لوحة المتصدرين

إذا كنت من مستخدمي برنامج مايكروسوفت وورد الدائمين -ومن منّا لا يستخدمه- فلا بُدّ لك من التعرّف على واحدة من أهم الخصائص التي تساعدك على إنشاء مستندات متّسقة ومنسقة بصورة جيّدة؛ الأنماط Styles. تحتوي المستندات عادة على العديد من الفقرات، كالعنوان، المَتْن، العناوين الرئيسية، العناوين الفرعية، تسميات توضيحية، اقتباسات، إلخ. وعند تنسيق هذه الفقرات باستخدام النمط المناسب لكل فقرة، لا يؤدي ذلك إلى جعل المستند أكثر جاذبية من الناحية البصرية فحسب، وإنّما يساعد القرّاء على فهم ما يقرؤونه بشكل أفضل. في هذا الدرس سنتعلّم كيفية تطبيق الأنماط السريعة التي يوفّرها وورد بشكل افتراضي، وكذلك كيفية إنشاء أنماط جديدة إن لم نكن نرغب في استخدام الأنماط الجاهزة. تطبيق الأنماط السريعة توجد العشرات من الأنماط الجاهزة في وورد والتي يمكن الوصول إليها من معرض الأنماط ضمن تبويب الصفحة الرئيسية Home. الصورة أدناه توضّح مستندًا بسيطًا من صفحتين يحتوي على نصوص عادية غير منسقة، ويتكون من عنوان ومجموعة عناوين رئيسية وفرعية بالإضافة إلى محتوياتها: تبدو العناوين في المستند أعلاه غير بارزة بسبب عدم تنسيقها بتنسيق خاص، وهذا قد يشتت القارئ بعدم معرفة العنوان الذي ينتمي إليه ذلك المحتوى الذي يقرأه من النص. يمكننا تنسيق العناوين، أو غيرها، بالطريقة العادية باستخدام الأوامر الخاصة بتنسيق النصوص في تبويب الصفحة الرئيسية كحجم الخط، لونه، سمكه، إلخ. لكننا سنقوم بتطبيق الأنماط المناسبة للسرعة، السهولة، ولفائدة الأنماط الكبيرة في جعل بعض خصائص وورد تعمل بصورة مثالية، كالفهارس مثلا. نحدد الفقرة/النص التي نريد تطبيق النمط عليها ثم نذهب إلى معرض الأنماط في تبويب الصفحة الرئيسية Home، نمرر المؤشر فوق الأنماط المختلفة لعرض معاينة مباشرة، وعندما نحدد النمط المناسب ننقر عليه لتطبيقه: كما نلاحظ، هناك العديد من الأنماط المختلفة كنمط للتوكيد، نمط للاقتباس، نمط للعناوين الفرعية، إلخ. لقد قمنا باختيار النمط Title لأنه ما يناسب عنوان المستند، وعند تطبيقه يتغيّر حجم ونوع الخط (أو لونه في أنماط أخرى) تلقائيا. قمنا بتطبيق أنماط أخرى على بقية الفقرات (نمط Heading 1 للعناوين الرئيسية، ونمط Heading 2 للعناوين الفرعية). ويمكننا الاستدلال إلى نوع النمط المطبّق على الفقرة بوضع المؤشر فوقها، إذ سيتغّير النمط في معرض الأنماط كلما قمنا بتغيير موضع مؤشر الكتابة: يمكننا الوصول إلى هذه الأنماط أيضا وتفاصيلها من جزء الأنماط Styles Pane. ننقر على أيقونة مشغّل جزء الأنماط في أسفل يمين خانة الأنماط لفتحها: نضع مؤشر الكتابة عند الفقرة التي نريد تطبيق النمط عليها، ثم ننقر على النمط من جزء الأنماط. من فوائد هذه القائمة أنّها تعرض تفاصيل النمط (نوع الخط، حجمه، المسافات البادئة، إلخ) بمجرّد تمرير المؤشر فوقه: وهناك طريقة أخرى لعرض الأنماط، بفتح جزء تطبيق الأنماط Apply Styles Pane: يحتوي هذا المربّع على نفس الأنماط السريعة بالإضافة إلى المزيد من الأنماط الأخرى، والكثير منها خاصّة بالجداول. يمكننا كتابة اسم النمط في حقل الاسم Style Name للبحث عنه أو تصفّح الأنماط في القائمة وتحديدها: هل ترغب في الحصول على مستندات وورد احترافية؟ وظّف مدخل بيانات محترف من مستقل لتحرير مستنداتك وتنسيقها أضف مشروعك الآن تغيير مجموعة الأنماط Styles Set إنّ مجموعة الأنماط الموجودة ضمن معرض الأنماط هي المجموعة الأساسية والافتراضية للمستند. لدينا خيار تغيير تنسيق هذه الأنماط بالكامل من تبويب تصميم Design، إذ يمكننا انتقاء مجموعة أنماط جديدة تختلف عن المجموعة الافتراضية من حيث خصائص الخط والفقرات. نمرر المؤشر فوق أحد التنسيقات من معرض تنسيق المستند Document Formatting لعرض معاينة مباشرة، وعند اختيار المجموعة المناسبة ننقر عليها لاختيارها: بعد اختيار مجموعة الأنماط الجديدة سيتغيّر مظهر المستند بالكامل، وكذلك ستتغيّر الأنماط السريعة في معرض الأنماط تبعا لذلك: