لوحة المتصدرين

بعد أن تكلمنا في المقال السابق عن الأثر الصحي للعمل على الحواسيب على المدى المتوسط والطويل، وتجنب الأذى المحتمل من هذا النمط من العمل بالرياضة وحسن إدارة الوقت وتنظيم النوم وغيرها، ننظر الآن في إعداد بيئة العمل نفسها لتعينك على تنفيذ النصائح التي أوردناها من قبل في شأن الإدارة الفنية للمشروع نفسه والعناية بصحتك وحياتك الاجتماعية والعملية على سواء. بناء بيئة العمل المثلى اعلم أن بيئة العمل التي ستكون فيها -وإن كانت تبدو بسيطة في عناصرها- إلا أنها تحتاج إلى نظر وتهيئة لتتجنب الأخطاء التي وقع أغلبنا فيها من فقدان للبيانات أو تعطل عن العمل نتيجة توقف الإنترنت أو الكهرباء أو أحد الأجهزة لديك. وسننظر فيما يلي في العناصر التي يجب الاهتمام بها عند تهيئة بيئة العمل وكيفية إعدادها، مراعين في ذلك الاحتياجات الضرورية للعامل المستقل الذي بدأ العمل الحر لتوه ولا يريد إنفاق مدخراته على معدات قد لا يحتاجها فيما بعد. لا شك أنك تقول الآن ألا يكفي حاسوبٌ محمولٌ واتصال جيد بالإنترنت؟ ونقول لك بلى، يكفي كحلٍّ مؤقت إلى حين تتأكد أن العمل الحر عن بعد مناسب لك فتستثمر في معدات أفضل، ذلك أن العمل لفترة طويلة على حاسوب محمول على سرير أو في حجرك سيؤذي ظهرك ورقبتك وأكتافك وعينيك أيضًا. المحيط العام يُفضل أن يكون لك مكتب خاص بالعمل منفصل عن المنزل، ولو كان في مساحة عمل مشتركة فإنه أفضل، لكن لعلمنا أن أغلب العاملين عن بعد يفضلون هذا النمط لأنهم يريدون العمل من المنزل أو مضطرون إلى ذلك، فإننا نهيب بك أن تخصص مكانًا في منزلك يكون للعمل فقط (أو ركنًا منفصلًا على الأقل)، لا تدخله إلا لذلك، ولا تبقى فيه بعد انتهاء العمل. لا تنسَ أن تعلم أهلك أو من تسكن معه بضرورة عدم الدخول إلى مكان عملك من دون إذنك واحرص على منع أي زيارات غير متوقعة وأخبر الجميع بلطف أنك تعمل وأنك غير متاح في أوقات عملك؛ فبما أنك في المنزل، قد يظن الأهل أو الأصدقاء أنك متاح في أي وقت وقد يُطلَب منك شراء بعض الحاجات التي قد تلزم المنزل بشكل مفاجئ الأمر الذي يؤدي إلى تشويشك ومقاطعتك عن العمل بين الحين والآخر وقد حصل هذا الأمر مع أغلبنا. فأخبر أهلك في مثل تلك الحالة بإعداد قائمة المشتريات أو الحاجات المراد قضاؤها لإنجازها بعد الانتهاء من العمل، وأعلِم الأصدقاء أنك تصبح متاحًا في الوقت الفلاني بعد الانتهاء من العمل، أي احرص على وضع حدود واضحة لأوقات عملك ومتى تكون متاحًا أو غير متاح؛ فلذلك السبب أشرنا في البداية إلى أنَّ استعمال مساحة عمل مشتركة أو مكتب عمل خارجي هو الحل الأفضل وسنفصل هذه الجزئية لاحقًا من هذا المقال في قسم «فصل بيئة العمل عن بيئة الراحة» لأهميتها الشديدة. الإضاءة الكافية وسواء كان هذا المكان غرفة كاملة أو ركنًا في غرفة، فيجب أن تكون الإضاءة كافية فيه للرؤية والعمل، ولو استطعت إضافة مصباح مكتبي لإزالة الظلال التي تلقيها إضاءة الغرفة على الكائنات والأغراض على المكتب فإنه يكون أفضل. الأثاث المكتبي بما أن عملك سيكون على حاسوب مكتبي فيجب أن نهيئ هذه البيئة لنتجنب آثارها التي ذكرناها في المقال السابق، وذلك باختيار المعدات المناسبة بالمواصفات الصحيحة. ونفضل أن يكون كرسي العمل مريحًا للجلوس فترات طويلة، فيجب أن يكون قابلًا للدوران على قاعدة عجلات كبيرة من أجل الاتزان، ويقبل تعديل ارتفاع المقعد والظهر ومسند الذراع من أجل الراحة في الجلسة وفقًا لطولك وهيئة جسدك. لكن إن لم يكن لديك ذلك الكرسي فاجتهد أن يكون كرسي عملك مريحًا إلى حين استثمارك في كرسي مناسب. أما مكتب العمل نفسه، فيجب أن يكون متينًا قادرًا على حمل الحاسوب وأدوات العمل الأخرى بشكل آمن، ويكون سطحه غير عاكس للضوء لتجنب إجهاد العينين، وارتفاعه مناسب بحيث لا يكون عاليًا فيجهد ذراعيك وكتفيك، أو منخفضًا فيجهد ظهرك ورقبتك. التهوية الجيدة من المهم أيضًا أن تحرص على نقاء الهواء الموجود في الغرفة، ولعلمنا أن العمل من المنزل يجعل المرء يتكاسل في هذه الشؤون البسيطة لصرفه النظر إلى مهام عمله فإننا نذكرك بها لأهميتها. ولا نقصد هنا مجرد تذكيرك بفتح النوافذ، فقد تكون في مدينة مزدحمة وهواؤها غير نظيف، فمن الحكمة هنا أن تتصرف بحكمة في تنقية هواء مكان العمل، إما بمرشح خاص لتنقية الهواء إن كان الهواء الخارجي غير نقي، أو بمجرد فتح النوافذ كل حين لتجديد الهواء. أيضًا، من المهم مراقبة حرارة الغرفة والاجتهاد في تنظيم حرارتها لتكون مناسبة للعمل، فلا تكون حارة جدًا بحيث تؤثر عليك وعلى حاسوبك، ولا باردة بحيث تصرف انتباهك عن العمل. المعدات الإلكترونية نأتي الآن لصلب معدات العمل، فبداية يجب أن يكون الحاسوب الذي تعمل عليه جيد المواصفات ليتحمل العمل لساعات ودون كلل أو بطء في التشغيل، خاصة إن كنت ستعمل في البرمجة أو التصميم. كذلك يجب أن تكون الشاشة التي تعمل عليها كبيرة بما يكفي لئلا تسبب لك إجهادًا من كثرة العمل، ولو كان حاسوبك الأساسي ذا شاشة صغيرة فخطط للاستثمار في شاشة كبيرة من أجل راحة عينيك أثناء العمل، ولتكن 15 بوصة على الأقل. انظر الصورة التالية من أحد مكاتب أفرد فريق شركة حسوب كمثال على مكتب مناسب للعمل. كما ترى فإن الحاسوب المحمول مرفوع إلى مستوى الشاشة الثانية، والمكتب كله به إضاءة كافية (بالإضافة إلى إضاءة أخرى مريحة للنفس D-: ) بحيث لا تُجهد العينان من أثر الوهج الأبيض من الشاشتين، ولوحة المفاتيح كبيرة ومريحة. نموذج عن محطة عمل صحية ومريحة للعامل البعيد من المنزل وإن لم يكن لديك حامل للحاسوب فبضعة كتب تكفي! ويمكن البدء بالحاسوب المحمول فقط دون الحاجة للشاشة الثانية وقولنا هذا لئلا تظن أنك لن تستطيع العمل إلا إن اشتريت هذا وحصلت على ذاك! ذلك، وإننا لنعلم أن كثيرًا من العاملين عن بعد يستخدمون الحاسوب المحمول كأداة أساسية للعمل، إلا أن الأولى الاستثمار في محطة عمل مناسبة (Workstation) كالتي في الصورة أعلاه أو حاسوب مكتبي، يتحمل العمل ولا يتعبك مثل الموضحة بالصورة أدناه، ومحطة العمل هي حاسوب بالنهاية، لكنها بمواصفات أفضل من الحاسوب الشخصي المعتاد الذي كنت تستخدمه بين الحين والآخر من أجل الألعاب وتصفح الإنترنت وكتابة بعض المستندات، والذي قلَّت الحاجة إليه منذ تطور مواصفات الهواتف الجوالة. ولا بأس أن تبدأ بالحاسوب الذي لديك الآن سواء كان مكتبيًا أو محمولًا، قديمًا أو حديثًا، وكلما زاد ضغط العمل وزاد دخلك استثمرت في معدات أفضل، ذلك أن الحاسوب المحمول وإن كانت مواصفاته الفنية تسمح بالعمل بكفاءة، إلا أن طبيعة حجمه وشكله ومكان لوحة المفاتيح ولوحة اللمس يجعلان العمل عليه مجهدًا إن كان لفترات طويلة وعلى مدى بعيد، فقد كان مخصصًا لأصحاب الأعمال الذين يتنقلون كثيرًا في بداية ظهوره قبل تطور مكوناته ووصولها إلى المواصفات التي عليها اليوم والتي تجعله خيارًا بديلًا عن الحاسوب الشخصي المكتبي. مكتب أحد أفراد فريق حسوب فيه كرسي صحي به مسند للرأس مناسب لارتفاع الشاشة ومسندان لليد