عدم التفاعل مع هذا التعليق السلبي بأنّك لا تعير عملائك أي أهمية.

هل شركتك مهيأة للتعامل مع التعليقات السلبية في وسائل التواصل الاجتماعي؟

إن كنت تتساءل عن نقطة البداية، فإليك نصيحة عامة: احرص على أن يتعامل شخص واحد فقط مع التعليقات في وسائل التواصل الاجتماعي.

والسبب وراء ذلك هو أنّ وجود أكثر من شخص واحد مسؤول عن هذه المهمة قد يؤدي إلى ترك الإجابة عن بعض التعليقات لأنّ كل واحد منهم سيعتقد أن الآخرين سيجيب عنها.

وهناك أمر آخر يجدر الانتباه إليه، وهو أنّه يجب على الشخص المسؤول عن التعامل مع وسائل التواصل الاجتماعي أن يكون ملمًّا بها وأن يكون على معرفة بالأمور التي يفترض أن تجيب عنها هذه الوسائل.

كيف يفترض بك أن تستجيب لشكاوى العملاء عبر وسائل التواصل الاجتماعي إن لم تكن تراها؟

إن الإجابة عن شكاوى العملاء التي يتم إرسالها بصورة مباشرة عبر البريد الإلكتروني أمر سهل للغاية، ولكن في وسائل التواصل الاجتماعي، فالأمر ليس بهذه السهولة على الإطلاق.

إن حالفك الحظ، فإنّ الناس سيشيرون إلى علامتك التجارية ضمن منشوراتهم، وسيصلك تنبيه حول ذلك في حساب الشركة، ولكن الأمور تزداد تعقيدًا عندما يتحدّث أحد الأشخاص عن خدماتك سلبًا، ولكنك لا تملك القدرة على إجابته لأنّك لا تستطيع رؤية ذلك المنشور.

هنا يأتي دور خدمة إشعارات Google.

أدخل اسم علامتك التجارية (يمكنك اختيار أكثر من كلمة مفتاحية للتنبيه) ثم ضبط الإعدادات حسب حاجتك.

بعدها سيتم تنبيهك وبصورة مباشرة عندما يأتي أحد الأشخاص على ذكر الكلمات المفتاحية التي حددتها في أي مكان، وذلك بشكل يومي أو أسبوعي، كما يمكنك تحديد مصدر التنبيه (مثلًا: المدوّنات، مقاطع الفيديو، الأخبار) واللغة والمنطقة الجغرافية.

أنصح بتهيئة التطبيق ليقوم بتنبيهك حول جميع النتائج التي يحصل عليها من جميع اللغات والمناطق الجغرافية، وبهذا لن يفوتك أي شيء على الإطلاق.

وجدير بالذكر أنّه يمكن تغيير الإعدادات في أي وقت وحسب الحاجة.

ما هي سرعة الاستجابة؟

يجدر بك الإجابة عن التعليق السلبي في أسرع وقت ممكن، ويمكن أن تترك انطباعًا جيّدًا لدى الناس إن لم تتجاوز مدّة الاستجابة 15 دقيقة، وإن لم تكن قادرًا على الاستجابة خلال هذه الفترة، فحاول أن لا تزيد المدة عن 60 دقيقة.

فحسب دراسة أجراها موقع Convince and Convert، فإنّ 42% من العملاء يتوقّعون الحصول على الإجابة خلال 60 دقيقة، في حين أن 32% منهم يتوقّعون الحصول على الإجابة خلال 30 دقيقة فقط.

ومن بين الأشخاص الذين حاولوا التواصل مع علامة تجارية، أو صاحب منتج، أو شركة عن طريق وسائل التواصل الاجتماعي طلبًا للدعم الفني، فإنّ 57% منهم توقّعوا أن مدة الاستجابة في الليل وفي عطلة نهاية الأسبوع مماثلة لمدة الاستجابة خلال أيام العمل الاعتيادية.

هذا يعني أنّه كلمّا كنت سريعًا في الإجابة، زادت مكانتك لدى روّاد وسائل التواصل الاجتماعي حيث لا وجود للرحمة على الإطلاق.

كيف يكون رد فعلك تجاه التعليقات السلبية؟

عليك اتباع قاعدة واحدة فقط: يجب أن تكون الإجابة بأسلوب هادئ ومهذّب.

قد تجد صعوبة في عدم أخذ التعليقات السلبية على محمل شخصي، والأمر يزداد صعوبة عندما تبذل جهودًا استثنائية في إرضاء العملاء وإظهار مشروعك التجاري بصورة لائقة.

ولكن رضا الناس غاية لا تدرك، لذا عليك أن تتذكر أمرًا واحدًا فقط وهو أنّ مصدر هذه التعليقات هو واحدٌ من اثنين: عميل مستاء، أو متصيّد في الإنترنت Internet trolls، فإن كان صاحب التعليق عميلًا يشعر بالاستياء فعيك أن تحاول معالجة المشكلة التي يواجهها، وإن كان صاحب التعليق متصيّدًا في الإنترنت فعليك بالتخلص من جميع التعليقات غير المرغوب فيها وبالسرعة الممكنة.

وقد تتساءل عن سبب اهتمام المتصيدين بك وبعلامتك التجارية؟

والجواب هو أن هؤلاء الأشخاص يقتاتون على غضبك وفشلك، وإن جعلت نفسك لقمة سائغة لأمثالهم وتجاوبت معهم، فسيبني الناس أحكامهم على سلوكك هذا، وقد ينتهي بك الأمر إلى مجادلة الأشخاص الذين يدافعون عن هؤلاء المتصيدين، وهذا مما يجب عليك تجنبه بكل الوسائل.

في جميع الأحوال، احرص على أن تتكلّم مع العملاء المستائين أو مع المتصيّدين، باتباع النقاط التالية:

• عبّر عن شكرك لهم لتقديم آرائهم حول المشكلة (حاول أن لا تكون رسميًّا جدًّا، فعبارة شكر قصيرة تفي بالغرض).
• اعتذر عن أي أذى سببته المشكلة لصاحب التعليق، يمكنك أن تقول مثلًا: "يؤسفني أنك تواجه مشكلة لدى استخدام المنتج / يؤسفني أن الخدمة لم تنل إعجابك".
• شجّعهم على الحديث عن الموضوع في رسالة خاصّة.

من المهمّ جدًّا أن يرى الناس أنّك تستجيب لأي سؤال يطرحه العملاء، وأنّك مهتمّ بآرائهم بشكل كبير، ولكن الأهمّ من ذلك أن لا تناقش المشاكل في العلن، بل حاول معالجة الأمور بشكل سرّي.

هل تحذف التعليقات السلبية؟

كلا، لا تفعل ذلك، حتى لو بدا لك الأمر مغريًا، ولكن لا تفعله على الإطلاق.

أولًا: إن قمت بحذف تعليق حقيقي لأحد العملاء الذين يشعرون بالاستياء، فمن المؤكد أن ذلك العميل سيرجع مرة أخرى ولكنّه سيكون أكثر غضبًا واستياءً من ذي قبل.

ثانيًا: وجود التعليقات السلبية في صفحات التواصل الاجتماعي الخاصّة بك، يعني أنّ علامتك التجارية تتمتع بالأمانة والصدق.

تخيّل أن موقعك الإلكتروني يخلو من التعليقات السلبية حول منتجاتك. سيدفع هذا زوّار الموقع إلى التفكير بأنّ هذه التعليقات ملفّقة، فينتابهم الفضول للبحث عن منتجك في أماكن أخرى كالمنتديات أو مواقع التقييم، وسيكتشفون التعليقات السلبية حول منتجك عاجلًا أو آجلًا، وحينها قد يختارون التعامل مع منافسيك لأنّهم يشعرون بأنّك لا تتعامل معهم بصدق وإخلاص.

هناك حالة واحدة فقط يمكنك فيها حذف التلعيق السلبي دون الشعر بالذنب، وهي عندما تكون واثقًا تمامًا الثقة بأن صاحب التعليق هو أحد المتصيّدين Trolls. لذا إن حاول أحد ما استغلالك لكتابة بعض الأمور المسيئة حول علامتك التجارية، فاحذف تعليقه على الفور.

كيف تحل مشاكل العملاء؟

بعد أن تتواصل بشكل سرّي مع العميل الذي يعاني من مشكلة معيّنة، يمكنك معالجة الشكوى باتباع الطريقة الاعتيادية:

• اشكر العميل على إبداء رأيه.
• استخدم عبارات شكر مثل: "أشكرك على تخصيص وقت لتكتب لنا / لتتصل بنا".
• قدم اعتذارًا موجزًا، مستخدمًا عبارات اعتذار قصيرة.
• حاول توضيح المشكلة للعميل: كن واضحًا ودقيقًا، ولا تحاول تبرير الخطأ إن كنت أنت من ارتكبه.
• وضّح للعميل طريقة حلّ المشكلة، إما بالقيام بأمر معين، أو إرجاع شيء معين إليه.