ويمكننا تغيير النسق Theme، الخطوط Fonts، الألوان Colors، تباعد الفقرات Paragraph Spacing، وغيرها من الخيارات من نفس التبويب أيضا: ملاحظة: إذا كنت تستخدم إصدارا أقدم من 2013 فستجد معظم هذه الخيارات مجموعة ضمن أمر تغيير الأنماط Change Styles في تبويب الصفحة الرئيسية Home: مصدر الصورة مسح الأنماط والتنسيقات قد نحتاج أحيانا إلى مسح كافة التنسيقات وكافة الأنماط المطّبقة على فقرات المستند، وخصوصا إن لم نكن نحن من قام بإنشاء المستند من الأصل. في هذه الحالة من الأفضل إزالة هذه التنسيقات والأنماط ثم إعادة تنسيقها من جديد لتسهيل تمييز الفقرات التي قمنا بتطبيق تنسيقاتنا الخاصة عليها. للقيام بذلك نحدد الفقرة التي نريد مسح تنسيقاتها ثم نفتح جزء الأنماط وننقر على مسح الكل Clear All: أو ننقر على أمر مسح التنسيق بأكمله Clear All Formatting من خانة خط Font في تبويب الصفحة الرئيسية Home: نكرر الخطوة أعلاه على جميع الفقرات المنسّقة. لكنّ هذه العملية تصبح مملة ومضيّعة للوقت إذا كان المستند طويلا أو كانت التنسيقات والأنماط كثيرة ومعقّدة، ولذلك من الأفضل تحديد كافة محتويات المستند (Ctrl+A) ثم ننقر على مسح الكل Clear All: من الجدير بالذكر أنّ الأنماط تخلّصنا من الحاجة إلى إضافة فقرات إضافية من أجل ضبط التباعد بين الفقرات. فإذا كان المستند يحتوي على نصوص عادية بالشكل التالي: سيكون من الصعب تمييز بدايات الفقرات وسواء كانت عناوين أو غيرها، ولذلك سنضطر إلى إضافة فقرات إضافية بين العنوان والمتن: لكن عند تطبيق النمط المناسب على كل فقرة، سيتم ضبط تباعد الفقرات تلقائيا، وهذه فائدة أخرى لاستخدام الأنماط. إذا، فالأنماط هي عبارة عن خيارات تنسيقية تحسّن من مظهر المستند وتجعله سهل القراءة، كما توفّر الكثير من الوقت وتسّهل استخدام عدد من الخصائص الأخرى في البرنامج كالفهارس Table of Contents، الإسناد الترافقي Cross-reference، الارتباطات التشعبية Hyperlinks، إلخ. انشر كتابك عبر الإنترنت وأخرج أفكارك للنور دع مبدعي خمسات يساعدونك في تأليف كتابك ونشره وبيعه وترويجه عبر الإنترنت اطلب خدمتك الآن إنشاء أنماط جديدة بالرغم من التعدد في الأنماط الجاهزة المتوفرة في معرض الأنماط ومجموعات الأنماط المتوفرة في معرض تنسيق المستند، إلّا أنّنا في بعض الأحيان نحتاج إلى أنماط مخصصة تكون سمة للمستندات التي ننشئها. ومهما كان نوع النمط، يمكننا إنشاءه بعدة خطوات بسيطة. مثلا، في المستند الموضّح في الصورة أدناه، والذي لم يُطبّق عليه أي نمط أو تنسيق، إذا رغبنا في تنسيق كلمة "Workability" بنسق مخصص بحيث تظهر في كل الفقرات بهذا التنسيق يمكننا إنشاء نمط بهذا التنسيق وإضافته إلى معرض الأنماط. نقوم أولا بتنسيق الكلمة حسب ما هو مرغوب (قمنا بتغيير اللون ونوع الخط، وكذلك جعلناه مائلا Italic) ثم تحديدها (كلها أو جزء منها) والنقر على السهم في أقصى يمين معرض الأنماط، ثم نختار إنشاء نمط Create a Style: في مربع الحوار الذي سيظهر نقوم بإدخال الاسم المرغوب للنمط ثم ننقر على موافق OK: ستتم إضافة النمط الجديد إلى معرض الأنماط، وبذلك يمكننا البحث عن كلمة "Workability" في كافة فقرات المستند وتطبيق هذا النمط عليها: أو بطريقة أكثر اختصارا باستخدام خاصية الاستبدال Replace. نحدد كلمة "Workability" ثم ننقر على أمر استبدال Replace من تبويب الصفحة الرئيسية Home: من مربع الحوار Find and Replace نكتب نفس الكلمة (Workability) في حقل استبدال بـ Replace With ثم نتأكد من وضع مؤشر الكتابة في هذا الحقل، وننقر على Format ونختار Style: نحدد النمط الذي قمنا بإنشائه في الخطوة السابقة، ثم ننقر على موافق OK: بعد ذلك ننقر على زر استبدال الكل Replace All: وبذلك سيُطبّق النمط على جميع الكلمات مرّة واحدة، بدلا من تطبيقه على كل كلمة على حدة. بالإضافة إلى طريقة إنشاء نمط جديد التي قمنا بشرحها أعلاه، بإمكاننا تعريف نمط جديد وتخصيص كافة خياراته. مثلا إذا رغبنا في تعريف نمط