متغيري الارتفاع لمناسبة ارتفاع طاولة المكتب لكن اعلم أنه ليس خيارًا مثاليًا إلا أن يكون مصممًا ليكون محطة عمل محمولة وليس مجرد حاسوب محمول (لابتوب)، فسيفتقر إلى إمكانيات كثيرة مثل إضافة وإزالة مساحات التخزين بحرية، ترقية مكوناته، استبدال التالف منها بسهولة، وهكذا، فالحاسوب المحمول أصعب في الاعتناء به وأعقد في إصلاحه من الحاسوب الشخصي. فصل بيئة العمل عن بيئة الراحة ذكرنا في بداية المقال هذه النقطة لمامًا في بيان المكان المخصص لعملك، والحقيقة أن أثرها يتعدى مجرد الفصل المكاني لوظيفة عن أخرى إلى الفصل النفسي لها، وكذلك الفصل الاجتماعي بين العمل والمنزل وإن كانا في مكان واحد. ذلك أن ثقافة العمل من المنزل جديدة على البشر بشكل عام، وعلينا نحن العرب بشكل خاص، فالمعتاد أن المرء يخرج من بيته في الصباح إلى مصنعه أو شركته أو مدرسته أو ورشته أو غير ذلك، وهو هناك في بيئة خاصة بالعمل لا يخالطها أي علاقة بالمنزل، فيصفو ذهنه من كل شيء إلا ما بين يديه من العمل حتى ينتهي منه فينصرف إلى منزله. أما حين تعمل من منزلك فإنك لا محالة واقع في بعض المواقف الاجتماعية اليومية التي لن تستطيع النجاة منها بمجرد القول أنك تعمل، فإن هذا الأمر جديد على العرب كما ذكرنا، وعليه فبما أنك في المنزل فأنت لا تعمل، وعليه فلم لا تساعد أخاك الصغير في واجبه المدرسي أو تشرح له درسًا يصعب عليه فهمه، وحبذا لو أخرجت القمامة من المنزل إلى الحاوية! ولا أريدك أن تسيء فهم قولنا على وجه العصيان وعقوق الأهل وغبنهم حقهم، لكن اعلم أن العمل يحتاج إلى عناية وتهيئة خاصة، فهل ترى أن لك حقًا في طلبك ممن معك في المنزل أن يخفضوا أصواتهم عن المعتاد في شؤونهم اليومية، أو يحولوا المنزل إلى مقر شركة من أجلك أنت؟ كلا، فهذا بيت، وهذا حق من حقوقهم! فما الحيلة إذَا وكيف المخرج من هذه المشكلة؟ الحل كما بيَّنا من قبل أن تفصل أنت بيئة العمل عن المنزل ما استطعت، فالوظيفة الطبيعية لغرفة المعيشة هي الراحة والاستجمام والتواصل العائلي، والوظيفة الأولى لغرفة النوم هي النوم، وكذلك المطبخ والحديقة، وقس على ذلك. فلا تتوقع أن تجد بيئة العمل المنزلية مريحة نفسيًا ومعينة على العمل بنفس القدر الذي تتوقعه من بيئة عمل صناعية مجهزة لهذا الغرض فقط. وإن هذه المسألة واحدة من أهم تحديات العمل الحر عن بعد، وفيها يقول كالفِن نيوبورت الذي أوردنا ذكره في المقال السابق في شأن العناية بالصحة النفسية وإدارة الوقت، أن تجعل بيئة العمل للعمل والمنزل لشؤون المنزل، فإن احتاج عملك ساعة إضافية فلا تأخذه معك للمنزل، بل ابق تلك الساعة الإضافية في محل العمل حتى تنهيه، ثم عد إلى المنزل ولا تنفذ أي مهام تتعلق بالعمل فيه، بل هو مكان الراحة والسكن. ولو تفكرت في ذلك لرأيت أن هذا هو المنطق وما كان عليه البشر، والواجب علينا نحن معشر العاملين عن بعد أن نوافق أنفسنا على فطرة البشر الطبيعية بدلًا من إجبار من حولنا على التكيف وفق ظروفنا. لهذا فإننا نكرر قولنا هذا لأهميته، أنك إذا استطعت استئجار مكتب خاص للعمل فهو أفضل شيء، ثم مكتب في مساحة عمل مشتركة (Co-Working Space) وهي شركات تؤجر مكاتب خالية للأعمال وللذين يعملون عن بعد وللشركات الصغيرة التي ليس لها مقر بعد وللاجتماعات وغير ذلك، وقد بدأت تنتشر في العالم العربي رويدًا رويدًا في المدن الكبرى. ثم إن لم تستطع إلا العمل من المنزل، فخصص عددًا معينًا من الساعات كل أسبوع وكل يوم، ومكانًا خاصًا لا تستخدمه