المصاريف هي التكاليف التي تتكبدها الشركة جراء عملياتها الأساسية، بينما تمثل الإيرادات الأموال التي تجنيها الشركة من بيع المنتجات والخدمات قبل دفع المصاريف. وبمجرد دفع المصاريف، ستحصل على صافي ربح أو خسارة، والذي يساوي إجمالي الإيرادات مطروحًا منه إجمالي المصاريف خلال فترة محاسبية محددة.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك حساب صافي الدخل باستخدام قائمة حقوق الملكية، واستخدام النتيجة لحساب المصاريف الإجمالية. يبحث هذا المقال في حساب إجمالي مصاريفك وتتبعها وإدارتها.
ما هي المصاريف الإجمالية؟
يشير إجمالي مصاريف الشركة إلى مجموع التكاليف التي تم إنفاقها على تشغيل الشركة. على سبيل المثال تشمل التكاليف المتوقعة لتشغيل شركة البرمجيات الخدمية كلًا من الرواتب ورسوم استضافة الويب واشتراكات البرامج وإصلاحات العتاد الصلب والنقل ورسوم الإعلان وشراء المعدات.
إذا كنت ترى المصاريف الإجمالية كمبلغ تنفقه الشركة قبل الحصول على صافي دخلها، فيمكنك استخدامه كمقياس لمقارنة عادات الإنفاق بمرور الزمن.
يشير إجمالي المصروفات خلال فترة معينة إلى مجموع النفقات النقدية الإجمالية، بالإضافة إلى أي مصاريف تابعة مُعلَّقة مثل مصاريف التشغيل ورسوم الحوافز والفوائد والضرائب.
قد يكون للشركة إجمالي إيرادات كبيرة في قائمة الدخل لديها. بعد ذلك، وأثناء تنقلك نزولًا إلى الأسفل عبر قائمة الدخل، تبدأ في طرح البنود الآتية للحصول على الأرباح قبل خصم الفوائد والضرائب:
- تكلفة البضاعة المباعة
- الاهتلاك
- نفقات البحث والتطوير
- تكاليف البيع والتسويق
- النفقات العامة والإدارية
- نفقات أخرى
بمجرد وصولك إلى الأرباح قبل احتساب الفوائد والضرائب، ستطرح الفوائد والضرائب للحصول على صافي الدخل أو المحصلة النهائية.
كيف تحسب المصاريف الإجمالية؟
قبل حساب إجمالي المصاريف، من المهم معرفة الفرق بين الإيرادات والدخل. الإيرادات هي الأموال المكتسبة بعد بيع المنتجات أو الخدمات قبل دفع المصاريف، فيما يشير الدخل إلى إجمالي الأرباح (صافي الدخل) بعد طرح المصاريف من الإيرادات. وفيما يلي طريقة بسيطة لحساب إجمالي المصاريف باستخدام الإيرادات وحقوق الملكية والدخل:
- صافي الدخل = حقوق الملكية آخر الفترة – حقوق الملكية أول الفترة (من الميزانية العمومية)
- إجمالي المصاريف = صافي الإيرادات – صافي الدخل
إذا كان الناتج موجبًا، فإن الإيرادات أكبر من المصاريف والشركة تحقق ربحًا. وبالعكس، أي إذا كان الرقم الناتج سالبًا، فإن الشركة تتكبد خسارة لأن مصاريفها أكبر من إجمالي إيراداتها.
مثال 1
نمت حقوق ملكية شركة ما من 200 ألف دولار إلى 800 ألف دولار، وكان إجمالي الإيرادات المسجلة يعادل 1 مليون دولار. ما هي مصاريفها الإجمالية؟
صافي الدخل = 800000 – 200000 = 600000 دولار
إجمالي المصروفات = 1000000 – 600000 = 400000 دولار
يكمن التحدي هنا في حال كانت هناك عوامل أخرى تؤثر على قسم حقوق الملكية، وتشمل هذه العوامل ما يلي:
- الربح أو الخسارة.
- التوزيع على المساهمين عن طريق توزيعات الأرباح النقدية.
- زيادة رأس المال الجديد لحقوق الملكية نتيجة إصدار الأسهم أو شراء أسهم الخزينة.
مثال 2
بلغ إجمالي الإيرادات في شركة ما 800 ألف دولار، كما توافرت لديها المعلومات الآتية في قسم حقوق الملكية في الميزانية العمومية. ونمت حقوق الملكية من 750 ألف دولار إلى 1.2 مليون دولار، كما دفعت توزيعات أرباح نقدية قيمتها 150 ألف دولار، وأصدرت أسهمًا بقيمة 150 ألف دولار. احسب إجمالي مصاريفها.