للفقرات التي تمثل محتوى العناوين الفرعية، نضع مؤشر الكتابة داخل إحدى هذه الفقرات، ثم ننقر على زر نمط جديد New Style من جزء الأنماط: في مربع الحوار الذي سيظهر نقوم بإدخال اسم النمط، ونحدد نوعه Style Type سواء كان حرف Character، فقرة Paragraph، جدول Table، إلخ. والفرق بين الحرف والفقرة هو أنّ الأول سيُطبق على الكلمة التي يوجد عندها مؤشر الكتابة فقط، أما الثاني فيُطبّق على كامل الفقرة التي يوجد عندها مؤشر الكتابة. من قائمة Style based on نحدد النمط الذي نريد بناء نمطنا الجديد على أساسه (أي نستخدم خصائص ذلك النمط كأساس نبدأ بتعديل خياراتنا منه). نعدّل الخيارات الأخرى كالمسافة البادئة للفقرة، لون النص، حجم الخط، سمكه، نوعه، وغيرها. ويمكن الاستفادة من حقل المعاينة لمعرفة كيف سيبدو النمط الذي نقوم بإنشائه. بعد الانتهاء من تعديل جميع الخيارات ننقر على موافق OK: سيتم إدراج النمط الجديد في معرض الأنماط السريعة، ويمكننا تطبيقه على الفقرات بوضع مؤشر الكتابة فوق الفقرة ثم النقر على النمط: تعديل النمط إذا كنا نرغب في تعديل خيارات النمط الذي قمنا بإنشائه، أو أي نمط آخر موجود ضمن معرض الأنماط، ننقر بزر الفأرة الأيمن عليه ثم نختار تعديل Modify: أو بطريقة أخرى، ننقر على السهم بجانب اسم النمط في جزء الأنماط ونختار تعديل Modify: وفي الحالتين سيُفتح نفس مربع الحوار، Modify Style، ومنه نقوم بالتعديل المرغوب. سنقوم مثلا بإضافة مسافة تباعد عند نهاية الفقرة، ونلاحظ أنّ أي خيار نقوم بتخصيصه يظهر في المربّع السفلي الذي يوضّح خصائص النمط: بعد الانتهاء ننقر على موافق OK، وسيتم تطبيق التغيير في النمط على جميع الفقرات المُطبّق عليها هذا النمط، وبهذا نختصر الكثير من الوقت بدلا من إضافة تباعد لكل فقرة على حدة. استخدام مركز التحكم بالنمط Style Inspector مع تعدد طرق تنسيق النصوص في وورد، قد يصعب أحيانا معرفة نوع التنسيق المطبّق على فقرة أو كلمة معيّنة. لكن باستخدام أداة Style Inspector يمكننا معرفة بالضبط فيما إذا تم تطبيق تنسيق يدوي على النص بالإضافة إلى تنسيق النمط المُطبّق عليه. يمكننا أيضا استخدام خيارات Style Inspector وبالتحديد Reveal Formatting إذا كنا نريد معرفة تفاصيل النمط وتخصيص خياراته بدقة. للوصول إلى هذه الأداة، نفتح جزء الأنماط وننقر على زر Style Inspector: في نافذة مركز التحكم بالنمط يُوضَّح النمط المطبّق على الفقرة/الكلمة التي يوجد عندها مؤشر الكتابة. ومن خلاله يمكننا إزالة نمط الفقرة الحالي المخصص وإعادة تعيين النمط العادي Normal بالنقر على زر Reset to Normal Paragraph Style: أو إزالة التنسيق المطبّق يدويا على النص مع الإبقاء على التنسيق الآتي من النمط بالنقر على زر Clear Character Formatting: ولمعرفة تفاصيل النمط الحالي والتعديل عليها ننقر على زر Reveal Formatting: من خلال جزء Reveal Formatting بإمكاننا رؤية جميع المعلومات الخاصة بتنسيق النمط، وعند النقر على كل خيار ستُفتح نافذة مستقلة يمكننا بواسطتها تخصيص خيارات أكثر تفصيلا: فعند النقر على الخط Font مثلا، سيفتح مربع حوار يحتوي على كل ما يتعلّق بالخط من خيارات يمكن تخصيصها: وعندما ننقر على التباعد Spacing سنتمكن من تخصيص خيارات مسافات التباعد بدقة أكبر، حتى أنّه بالإمكان إدخال القيم يدويا، وهذا ما لم نتمكن من فعله في مربع الحوار Modify Style: إضافة النمط إلى المستندات الجديدة أو المستندات الموجودة عندما نقوم بإضافة النمط إلى معرض الأنماط السريعة، فإنّه وبشكل افتراضي يُضاف إلى المستند الحالي فقط. لكن هناك إمكانية إضافته إلى كل المستندات الجديدة التي نقوم بإنشائها أو المستندات الموجودة مسبقا. نقوم بفتح مربع الحوار Modify Style بالنقر بزر الفأرة الأيمن على النمط الذي قمنا بإنشائه ثم نختار Modify. عند فتح مربّع الحوار، نلاحظ أنّ الخيار Only in this Document محدد تلقائيا، وهذا يعني أنّ النمط الحالي مضاف إلى المستند الحالي فقط. لجعل النمط