إلا للعمل، فإن كان غرفة مستقلة فبها، وإلا فليكن مكتبًا في غرفة تخصصه للعمل فقط. كذلك إن استطعت فخصص حاسوبًا للعمل فقط كذلك، ليكون هذا نظامك وديدنك و"روتينك" اليومي كأنك في مقر شركة. وربما لا يعجب هذا بعض من يروقه العمل بحرية، ولا بأس في هذا إن كان يعي عواقب ما يفعل، إنما قولي هذا عن تجاربي في العمل الحر "بحرية" لا يضبطها نظام، وقد استنتجت هذا بعد أعوام من العمل الحر والعمل في شركات عن بعد، عملت فيها من مكاتب خصصتها للعمل فقط بعيدًا عن المنزل تارة، ومن المنزل تارة، وعلى شاطئ البحر تارة، ومن الحديقة، ومن السرير، وفي ثياب المنزل، وفي ثياب العمل، مرة في الصباح، ومرات في المساء، وربما في جوف الليل. ولعلك تستنتج من هذا النمط أني شخص لا يستطيع تحمل نمط واحد لفترة طويلة، ولعلك أصبت في هذا فقد قضيت سنين الدراسة ثم الخدمة العسكرية بين زي موحد وطوابير ومواعيد ثابتة وأعمال متكررة لا تتغير ولا تتبدل، فلعل ذلك أصابني بالملل من الروتين المتكرر فقضيت العقد الثالث من عمري لا أتحمل الروتين الثابت. لكني علمت بعد تقلبي في كل ذلك أن النجاح المهني والاستقرار المادي وبناء تجارة ونموذج عمل يؤمن حياة مستقرة تغنيك عن التفكير في المال كل يوم، لن يأتي إلا بالشيء الذي كرهته وهربت منه طيلة تلك الأعوام، ألا وهو الروتين. وإن هذا يرتبط بشكل ما بوهم الثقة الذي تحدثنا عنه في المقال السابق في شأن التسويف، أن المسوِّف قد يكون واقعًا في فخ الغرور والكِبر لظنه أنه يستطيع إن أراد أن يتم المهمة التي يريد إنجازها، وهو واهم قطعًا بسبب ما نراه من الواقع المشاهد، وبسبب تجاربي الكثيرة في ذلك على صعيد شخصي. عاقبة التسويف كبيرة خصوصًا مع ظن القدرة على إنجاز العمل بسهولة وسرعة، وهو ما نقع فيه أغلبنا خاصة في مثل هذه الأعمال التي تكون عن بعد وبغير ضابط ملزم مثل الوظيفة المنضبطة بميعاد محدد لكل شيء لا يمكن إتمام المهمة بعده أو قبله. فإن فعلتَ ذلك كله من تهيئة لبيئة مناسبة للعمل جيدة الإضاءة والتهوية، معزولة عن المشتتات الخارجية المعيقة للعمل، مجهزة العتاد الإلكتروني من حاسوب وإنترنت وغير ذلك، وحددت نظامك اليومي الثابت للعمل والإجازات والرد على الرسائل النصية ومواعيد المكالمات والاجتماعات مع العملاء والمراجعات وغير ذلك، فإننا نرجو أن تكون قد اجتزت أكبر عقبة تقف حجر عثرة في طريق العمل عن بعد. تنظيم الملفات والأجهزة نأتي الآن إلى نقطة فنية في إعداد مكتب العمل، وهي تنظيم الأجهزة والمعدات التي لديك لئلا تشغل حيزًا من وقتك في كل مرة تجلس إلى العمل، فيكون تركيزك ووقتك منصبًا على إتمام العمل وليس تهيئة البيئة في كل مرة. الأسلاك والتوصيلات الكهربية والراجح أن التوصيلات الكهربية لمكتبك لن يحدث فيها تغيير إلا مرة كل بضعة أشهر مثلًا لإضافة جهاز أو إصلاح تالف، فابدأ بها وخصص لها مجرى مناسب تمر فيه الأسلاك والتوصيلات الكهربية بعيدًا عن متناول يدك ومواضع الفأرة ولوحة المفاتيح وغير ذلك، ولو استطعت ربطها بشريط أو غالق بلاستيكي فإنه يكون أفضل لجمع تلك الأسلاك والحد من بعثرتها. الشاشات إن كنت ستستخدم أكثر من شاشة للعمل فيفضل أن تكون كلها من نفس الحجم والكثافة النقطية (Resolution) وعلى مستوى واحد، إلا إن كنت تحتاج إلى شاشة بالوضع الرأسي لمراجعة نصية أو برمجية مثلًا، وإن كانت الشاشات موصولة بحاسوب محمول فيفضل رفع الحاسوب على حامل -أو بضعة كتب- لتكون الشاشة في مستوى بقية الشاشات التي تستخدمها. ويكون الوضع المثالي لتلك الشاشات حين تكون قمة الشاشة في مستوى نظرك حين تجلس مستقيم الظهر والرقبة ناظرًا للأمام. بقية الأجهزة الأخرى إذا كنت تستخدم أجهزة أخرى مثل لاقط صوت وكاميرا للاجتماعات المرئية فخصص لهما مكانًا كذلك من أجل سهولة الوصول إليهما عند الحاجة بحيث يكونا مثبتين في المكتب أو الشاشة أو غير ذلك، لكن ماذا لو كانت تلك الأجهزة لا تُستخدم إلا قليلًا؟ حينئذ تُبعد تلك الأجهزة والمعدات عن مكتب العمل وتخصص لها مكتبًا خاصًا أو أدراجًا للتخزين، والقاعدة هنا أن أي جهاز أو كتاب أو مستند أو أداة لا تستخدمها كل يوم في العمل فإنك لا تجعلها على مساحة العمل اليومي في المكتب. تنظيم الملفات لقد كتبنا هذه النقطة لتتجنب الوقوع في صنع متاهة بيديك للملفات التي تعمل عليها للعملاء، وقد تبدو هذه بداهة لا يجب الحديث عنها، لكن وجب ذكره والتنبيه إليه من كثرة ما رأينا في هذا الشأن في مجالات الكتابة والترجمة والتصميم والبرمجة كذلك من غياب لهذا التفصيل البسيط. فعاملْ الملفات على حاسوبك على أنها أرشيف كبير أو مكتبة كبيرة وأنت الأمين عليها المراقب لما يدخل ويخرج، فيجب أن تخصص لكل ملف تستخدمه معرِّفًا فريدًا يميزه عن غيره لكن في نفس الوقت يخصص له مكانًا مرتبطًا في فئة تجمعه مع باقي الملفات المشابهة له. فمثلًا إن كنت كاتبًا وتكتب مقالة عن إدارة الملفات أو تترجمها فلا تجعل اسمها "إدارة الملفات"، وتحفظها على سطح المكتب ثم ترسلها إلى العميل، ذلك أنه قد يطلب منك تعديلات فتنفذها ثم ترسلها، فهل تترك اسمها كما هو أم تغيره؟ وإن غيرته فهل تجعله "إدارة الوقت -1" أم ماذا؟ وهذه المشكلة رأيتها بكثرة في مجال التصميم المرئي حين عملت فيه قبل بضعة أعوام، ذلك أني درسته في منحة من معهد مرموق كان المحاضر فيه على علم بما يحدث في السوق الذي سنخرج إليه، فكان يدقق كثيرًا على أسماء الملفات، بل اسم كل طبقة من طبقات العمل وترتيبها داخل الملف، حتى إذا ما أراد المصمم الرجوع إليها للتعديل فيها لم يجد بأسًا ولم يضيع وقتًا. ولعل هذه النقطة مضخمة كثيرًا في حالة المصممين خاصة لكثرة الطبقات التي قد تكون داخل التصميم الواحد، والتي قد تصل للمئات بعضها فوق بعض، ويجب أن تكون بترتيب محدد وإلا اختلف التصميم، والحق أني رأيت هذا وقتها تقعرًا لا داعي له. وحدث بعدها أني عملت بعدها في شركة برمجية، ولما تلقت هذه الشركة هويتها المرئية من شركة دعاية صممتها لها، رأيت أنها بحاجة إلى بعض التعديلات الطفيفة، فأرسلت إلى المصمم ليعدلها فلم ينجح في تنفيذها. ولعجبي من بساطة المطلوب وسوء التنفيذ، فإنني ظللت مع المصمم ذاك قرابة ثلاثة أشهر من أجل تنفيذ تلك التعديلات، ولما أعيتني الحيلة طلبت منه إرسال الملفات المصدرية لأعدل أنا عليها، فلما فتحت الملفات عرفت سبب فشله في تنفيذ تلك التعديلات، إذ كانت طبقات الملفات المصدرية فوضى من الكائنات والأشكال هنا وهناك، بلا أسماء تميزها ولا مجموعات تجمعها، فإن أردت تعديل جزء خربت أجزاءً أخرى، فحتى مع القدرة على الوصول إلى الجزء المراد تعديله بالنقر عليه مثلًا، فإن ترتيبه قد يكون على غير ما تريد بين الكائنات الأخرى. وهذه النقطة يعلم المصممون أنه يجب الاهتمام بها وفق عناصر التصميم، إذ قد يترتب على تعديل جزء ما تعديل عناصر أخرى ترتبط به، فعندئذ تكون تلك العناصر في مجموعة واحدة تتأثر بهذا السلوك، بدلًا من تناثرها هنا وهناك مع فوضوية التعديلات اللاحقة، مما يجعل العمل على الملف بعد أسبوع من