حينما يستخدم أصحاب العمل خدمات VA Finder (البحث عن مساعد افتراضي) الخاصة بموقع Horkey HandBook's، فنحن نطلب منهم أن يملؤوا استطلاع رأي.
هذا عادة ما يعطينا معلومات كافية تجعلنا نأخذ بيد صاحب العمل نحو المساعد الافتراضيّ المحترف، لضمان أننا نجد أفضل التناسب لكلا الجانبين.
غالبًا ما يخبرنا أصحاب الأعمال كم هم متحمسون لبدء العمل مع المساعدين الافتراضيين، لكننا نسمع مرةً كل فترةٍ بعض القَلق حَيَال اختيار الشخص المناسب للعمل.
هذا مفهوم بالطبع.
وحيث أن المساعدين الافتراضيين وعملاؤهم يعملون بالقرب جدًا من بعضهما «غالبًا كلا الاثنين فقط هم من يديرون العمل بأسره» فمن المتعب لأعصاب صاحب العمل أن يظنّ أنه لم يختر الشخص المناسب.
خصوصًا في سياق العمل عبر الإنترنت، ومع تحديد مواعيد التسليم النهائية والنتائج المتوقعة، من السهل أن يزداد التوتر إذا لم تسري عملية التعاون بسلاسة. ناهيك عن ذكر أن تأهيل المساعد الافتراضيّ، وتدريبه لإنجاز العمل بسرعة؛ يأخذ بعض الوقت والجهد، وأحيانًا يُكَلّف المال.
سيقول الجميع أنهم يستطيعون إنجاز المهمة؛ لكن إعطائهم الحد الأدنى من التوجيه والتدريب سيكون فكرةً جيدة.
لهذا عليك التفكير في عدة طُرقٍ تختبر بها المساعد الافتراضيّ قبل تبدآ العمل معًا .
وإليك نصائحنا لكيفية الحصول على مساعد افتراضيّ:
1. ضع اختبارًا مخفيًّا في منشور الوظيفة
إذا كنت قد قرأت من قبل منشورًا لوظيفة، يتحدد فيها أن تستخدم كلمة «goldfish» في موضوع البريد الإلكتروني وأنت تتقدم لها؛ فأنت تفهم ما نريد التحدث عنه.
إن الشخص الذي كتب الوصف للوظيفة ليس لديه حبٌ أو تقارب خاصّ تجاه هذا الكلمة. هذا فقط اختبار لرؤية مَن مِن المتقدمين منتبهٌ للعمل، وجيّدٌ في اتباع التعليمات.
لذا حين تكتب منشورَ الوظيفةِ القادم لمساعدٍ افتراضيّ، خُذْ حريّتك في وضع تحدٍّ بسيط، لترى من يأخذ الأمر على محمل الجِدِّ، ومن يقرأه فقط قراءة سريعة ويُرسل رسائل إلكترونية عامة.
2. اختبر قدراتهم وأعمالهم
إذا كان المساعد الافتراضيّ محترفًا فيما تريد أن تفوّضه فيه، فيمكنه بكل بساطة أن يُثبت أنه بارعٌ في هذه المهارة؛ لا تشعر بالإهانة إذا لم يقبلوا الخضوع لأكثر من اختبار.
لاحظ أن هذا المساعد الافتراضيّ من الممكن أن يكون قد أسدى لك خدمة بعدم تضييع وقتك.
سنكون صُرحاء في هذا الأمر.
فالمساعد الافتراضيّ المحترف، الذي يرتفع عليه الطلب، لن يأخذ وقتًا في القفز خلال الأطواق ليثبت لك أنه ماهر في عمله الذي يقوم به كل يوم لعملاءَ مختلفين.
إذا كان أحدٌ ما جيّدًا في استخدام برنامج معيّنٍ، أو ماهرًا في وضع استراتيجية لوسائل التواصل الاجتماعيّ، فسوف يُظهر هذه المهارة على موقعه الشخصية، ويُضيفها في معرض عمله. وهذه هي الأماكن التي عليك أن تبحث فيها.
3. اختبر المساعد الافتراضي فيما تريد حقًا أن تُنجزه
نحن نميل غالبًا إلى البحث عن شخص يمتلك مهارات أكثر مما نريد.
اسأل نفسك هذا السؤال: ما هي المهارات الواجب توفرها في شخص ما حتى يساعدني في إنجاز عملي؟
إحدى الطرق الجيدة لتصنيف المهارات التي تريدها في المساعد الافتراضي هي:
- مهارات أساسية: لا غِنى عنها؛ فبدونها لن يستطيع المساعد الافتراضي أداء واجبه؛ وهذه مهارات «من الواجب تَوَفُّرُها».
- مهارات تكميلية: ليست إلزامية، لكنها مرغوبة في إنجاح عملك؛ وهذه مهارات «من الجيد تَوَفُّرُها».
- مهارات إضافية: من الممكن أن تُحدث هذه تأثيرًا كبيرًا في أداء عملك؛ وإذا كان مساعدك الافتراضيّ يُحسن هذه المهارات، فيُحتمل أنك سوف تكافئه ماليًا أكثر، لكن الأمر يستحق.
والحيلة هي أن تقلل من الاختبارات في المهارات الأساسية.
على سبيل المثال، إذا كان كل ما تريد من المساعد الافتراضيّ أن يُساعدك فيه هو إدارة البريد الوارد ، فلا تسألهم أن يتوصلوا لخطة تخص وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك. بدلًا من ذلك، تحقق من أنهم يعرفون كيفية تنفيذ مهام إدارة البريد الوارد التي تحتاجها، مثل إنشاء المجلدات أو التصنيفات، أو الردود التلقائية. يمكنك حتى أن تتحقق مِمَّا إذا كانوا يعرفون كيفية إنشاء ومشاركة وثائق جوجل.
إذا كنت بحاجة إلى مساعدٍ افتراضيّ لإدارة التقويم، فيمكنك أن تجعلهم يُرسلون دعوةً إلى التقويم الذي تفضله. هذا اختبار جيدٌ وكافٍ لإخبارك ما إذا كانوا يمتلكون المهارات الأساسية التي تبحث عنها «وواحدة من المهارات المُختبَرَة سوف تكون بالتأكيد قدرَتَهم على البحث عن كيفية أداء المهمة».
ها قد وصلت إلى الخلاصة، تأكد من أن اختبارك هو حول شيء صغير ومحدد.
4. اختبر عن طريق مشروع تجريبي أو فترة تجريبية
نحن نشجع التجارب والاختبارات التي تحدث هنا، ونوصي بها للمساعدين الافتراضيين الذي يحصلون على الدورة التدريبية الخاصة بنا 30 Days or Less to Virtual Assistant Success.
إن مدةً تجريبيةً سوف تُعرّفك على طعم العمل مع شخص ما، دون الحاجة إلى الالتزام الكامل بالتعاون لفترة غير محددة من الزمن.
يمكن لفترتك التجريبية أن تَقْصُرَ إلى أسبوعين، أو تَطُولَ حتى شهرين. لكن تأكد من أنها لن تسحب من وقتك أكثر من ذلك؛ فلا أحد يحب التعامل مع الأمور المحتملة غير اليقينية لفترة طويلة.
ما إن تنتهي الفترة التدريبية، فينبغي عليك أن تكون قد كونت فكرةً جيدةً عن هل انتقيت المساعد الافتراضيّ المناسب أم لا؟
الأمر الجيد بشأن المشاريع التجريبية هو أنك يمكن أن تختبر فيها أكثر من شخص في نفس الوقت.
على سبيل المثال، إذا كنت تُريد توظيف مساعدٍ افتراضيٍّ ليهتم بالرسومات؛ وكان هناك ثلاثة متقدمين معتَبَرِين، فيمكنك أن تسأل كلا منهم أن يقدم لك عشرة نماذج من الصور؛ وحينها ستكون قادرًا على رؤية من لديه المهارات المناسبة، وسترى أي مجموعة من الرسومات ستتماشى مع علامتك التجارية.
يمكنك أيضًا إعدادُ مشاريعٍ بطرقٍ مختلفةٍ لأناسٍ مختلفين. على سبيل المثال، يقوم أحد المساعدين الافتراضيين بإنشاء رسومات لوسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك، بينما يقوم الآخر بإنشاء رسومات لنشرتك الإخبارية.
ومن فضلك، اجعل من سياساتك دائمًا أن تدفع مقابلًا نظير هذه المشاريع التجريبية، سواء كنت ستستخدم المنتج النهائي أم لا. يُوظف المساعدون الافتراضيون أوقاتهم ومهاراتهم في تلبية متطلبات المشروع، لذا سيكون من الإنصاف تعويضهم عن ذلك.
5. تذكّر أن كل شيء «يظهر على حقيقته في النهاية»
لا تختبر لأجل الاختبار في حد ذاته. كلنا محترفون هنا، أليس كذلك؟ لذا لا داعي لتضييع وقت شخص آخر «ووقتك كذلك» إذا لم تكن هناك حاجة ذلك.
إن المهارات التي عليك البحث عنها في المساعد الافتراضيّ هي ما نسميها «المهارات الشخصية» (soft skills). إن المساعد الافتراضيّ المثاليّ هو من يكون سريع التَّعلُّم، ويكون استباقيًّا في إجراء البحوث عن أفضل الحلول المناسبة لعملك. وإذا كان واسع الحيلة، فيمكنه تعلُّم أي شيء آخر في الوظيفة.
تريد أن تجد شخصًا مناسبًا، ولكنك تريد أيضًا أن تجد شخصًا مهاراته مكافئة لمهاراتك. أنت لا تريد نسخة من نفسك، لكنك تريد شخصًا يملأ الفراغات الموجودة في العمل. وبالتالي، يجب السماح للمساعدين الافتراضيين أن يَحُلّوا المشاكل على طريقتهم الخاصة، حتى ولو كانت تلك الطريقة مغايرةً لطريقتك في إنجاز العمل.
ضع بعض التفاصيل الأخرى في الحسبان
ذكرنًا للتوّ بعض هذه التفاصيل في هذا المنشور عن توظيف المساعدين الافتراضيين؛ لكنّ الانتباهَ في اختيارهم مهمٌ جدًا إذا كنت تنوي إيجادَ فريقٍ متجانسٍ مع بعضه ومع طريقتك في العمل.
فكّر في هذه العناصر بينما تقوم بقراءة الطلبات المقدمة إليك:
- هل اتّبع المساعدُ الافتراضيّ التعليمات في منشور الوظيفة؟
- هل يقوم بالتواصل بشكل واضح، وفي الوقت المناسب؟
- هل سأشعر بالارتياح إذا كان هو من يُمَثِّلُنِي أو يُمَثِّلُ عملي؟
- هل بدتْ منه أية مبادرة؟
- هل سأكون مسرورًا إذا انضم هذا الشخص لفريق عملي، أم أنه سيكون مجرد استنزاف للطاقة لا أكثر؟
وبينما يكون كل اهتمامك مُنصبًّا على كيف سيقوم المساعد الافتراضيّ بالتأثير في عملك؛ أرجو منك أن تضع في ذهنك أن هناك إنسانًا حقيقيًا في الطرف الثاني من هذه المقايضة. عاملهُ بكامل الاحترام واللطافة المهنية. واستمع دائمًا لصوت ضميرك الداخليّ.
ترجمة- وبتصرف- للمقال 5 Tips to Help You Test a Virtual Assistant لكاتبته Mickey Gast.
أفضل التعليقات
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.