يُضاف إلى كل مستند جديد يُستخدم فيه القالب الحالي نحدد الخيار New Document based on this template: وبما أنّ القالب الذي نستخدمه في هذا المثال هو القالب العادي Normal، فإنّ هذا النمط سيُضاف إلى معرض الأنماط السريعة كلما قمنا بفتح مستند جديد بقالب فارغ: إما لإضافة النمط إلى مستند موجود مسبقا، نقوم بالنقر على زر إدارة الأنماط Manage Style من جزء الأنماط: في مربع الحوار الذي سيظهر ننقر على زر استيراد/تصدير Import/Export: في مربع الحوار Organizer لدينا مربعان، الأول (على جهة اليسار في الصورة أدناه) يحتوي على الأنماط الموجودة في المستند الذي نعمل عليه، Workability. والثاني (على جهة اليمين في الصورة أدناه) يحتوي على الأنماط الموجودة في القالب الافتراضي Normal: ما نريد القيام به هو نسخ النمط الذي قمنا بإنشائه سابقا باسم "Body Text1" من المستند الحالي، إلى مستند محفوظ لدينا على الجهاز باسم "The Bailey Method"، لذلك سنقوم أولا بإغلاق مستند القالب Normal بالنقر على زر Close File (المحدد في الصورة أعلاه)، ثم النقر على Open File: عند الانتقال إلى المجلد الذي نحفظ فيه المستند، سنلاحظ أنّه لا يحتوي على أي مستندات، وذلك لأنّ الامتدادات المحددة هي قوالب وورد All Word Templates. نقوم بتغيير هذا الخيار إلى كافة مستندات وورد All Word Documents: نحدد المستند المطلوب، وهو "The Bailey Method" في هذا المثال ثم ننقر على فتح Open: ستتم إضافة الأنماط الموجودة في هذا المستند إلى المربع على جهة اليمين. نحدد النمط الذي نريد نسخه من مستند "Workability"، وهو "Body Text1" ثم ننقر على زر نسخ Copy، وستتم إضافته إلى قائمة أنماط المستند "The Bailey Method": نغلق مربع الحوار Organizer ونحفظ التغييرات بالنقر على Save. عندما نقوم بفتح المستند "The Bailey Method" في المرة القادمة، سنجد أن النمط Body Text1 موجود ضمن معرض الأنماط السريعة:

من الرائع في برنامج اكسل أنّه يتيح إمكانية إدخال الكمية التي تريدها من البيانات مهما كانت كبيرة لتملأ الملايين من الخلايا، وكذلك إمكانية عرض هذه البيانات بالعديد من الطرق المختلفة. لكن في جداول البيانات الكبيرة جدا سيكون من الصعب تحليل جميع المعلومات في الورقة، وهنا يأتي دور الجداول المحورية Pivot Tables لتساعدك في تنظيم بياناتك، تلخيصها، وتحليلها. كما هو واضح من الاسم، الجداول المحورية هي جداول أيضا تحتوي على أعمدة وصفوف، لكنها توفّر خاصية التلاعب بالبيانات وترتيبها بعدة طرق بسرعة وسهولة. على سبيل المثال جدول البيانات أدناه: لو أردنا معرفة قيم المبيعات لكل "صنف"، يمكننا تنظيم البيانات وتلخيصها البيانات باستخدام الفرز والتصفية Sort & Filter أو المجاميع الفرعية Subtotals، لكن هذا في حالة كون الجدول صغيرا. والحقيقة هي أنّ هذا الجدول يحتوي على أكثر من 1400 صف مما يجعل عملية تلخيص البيانات صعبة بدون استخدام الجداول المحورية: عندما نقوم بتحويل البيانات إلى جدول محوري سيكون بإمكاننا التركيز على ملخص الجدول بدلا من التعامل مع الكم الهائل من البيانات ككل: نلاحظ في الصورة أعلاه كيف تحوّل الجدول المتكون من 1403 صف إلى جدول مبسّط بأقل من 20 صف. يتكونّ الجدول المحوري من 4 مناطق: منطقة الأعمدة Columns، منطقة المرشحات (عوامل التصفية) Filters، منطقة الصفوف Rows، ومنطقة القيم. يمكننا التحكم بالبيانات التي تظهر في كل منطقة من هذه المناطق بكل سهولة. فإذا أردنا أن نقوم بعرض مجموع المبيعات حسب الربع في منطقة الصفوف، ونقل الأشهر إلى منطقة المرشحات، ببساطة ننقر على حقل "الربع" ونسحبه من منطقة المرشحات إلى منطقة الصفوف. وبالمثل ننقر على حقل "شهر الطلب" ونسحبه من منطقة الصفوف إلى منطقة المرشحات، وبذلك نحصل على طريقة مختلفة لتحليل بياناتنا: كما يمكننا التحكم في الحقول fields التي نرغب في إظهارها/إخفائها في الجدول بتأشير اسم الحقل من قسم الحقول الجانبي (أسماء الحقول هي نفسها عناوين الأعمدة للجدول الأصلي