لوحة المتصدرين

إذا كنت جديدًا في العمل المستقل، فإن التعامل مع فواتير العملاء سيكون من الأمور المرعبة (والمُمِلّة) التي سوف تتعرض لها. تجعل الفواتيرُ عملَك يبدو احترافيًّا، لكن من الصعب تخمين محتوًى جيدٍ لها، أو معرفة الطريقة المناسبة لإرسالها للعميل. من حسن الحظ، فإن لديك العشرات من أدوات الفواتير الممتازة- والتي تقوم بالعمل الصعب نيابةً عنك- ويمكنك الاختيار من بينها. ما عليك فقط إلا أن تُدخل بعض بيانات العميل، ثم تحلل البيانات المطلوبة في كل فاتورة، وسيقوم التطبيق بإنجاز كل شيء نيابةً عنك، وهذا يشمل إرسال التذكيرات، وتتبع الأرباح، وغيرها الكثير. في هذه المقالة سوف تتعلم كيف يمكن لتطبيقات الفواتير أن تحسن من سير حياتك كمستقل. ثم سأقدم لك أفضل التطبيقات للفواتير الخاصة بالكُتّاب المستقلين. هيا لنبدأ! لماذا عليك استخدام تطبيق فواتير الفواتير التي تبدو احترافية في شكلها وصيغتها تعطي انطباعًا لعملائك أنك جادٌّ في عملك. وبالنسبة لك كمستقل، فالفواتير مهمة مستمرة وضرورية طوال حياتك المهنية. ففي كل مرة تنتهي من مرحلة معينة من مراحل مشروع ما، أو تنتهي من مشروع كامل، فسوف ترسل لعميلك فاتورة. هذا يضمن أن لدى كلٍّ منكما مستندًا يوضح سير العمليات المالية ذهابًا وإيابًا. يعتبر إنشاء ومتابعة الفواتير أمرًا مُمِلًّا بصراحة، لأنها تتطلب منك أن تكون دقيقًا في وصف العمل وتوثيقه. وكلما زاد عدد العملاء، كلما زادت الفواتير، لهذا أنصحك أن تستخدم تطبيقًا للفواتير ليهتم بمعظم أعمالك. في هذه الأيام، تقوم تطبيقات الفواتير بعمل أكثر من مجرد أنها تجعل شكل الإيصالات المالية منسقًا وجميلًا. تتيح لك معظم التطبيقات أن تُرسل تذكيرات للعملاء، وإضافة الرسوم المتأخرة، وتتبع أرباحك، والكثير. بمعنى آخر، هذه التطبيقات توفر على المستقلين الكثير من الوقت والجهد. وأفضل بديل لهذه التطبيقات هو أن تقوم بتوظيف محاسب، لكن هذا الخَيَار مكلف جدًّا. أفضل 3 تطبيقات للفواتير تخص الكُتّاب المستقلين التطبيقات التالية ليست للمستقلين فحسب، بل يمكن لكل من يدير عملًا حرًا أن يستفيد منها. تجدر الإشارة إلى أن أفضل الخدمات تكون مدفوعةً، لذا من الممكن أن تكون هناك تكلفةٌ شهرية بسيطة، غير أن هذا هو الوقت الذي سوف تزيد فيه أرباحك مع زيادة العملاء، ولا تجعل هذه التكلفة الشهرية البسيطة تُثنيك عن الحل الصحيح. 1. تطبيق Freshbooks Freshbooks هو واحد من ألمع الأسماء في تطبيقات الفواتير. فقد صار شعبيًّا بفضل مجموعة واسعة من المميزات، وواجهة المستخدم الممتازة، ولا يُخيّب من يستخدمه. قبل هذا التطبيق، كنت أستخدم فقط فواتير PayPal. والانتقال لهذا التطبيق كان بمثابة تجديدٍ للهواء بالنسبة لي. فيه الكثير من المميزات، ولا زلت أكتشف الجديد فيه بمرور الوقت، على سبيل المثال، يُتيح لك التطبيق أن تفرض رسومًا على