لا تنس كذلك متابعة الأمر مع العميل، فإن خصّص العميل وقتًا للكتابة عن مشكلة معيّنة، فإنه سيفعل ذلك مرة أخرى إن شعر بعدم الرضا عن الحلّ الذي قدّمته إليه.

من الأساليب الجيّدة في كسب رضا العملاء ودفعهم إلى الحديث عنك إيجابًا، هو أن تخطو خطوة إضافية عن طريق تقديم هدية صغيرة أو حسم بسيط على الأسعار، قد يبدو الأمر وكأنّه رشوة (وفي الواقع الأمر كذلك) ولكن لا بأس في ذلك إن كان يجلب الفائدة.

ما يحدث في وسائل التواصل الاجتماعي يبقى في Google إلى الأبد

إن تواجدك في وسائل التواصل الاجتماعي لا يقتصر على نشر الروابط أو الصور المهمّة في حساباتك على هذه المواقع، وإنّما هي إحدى قنوات خدمة العملاء القياسية، ولا تقلّ أهميتها عن أهمّية المكالمات الهاتفية أو البريد الإلكتروني. هل تعلم، أنه وبحسب موقع Gartner فإن عدم الاستجابة إلى الشكاوى والأسئلة عبر وسائل التواصل الاجتماعي قد يؤدي إلى زيادة في معدّل فقدان العملاء الحاليين churn rate؟

هذا يعني أنّ عدم التزامك بالنصائح المذكورة آنفًا، قد يكون سببًا في إلحاق الضرر بعلامتك التجارية.

يمكننا تلخيص كل ما سبق بما يلي:

عندما تجد تغريدةً أو تعليقًا أو منشورًا سلبيًا حول علامتك التجارية، حاول الاستجابة لذلك التعليق في أسرع وقت ممكن، فمدة الاستجابة القصيرة هي مفتاح النجاح.

لا تتردّد في حذف التعليقات المبغضة وغير المعقولة، ولكن لا تحذف التعليقات الحقيقية على الإطلاق حتى لو كنت تشعر برغبة في حذفها، لأنّ ذلك لن يكون في صالحك مطلقًا، فعدم وجود التعليقات أو المراجعات السلبية يثير الشكوك حول الشركة ويدفع الناس إلى البحث عن المزيد من المعلومات السلبية.

قد يبدو هذا العمل مزعجًا، ولكنّه ينطوي على الكثير من الأمور المفيدة.

هل تعلم أنّ 42% من الأشخاص يتحدثون إلى أصدقائهم عبر وسائل التواصل الاجتماعي حول تجربة الاستخدام الجيّدة التي يمرّون بها؟

يجب أن تنتبه إلى أنّ التوصية الشفهية من الأمور المهمّة أيضًا، فقد أشارت التقارير إلى أنّ 92% من الأشخاص قد ذكروا بأنّ التوصية الإيجابية التي يحصلون عليها من أصدقائهم لها الأثر الأكبر في اتخاذ القرار بشأن شراء منتج معيّن.

وهذا يعني أنه يجب عليك أن لا تتعامل مع الشكاوى التي تردك عبر وسائل التواصل الاجتماعي على أساس أنها "شيء آخر يجب عليك القيام به" فحسب، بل عليك اعتبارها فرصة تحاول من خلالها أن تحوّل تجربة الاستخدام السيئة التي كان يعاني منها العميل إلى تجربة جيدة، وأن تحوّل الشكوى إلى مديح وثناء.

يقول Vaynerchuk في هذا الصدد:

اقتباس

"يجب أن تكون كالخادم المُطيع عندما تتعامل مع العملاء، حيث يجب عليك أن تعمل بكل طاقتك كي يشعر عملاؤك بأنّك تقدّرهم وتستمع إليهم. ووسائل التواصل الاجتماعي توفّر الأدوات اللازمة للقيام بهذه المهمّة لأوّل مرة وعلى نطاق واسع جدًّا".

 

لذا، احرص على استغلال هذه الفرصة بالشكل الأمثل.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to Handle Negative Comments on Social Media Like a Pro لصاحبته Justyna Polaczyk.