الذي قمنا بتحويله إلى جدول محوري): وللتركيز على جزء أصغر من البيانات لتحليلها بشكل مفصّل يمكننا استخدام أمر التصفية، أو ما يُسمى بمقسم طريقة العرض Slicers والتي سنأتي إلى شرحها لاحقا في هذا المقال. إذا فالجداول المحورية هي طريقة أكثر مرونة لعرض البيانات يمكن إعادة هيكلتها بسهولة مع العديد من الخيارات التي تمكننا من تنظيم تلك البيانات، تلخيصها وتحليلها بشكل سهل وسريع. كيفية إنشاء الجداول المحورية لنعد إلى الجدول الأصلي؛ مجموعة من الأعمدة والصفوف التي تعرض قيم المبيعات لعدد من الأصناف وحسب الأشهر وأرباع السنة. لتحويل هذا الجدول إلى جدول محوري ننقر على إحدى الخلايا داخل الجدول ثم نذهب إلى تبويب إدراج Insert: في خانة جداول Tables نلاحظ وجود أمرين لإنشاء الجدول المحوري: PivotTable و Recommended PivotTable. سننقر الأمر الأول (PivotTable) لإنشاء الجدول (أو يمكننا استخدام الاختصار Alt+N+V). سيظهر مربع الحوار التالي: نؤشر الخيار تحديد جدول أو نطاق Select a table or range ونحدد الجدول (أو جزء منه) الذي نريد تحويله إلى جدول محوري (وهو محدد تلقائيا هنا لأننا قمنا بتحديد خلية داخله مسبقا). إذا رغبنا في استيراد بيانات من ملف خارجي، كقاعدة بيانات Access مثلا، نحدد الخيار استخدام مصدر بيانات خارجي Use an external data source. وكذلك لدينا خيار إنشاء الجدول في ورقة عمل جديدة بتحديد الخيار New Worksheet أو إنشائه في الورقة الحالية Existing Worksheet وتحديد الخلية التي نريده أن يبدأ منها من حقل Location. يُحدد الخيار الأخير، إضافة هذه البيانات إلى نموذج البيانات Add this data to the data model، إذا كانت البيانات علائقية Relational (أي مقسمة على عدة جداول)، وفي هذه الحالة يمكن إضافة الجداول المتعددة إلى نموذج بيانات في اكسل، إنشاء علاقات بينها، ثم استخدام نموذج البيانات لإنشاء PivotTable. بعد تحديد جميع الخيارات المرغوبة، ننقر على موافق OK. في الورقة الجديدة ستتم إضافة placeholder للجدول المحوري بالإضافة إلى لوحة جانبية تحتوي على جميع الحقول الموجودة التي يمكن إضافتها إلى الجدول، ومصدرها هو الجدول الأصلي. سنقوم ببناء الجدول بسحب الحقول التي نرغب في إضافتها إلى المنطقة المرغوبة. فإذا أردنا تصفية الجدول ككل حسب الأشهر، سنقوم بسحب حقل "شهر الطلب" إلى منطقة Filters، وستتم إضافة عامل التصفية مباشرة إلى الورقة: وسنقوم بسحب حقل "الربع" إلى منطقة الأعمدة وحقل "الصنف" إلى منطقة الصفوف: نلاحظ أن الجدول ما زال فارغا، وذلك لأننا لم نحدد بعد الحقل الذي نضعه في منطقة القيم. كما نلاحظ أن البرنامج يقوم بإضافة صف وعمود الإجمالي الكلي Grand Total تلقائيا. سنقوم بسحب "المبيعات" إلى منطقة القيم: يمكننا في أي وقت تغيير هيكلية الجدول بسحب الحقول ونقلها إلى المكان الآخر، وهذا ما يميز الجدول المحوري؛ المرونة التامة في التحكم طريقة عرض البيانات. الطريقة الأخرى لإنشاء الجدول المحوري هو أمر Recommended PivotTable الذي يقترح مجموعة من الخيارات المناسبة لبياناتك. يمكنك استخدام هذا الأمر إذا لم تكن ترغب في ببناء الجدول يدويا، أو إذا لم تكن تعرف بالضبط كيف تعرض بياناتك بالشكل المناسب. بنفس الطريقة، نحدد خلية داخل جدول البيانات العادي ثم ننقر على Recommended PivotTable: في مربع الحوار تُعرض العديد من طرق العرض المختلفة للبيانات. انقر على المصغرات لمعاينتها بصورة أكبر في جزء المعاينة. عندما تقرر الشكل المناسب لك، انقر على موافق OK. سيتم إنشاء الجدول المحوري في ورقة جديدة: في الشكل الذي اخترناه، يُعرض حقلا "ربع" و "شهر الطلب" كصفوف، وعدد الطلبات في منطقة القيم. ولا توجد حقول في منطقتي الأعمدة والمرشحات (وهذا يعني أنّه ليس بالضرورة استخدام جميع المناطق وإضافة الحقول إليها). يمكننا مواصلة العمل على هذا الترتيب أو تغييره يدويا حسب ما يناسبنا. تنسيق الجداول المحورية بعد أن تعرّفنا على كيفية إنشاء الجداول المحورية وكيفية