العملاء باستخدام بطاقةِ الائتمان، وإرسالَ تذكيراتٍ للفواتير المتأخرة، وترجُمَتِهِم، والعديد من المميزات الأخرى. وأنت كمستقلٍ، سوف تُقَدِّرُ فكرة أن تكون قادرًا على فرض رسوم للدفع المسبق، بدلًا من إنشاء فاتورة مستقلة لكل مرحلة من مراحل المشروع. من ينبغي عليه استخدام تطبيق Freshbooks عادةً ما أكون حذرًا من توصية حلٍّ واحد لكل الأفراد، لكن يمكنني استثناء Freshbooks من ذلك. فلديه ما يكفي من المميزات التي يمكنك تصورها لإدارة عمل تقليديّ، وهو رائع جدًّا بالنسبة للمستقلين. مشكلته الوحيدة هي أنه لا يقبل الدفع عن طريق PayPal، وإذا كان عملائك يُصرون على الدفع عن طريق PayPal، فإن عليك التوجه إلى حلٍّ آخر. السعر خطة Freshbook الأولية (starter plan) سوف تُكلِّفُك 15$ في الشهر، وتدعم التعامل مع 5 عملاء في نفس الوقت. وإذا اتسعت قاعدة عملائك فيمكنك أن تُرقّي نظامك إلى الخطة الإضافية (Plus Plan)، التي سوف تكلفك 10$ إضافية فقط، وتدعم التعامل حتى 50 عميلًا. 2. تطبيق Wave يمتلك Wave مميزات منافسة لتطبيق Freshbooks، فهو يمنحك القدرة على إنشاء فاتورة احترافية الشكل باستخدام القوالب، مع إمكانية تَكيِيفِ هذه القوالب مع شعارِك في دقائق. علاوة على ذلك يمكنك أن تباشر الدفع عن طريق البنك وبطاقات الائتمان، والبقاء في أول قائمة الفواتير غير المدفوعة، والكثير من المميزات الأخرى. والأمر الذي يُميز تطبيق Wave حقًّا، هي التكاليف الخاصة بفريق العمل، فإذا كنت تبحث عن تنمية عملك المستقل وتكوين فريق عمل، فبإمكان تطبيق Wave أن يساعدك على إدارة الرواتب، بالإضافة إلى أنه مجانيّ، فلا يلزمك أن تُوَسِّعَ ميزانيتِك المالية لاستيعاب نفقات جديدة. من ينبغي عليه استخدام تطبيق Wave إن خبرتي في استخدام تطبيق Wave محدودة، لكنها متينة. فقد قدَّمت بعض الفواتير، وفي كل مرة حصلت على الدفع دون وجود عقبات. أنه من أفضل التطبيقات في الأنحاء فيما يخص ميزةَ دفع الرواتب، مما يجعله مناسبًا لك إن كنت تحب العمل ضمن فريق، أو توظيف مصادر خارجية. السعر: يُعدُّ تطبيقَ Wave خدمةً مجانيةً، فهو مثل PayPal في أنه يفرض رسومًا قدرها 2.9% على تحويلات بطاقات الائتمان، إضافة إلى 0.03% رسومَ خدمة. هذا التطبيق يدعم الدفع عن طريق البنك أيضًا، برسوم قدرها 1%. 3. PayPal Invoices إذا كنت كاتبًا مستقلًا، فأنت بالتأكيد قد استخدمت PayPal في إحدى مراحل مسيرتك المهنية. أغلب العملاء الذين أتعامل معهم يستخدمونه كطريقةٍ من طرق الدفع، إذ يمكنك به أن تشتري- تقريبًا- أي شيء على الإنترنت. من المهم ملاحظة أن PayPal ليس تطبيقًا للفواتير في حد ذاته، بل هو خدمة لتحويل الأموال، مع بعض مميزات الفواتير المتواضعة المدمجة بداخله. فمميزات الفواتير الخاصة به ليست قريبة أبدًا من المستوى الجيد الذي يتمتع به كلا من Freshbook وWave. ورغم