صافي الدخل = [1200000 (حقوق الملكية النهائية) + 50000 (توزيعات الأرباح)] - [750000 (حقوق الملكية الأولية) + 150000 (الأسهم التي تم إصدارها)] = 350000 دولار
إجمالي المصاريف = 800000 – 350000 = 450000 دولار
الصيغة أعلاه مفيدة للهندسة العكسية لإجمالي مصاريف الشركة. وعلى أي حال، فإن التوزيع التفصيلي للمصروفات طوال الفترة المحاسبية هو أداة إدارية لا تُقدَّر بثمن، إذ يمكن أن تساعدك في تتبع التكاليف وخفضها واتخاذ القرارات بشأن الميزانية ودعم نمو المشروع.
كيف تتبَع إجمالي مصاريفك؟
هناك طريقتان أساسيتان لتتبع مصاريف الشركة، تعتمد إحداهما على الانتظام أو التكرار، بينما تعتمد الأخرى على النوع.
1. تتبع المصاريف على أساس التكرار
يصنف المحاسبون المصاريف على أساس التكرار أو الانتظام بسبب طبيعتها التنبؤية، فهل هناك طريقة أفضل من استخدام الإنفاق السابق كأساس لتقدير الإنفاق المستقبلي؟
- المصاريف الثابتة: تشير إلى الرسوم القياسية التي تتكرر في موعد محدد وتعادل مبلغًا معينًا خلال السنة المالية، وتشمل هذه المصاريف فواتيرًا مثل الإنترنت والإيجار.
- المصاريف المتكررة: تمثل مصاريفًا منتظمةً إلى حدٍ ما في ميزانيتك العمومية على الرغم من أنها ليست قياسية من حيث القيمة أو الوقت، وتشمل هذه المصاريف اللوازم المكتبية ووجبات غداء وعشاء العمل ومتفرقات.
- المصاريف غير المتكررة: لا يمكن التنبؤ بها، ومع ذلك فهي مصاريف حتمية تشمل أعمال صيانة النظام غير المُجدوَلة أو رسوم الهاتف الزائدة.
- المصروفات غير العادية: تشير إلى تكاليف السيناريو الكارثي، كما في الكوارث الطبيعية والدعاوى القضائية غير المُؤمَّن عليها والحالات الطبية الطارئة.
يمكن أن يساعدك تتبع النفقات على أساس التكرار في التخلص من التكاليف الخفية، مثل اشتراك البرنامج الذي نسيت إلغائه، كما يسمح لك بالاحتفاظ بحسابات مصاريف منفصلة للمساعدة في إعداد الميزانية وإنشاء توقعات مستقبلية أفضل.
2. تتبع المصاريف حسب النوع
تُستخدَم الطريقة الثانية لتصنيف مصاريف الشركات حسب النوع كما يلي:
- نفقات المبيعات والتسويق.
- المصاريف العامة والإدارية.
- نفقات البحث والتطوير.
السبب الرئيسي وراء هذا التصنيف هو تحديد كيفية توزيع الشركة لنفقاتها ومقارنة هذه النسب بالمنافسين. على سبيل المثال، قد تستخدم إحدى شركات إدارة البيانات هذه الطريقة لاكتشاف أنها تنفق ضعف ما ينفقه منافسوها على التسويق، ونصف ما ينفقونه فقط على البحث والتطوير؛ وبناءً على ذلك يمكنها استنتاج أنه بمقدور منافسٍ جديد متعطش للبحث أن يتغلب على بقية المنافسين في السوق قريبًا.
كيف تدير إجمالي مصاريفك؟
في العادة، يكون من الأسهل إدارة تكاليف الشركة عندما تكون في بداياتها، لكن بالعموم فإن إدارة المصاريف الإجمالية تصبح أكثر تحديًا مع نمو الشركات، لأنه من الصعب مراقبة كل نقد يتم إنفاقه عن كثب.
خطوتك الأولى لإدارة مصاريفك الإجمالية تتمثل باتباع إحدى الطريقتين المذكورتين أعلاه بما يتناسب مع طبيعة عملك. وبمجرد تتبع نفقاتك بدقة، يمكنك عندها إدارة النفقات يدويًا أو التفكير جديًا باستخدام برامج متخصصة.
تستغرق إدارة النفقات يدويًا وقتًا طويلًا وهي عرضة للأخطاء، بينما يمكنك أتمتة إدارة النفقات باستخدام البرامج المتخصصة مما يجعل عملية إدارة النفقات دقيقةً وفعالة.
1. خطط نفقاتك الخاصة
من الأهمية بمكان تخطيط وإدارة جميع نفقات شركتك وأدائها المالي بإحكام. يُعَد إعدادك للميزانية بفعالية أفضل طريقة لإدارة تكاليفك التشغيلية والحفاظ على الموارد المالية تحت السيطرة. من الأسهل وضع الميزانية وتخطيط النفقات للشركات الصغيرة، إذ سيتطلب وضع الميزانية التحكم بالتدفقات النقدية بالدرجة الأولى.
وإذا كانت لديك موارد محاسبية كافية، فيمكنك استخدام طريقة الموازنة الصفرية لتخطيط مصاريفك، حيث تخصص كل قرش لتحقيق هدف للشركة. قد تساعد هذه الطريقة في إعداد تقييم الأهداف بانتظام للتأكد من مدى إلحاح كل تكلفة.
2. حسّن كيفية تتبع المصاريف
مع نمو الشركات، ستبدأ في التخطيط لاقتناص فرص استثمارية جديدة في الوقت المناسب. ليس من السهل أن يكون لديك نهج يدوي لتتبع المصاريف وإدارتها في هذه المرحلة، ولهذا السبب فإن الحاجة ماسة لبرامج المحاسبة وإدارة المصاريف. وبغض النظر عن طريقة تتبع المصاريف التي ستختارها، يمكن أن تساعدك حلول المحاسبة الآلية في تحديد مواضع تخصيص الموارد أو خفض التكاليف بدقة.
تعطيك حلول المحاسبة الآلية نظرةً عامةً حول وضعك المادي، وتسمح لك باتخاذ قرارات مستنيرة وتطوير استراتيجيات أكثر ذكاءً.
3. اجعل الأشخاص مسؤولين عن التكاليف
تساهم مساءلة الأشخاص عن تكاليف الشركة بالتخلص من الإنفاق غير الضروري. على سبيل المثال، يمكنك طباعة كشف حساب بطاقة ائتمان شركتك شهريًا والتعرف على كلٍ من المصاريف على حدة، ثم لوّن الفئات المختلفة من المصاريف مثل التطوير أو النفقات العامة أو التسويق مستخدمًا ألوانًا مختلفة.
أخيرًا، بمقارنة البيانات في جداول البيانات المالية المختلفة، ستكتشف أين تذهب أموالك، وهنا اطلب من المديرين المختصين حساب التكاليف، إذ يمكن أن تساعدك هذه العملية أيضًا في تحديد الرسوم الخاطئة، مثل الخصم المضاعف أو الحجز المضاعف.
4. تتبع مصاريفك باستخدام تطبيقات هاتفك المحمول
تُعَد تطبيقات الهاتف المخصصة لتتبع التكاليف والمصاريف طريقةً رائعةً للبقاء مطلعًا على مواردك المالية وتتبع إجمالي مصاريفك. ابحث عن برنامج مسك الدفاتر الذي يتكامل مباشرةً مع تطبيقات هاتفك لتتبع وإدارة المصاريف عندما تكون منشغلًا خارج الشركة.
5. اجعل مصاريفك متغيرة قدر الإمكان
المصاريف المتغيرة مرنة، إذ يمكنك زيادتها وخفضها حسب الحاجة لتناسب احتياجات شركتك وحالة التدفق النقدي لديك. فعلى سبيل المثال:
- يمكنك اختيار استخدام التعويض المستند إلى الأداء بدلًا من المدفوعات المضمونة.
- يمكنك استئجار المعدات بدلًا من شرائها.
- يمكنك ترتيب خيار للمراجعة المستقبلية لتعاملاتك بدلًا من جعل هذا الخيار التزامًا تعاقديًا.
6. راجع البائعين بانتظام
راجع البائعين الرئيسيين لديك على أساس سنوي أو نصف سنوي، وتذكر وضع علامة على جميع العقود والاشتراكات التي تتجدد تلقائيًا لمراجعتها وإعادة طرحها عند الضرورة.
الأسئلة الشائعة حول إجمالي المصاريف
- ما هو إجمالي المصاريف في قائمة الدخل؟ تمثل إجمالي المصاريف تكاليف الشركة لتوليد الإيرادات من أنشطتها الأساسية، وتشمل هذه المصاريف كلًا من تكاليف البيع والتسويق وتكلفة البضاعة المباعة والنفقات العامة والإدارية ونفقات البحث والتطوير والاهتلاك.
- ما هو إجمالي مصاريف الشركة؟ تمثل إجمالي مصاريف الشركة التكاليف التي تُنفَق على تشغيل الشركة. على سبيل المثال، تشمل التكاليف المتوقعة لتشغيل شركة البرمجيات الخدمية كلًا من الرواتب وتكاليف النقل واشتراكات البرامج وإصلاحات الأجهزة ورسوم استضافة الويب ورسوم الإعلان وشراء المعدات.
- كيف تحسب المصاريف الإجمالية؟ اطرح صافي دخلك (أو خسارتك) من إجمالي الإيرادات، فإذا كانت النتيجة سلبية، فتعامل معها على أنها خسارة صافية.
اقتباسإجمالي المصاريف = صافي الإيرادات – صافي الدخل
- لأي غرض تُستخدَم المصاريف الإجمالية؟ تشير المصاريف إلى الأموال التي تنفقها الشركة لضمان قدرتها على العمل وتطوير عملياتها الأساسية. تساعد المصاريف الإجمالية في حساب صافي الدخل (أو الخسارة) وتقييم أداء الشركات في المحاسبة المالية.
- ما هي أنواع المصاريف المختلفة؟ الأنواع الثلاثة الأساسية لمصاريف الشركات تشمل المبيعات والتسويق S&M والنفقات العامة والإدارية G&A ونفقات البحث والتطوير R&D.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to calculate and manage your total expenses.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.