كيف توفّر الوقت للإبداع بإنشاء العمليات

في كتابه The E-Myth Revisited، يشجّع Michael Gerber روّاد الأعمال على تطوير أنظمة العمل، ويصل إلى حدّ القول بأنّنا يجب أن نبني شركاتها كما لو كنّا نهدف إلى بناء مؤسسات امتياز. تحظى فكرة العمليات والأنظِمة بشعبية، وتلاقي استحسانًا خاصًا من قبل بعض الأشخاص مثل Tim Ferris في كتابه The Four Hour Workweek. ولكنّ هذه الأنْظَمَة الكاملة للشركات تواجه رفضًا مُستحقًّا من العديد من العاملين في المجال الإبداعي. لأنّ ابتكار شيء جديد لا يمكن كتابته كسلسة من الخطوات. وبذلك يكون للفرد المبدع، والفنّان أهمية كبيرة. فأدوارهم لا يمكن أن تُشغل من قبل مجرّد شخص قادر على اتباع التعليمات.

في إحدى حلقات البودكاست Startups for the Rest of Us، دار النقاش حول الناس مقابل العمليات. يشير هذا إلى أنّ بمقدورك إما تقدير قيمة الناس وإبداعهم، أو بإمكانك تطوير شركة مبنية على العمليات، حيث تستطيع السماح لأي شخص بالانضمام لمتابعة المهام. هناك حلٌّ وسطٌ باعتقادي. إذ يمكن لتوثيق العمليات للمهام التي تستفيد من النُهُج المنظمة أن يتيح المزيد من المرونة عند معالجة العمل الإبداعي.

ماذا نقصد بالعمليات؟

عندما نحوّل مهمّة ما إلى عملية، فإننا نحدّد كلّ الخطوات التي نمر بها لتنفيذ تلك المهمة ونحوّلها إلى قائمة تدقيق checklist. فيما يلي عملية تسوية المعاملات الخاصة بي في Xero:

• انظر إلى المعاملات المصرفية الواردة.
• ابحث عن إيصال أو فاتورة لهذه المعاملة.
• أضيف التفاصيل من الإيصال إلى Xero.
• إذا تم فرض الضريبة، أتحقق فيما إذا قمت بإدخال المعدّل الصحيح، وأنّه موضّح بالتفصيل على الإيصال.
• أرفع نسخة PDF من الإيصال إلى Xero، كما أقوم بخزنه على Dropbox مع تسميته بإضافة مرجع لاسم الحساب الذي وصَل منه.
• أضع علامة "تمت التسوية" على المعاملة.

هذه العملية ليست عملًا إبداعيًا، بل هي مهمّة روتينية. ولاتباع هذه الممارسة عند تسوية المعاملات البنكية عددٌ من الفوائد:

• أعلم أنّ أيّة معاملة تمت تسويتها سيكون لها فاتورة أو إيصال. فإذا كنتُ بحاجة إلى استخراج ذلك الدليل، أعلمُ أين قمتُ بتخزينها، لأنّ العملية تمنع الأخطاء التي يمكن أن أتسبب بها بنسيان ما يجب القيام به هنا.
• تبسيط العمل وجعله أكثر سلاسة. فلا حاجة لي إلى بذل الطاقة لتذكّر ما يجب فعله.
• تُسهّل عليّ التفويض الخارجي للمهام. فإذا قمتُ بتوظيف محاسب جديد، بإمكاني أن أشرح له هذه العملية وأن أكون قادرة على رؤيته أثناء اتباع خطواتها.

بإنشاء عملية لمهمّة ما، بإمكاني التوقّف عن التفكير بها. أنّا لا أفضّل العمل على تسوية الحسابات المصرفية، لكن عندما يتوجّب عليّ القيام بها، بإمكاني أن أحضّر فنجانًا من القهوة وأبدأ بتنفيذ كل خطوة من قائمة التدقيق دون أن أهدر الكثير من الوقت في التفكير بها. وعادةً ما أضيف هذه المهام المملة، والهامّة في نفس الوقت، إلى Context خاص في OmniFocus والذي يحتوي على المهام التي يمكنني العمل عليها خلال الأيام التي أواجه فيها صعوبة التركيز لسبب ما.

كان هذا مثالًا بسيطًا جدًا على العمليات، لكن يمكن تطبيق الطريقة نفسها على مهام أكثر تعقيدًا في شركتك. على سبيل المثال، ما هي الخطوات التي يجب اتباعها عندما تبدأ مشروعًا مع عميلٍ جديد؟ قد تتضمّن هذه العملية التالي:

• إنشاء ملف (من قالب) لمعلومات العميل الأساسية، مثل إلى من ترسل الفاتورة، الشروط المتفق عليها، الخ.
• إرسال العقد إلى العميل لتوقيعه.
• حفظ العقد الموقّع.
• إرسال فاتورة أولية.
• التأكّد من الاتفاق على شروط الدفع.
• إضافته إلى إحدى أدوات التعاون، مثل Basecamp، أو Slack.
• الحفظ الآمن لتفاصيل تسجيل الدخول التي تحتاجها لاستضافته.

مجددًا، هذا ليس بعملٍ إبداعي، وطريقة القيام به يمكن أن تختلف من عميل إلى آخر. فقد تتبّع هذه القائمة شخصيًا مع أحد العملاء، أو عبر البريد الإلكتروني مع عميل آخر. وبكلتي الطريقتين، تضمن قائمة التدقيق أنّكما متفقان على شروط الدفع. كما تضمن أنّ بحوزتك عقد، وأنّك استلمت مقدمًا كلّ الأصول التي يجب أن يوفرها لك العميل (مما قد يوفّر لك الوقت عندما تحتاج إلى شيء ما والعميل خارج المكتب).

يمكن أيضًا لقوائم التدقيق والعمليات أن تسهّل الأعمال التي قد تستصعبها إلى حدّ كبير. فإذا كنت مثلًا تكره التحدّث عن المال مع العملاء الجدد، ستحاول دائمًا تسويف إرسال البريد الإلكتروني الذي يتضمّن السعر التقديري للوظيفة. أمّا إذا استخدمت قوائم التدقيق، فسيكون باستطاعتك التوقف عن التفكير في النتيجة المحتملة للتواصل، والتركيز على تنفيذ الخطوات للوصول إلى تلك المرحلة.

تفريغ عقلك للإبداع

تكمُن فعّالية العملية في أنّها توفّر الوقت والطاقة للقيام بالأشياء التي قد لا يمكن تقليصها إلى قائمة تدقيق. تريح قوائم المهام عقلك من التفكير فيما يجب القيام به اليوم، ويمكن لتوثيق العمليات أن يؤتي بنفس الثمار. لا حاجة لك بعد الآن إلى تذكّر ما يجب أن يحدث لإنهاء مهمّة معيّنة. وبالرغم من أنّ إنشاء العمليات يُعتبر أحيانًا طريقة للتفويض الخارجي لبعض أعمال شركتك، إلّا أنّه يمكن أن ينفع أيضًا في الشركات التي تتكون من شخص واحد أو شخصين.

في حال كنت تسعى إلى توسيع شركتك، يمكن للعمليات السليمة أن تسهّل استقدام المساعدة المؤقتة أو الدائمة. كما يمكن إعطاء قوائم التدقيق المجرّبة والمُختبرة هذه إلى شخص بمقدوره تنفيذ المهام المتكررة، مما يتيح لك المجال للقيام بالمزيد من العمل الإبداعي الممتع.

الأهم من ذلك، بإمكانك توفير المزيد من الوقت للقيام بالأعمال التي تحبّها والتي لا يمكن لأحد سواك إنجازها من خلال عدم إهدار الجهد على المهام الرتيبة. تستطيع عندئذ أن تُبعد عنك كلّ أفكار قوائم التدقيق وقوائم المهام، والعمل بالطريقة التي توقِن بأنّها تساعدك على تحقيق أفضل الإنجازات.

ترجمة-وبتصرّف-للمقال Creating Process to Free up Time for Creativity لصاحبته: Rachel Andrew

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik