نصائح لاجتياز الاجتماع الأوّلي بين مصمم الوِب والعميل

يوجد في مجال تصميم الوِب الكثير من الأسعار، والمهارات، ومستويات الاحتراف، والاختلاف في المُخرجات؛ وهي أمور يصعب على أي عميل فهمها جميعًا، أو حتى معرفة من أين يبدأ.

نحن نعيش و نعمل في مجال دائم التغيير، و كما هو صعب بالنسبة لنا أن نواكب التقنية، وهو أكثر صعوبة على العملاء.

حصلت على الاتصال

سأفترض أنك قمت سلفًا بالاتصال بالعميل المحتمل. وستكون هذه المقالة عونًا لك في المرحلة الموالية تحديدًا. وبما أنك الآن أجريت الاتصال، فلا بد أنك سترتب اجتماعًا معه لتناقشه في ما يتطلع إليه وما تستطيع تقديمه له.

توجد عدة نقاط يجب أن تلاحظها و تبقيها في ذهنك عند لقاء العميل، و التي أرى أنها تناقض الكثير من المعلومات “التقليدية” المنتشرة:

1. لقد سمعت بمقولة “وافق على المشروع، ثم حاول أن تعرف كيف تقوم به لاحقًا“؛ و هي - غالبًا - ليست الفكرة الأفضل في مجال عملنا؛ لأن القيام بمثل ذلك سيؤدي - غالبًا - إلى جعل المشروع غير مربح ماليًا، أو يسبب لك خسارة أموال لا تمتلكها على الأغلب. توجد بعض الحالات التي يمكن فيها لهذه الطريقة أن تنجح ربما في حالات HTML أوCSS حيث لا تعرف كيف تنفذها، ولكنك رأيت أنه سبق تنفيذها. لا تتورط في لغات لا تعرفها، و تفترض أن بإمكانك “إنجاز العمل” أو “إيجاد حل”.
2. اقبل المشروع بغض النظر عن الميزانية. إن كنت جديدًا على العمل الحرّ، فغالبًا ستضطر للقبول بميزانية قليلة، ولكن لا تجعلها عادة. إن العملاء الذين لا يقدمون ميزانية هم:
   • إما لا يريدون دفع المال لمحترف، ولكن يتوقعون عملاً احترافيًا.
   • أو يريدون “إنجاز العمل فقط” بغض النظر عن شكله أو أدائه.
     وكلتا الحالتين سيئتان، فإما سيكون لديك عميل دون المستوى، أو أنك لن تحصُل على مشاريع ذات قيمة ماديّة معتبرة، و بالتالي لن تكون نافعة لك بكل المقاييس.
3. انطباعك الأولي عن العميل يستمر طويلاً .لا يتطلب أخذ انطباع أولي عن أحد ما وقتا طويلاً، و العملاء لا يختلفون عن ذلك. لا تقحم نفسك بعمل ما إن ظننت بأن النتيجة النهائية للمشروع ستكون قليلة. أعلم إنه من السهل قول ذلك عكس فعله، وخاصة عندما تكون بحاجة للمال. و لكن ثق بحدسك وتصرف وِفقه، واترك المشروع إن كان لديك إحساس سيئ تجاهه.
4. أنت كذلك تجري مقابلة للعميل يظن الكثيرون أنّ مقابلة العملاء هي بغرض التأثير عليهم ليختاروك من بين بقية المستقلين أو الوكلاء. تذكّر بأنك تجري المقابلة لتعمل معهم أيضًا. ركز جيدًا على البند المذكور أعلاه، و لا تعمل معهم إن لم يعجبك أسلوبهم.

إن اللقاء الأوّلي، كما قلت سابقًا، هو مقابلة يجريها العميل لك، وتجريها أنت للعميل. لا تعطهم السلطة هنا لأن هذا سيقودك للفشل في نهاية الطريق.

ماذا تأخذ معك

إن كنت تقابل العميل عبر الهاتف أو سكايب، تأكد من أنك تفحصت موقعهم بدقة، وأنك أجريت بعض البحوث حول مجال عملهم ومنافسيهم. ولكن إن كنت تلتقي بهم شخصيًّا، فهناك لائحة بسيطة من الأشياء التي أنصحك بأن تأخذها إلى الاجتماع:

• دفتر الرسومات. سأفصّل هذا البند لاحقًا.
• قلم تخطيط. إن كانت لديك فكرة وأردت رسمها، استخدم قلم التخطيط كي لا تخوض كثيرًا في التفاصيل.
• قلم. لأخذ الملاحظات. لا تستخدمه في رسم وتخطيط الأفكار.
• بطاقات العمل.

و هذا كل شيء. لا آخذ الحاسب معي إلا بطلب خاص من العميل. يظهرك ذلك كشخص مبدع، و ليس مجرد شخص يجيد استخدام برامج التصميم الحاسوبية. إن كلاً من دفتر الرسومات و قلم التخطيط هما أفضل أصدقائك في هذه المرحلة.

كن مطلعًا

هذه نقطة هامة. و هي ربما أهم من معرفة ما يحتاجه المشروع. يجب أن تكون هناك صلة بينك والعميل، وفي حال عدم وجودها ستشعر كأن المشروع جامد، وسيقل شغفك به.

أعلم الآن أن الكثيرين سيختلفون معي عندما أقول أننا بحاجة أن نرتبط بعملنا وأن نكون شغوفين به. ولكن بنفس الوقت أظن بأن العاملين المحترفين في المجال الإبداعي سيتفقون معي هنا، إن لم تكن شغوفًا بعملك ، فإن إبداعك سيخبو. لن تكون لديك رغبة أو شغف أو ارتباط. يكسر المجال الإبداعي كل الروابط التقليدية التي تمتلكها المجالات الأخرى. نحن لا نرتدي البدلات الرسمية ولا أحذية رياضية، ولا نحمل حقائب إلى كل مكان نذهب إليه.

اكتشفت أنني أحظى باهتمام أكبر من العملاء عندما أقابلهم و أنا أرتدي ثيابًا عادية (ولكنها أنيقة) وأنا أحمل دفتر الرسومات وقلم التخطيط في يدي. إنهم يوظّفونك كي تكون مبدعًا. بما أني لا أرتدي بذلة في مكتبي فأنا لا أرتديها في اجتماعاتي أيضًا. لا أزعم أن هذا الأمر سينفع مع كل العملاء، لكن الشركات الصغيرة و المتوسطة لا تهتم عادة بشكلك بقدر ما تهتم بكيفية أدائك لعملك. وكي أكون صادقًا، إن كانوا سيحكمون علي من مظهري بدلاً من شخصيتي أو مهاراتي فلن أكون راغبًا بالعمل معهم على أية حال. و بعد أن قلت ما سبق، كن أنيقًا لكن على سجيتك وستحظى باهتمام أكبر، وعلى الأرجح سيتذكرونك.

على أية حال قيمة الشكل والثياب أخذت تقل هذه الأيام. يبحث العملاء عن شخص يستطيعون الوثوق به، شخص سيكون صادقًا معهم، وسيسلمهم العمل بالوقت والشكل المطلوبين. في النهاية، يجب أن تقدّم نفسك على أنك الشخص الأكثر كفاءة وجدارة بالثقة من بين من قابلوهم لأداء هذا العمل. وهذا هو مضمون الاطلاع. أن ترى إن كنت مناسبًا للعميل، و إن كان العميل مناسبًا لك.

معرفة حاجات العميل

لن تتطلب جميع المواقع رابطًا إلى كل موقع من مواقع الشبكات الاجتماعية المتاحة، ولن تتطلب جميع المواقع وسائل تواصل اجتماعية. وهنا يظهر مدى براعتك. إن كنت واضحًا و صريحًا مع العميل، أخبرهم بما تظن أنه الأفضل لهم ولمستخدمي موقعهم، سيختارونك على الأغلب في كل مرة. و إن لم يختاروك فهم ينتمون للمجموعة الموصوفة سابقًا. و عليك ألا تعمل معهم بأية حال.

اللقاء الأوّلي أساسي من أجل تقييم حاجات (و بعض رغبات) العميل. أنا لا أقول إنه ليس بإمكانك إعطاءهم كل ما يريدونه، ولكن كن منطقيًا.. لا تضع ضفادع راقصة على الصفحة الرئيسية.. إلا إن كانوا يربون الضفادع أو شيئا غريبًا كهذا.

تحدّث معهم عمّا يرغبون تحقيقه من موقعهم. في ما يلي بعض الأسئلة التي يجب مراعاتها أثناء التحدث معهم حول مشروعهم:

• من سيستخدم الموقع برأيك، وما هي المعلومات التي سيبحثون عنها؟ و سبب سؤالنا عمّن سيستخدم الموقع هو، وببساطة، أن بعض العملاء يستخدمون مواقعهم للاستخدام الداخلي بدل تقديمه للعملاء.
• هل تعتقد أن مستخدمي موقعك من خبراء التقنية، أم أنهم مستخدمون عاديون؟ تستطيع معرفة ذلك غالبًا من خلال نمط العمل لديهم، لكن لا ضير في أن تسأل.
• ما هي المعلومات الرئيسية التي تود إيصالها لمستخدمي موقعك؟
• ماهي المواقع التي تعجبك ضمن مجال عملك ولماذا؟
• ماهي المواقع التي تعجبك خارج مجال عملك ولماذا؟
• ماهي ميزانيتك لهذا الموقع؟ و سأورد المزيد من التفاصيل حول هذه النقطة لاحقًا.

توجد أسئلة أخرى كثيرة يمكن أن تُسأل أو تطرح خلال النقاش، وما سبق بعض منها، ستتعلم عبر الزمن أن كل عميل مختلف عن الآخر، و سيكون لديك أسئلة مختلفة لكل منهم.

اعتدت أن تكون معي لائحة من عشرين سؤالاً أسألها لكل عملائي. لقد ساعدتني في تقصي المعلومات التي أحتاجها منهم، لكنني اكتشفت أن الكثير من الأسئلة لن تنفع مع كل العملاء، و أن ما نفع منها مع عميل لم ينفع مع الآخر. لذا لا حاجة للقول، لقد تخليت عنها.

خذ الوقت الكافي لمعرفة المشروع والعميل، افهم احتياجاتهم، وسجلها، دوّن ملاحظات حول كل ما يقولونه. سيتذكرون ما يرغبون به، وسيتوقعون ذلك منك أيضًا.

تحدث عن الكلمة المخيفة التي تبدأ بحرف الميم

نعلم كلنا، أنه لا أحد يرغب بالتحدث عن كلفة الموقع. ستسألهم عن الميزانية المرصودة ، وسيخبرونك بعدم وجود واحدة، أو أنهم يرغبون منك أن تقدم لهم السعر أولاً.

يمكنك أن توضح لهم أنه كي تتمكن من اتخاذ القرار إن كنت قادرًا على القيام بالمهمة أم لا، فأنت بحاجة لمعرفة ما يتوقعون إنفاقه. إذ لدى الجميع فكرة أولية في رأسهم. إن أصروا على عدم إخبارك، ضع عرضك وكأن لديهم ميزانية مفتوحة. حتى هذه النقطة، لقد قمت بكل ما باستطاعتك القيام به، فإن قالوا إن السعر مرتفع، فهذا يعني أنهم بدأوا العلاقة معك بكذبة لأنهم يعلمون تقريبًا ماهي كلفة المشروع. ضع في اعتبارك أن لدى معظم الشركات ميزانية، وإن لم ينفقوا الميزانية المخصصة لشيء ما كاملة، فإنهم يفقدونها في نهاية العام.

كنت أظن في السابق، أنه لا يتوجب عليك إعطاء السعر مقدمًا لأنه سيقيّدك. لكنني اكتشفت مع مرور الوقت أن ذلك غير صحيح. سيختارك العملاء على الأغلب لأنك كنت الوحيد الذي تحدثوا معه، ولديه فكرة عن التكلفة. وهذا يبين أنك تملك ما يكفي من الخبرة لتخبرهم الرقم. ويبين أيضًا أنك أجريت أبحاثك مسبقًا عن مجال عملهم (الأمر الذي ينبغي عليك القيام به قبل الاجتماع)، وبأنك على دراية أكبر مما تحدثت به في الاجتماع.

بعد كل ما ذكرناه، يتطلب الأمر وقتًا لتحديد سعرك النهائي. لذا إن كنت مبتدئًا في العمل الحرّ، يفضل أن تُبقِيَ السعر لنفسك حتى تكون قد حسبته جيدًا على الورق وقدمت العرض.

و الآن أصبحت جاهزًا

الآن وبعد أن أنهيت الاجتماع الأوّلي، وأصبح لديك حدس برغبتك في العمل مع ذاك الشخص، و حددت الميزانية (آمل ذلك)، حان وقت الانتقال إلى المرحلة التالية.

من الأفضل منحهم إطارًا زمنيًا لبضعة أيام لتقديم العرض ، وكن حريصًا على تسليمه لهم خلال ذاك الوقت. إن تأخرت فقد يعتبرون ذلك عاملاً أساسيًا لما سيحدث لاحقًا للمشروع.

ترجمة - بتصرّف - للمقال Tips for Getting Through the Initial Web Design Client Meeting.