تسليمه للعميل كأنه تفكيك لقنبلة لا تدري أي سلك هو الذي سيفجرها في وجهك، ناهيك عما إن عمل عليه زميل لك من بعدك، وتلك مشكلة يتجنبها المبرمجون بالتوثيق المفصل للبرمجيات لئلا يتعبوا من بعدهم، ولتسهيل صيانة البرنامج فيما بعد وتعديله، ولشرحه للعملاء والمستخدمين، وهكذا … . ومشكلة كهذه لا يفترض أن تخرج من مصمم يعمل على مشروع بقيمة 1500 دولار! فكان الأولى أن ينظم ملفاته ليسهل الرجوع إليها فيما بعد وتعديلها، أو حتى الرجوع إليها للاسترشاد في أعمال تالية، فليس من المنطقي إن كنت مترجمًا مثلًا أن تترجم نفس الملف عشرين مرة في حين أنه موجود بالفعل أو أجزاء منه مترجمة على حاسوبك، فإن نظمت ملفات عملك وعرفت ما فيها سهل عليك الرجوع إليها وإعادة استخدامها فيما بعد، بل وتعديلها للعملاء إن أرادوا بعد تسليم المشروع مثلًا، خاصة إن كانت مشاريع كبيرة وتمت في خلال أشهر مثلًا. الفحص الدوري والنسخ الاحتياطي ولا زلنا في الشق الفني لتهيئة بيئة العمل والعناية بها، لكن نعود إلى الجزء الإلكتروني منها، فيما يتعلق بفحص المعدات التي تستخدمها وصيانتها. فلا شك أن تعطل حاسوبك يشبه تعطل السيارة التي تستقلها إلى العمل، فهو أمر غير مقبول حدوثه، وكما أنك ستبحث عن سيارة بديلة في أسرع وقت فيجب أن تكون لديك خطط بديلة كذلك لتجنب حدوث هذا التعطل من ناحية، وللتعامل معه من ناحية أخرى. وهذا يكون بالفحص الدوري كل شهر لحاسوبك ولوحة المفاتيح وغيرها من الأجهزة والتوصيلات الكهربية للتأكد من سلامتها وكفاءة أدائها، بالنظر في المقابس الكهربية والأسلاك للتأكد من عدم وجود علامات مقلقة مثل السخونة الزائدة أو آثار حروق حول المقابس، وكذلك قطع الحاسوب وأزراره وأجزاء بقية العتاد لديك من الشواحن والكاميرا ولاقط الصوت ولوحة المفاتيح وأجهزة الاتصال بالانترنت، ومكتب العمل نفسه والكرسي وغير ذلك. يدخل في هذا الفحص الدوري إجراء نسخ احتياطي لملفاتك المهمة، فإنك لا تدري أي طارئ قد يقع لك أو لحاسوبك، فمن الأفضل إجراء هذا النسخ مرة كل أسبوع مثلًا، أو كل يوم إن استدعى الأمر، فقد خسرت مرة عمل عامين كاملين بسبب إهمالي في النسخ الاحتياطي للقرص الصلب عندي. خلاصة المقال وهكذا بعد أن مررنا سريعًا بهذا المقال، نرجو أن تكون قد عرفت الآن كيف تجهز بيئة العمل وتنظمها وفق ظروف عملك كي تصرف وقتك إلى تنفيذ العمل نفسه، فتوفر لنفسك وقتًا وعمرًا أنت أولى به. في المقال التالي ننظر في الإدارة المالية للمستقل في العمل الحر، كيف يحسب أسعار خدماته وكيف يدير حياته المالية بعد التقاعد. اقرأ أيضًا المقال التالي: الإدارة المالية في العمل الحر المقال السابق: العناية بالصحة الجسدية والنفسية للعامل المستقل دليل حسوب للموظفين: الإعداد الصحيح لمكان العمل. دليل حسوب للموظفين: كيفية الجلوس الصحيحة. كيف توازن بين العائلة والعمل 6 طرق بسيطة لتحسين إنتاجيتك في العمل التعامل مع مشاكل العمل عن بعد النسخة الكاملة من كتاب دليل المستقل والعامل عن بعد 8 طرق لتحقيق الاستفادة القصوى من العمل في البيت أبرز مشاكل العمل الحر والحلول المُقترحة لها