ذلك، فهذه المنصة لا تزال تستحق أن توضع في القائمة، لأنها شعبية جدًا. بالإضافة إلى ذلك، فإذا كان لديك بالفعل حساب على PayPal، فأنت لن تحتاج إلى التسجيل في أية خدمات جديدة. من ينبغي عليه استخدام PayPal. العديد من المستقلين لا يحبون الاعتماد على PayPal كليًّا فيما يخص أجورهم ورواتبهم. لذلك، يمكنك أن تستقبل راتبك عبر PayPal من العملاء الذين يفضلون استخدامه، والتعامل مع باقي العملاء باستخدام تطبيق مختلف. باختصار، لا تقُم بالحد من إمكانية دخلك ورواتبك. تعوّد على PayPal، وتعلم كيف ترسل الفواتير من خلاله، حتى تتسع قاعدة عملائك. السعر: يمكن لأيٍّ كانَ أن يُنشأ حسابًا مجانيًّا على PayPal، لكنهم يفرضون رسومًا على كل دفع تحصل عليه. هذا يختلف من شخص لآخر، اعتمادًا على بلدك، ومصدر المال، ويمكن للأمر أن يكون مكلفًا وحادًّا في بعض الأحيان. ختامًا تطبيقات الفواتير الحديثة تقوم بتسهيل وتبسيط عمل حياتك، فكلما وفرتَ وقتَك، وأرحتَ نفسك من مطارة العملاء لأجل دفع الفواتير، كلما كَرَّست نفسك للعمل، وأقدمت على أعمال جديدة. إذا كان عملك لا يزال وليدًا، فأنت تحتاج إلى بعض العملاء قبل أن تبدأ في القلق بشأن الفواتير. إحدى المنصات التي يمكنك أن تجد عليها عملاء بالنسبة لك ككاتب مستقل- هو موقع خمسات ومستقل، لذا أنصحك أن تستكشفه. مجرد ما إن تحصل على بعض العمل لحسابك الخاص، حينها عليك أن تختار تطبيقًا للفواتير ليهتم بأمرهم. إليك أفضل ثلاثة تطبيقات بالنسبة لي: تطبيق Freshbooks : تطبيقُ فواتيرٍ رائعٌ، يحتوي على كل المميزات لأي عمل. تطبيق Wave : إذا كنت تعمل مع مستقلين آخرين، فهذه أفضل خدمة لك. PayPal Invoices : يتيح لك موقع PayPal أن ترسل الفواتير، بالإضافة إلى كونه خدمةَ الدفعِ الإلكترونية الأكثر شعبية. برأيك ما هو أفضل تطبيق للفواتير بالنسبة للكُتّاب المستقلين؟ أخبرنا عن سبب ذلك في التعليقات في الأسفل! ترجمة- وبتصرف- للمقال 3 Best Invoicing Apps for Freelance Writers لصاحبه ALEXANDER CORDOVA حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

"بالتأكيد، يمكنني إنهاء ذلك المقال في ساعتين.”. إنني أعلم أن المقال الجيد يحتاج إلى أكثر من ذلك في الغالب، أنا أعلم هذا، ومديري يعلم هذا، لكننا وافقنا على تلك المهزلة رغم ذلك، وفي خلال ساعتين كنت قد جمعت بعض الكلمات ورميتها داخل مستند مع بعض الصور وأرسلتها إليه قائلًة: “ها هو المقال، أهو مناسب؟ أنا جاهزة للتعديلات إن وجدت.”. ثم جلست أنتظر رده الحتمي بفارغ صبر : “وهل تلك كلمات أصلًا؟ أعيدي كتابته.”. إن مثل هذه المواقف تشكل نقاطًا فارقة في حياتي، مواقف فظيعة ومؤلمة بدون داعي ﻷني كنت أمنح وعودًا فوق طاقتي. لكن من ناحية أخرى، من يريد أن يعِدَ بالقليل؟ فهذا يبدو سيئًا، أﻻ يجب أن نعدَ بأكثر من اللازم ثم نفعل ما بوسعنا؟ أليس الجهد هو الفيصل؟ كلا! ربما يرجع تاريخ استخدام البشر للوعود إلى آﻻف السنين، حيث مثّلت تقليدًا اجتماعيًا معقدًا، وتتفاقم عواقب خرق تلك الوعود التي عجز أصحابها عن الوفاء بها، وإليك في هذا المقال الأسباب التي أنصحك من أجلها أن تعِدَ بأقل مما ستسلّمه حقًا: لماذا نقطع وعودًا على أنفسنا؟ مثّلت الوعود ضمانة على أن شيئًا ما سيتم تنفيذه، فقد كانت الوسيلة الأبرز قبل المحاكم والقوانين والأنظمة الاجتماعية المعقدة، وﻻ زالت إحدى أهم الأدوات التي تساعدنا على التواصل مع غيرنا، وهذه هي الأسباب الأربعة التي نقطع وعودًا من أجلها: خلْق الالتزام. تنظيم وإرشاد السلوك. تقليل الحيرة. بناء الثقة. ويحفظ الناس وعودهم ﻷنها تساعدهم على بناء الأساسات اللازمة لحفظ علاقاتهم البشرية وتطويرها، فكلما كبر الوعد زادت ضرورة الالتزام بتنفيذه، فإن الوعود الكبيرة يتبعها توقعات كبيرة، وفي حالة الفشل في تحقيق تلك التوقعات فإن العقل يستجيب بتقليل إفراز الدوبامين، على عكس الحالة التي نحقق فيها تلك التوقعات أو نزيد عليها، إذ يزيد الدماغ من إفراز الدوبامين الذي يجعلنا نشعر بالسعادة، نحن ومن قطعنا له الوعد. إضافة إلى أن الوعود تخبر العالم من حولنا بمدى أهليتنا للثقة: في حالة حفظ الوعد: في حالة خرق الوعد: يحتاج عقلك إلى بعض الثبات، لذا نحن نصدّق من يخبرنا أنه سيفعل كذا وكذا ﻷن هذا يريح العقل البشري، لكن هذا الثبات يبدأ بالتلاشي إن لم يتم الوفاء بذلك الوعد، ﻷن ذلك ليس خرقًا للثقة والتوقعات فقط، بل هو انتهاك لأحد التقاليد الأساسية لدى البشر، ويتعدى أثر عدم الوفاء بذلك الوعدِ خيبةَ اﻷمل ليغيّر طريقة استقبال الناس لنا وتفاعلهم معنا. وعد الحر ديْن عليه وجدت دراسة أجرتها الباحثة الهولندية مانيلا فيث أن الوعود التي لا يوفَ بها تجعلنا نرغب في معاقبة أولئك الذين لم يفوا بها، بل والانتقام منهم أيضًا، وتؤثر تلك المشاعر على أي تفاعل مستقبلي بين الطرفين. تحليل لوعد لم يوفَ به إن عقلك يعرف أنك ستخرق الوعد الذي قطعته من قبل أن تنوي الاعتراف بذلك لنفسك، فقد اكتشف باحثون في سويسرا أن بإمكانهم توقع من سيخرق وعدًا قد قطعه بناءً على تفاعل الدماغ أثناء نموذج من ثلاث مراحل لوضع وعد بتنفيذ شيء ما. مرحلة الوعد لنقل أنك أخبرت زملاءك في العمل أنك ستساعدهم على إنهاء مشروع ما، فأنت لم تقرر قطعًا في هذه المرحلة ما إن كنت ستفي بهذا الوعد أم ﻻ، لكن عقلك سيدرك تناقضًا في نفسك لأنه يعرف أنك ﻻ تنوي الوفاء، وعليه فإنه ينشّط مراكز معالجة المشاعر السلبية. مرحلة الترقّب ستنتظر الآن رد فعل زملائك الذين أخبرتهم أنك ستساعدهم، لترى ما إن كانوا سيثقون بك أم لا، لكن ذلك الترقّب يرفع معدل اﻹجهاد عليك، وهو ما يلتقطه دماغك طبعًا إذ كان يجهزك للعواقب السلبية المحتملة لهذا الوعد. مرحلة اتخاذ القرار لقد قررت أن تخرق وعدك لزملائك