كيف تستفيد من قوائم الأعمال والأفكار في إنجاز المهام في شركتك الناشئة

قد تغرق الشركات الناشئة في بحر من الأفكار، فمن جهة يمتلك أصحاب الشركة العديد منها، ومن جهة أخرى يقدّم إليهم الآخرون الكثير من النصائح. فكيف يمكن لمؤسّسي الشركة -والحال هذه- تحديد أولوياتهم، وكيف يتسنى لهم التركيز على مجموعة معينة من الأفكار ليقوموا بعد ذلك بتنفيذها أملًا في تحقيق النمو؟

سأتكلم فيما يلي عن نظام بسيط مستوحى من برنامج التطوير Agile والذي من شأنه تقديم المساعدة في مواجهة هذه المشكلة، وهذا النظام عبارة عن تعديل بسيط على قوائم المهام المعتادة وسيساعدك في تبسيط الأمور وتنفيذها على أرض الواقع.

1. الدورات Iterations

إن أفضل طريقة لإنجاز الأمور تتمثل في وضع مجموعة من الأهداف ثم تقسيم الوقت إلى عدة أقسام تبعًا لعدد الأهداف.

تحديد الأهداف بشكل مسبق ثم تحقيقها واحدًا تلو الآخر يعني أنّك تحرز تقدّمًا، أما في غياب الأهداف لا يعدو ما تقوم به كونه تأدية بعض المهام المتفرقة لا أكثر.

لنطلق اسم (الدورة iteration) على المدّة الزمنية اللازمة لتحقيق مجموعة معينة من الأهداف، وفي هذه الحالة ستختلف المدّة الزمنية بين دورة وأخرى، فقد تكون يومًا واحدًا وقد تصل إلى أسبوعين ولكن يجب أن لا تتجاوز هذا الحدّ.

في Techstars على سبيل المثال، يتمّ حساب الوقت بالأسابيع، وذلك لأنّنا نحاول إنجاز الكثير في ظرف 13 أسبوعًا فقط، ولكل أسبوع مجموعة خاصة من الأهداف، وهذا يعني أن لكل أسبوع دورته الخاصة، وتدخل المهام التي يتم العمل عليها خلال الدورة في قائمة الأعمال.

2. قائمة الأعمال

تنصّ القاعدة الأولى على أنه يجب أن تحتوي قائمة الأعمال على 10 عناصر على الأكثر في أي فترة زمنية. وفي هذه القائمة يمثّل العنصر الأول المهمّة التي يتم إنجازها في الوقت الحاضر، أما العناصر 2-4 فتمثّل المهام ذات الأهمية الكبيرة وغير القابلة للتغيير على الإطلاق - إلا إذا كان هناك سبب قاهر يدعو لذلك -، وتنتقل كل واحدة من هذه المهام إلى العنصر الأول عندما تبدأ العمل عليها. أما العناصر 5-10 فتمثل المهام الأقل أهمّية من سابقاتها، والتي يرجّح أنّ الوقت لن يسعفك في تحقيقها، أو تلك التي يمكنك تعديلها أو حتى حذفها من القائمة، ولكنّك الآن ترغب في تنفيذها خلال هذه الدورة.

وهذا كل ما في الأمر، أنجز المهام حسب تسلسلها في قائمة الأعمال، وركّز بشكل كبير على كل مهمة وأنجزها بحذافيرها قدر الإمكان، وعندما تنتهي منها احتفل بالإنجاز الذي حقّقته، فكل إنجاز مهما كان صغيرًا يعدّ فرصة لتخفيف الضغط والشعور بالراحة.

3. قائمة الأفكار

يرتكب جميع الأفراد في الشركة الناشئة ابتداءً بالمدير التنفيذي ومرورًا بالمهندس وانتهاءً بمسؤول التواصل الاجتماعي خطأ شائعًا، وهو أنّه ما إن يشعر أحدهم بالحماس تجاه فكرة جديدة، حتى يترك المهمة التي يعمل عليها، ويبدأ العمل بالفكرة الجديدة. في الواقع، هذا الأسلوب هو الأسوأ على الإطلاق في إنجاز المهام، لأنّ المهمة الأولى بقيت معلّقة وغير مكتملة، ومن المرجّح أنّه سيعود إليها ولكن مع فقدان سياق العمل والزّخم الذي بناه المرّة الماضية. ومن المرجّح أيضًا أنه سيقوم بإضافة المزيد من المهام الجديدة، وسيبدأ بالتبديل بين سياقات العمل بشكل مستمر. والنتيجة، عدم إنجاز أي مهمة بالشكل الصحيح.

لن يزداد المرء خبرة وذكاء خلال 10 دقائق أو أيوم أو أسبوع، وهذا يعني أن عليه احترام القرار الذي اتّخذه في الماضي بشأن إتمام مهمّة معينة.

من المؤكّد أن هناك بعض الحالات الاستثنائية التي تدفع المرء إلى إلغاء المهمّة التي يعمل عليها، ولكن يجب أن تكون هذه الحالات نادرة جدًّا، وفي جميع الأحوال، يجب أن لا تحلّ المهمة الجديدة محل المهمة التي يتم العمل عليها في الوقت الحاليّ.

لا يمكن إضافة الأفكار الجديدة إلى قائمة الأعمال، فهذه القائمة مرتّبة والأولويات فيها محدّدة، إضافة إلى أن الموقع المناسب للفكرة الجديدة ضمن هذه القائمة لن يكون واضحًا في بداية الأمر.

لهذا سننشئ قائمة جديدة ندعوها بقائمة الأفكار، وفي هذه القائمة تضاف المهام الجديدة إلى ذيل القائمة على الدوام.

يجب أن تتضمن قائمة الأفكار هذه 10 عناصر على الأكثر، والسبب في ذلك هو أنّه ليس من المنطقي أن تضيف جميع الأفكار التي ترد إلى ذهنك أو التي تسمعها من الآخرين إلى القائمة. في الواقع، يجب أن يحدث عكس ذلك، أي يفترض بك أن لا تضيف الأفكار الجديدة إلى هذه القائمة، ولكن لماذا؟

كما هو الحال في الحياة الواقعية، يجب أن لا تثير الأفكار اهتمامك بسهولة، ولا يمكن لها أن تدخل القائمة إلا عندما تنجح في إثارة اهتمامك فعليًا. وهذا يعني أنّك بحاجة إلى سماع الفكرة مرارًا وتكرارًا من عملائك أو من زملائك في العمل أو من مستشاريك أو حتّى من نفسك، ولمّا تصبح أهمية الفكرة واضحة وجليّة بالنسبة إليك، تحصل حينها على مكانها ضمن القائمة.

4. رتب الأولويات: أضف، عدل واحذف

بغض النظر عن طول المدة الزمنية للدورة الواحدة - يوم واحد أو أسبوعان أو ما بين هاتين المدتين - عليك أن تعيد ترتيب الأولويات في نهاية الدورة. وللقيام بذلك، أضف جميع العناصر في قائمة الأفكار إلى ذيل قائمة الأعمال، ولا تهتم إذا كانت قائمة الأعمال فارغة أو قائمة الأفكار ممتلئة، بعد ذلك أعد ترتيب العناصر بالاستناد إلى فهمك للظروف المحيطة بك، وابدأ بحذف العناصر في قائمة الأعمال إلى أن تصل إلى 10 عناصر فقط. بعدها أضف آخر أربعة عناصر قمت بحذفها من قائمة الأعمال إلى قائمة الأفكار، وتجاهل البقية. لا تقلق، فالأفكار الجيدة ستعود مرّة أخرى إن كانت جيّدة بحقّ.

جرّب استخدام هذا النظام، وأخبرنا عن مدى فعّاليته بالنسبة إليك، وإن كنت تتّبع نظامًا آخر فيسعدنا أن تشاركه معنا في التعليقات.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Action and idea lists for lean startups لصاحبه Alex Iskold.