إن كونك مستقلًا يعني أنك المسؤول عن بيع خدماتك، وهي الطريقة الوحيدة التي سينمو بها عملك، فصحيح أن عملك سيتحدث عن نفسه إلى درجة ما، لكن الأمر يتوقف عليك كي تذهب بعملك إلى العميل من أجل أن تسوِّق لقيمته التي ستضيفها إلى عمله هو خاصة. بل أكثر من ذلك، فإن عملاءك يريدون أن يعرفوا كيف سيكون العمل معك كشخص، لذا يمكن القول أنك تسوِّق لعدة أمور في وقت واحد. وقد يبدو الخوض في التسويق أو المبيعات مثل السقوط في هاوية سحيقة إن كنت جديدًا في عالم الأعمال الحرة، لكن لا تقلق، فليس الأمر مخيفًا كما يبدو، وقد وضعنا هذه المقدمة إلى المبيعات والحصول على العملاء من أجلك، وسنركز فيها على ما يجب عليك فعله بعد أن تحدد عميلًا محتملًا بالفعل. 1. إرسال العرض المناسب إلى عميلك إن الخطوة التي تلي إيجاد عميل لديه مشاريع تناسبك هي التفكير في صياغة مناسبة للعرض الذي سترسله إليه، لكنك في حاجة إلى البحث عن تاريخ ذلك العميل أولًا، فتأكد أن تعرف كل ما يمكن وضع يدك عليه عن شركته، وتقرأ ملخص الوظيفة التي يطلبها بتمعن، كي تضع يدك على المشاكل التي يواجهها. ثم تحدد بعد ذلك الأجزاء التي بها فرص مناسبة يمكن تطويرها، عبر تصفح شركته وحساباته الاجتماعية والتغطيات الإخبارية التي حصلت عليها شركته من قبل. ثم تستخدم ما جمعته من بيانات لتوظفها أثناء كتابة عرضك الذي سترسله إليه، بالتركيز على الكيفية التي ستحل بها المشاكل التي يواجهها، عن طريق استخدام مهاراتك وتوظيفها لذلك. وقد يركز العميل على الخدمات التي يحتاجها أو يظن أنه في حاجة إليها بدلًا من التركيز على المشاكل التي يواجهها، ففي تلك الحالة، اطرح عليه بعض الأسئلة عن أهدافه قبل المضي قدمًا في عرضك، وتوضح برينن دُن تلك المسألة في دليلها لإرسال رسائلك إلى العملاء: لذلك يجب أن تظهر أنك حريص على نجاح العميل الذي تراسله، فإن فرصتك في قبولك للعمل على مشروعه ستزيد إن استطعت أن تشرح له كيف أن استراتيجية بعينها ستكون أفضل من غيرها في حالته، وكيف أنها ستوفر أمواله إن اتبعها. كذلك من المهم أن تبقي استراتيجيتك قصيرة وواضحة ومباشرة، وتبيِّن ما يمكنك تقديمه إليه، والتأثير الذي ستحدثه، والإطار الزمني الذي سيحدث فيه ذلك التأثير، وركز على الكيفية التي ستحل بها مشكلة هذا العميل تحديدًا، والسبب الذي يجعله يختارك أنت من بين المتقدمين لهذا المشروع أو الوظيفة، عن طريق إرفاق نتائج قابلة للقياس من تاريخ إنجازاتك مع عملاء سابقين، أو روابط لأمثلة من أعمالك إن كان المشروع يتعلق بالتصميم مثلًا. كذلك فإن إرفاق شهادات من عملائك السابقين ستزيد من ثقته بك حتى قبل أن يتعامل معك. وأحيانًا قد لا يأتيك العمل مفصلًا في هيئة وصف وظيفي، فقد يكون العميل أحيانًا أحد أصدقائك، ويرسل لك طلب مشروع له باقتضاب فلا تستطيع وضع يدك على بيانات كافية. ففي تلك الحالة يكون أول رد لك غير رسمي، تعرِّفه فيها عن مهاراتك، وترسل له رابطًا لمعرض أعمالك، وتضع له أوقاتًا تكون متاحًا فيها للتواصل الهاتفي كي تتعرف أكثر على احتياجاته، ثم بعد ذلك يمكنك أن ترسل عرضك بصورة رسمية. 2. التفاوض على الميزانية لنقل أنك أرسلت العرض الذي تحسب أنه مثالي، ويريد العميل الآن أن يعرف أسعارك، فهنا يأتي الوقت الذي تفاوض فيه على أجرك. وقد تكون تلك المرحلة أقصر من غيرها إن كان العميل قد وضع ميزانية بالفعل على المشروع أو في وصف الوظيفة التي يريدها، فليس هناك ما تناقشه بعد ذلك. أما إن لم يفعل فإن الأمر في يدك لتحديد حد أدنى لمناقشته. ويجب أن تدرك أولًا معدل سعر السوق لمثل هذا المشروع أو الوظيفة قبل أن تضع سعرًا على مشروع ذلك العميل، وتنظر كم يضع المستقلون الآخرون كأجر لهم مقابلها، إضافة إلى الميزانيات التي يضعها العملاء لهم، وتكون هذه البيانات واضحة في مواقع العمل الحر مثل مستقل. ثم تأتي بعد ذلك مرحلة إدخال اعتبارات أخرى