العمل الطارئ في مقابل العمل المهم: أبسط طريقة للقيام بالعمل الأفضل واستمرار الإنتاج

العمل الطارئ في مُقابل العمل المُهمّ: أبسط طريقة للقيام بالعمل الأفضل واستمرار الإنتاج
عندما قامت “بوني وير” المُمرّضة بالعناية المُركّزة -والتي تعتني بالمرضي في مراحلهم المُتأخّرة من المرض في آخر أسابيع حياتهم- بسؤال المرضى عن أكثر شئ ندموا عليه خلال حياتهم، حصلت علي خمس إجابات تكرّرت دائمًا:

• أتمنّى لو أنّي ملكت الشجاعة لأعيش الحياة التي تناسبني، لا الحياة التي يتوقّعها مني الآخرون.
• أتمنّى لو أنّي لم أُرهق نفسي في العمل.
• أتمنّى لو كنت أملك الجرأة للتعبير عن مشاعري.
• أتمنّى لو كنت دائمًا مع أصدقائي ولم أفارقهم.
• أتمنّى لو كنت أعطيت لنفسي الفرصة في أن أعيش سعيدًا.

أفكّر في هذه القائمة كثيرًا أثناء العمل.
مثل معظم الناس أيّامي مشغولة بالأعمال الطارئة، ولكنها غالبًا ما تكون أعمالًا بسيطة مثل رسائل البريد، اللقاءات، المحادثات، والمكالمات الهاتفيّة.
دائمًا أعمل جاهدًا بكلّ طاقتي، ولكنّي بالكاد أُحدِث أثراً أو فائدة!
عندما أفكّر فيما مضى من أمور مُهمّة أنجزتها في أسبوع مُعيّن، أحيانًا لا أجد شيئًا يُذكَر! كيف يحدث هذا؟
ألقى “فيل ليبين” -المدير التنفيذي لشركة إيفرنوت- محاضرة في جامعة ستانفورد تحدّث فيها عن ذلك الموضوع خصّيصًا، وتناول فيها كيفية التفرقة بين ما هو طارئ وما هو هام في حياتك.
المُهمّات الطارئة هي التي تتطلّب التعامل معها في الحال؛ مثل المكالمات الهاتفية، والمُهمّات التي أوشكت مدّة تنفيذها على الانتهاء والمواقف التي تحتاج سرعةً في التجاوب معها. وعندما تكون مضطرًا إلى الرد على رسالة بريدية فإن ذلك يُعد مُهمّة طارئة أيضًا.
أمّا الأعمال الهامّة فتتضمن الخطط والأهداف طويلة المدى؛ مثل كتاب تريد كتابته، والعرض الذي تريد تقديمه من أجل الحصول على ترقية، والشركة التي تريد البدء في إنشائها وما إلى ذلك.
المشكلة هي أنّ الأعمال الهامّة غالبًا ما تقطعها الأعمال الطارئة. لذلك إذا كان لديك وقت محدود في اليوم، فكيف تتأكّد أنّك تركت وقتًا كافيًا للمُهمّات الهامّة لديك؟

استخدم خطّة مُجدولة لتُقرّر ما هو المُهمّ لديك

من أفضل الطرق لتحديد الأعمال الأهمّ هو جدول أيزنهاور.
قام بوضع هذا الجدول “دوايت أيزنهاور”، وهو جنرال ذو خمس نجوم في جيش الولايات المُتّحدة، وشغل منصب القائد الأعلى لقوّات التحالف في أوروبّا خلال الحرب العالميّة الثانية، وكذلك كان رئيسًا لجامعة كولومبيا، وكذلك رئيسًا للولايات المتّحدة لفترتيْ حكم.
هذا الجدول البسيط يقسم المُهمّات إلي أنواع مُبسّطة:

اقتباس

“ماهو مُهمّ نادرًا مايكون عاجلًا، وماهو عاجل نادرًا مايكون مُهمًا”
دوايت أيزنهاور، الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة

في الخانة العُليا يمين الجدول (هامّ وطارئ) يمكنك وضع أشياء مثل الأزمات، والمشاكل والأعمال المُحدّدة بموعد انتهاء. الخانة العليا يسار الجدول (هامّ وغير طارئ) قد تشمل العلاقات، والتخطيط للمشاريع بعيدة المدى والترويح عن النفس. الخانة السفلى يمين الجدول (طارئ وغير هامّ) قد تشمل الأمور العارضة، واللقاءات والأنشطة. الخانة السفلى يسار الجدول (غير مُهمّ وغير طارئ) قد تضمّ ما يُضيّع الوقت، والنشاطات الترفيهية والأعمال البسيطة الأخرى. من السهل أن تتخلّص من الأمور غير الهامّة وغير الطارئة؛ حيث لا مجال لأن ينشغل ذهنك بها، فينبغي أن تقضي أقل وقت مُمكن فيها. أمّا الأمور الهامّة والطارئة كما هو واضح، يجب أن تكون أول شئ تتعامل معه.
ولكن ماذا عن ترتيب الأولويّة بين النوعين الآخرَيْن؟
هنا تكمُن الصعوبة. معظم الناس يندفعون إلى التعامل مع الأعمال الطارئة أولًا، لكنّ المشكلة هي أنّك إذا لم تكن تنجز سوى الأعمال الطارئة دائمًا، فلن تتمكّن من إنجاز المُهمّات الأخرى الهامّة.
الأعمال الطارئة تتجدّد دائمًا، فسيكون هناك دائمًا مُهمّات طارئة أكثر من الوقت اللازم لإنجازها مهما حاولت جاهدًا. هل وجدت نفسك قبل ذلك تقول لنفسك، العمل كذا مهم بالفعل، ولكن ليس لديّ وقت لإنجازه الآن؟
حينما تفعل ذلك، فأنت تستبدل العمل المُهمّ بالعمل الطارئ. وكما تقول “لاو تزو”: “الوقت شئ يتمّ تشكيله، فعندما تقول ليس لديّ وقت، فهذا كأنك تقول أنا لا أريد.” أو كما صاغها “بيكاسّو” بقوله: ” لاتؤجّل للغد سوى ماتقبل أن تموت وتتركه بدون أن تنجزه”

كيف تحوّل المهمّات الهامّة إلى طارئة؟

أسهل طريقة لتجعل المُهمّة الهامّة طارئة هو أن تضع لها موعد انتهاء محدد. فالمدّة المحددّة للمهامّ الطارئة هي ما تجعلها طارئة، حيث يجب عليك أن تتعامل معها في الحال، وإلا فاتك ميعادها وبالتالي فاتَتْك هي نفسها. وبالمِثْل فإنّ عدم تحديد مدّة مُعيّنة لإنهاء الأعمال المهمّة هو غالبًا ما يجعلها غير مهمّة بالمَرّة، حيث أنّها تكون من نوع الأشياء التي تُوضع في نهاية القائمة دائمًا.
علي سبيل المثال، يجب عليك أن تدفع الإيجار في نهاية الشهر. هذه مدّة محددّة، كلما اقترب موعد انتهائها، كلما كانت المهمّة طارئة أكثر وأكثر. على الجانب الآخر، سعيك لتصبح ذا قوام جسدي مناسب هو شئ هامّ، ولكنّه ليس عاجلًا على الإطلاق. هل أنت مضطر للذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية عند اقتراب نهاية الشهر؟ لا أظن ذلك.
لذا أوّل شيء عليك فعله إذا أردت أن تضمن إنجاز المُهمّات الهامّة هو أن تضع لها وقتًا محدّدًا. المهمّة الهامّة في غالب الأحيان تتألف من مجموعة ضخمة من المهمّات (تشبه المشاريع غالبًا)، ومن أجل أن تضع لها مدّة محدّدة، يجب عليك أولًا أن تُقسّمها إلي مهمّات أصغر وتضع مدّة محدّدة لكل منها.
أسلوبي المفضل في إنجاز الأعمال أخذته من كتاب “إنجاز الأعمال” للكاتب “ديفيد ألين” حيث يسأل فيه:

اقتباس

“ما هو أقرب عمل مادي تحتاج لفعله لتنجز جزءًا من هذه المهمّة؟”

هذا هو العمل الذي تحتاج أن تضع له وقتًا محددًا. والآن نحن بصدد الجزء الجوهري من الموضوع، حيث أنه لا يكْفي أن تضع للمهمّة وقتًا محدّدا لإنجازها فقط.