التلاعب في هيكلية الجدول بنقل الحقول من منطقة إلى أخرى، لنستعرض المزيد من الخيارات الخاصة بتنسيق الجدول المحوري. عندما ننقر على أي خلية داخل الجدول سنلاحظ ظهور التبويبين السياقيين تصميم Design وتحليل Analyze: يحتوي تبويب تصميم على العديد من الخيارات التنسيقية، منها مجموعة أنماط PivotTable Styles تشابه أنماط الجداول العادية. نمرر الفأرة فوق أي من هذه الأنماط لعرض معاينة مباشرة، وعندما نحدد النمط المناسب ننقر عليه لاختياره: كما يحتوي على خيار تمييز الصفوف (أو الأعمدة) بتنسيق خاص لتسهيل تمييز البيانات ومتابعتها. نحدد أحد الخيارين Banded Rows أو Banded Columns لتطبيق التنسيق الخاص: وبإمكاننا تطبيق تنسيق خاص لعناوين الصفوف/ الأعمدة بتأشير الخيارين Row Headers/ Column Headers: وإذا كنا نفضّل المزيد من المساحات البيضاء في الجدول يمكننا إضافة صفوف فارغة تحت كل مجموعة عناصر من خيار Insert Blank Line after Each Item: كما أنّ هناك المزيد من الخيارات الخاصة بتخطيط الجدول يمكننا الوصول إليها من أمر تخطيط التقرير Report Layout: في النموذج المضغوط Show in Compact Form (وهو التخطيط الافتراضي) تُعرض عناصر الحقول المختلفة في منطقة الصفوف في عمود واحد (مثلا، في الجدول أدناه تُعرض عناصر "الصنف" و "شهر الطلب" في عمود A)، كما تكون عناوين الصفوف والأعمدة عمومية ("Row Labels" و "Column Labels"): بالإمكان استخدام النموذج المضغوط إذا كنا بحاجة إلى المزيد من المساحة لعرض القيم. وكذلك بالإمكان استخدام أيقونات +/- عند عناوين الصفوف لعرض/إخفاء التفاصيل المندرجة تحت كل عنوان: وفي نموذج مخطط تفصيلي Show in Outline Form يتم تخصيص عمود لكل حقل من حقول منطقة الصفوف (مثلا، في الجدول أدناه خصص العمود A لحقل "الصنف" وعمود B لحقل "شهر الطلب)، كما تُعرض تسميات الحقول الحقيقة (مثلا، "الصنف" بدلا من "Row Labels" و"شهر الطلب" بدلا من "Column Labels"): أما الخيار الأخير، النموذج الجدولي Show in Tabular Form، فهو يشابه النموذج السابق تقريبا، ولكنه يعرض قيم المجاميع (Total) أسفل المجموعات وليس أعلاها: يمكننا اختيار إي نموذج من النماذج المتاحة، فالأمر يعتمد على التفضيل الشخصي للمستخدم. من الخيارات الأخرى المتوفرة إمكانية إخفاء قيم الإجمالي الكلي Grand Total للصفوف والأعمدة Off for rows and columns، أو إظهارها للصفوف فقط On for rows only أو للأعمدة فقط On for columns only: وكذلك إمكانية إخفاء قيم المجاميع الفرعية Subtotals، أو تحديد موضع عرضها في أسفل مجموعات العناصر Show all subtotals at bottom of group أو أعلاها Show all subtotals at top of group: بالإضافة إلى ذلك، يمكننا الوصول إلى بعض الخيارات التنسيقية من تبويب تحليل Analyze. مثلا، في الجدول أدناه، يمكننا تغيير تنسيق مجموع المبيعات في منطقة القيم بإضافة رمز العملة. أولا، نحدد إحدى الخلايا التي تحتوي على مجموع المبيعات، ونتأكد من أننا حددنا الحقل المطلوب من مربع الحقل النشط Active Field، ثم ننقر على إعدادات الحقل Field Settings: نلاحظ في مربع الحقل النشط أنّ الحقل المحدد هو حقل "المبيعات Sum of" وهو ما نريده. من مربع الحوار "إعدادات حقل القيم" يمكننا إدخال اسم مخصص للحقل Custom Name، ويفضّل أن يكون مختلفا عن اسم المصدر Source Name لكيلا تختلط أسماء الحقول. كما يمكننا تغيير الدالة التي نريد استخدامها لتلخيص البيانات. الدالة الافتراضية هي الجمع Sum، ونستطيع استخدام الدوال الأخرى كالمتوسط، الضرب، إلخ: ولتغيير تنسيق الأرقام في منطقة القيم، ننقر على تنسيق الرقم Number Format. في مربع الحوار تنسيق الخلايا ننقر على الخيار عملة Currency، ثم نحدد نوع العملة وعدد الفواصل العشرية في الرقم، ثم موافق OK: وسيتم تنسيق الأرقام في منطقة القيم بصيغة عملة: سنتابع في الدرس القادم كيفية إنشاء وتنسيق المخططات المحورية في برنامج اكسل.