بسبب انشغالك الزائد، لكن ذلك القرار سيعزز رد فعل في دماغك يشبه ذلك الذي يحدث عند الكذب أو الخداع، فتشعر ببعض الذنب والخوف من تأثير خرقك لهذا الوعد. وسيكافح دماغك هذا الشعور بتذكيرك بالسبب الذي جعلك تخرق وعدك من الأساس عبر تنشيط الجزء المسؤول عن صناعة القرار المرتبط بالمكافأة في دماغك. ثلاث طرق تساعدك على الوفاء بوعودك 1. سل نفس إن كان يجب أن تعطي وعدًا يجب أن يكون وعدك نابعًا من رغبة حقيقية في تنفيذ ما تريد أن تعِد به، فانظر ما تريد أن تحققه بإعطائك لهذا الوعد وما إن كان يمكن إعطاء وعد أقل منه. **فمثلًا: **لنقل أن اليوم هو الأربعاء، ولم تنه حتى نصف مشروعك، لكنك تعد بأنه سيكون منتهيًا بنهاية الأسبوع لأنك تريد أن تبهر زملاءك في العمل، لكنك نسيت المهام الأخرى التي يجب أن تنهيها. فقم بتقسيم المشروع إلى أجزاء صغيرة، وبدلًا من إعطاء وعد بأنك ستنهي المشروع في وقت غير منطقي، قل أن اﻷجزاء الفلانية من المشروع ستنتهي بتاريخ كذا، فإن ذلك يسمح لك بالتحكم في توقعات من حولك، ومتابعة إنجازك لما عليك من مهام، وستحافظ على إعجاب زملائك بك وعلى حفظك لوعدك. 2. عِد بأقل مما ستفعله قدّر الوقت الذي سيحتاجه المشروع ثم زد على ذلك ضعفه أو ثلاثة أمثاله -وفق حدود معقولة-، ولا تعط إجابة إن سئلت عن المدة اللازمة للمشروع إن لم تكن تعرف بالتحديد، وأخبرهم بدلًا من ذلك أنك سترد عليهم لاحقًا. مثال: إن كان المقال يستغرق مني ثلاثة أيام لكتابته، فسأقول أربعًا كي أحظى بوقت إضافي لربما استغرق بعض المقال أطول من المتوقع، أما إن أنجزته في أقل من أربعة أيام فإن ذلك سيجعل العميل سعيدًا. 3. في حالة الأسوأ قد نضطر أحيانًا إلى خرق وعودنا، فكن صريحًا وقدّم اعتذارًا فوريًا، فذلك يساعدك على حفظ علاقتك على المدى الطويل. فمثلًا: لنقل أني وعدت أن أنهي خمسة مقالات بنهاية الأسبوع، لكني لم أكتب إﻻ أربعة، إليك ما سأقول لمديري مباشرة: “قد استغرقت المقالات أطول مما توقعت لها، لذا سأنهي أربعًا فقط بنهاية الأسبوع، وسأختار موضوعات ليس فيها هذا التوسع في المرة القادمة.”. أرأيت؟ لقد وضحت السبب -وليس العذر- إضافة إلى الحل لتجنب حدوث هذا الموقف في المستقبل. وقد جعلتني الوعود المبالغ فيها أشعر أني في لعبة مطاردة، فأنجز نصف المشروع أحيانًا لمجرد أن أقول "أرأيت، إنه شبه تام …”، أما حين أعِد بأقل مما سأفعله فإني أبهر من حولي ونفسي أيضًا، فهذا يعطيني مساحة لإخراج أفضل ما بداخلي ويشعرني بالسعادة والفخر. واﻷمر في حقيقته يدور حول إعطاء نفسك زخمًا في كل مرة تنجح في تنفيذ وعد ما، إذ ستشعر أنك أكثر ثقة في نفسك وفي قدراتك، وسيرتبط اسمك بالثقة والإيجابية، وستتمكن من بناء أي علاقة تريدها في حياتك وتحافظ عليها أيضًا. ترجمة -بتصرف- لمقال Why you should always under-promise and over-deliver لصاحبته أندريا أيْريس