لماذا تحتاج إلي تحديد موعد نهائي بشكل جادّ؟

الخاصية الثانية للمهمّات الطارئة والتي تجعلها طارئة، هو أن المدّة المحدّدة للانتهاء منها صارمة وغير قابلة للنقاش. بمعنى أنك إذا لم تلتزم بالمدّة المحدّدة للمهمّة فستكون العواقب وخيمة. هذا يتّضح في حالة شخص لم يدفع الإيجار مثلًا. في البداية سيتصل بك صاحب العقار ويهددك. وإذا كنت تتأثّر بالضغوط الاجتماعية، فإن ذلك ربما يكون كافيًا ليجبرك على دفع الإيجار في موعده، وإلا سيتم أخذك في النهاية إلى المحكمة وتُحاكم، وهذا خطير بشكل كافٍ لمعظم الناس.
المشكلة أنّ مجرد وضع موعد محدّد للمهمّات الهامّة لا يجعلها جادّة وخطيرة تلقائيًا. إذا قلت لنفسك يجب عليّ أن أذهب إلى صالة الرياضة قبل نهاية الأسبوع، فإنه لا توجد أساسًا أي عواقب إذا فشلت في الالتزام بالموعد المحدد. إذًا كيف تجعل المدّة المحدّدة أكثر أهمية وجدّية بالنسبة لك؟
هناك عدة طرق:

1- أعلنها على الملأ

إحدى الطرق لكي تجعل الموعد المحدّد أكثر أهمّية هو أن تعلنه على الملأ. عندما تكون ملتزمًا بموعد محدّد أمام الناس، فحينَئِذ لن يكون فشلك أمام نفسك فقط، وبالتالي ستصبح أكثر التزامًا بالموعد المحدّد فعلًا. فلا شيء سيضطرك إلى الالتزام بموعدك مثل الضغط الناتج عن تحديد الموعد بهذه الصرامة.

2- استخدم أسلوب الثواب والعقاب

طريقة أخرى لتجعل موعد انتهاء المهمّة أكثر أهمّية بالنسبة لك هي أن تضع لنفسك مكافأة إذا التزمت به، وعقابًا إذا تجاوزته. ضع هذه المكافآت والعقوبات قبل البدء، وتأكّد من أنك لست الشخص المسئول عن تنفيذها، فعلى سبيل المثال، اكتب شيكًا بألفي دولار لصالح منظّمة سياسية تكرهها، وأعطه لصديق، واطلب منه أن يرسل الشيك في حالة عدم التزامك بالموعد المحدد.

3- حمِّل الآخرين المسئوليّة

عندما نأتي إلي محاسبة الآخرين (مثل أعضاء فريقك في العمل) عن المواعيد، فمن المُهمّ أن تجعلهم يدركوا مدى أهمّية المواعيد بالنسبة لك، وأنه لا تساهل لديك في تجاوز المواعيد المحدّدة. وهذا يعني التفقّد الدائم واستخدام الحوار الشديد والحازم في حالة تجاوز المواعيد المحدّدة. إذا لم تفعل ذلك فبشكل طبيعي سوف يظنّ الناس أن المواعيد ليست مهمة بالنسبة لك، وسيبدأون في التكاسل وعدم الالتزام بالمواعيد أكثر وأكثر.

4- ضع لنفسك ما يذكّرك باستمرار

من السهل جدًا أن تتجاهل موعدًا ما، إذا لم يكن لديك ما يذكرك به باستمرار. المهمّات الطارئة غالبًا ما تحمل في طياتها ما يذكرك، مثل صديقك أو زوجك أو غيرهما ممّن يُلحّون عليك باستمرار لفعل شئ ما. وبالمثل بالنسبة للمهمات الهامة، يجب عليك أن تضع بنفسك ما يذكّرك بها باستمرار. ضع ملصقات في مكان مكتبك، اضبط تنبيهات أو أحداث في التقويم على هاتفك، أو اكتب تنبيهًا على مرآة الحمام. افعل أي شيء يتطلّبه الأمر لتذكيرك باستمرار.

هل تبدو هذه الأشياء مرهقة؟

حسنًا، ربما تبدو كذلك في البداية. ولكنها ستصبح بمرور الوقت أكثر سهولة وأقل إجهادًا وستشعر أنك أصبحت أقل توترًا وضغطًا.
سيكون لديك دائمًا من المهمّات الطارئة ما يكفي لإشغال اليوم أو الأسبوع أو العام بأكمله، أو حتى عمرك كله، ولكن الذي يجب عليك فعلًا أن تبذل فيه معظم جهدك هو إنجاز الأعمال الهامّة، وإلّا قد توشِك حياتك على الانتهاء وتجد نفسك مع قائمة من الأشياء التي تعضّ أناملك من الندم على عدم إيجادك لوقت لفعلها.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال Urgent vs important: The simplest way to stay productive and do the right work لصاحبه Jory MacKay

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ all-free-download.com