تعرّفنا في الجزء الأول من هذا الدرس على الجداول المحورية وكيفية إنشائها وتنسيقها، وسنكمل في هذا الجزء الشرح حول أساسيات الجداول المحورية بالإضافة إلى المخططات المحورية. كيفية إنشاء الحقول المحسوبة Calculated Fields في بعض الأحيان تحتاج إلى إضافة معلومات أخرى إلى تقرير PivotTable ولا تريد تغيير مصدر البيانات الأصلي، أو قد يكون إدخالها في الجدول الأصلي يستغرق الكثير من الوقت. في هذه الحالة يمكنك استخدام الحقول المحسوبة Calculated Fields. في المثال أدناه، نريد إضافة حقل تُحسب فيه قيم العمولة لنسبة عمولة تساوي 11%: نحدد خلية داخل الجدول ليظهر التبويبان السياقيان. من تبويب تحليل Analyze ننقر على: Fields, Items, &Sets > Calculated Field في مربع الحوار "إدراج حقل محسوب"، نقوم بإدخال اسم للحقل الجديد من خانة Name. ومن خانة Formula نقوم بكتابة صيغة الحقل. بما أننا نريد حساب العمولة التي تنتج من ضرب قيم المبيعات × نسبة العمولة، ستكون الصيغة بالشكل التالي: =المبيعات * %11 يمكننا كتابة كلمة "المبيعات" يدويا في الصيغة أو النقر عليها بشكل مزدوج من مربع Fields. بعد الانتهاء من كتابة الصيغة ننقر على موافق OK. سنلاحظ إضافة حقل "العمولة Sum of " إلى قائمة الحقول وإدراجه في منطقة القيم، وكذلك ظهور قيم مجموع العمولة لكل شهر لكل "صنف" في الجدول: بإمكاننا تغيير عنوان العمود من "العمولة Sum of" إلى "مجموع العمولة" بتحديد الخلية التي تحتوي على العنوان ثم إدخال الاسم الجديد في خانة الحقل النشط Active Field: إذا أردنا حذف الحقل المحسوب الذي قمنا بإضافته، نحدد خلية داخل الجدول، نذهب إلى تبويب: Analyze > Fields, Items, &Sets > Calculated Field من خانة Name نحدد الحقل الذي نرغب في حذفه (وهو حقل "العمولة" في هذا المثال)، ننقر على حذف Delete ثم موافق OK: كيفية استخدام مقسمات طريقة العرض Slicers لتصفية البيانات مقسّمات العرض Slicers هي بمثابة لوحة تحكم بصرية بعوامل التصفية Filters، وهي تختلف عن التصفية التقليدية بكونها أسهل وأسرع للاستخدام. مثلا، في الجدول أدناه، يمكننا استخدام الحقل في منطقة المرشحات ("الربع") لتصفية الجدول المحوري. فإذا أردنا عرض مبيعات الربع الأول من كل سنة فقط، نحدد "الربع الأول" ثم ننقر على موافق OK: لكن إذا أردنا التصفية حسب السنوات، أو الأشهر، دون إضافة هذه الحقول إلى منطقة المرشحات (أو إلى PivotTable)، يمكننا استخدام مقسّمات العرض. من تبويب تحليل Analyze ننقر على إدراج مقسّم طريقة العرض Insert Slicer. في مربع الحوار الذي سيظهر نحدد الحقول التي نريد إدراجها كمرشحات. سنقوم بإدراج "شهر الطلب" و"السنة" مثلا (يمكن إدراج واحد فقط أو أكثر): بعد إدراج المقسّمات، يمكننا تغيير مكانها بسحبها إلى الموضع المرغوب، أو تغيير حجما باستخدام المقابض عند حدودها: نلاحظ أن كل مقسّم يحتوي على عنوان، وهو نفسه عنوان الحقل، بالإضافة عدد من الأزرار التي تمثل عناصر ذلك الحقل. لعمل تصفية، ننقر على الأزرار داخل كل مقسّم. فلو أردنا عرض المبيعات لشهر نيسان من عام 2011، ننقر على زر "نيسان" من مقسّم "شهر الطلب": وبإمكاننا عمل تصفية متعددة (أي عرض القيم لأكثر من عنصر في المقسّم) بالضغط على مفتاح Ctrl أثناء النقر على مجموعة من الأزرار في المقسّم. ففي المثال أدناه، قمنا بعرض مجموع المبيعات لشهر "نيسان"، "حزيران" و"أيلول" من عام 2011: لإلغاء عملية التصفية، ننقر على زر إزالة التصفية في حافة المقسّم (أو نضغط مفتاحي Alt+C من لوحة المفاتيح). هناك العديد من الخيارات الخاصة بتنسيق المقسّم يمكننا الوصول إليها من تبويب خيارات Options الذي يظهر عند تحديد أي مقسّم في الورقة. يمكننا تغيير لون المقسّم باختيار أحد الأنماط Styles من معرض الأنماط: أو تغيير عند الأعمدة في المقسّم من خانة الأزرار Buttons وبالتحديد حقل الأعمدة Columns. كما يمكننا تغيير أبعاد الأزرار من نفس الخانة: يمكننا أيضا تغيير اسم المقسّم من مربع Slicer Caption في خانة Slicer: وللوصول إلى الخيارات الإضافية