مثل العرض والطلب على مثل هذه المشاريع، ومستوى جودة عملك الذي ستقدمه، وقارن ذلك بمشاريعك السابقة، وأجورك عليها، ثم زد من أجرك قليلًا إن كنت تشعر أنك تقدم قيمة أكثر في هذا المشروع. واحرص أن تكون مرنًا في مفاوضاتك، فإذا كان العميل لا يستطيع تحمل التكلفة التي وضعتها فانقص منه قليلًا حتى تلتقيان في منطقة متوسطة بينكما، أو ابدأ بأجر منخفض في البداية كفترة تجريبية، على أن يزيد الأجر داخل العقد، وعندها إما يدفع لك العميل أكثر أو تفسخا العقد بشكل ودي. وحاول أن تشرح لعميلك الأسباب التي جعلتك تضع تلك الميزانية التي وضعتها له، دون الدخول في التفاصيل الصغيرة لكل جزء في المشروع، فلا يريد العميل سوى معرفة لماذا سيدفع هذا الأجر أو ذاك، ويقتنع أن تلك الوظيفة تبرر الأجر الذي تطلبه أنت. 3. متابعة عرضك مع العميل بعد ذلك البحث في خلفية العميل، وتنسيق عرضك وإرساله إليه، ستكون خسارة أن تضيع ذلك المجهود بإهمالك لمتابعة العميل بعد تلك الرسالة التي قدمت له عرضك فيها، وأول ما تفعله لمتابعة عرضك الذي أرسلت أن تبعث إليه برسالة أخرى قصيرة تسأله فيها ردًا أو تستفسر فيها عن سبب تأخره في الرد. وهناك أسلوبان يتبعهما المستقلون في أمر تلك الرسائل، وقد أثبتتا نجاحًا في مواقف مختلفة. أولهما أن تكون مختصرًا في رسالتك، ربما شيء كهذا: الفت نظره إلى أنك أفضل مَن أمامه لتلك الوظيفة بتقديم شيء مجاني له، كما يبين ديفيد خِم من Side kick by Hotspot بهذا المثال: يعتمد اختيار أي أسلوب تتواصل به مع عميلك على تفاعلك معه، استخدم حدسك، فإن لم يردَّ عليك العميل في أول رسالة متابعة، أرسل واحدة أخرى في الأسبوع التالي، وأبقها عادية وقصيرة، لكن أظهر حماستك للمشروع، وأرسل شيئًا بين السطور مثل: 4. التعامل مع الرفض وفقًا لـ Marketing Donut، فإن 80% من العملاء المحتملين يقولون "لا" أربع مرات قبل أن يوافقوا. أحيانًا يكون ذلك نوعًا من الرفض حقًا، وأحيانًا أخرى يكون معناها "ليس الآن"، أو "ليس بعد"، وقد تكون أيضًا "لقد قررنا العمل مع شخص آخر، لكن لا بأس بأن نكون على تواصل!". وبغض النظر عن الصيغة التي ينطوي عليها الرفض، فإنه لا يعني أن العميل يرفض العمل معك بالكلية. لكن من الناحية الأخرى، لا تكن لحوحًا، واقبل رفضه بلطف، واشكره على وقته واهتمامه، وحافظ على قنوات التواصل بينكما مفتوحة. وإذا كانت لديك علاقة طيبة مع ذلك العميل، فاطلب منه رأيه في عرضك الذي أرسلت، ووضح له أنك تعلم أنه مشغول، لكنك ستكون ممتنًا له كثيرًا إن اقتطع بعض اللحظات ليخبرك بالسبب الذي جعله يرفض العمل معك. ثم عد إلى ذلك العميل الذي رفض العمل معك بعد بضعة أشهر لترى كيف يسير العمل على مشروعه، وتابع شركته لتهنئه على أي إنجاز يحققه. وبناءً على رده، يمكنك أن تعرض عليه رغبتك في المساعدة، فلن ينسى اهتمامك بنجاحه وسيفكر فيك في الفرص التي قد تأتيه في المستقبل. ملاحظة أخيرة اعلم أن لب العلاقة الجيدة مع العميل هو تحديد الكيفية التي تحققان بها منفعة مشتركة، أما أسلوب العميل في التواصل والعمل فذاك أمر تعرفه أثناء عملية التسويق لنفسك لديه والفوز بمشروعه، وستعكس تلك العملية طبيعة العمل المستقبلية بينكما. فإن التزمتما بالصراحة والوضوح والتعاون بينكما، فستضمن بذلك تجربة عمل مريحة وجيدة لكليكما. ترجمة –بتصرف- للمقال An introduction to sales and closing for freelancers لفريق عمل CloudPeeps حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik