إذا كنت صاحب عمل، أو ريادي إلكتروني لمدة ما من الوقت، فمن المحتمل أنك قد سمعت كل الآراء التي تتحدث عن العمل مع مساعد افتراضيّ. ومن هذه الاحتمالات أن تكون قد سمعت بعض القصص المرعبة من بعض الذين يعملون مع المساعدين الافتراضيين.
ومع كل هذه المعلومات المتوفرة حول ماهية المساعد الافتراضي وماذا يفعل، فمن السهل الوقوع في بعض المفاهيم الخاطئة الشائعة.
لكن ليس بعد الآن!
سنوضح اليوم خمسة مفاهيم خاطئة عن العمل مع مساعد افتراضيّ، حتى يتسنى لك أخذ قرارات مبنيّة على الواقع لا على الشائعات.
هل أنت مستعد للتعلم؟ هيا نبدأ.
1. يمكن للمساعد الافتراضي أن يقوم بكل شيء، وفي الحال، دون الحاجة إلى تدريب
هذا مفهوم خاطئ عن المساعدين الافتراضيين، وقد سبب الكثير من الصُّداع لأصحاب الأعمال، ومن يحبون العمل مع المساعدين الافتراضيين. هذه قضيةٌ تَنْبُع من أي علاقة بشرية، سواء كانت شخصية أم احترافية.
من السهل رؤيتك تظن أن مساعدك الافتراضيّ الجديد سوف يكون قادرًا على المنافسة في السباق من أول يوم في العمل.
الحقيقة تقول أن المساعد الجيّد سوف يكون قادرًا على اللحاق بالرّكّبِ سريعًا، وعليك دائمًا أن تكون جاهزًا كي تقدم لمُسَاعِدِك عمليةً من الإعدادٍ مع فترةٍ من التوجيه، فهذا الشخص لا يعرف ما هي تفاصيل عملك، ومن المهم أن تُعْلِمَهُ عنها (تفضيلاتك، والمُخرجات المطلوبة على سبيل المثال) قبل البدء في العمل.
يمكنك أن تختصر على نفسك فترة الإعداد والتوجيه هذه إذا عمِلت مع مساعدٍ لديه بعض الخبرة في البرنامج أو النظام الذي تستخدمه. هذه التجربة سوف تقلل من حجم التدريب الذي عليك أن تقدمه له.
هذا هو الأمر الذي يُميّز اختيار مساعد افتراضيٍّ خبير وآخر صاحب خبرة محدودة. يمكن للمساعد الافتراضي صاحب الخبرة المحدودة أن يكون قيّمًا جدًا لعملك، لكن فترة «البناء والإعداد» قد تَطُول لبعض الوقت.
2.المساعدون الافتراضيون متاحون 24ساعة×7أيام
الأمر الواقعي هو أن الكثير من المساعدين الافتراضيين غير متاحين أثناء ساعات العمل اليومية، فهم يقومون بإنجاز أعمالهم المطلوبة ليلًا أو خلال أيام العطلة، وبعض المساعدين يعملون لساعات محدودة في أيام العطلة. تُعدّ المرونة أحد أهم الأشياء التي تدفعنا نحو العمل مع المساعدين الافتراضيين، حيث تُمكّنُنا من تَكْيِيف العمل وفق أولوياتنا.
لا يعمل كل المساعدين الافتراضيين على مهنتين في آنٍ واحد، وإذا كنت بحاجة إلى مساعد افتراضي متاح أثناء ساعات العمل اليومية، فبالتأكيد سوف تجد أحدهم، عليك فقط أن تقوم بذكر هذا الأمر أثناء المقابلة (ويُفضّل أن يكون في الوصف الوظيفيّ نفسه، قبل بداية التواصل من الأساس).
إذا كان لا يهمك متى ينتهي العمل، بل الأهم عندك أن ينتهي فقط، فسوف تجد الكثير من المساعدين الافتراضيين المؤهلين، والمهتمين بالعمل معك. والطريقة المناسبة لترتيب هذا الأمر هو أن تكون واضحًا بشأن المواعيد النهائية للتسليم، والمراحل المحددة للعمل مسبقًا.
وبالحديث عن الوضوح، أُذكرك أنه ليس من المعقول أن تتوقع من مساعدك أن يكون متاحًا للاتصال دائمًا ليلًا ونهارًا، إلا إذا كنت تخطط أن تدفع لهذه الخدمة.
تعامُلك مع المساعدين الافتراضيين سوف يجعلك تعرف كيف يكونون متاحين من البداية، وهذا يتضمن متى وكيف يمكنك الوصول إليهم.
وإذا كنت تريد إمكانية أن تتصل وترسل الرسائل والبريد لمساعدك في أي وقت من اليوم، فأفضل طريقة لذلك هي أن تشترط هذا في الوصف الوظيفي. وإلا فإن الفرضية الشائعة هي أن المساعد الافتراضيّ سوف يقوم بإنجاز العمل معك عبر البريد الإلكتروني.
3. العمل مع المساعد الافتراضي خطير جدًّا، لأن علي أن أشارك معه معلومات سرية
تقوم بتوظيف شخص ما عبر الإنترنت، ثم تُسلّم له مجموعة من المفاتيح السرية لجوانب عملك المختلفة، ثم تدفع لهم كي يحصلوا على هذه الامتيازات، يبدو أمرًا مُريبًا، أليس كذلك؟
من المحتمل أن يحتاج مساعدك الافتراضي أن يدخل إلى بعض معلوماتك الحساسة، مثل الدخول إلى البريد الإلكترونيّ، والجزء الخلفي من الموقع الشبكي الخاص بك، وحتى الدخول إلى تفاصيل عملية شراء.
لا مفر من الحاجة إلى هذا الدخول، لكن هناك بعض الأشياء التي يمكنك أن تفعلها حتى تخفف من خطورة أنك تُوظّفُ مصدرًا خارجيًّا مثل المساعد الافتراضيّ.
أولًا: قم بفحص كل الصلاحيات التي عرضها عليك المساعد الافتراضيّ، واسأل الناس (إذا كنت قلقًا) عن كيف يشعرون حَيَال ثقة هذا الشخص المرشّح للعمل، وقدرته على إبقاء الأمور سريّة.
ثانيًا: اصنع لنفسك عقدًا سريًّا قويًّا، مهما يكن نوع المساعد الافتراضيّ الذي ستُوّظّفُهُ، فهذا من شأنه أن يجعل توقعاتك واضحة من البداية.
أخيرًا، فكر في استخدام منصة من LastPass لمشاركة كلمات السر الخاصة بك. يتيح لك LastPass أن تعطي شخصًا ما القدرة على استخدام بيانات الدخول الخاصة بك على أي موقع، دون الكشف عن ماهيتها الحقيقية. إذا أردت رأيي، فهو أداة مميزة حقًّا.
4. لا يمكنك الوثوق بمُتَتَبِّع الوقت
هذه نقطة مقلقة للعديد من المبتدئين في العمل مع المساعدين الافتراضيين. ويمكنكما التفاهم حول الأمر بطريقة ما. فحين تقوم بالدفع لشخصٍ ما على مدار الساعة، فكيف يُمكنك التأكد أنهم يعملون على مدار هذه الساعات؟ الأمر متعلق بالثقة، لكن إلى أي مدى يمكنك الوثوق بهم؟
أنت تتوقع أنك حينما تدفع لمساعدك الافتراضيّ على مدار الساعة، أنه شخص يمكن الوثوق في احترافيته.
يمكنك تفحص تفاصيل وبيانات الشخص المُرشّح قبل اتخاذ قرار التوظيف. يمكنك أن تطلب من مساعدك استخدام برنامج معين لتَتَبُّع الوقت (أو اطلب منه أن ترى تقارير برنامج مُتَتَبِّع الوقت الذي يفضل هو استخدامه). يمكنك حتى أن تطلب منه تقاريرَ يومية، أو تُرسل له جدولًا مفرغًا ليملأ خاناته بالتقارير المطلوبة.
كي أكون صريحًا معك، فإن هذا النوع من الممارسات يضع قيودًا على إدارتك، وهذا ضدّ ما نسعى إليه في المساعدة الافتراضية، لك أنت وللمساعد.
إذا مثّل لك هذا الأمر أهمية كبيرة، فأفضل ما يمكنك فعله هو أن تفكر في استبدال الوقت بالمال (أي أن تدفع للساعات التي شُغلت فعلًا بالعمل) وفكّر في إلقاء نظرة على مقال كيف تحدِّد راتب مساعدك الافتراضي.
حين تريد من مساعدك الافتراضيّ أن يلعب دورًا ما، فكم يمكنك أن تدفع لهذا الدور أسبوعيًا أو شهريًا؟
إذا استطعت أن تحدد موقفك وتقول- مثلًا- أن هذا الدور يُكلِّف 500$ شهريًا لإنجازه، فيمكنك بكل ببساطة أن تحدد معدلًا شهريُا من المال مع مساعدك الافتراضيّ.
وطالما أن العمل يتم إنجازه، وأنك ترى أنه يساوي هذا الأجر، فيمكنك أنت والمساعد حينئذٍ أن تتحرّرا من قيود الجداول ومتتبعات الوقت.
5. المساعدون الافتراضيون ليسوا احترافيين بحقٍّ
حقيقيةٌ تلك الفكرة التي ترى أن العديد من المساعدين الافتراضيين يعملون على مهنتين في نفس الوقت، سواء كان العمل الآخر وظيفة يومية، أو رعاية أطفال، أو غيرها من الالتزامات.
وبينما يكون من السهل أن ترفض توظيف أي شخص لا يقضي كل وقته في العمل على مدار الأسبوع، فلن تستطيع أن تفكر تجاه مساعدك الافتراضي المحتمل بهذه الطريقة دومًا. كل ما يتطلبه الأمر هو تفويض العمل لشخص ما، ثم وضع نفسك على مسار للانطلاق.
إن القيام بعمل مع مساعد افتراضيّ هو أمر جِديّ
فهناك فواتيرٌ تُدفع، وعملاء يُتعامل معهم، وعقودٌ تُوقّع، ومشاريعٌ تُكتب، وأكثر من ذلك، فليس بالضرورة أن يجري العمل في مكتب مخصص خارج البيت أثناء اليوم، وهذا لا يعني أيضًا أنه أقل احترافية من العمل المهني.
هل فكرت من قبل في توظيف مساعد افتراضيّ لكن شعرت بالتردد والحيرة بسبب هذه المفاهيم الخاطئة؟ على ماذا كان تحفظك الأكبر؟شاركنا رأيك بالتعليقات.
ترجمة- وبتصرف- للمقال 5 Misconceptions to Ditch Before You Work with a Virtual Assistant لصاحبته Ashley Gainer.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.