للمقسّم ننقر على خيارات مقسّم طريقة العرض Slicer Setting من خانة Slicer: من مربّع حوار "الإعدادات"، يمكننا تغيير عنوان المقسّم أيضا، أو عدم عرضه بإلغاء تأشير الخيار Display header. وبالإمكان تغيير طريقة فرز وتصفية عناصر المقسّم بتأشير الخيار تصاعديا Ascending أو تنازليا Descending. فإذا كانت العناصر نصية سيتم فرزها من الألف إلى الياء (أو بالعكس)، وإذا كانت العناصر رقمية سيتم فرزها من الأصغر إلى الأكبر (أو بالعكس). كما يوجد خيار استخدام قائمة مخصصة عند فرز العناصر Use Custom Lists when sorting. مثلا عندما نقوم بإلغاء تأشير هذا الخيار ستترتب العناصر في مقسّم "شهر الطلب" أبجديا: إنّ إلغاء تأشير استخدام القوائم المخصصة غير مناسب في هذه الحالة، لأننا نريد عرض الأشهر حسب ترتيبها المعتاد. لكن يكون هذه الأمر مفيدا إذا كانت مجموعة العناصر تتطلب ترتيبا محددا، يمكننا إنشاء قائمة مخصصة Custom List واستخدامها لفرز العناصر في المقسّم. وإذا كانت هناك عناصر في المقسّم لا تحتوي على بيانات لتصفيتها، ولا نرغب في عرض هذا العنصر، يمكننا تأشير الخيار Hide items with data: بعد تحديد جميع الخيارات المرغوبة ننقر على موافق OK. كيفية إنشاء PivotCharts كما هو واضح من الاسم، PivotCharts تشبه إلى حد كبير PivotTables، فبدلا من الجدول، ستُمثل القيم في مخطط يمكن تغيير طرق العرض فيه بكل سهولة كما نفعل في الجدول المحوري. هناك أكثر من طريقة لإنشاء PivotChart، إما بتحديد إحدى الخلايا داخل الجدول المحوري، ثم الذهاب إلى تبويب تحليل Analyze والنقر على PivotChart من خانة أدوات Tools: أو الذهاب إلى تبويب إدراج Insert والنقر على PivotChart من خانة مخططات Charts: أو النقر على مخططات مستحسنة Recommended Charts من نفس التبويب لعرض المخططات المقترحة والمناسبة لبياناتنا: وفي جميع الحالات سيُفتح نفس مربّع الحوار الذي يشابه مربّع الحوار الخاص بإدراج المخطط العادي (راجع درس كيفية إنشاء المخططات وتخصيصها في Excel للاطلاع على كيفية اختيار المخطط المناسب للبيانات): بعد انتقاء نوع المخطط المناسب ننقر على موافق OK ليتم إدراجه في الورقة: يرتبط هذا المخطط ارتباطا مباشرا بالجدول المحوري، أي أنّ أي تغيير نجريه على الجدول سيتم تحديث المخطط على أساسه. وبالمثل، أي تغيير يجري على المخطط سيتم تحديث الجدول ليعكس هذا التغيير. فلو قمنا، مثلا، بعمل تصفية لعرض قيمة الربع الثاني في المخطط، سيتم تطبيق نفس العملية على المخطط تلقائيا: وإذا قمنا بإلغاء تأشير حقل "الفرع" من الجدول، وتأشير حقل "السنة"، سيتغير المخطط تبعا لذلك: وحتّى لو استخدمنا مقسّمات طريقة العرض Slicers لتصفية الجدول، سيتغير المخطط أيضا: ولتجنّب ازدحام العناصر في الورقة، يمكننا نقل المخطط إلى ورقة جديدة فارغة. ننقر على المخطط لتحديده، نذهب إلى تبويب تحليل Analyze ثم ننقر على نقل المخطط Move Chart من خانة إجراءات Actions: نحدد الخيار ورقة جديدة New Sheet ونقوم بإدخال اسم الورقة، ثم ننقر على موافق OK: سيتم نقل المخطط إلى ورقة جديدة. وستصبح لدينا المزيد من المساحة مما يسّهل تحليل المخطط: وكما في الجدول المحوري، يحتوي المخطط على أربع مناطق: منطقة عوامل التصفية Filters، منطقة حقول المحور Axis، منطقة وسائل الإيضاح Legend، ومنطقة القيم Values. وبإمكاننا تغيير طريقة عرض المخطط بإعادة ترتيب الحقول وسحبها من منطقة إلى أخرى حسب المطلوب كما فعلنا في الجدول: توجد العديد من الخيارات لتصميم وتنسيق المخطط المحوري تماما كما في المخططات العادية. فمن تبويب تصميم Design يمكننا تغيير نمط المخطط من معرض الأنماط Chart Styles، أو تغيير ألوانه من أمر ألوان Colors: كما يمكننا إضافة عناصر إلى المخطط من أمر Add Chart Element أو تغيير تخطيط المخطط من أمر Chart Layout (تُعرض معاينة مباشرة للتخطيط بمجرد تمرير الفأرة فوقه): إذا، فالمخططات المحورية هي عبارة عن مخططات عادية بمرونة وخيارات الجداول المحورية.