إلى كل رائد أعمال: لا تكن آخر من يعلم ما يحدث في شركتك النّاشئة

هل سبق وأن حدث شيء ما في شركتك وكنت آخر من يعلم عنها؟ في الواقع، قمت بطرح هذا السؤال على مجموعة من أصحاب ومؤسسي الأعمال والمدراء التنفيذيين، وكان الرد دائمًا متشابه "نعم، وبلا شك لقد كنت آخر من يعلم عن أمر حدث داخل الشركة".

ربما تتفاجأ حين تعلم أن بعض المُوظّفين الجُدد يُحسّون بنوع من البُعد عن بقية أعضاء الشّركة، أو حينما تعلم أن أداء أحد موظفيك تراجع بينما تعتقد أنّ الأمور جميعها تسير على ما يرام. والأسوأ أنك ستشعر بصدمة كبيرة حينما تعلم متأخّرًا أن أحد كبار الموظفين الذين اعتمدت عليهم لسنوات قد أرسل إشعارًا* باستقالته خلال أسبوعين.

حسنًا، إن كنت تعلم عن بعض هذه المشاكل داخل الشركة في وقت متأخر، فهل من الممكن القيام بأي إجراءات حيال ذلك؟

في الحقيقة، إن لم تكن آخر من يعلم عن بعض الأشياء التي تدور في شركتك، فحينها فقط سيكون بإمكانك أن تتجنب أن تكبر بعض المشاكل الخفيفة لتُصبح  مشاكل كبيرة، وأن تنفذ التغييرات الضرورية والهامة للشركة وأن تحافظ على بقاء الموظفين الرئيسين في الشركة لمدة أطول.

فقدان النشاط، الوقت، المال والموظفين هو الثمن الحقيقي الذي ستدفعه كونك آخر من يعلم. فتشغيل شركة ما دون معرفة ما يدور فيها كما ينبغي هو أمرٌ في غاية الخطورة، فهو يشبه تمامًا أن تقود سيّارتك وأنت مُغمض العينين.

لكن لماذا تكون آخر من يعلم؟ وما الذي يُمكنك القيام به اتجاه ذلك بصفتك رياديّا، مؤسّسًا أو رئيسًا تنفيذيًا؟

لماذا تكون آخر من يعلم دائمًا؟

كونك "آخر من يعلم"، فهذا صفةٌ طبيعية عندما تكون أنت ربّ العمل. فعندما تكون في هذا المنصب ينشأ حاجز قوة خفية تظهر في أيّ تفاعل بينك وبين موظفيك.

في هذه العلاقات يظهر الخوف دومًا، فالموظف يكون قلقًا باستمرار من معاملته بشكل مختلف إذا تحدث عن ما يجول في خاطره. فعندما يريد الموظف أن يتكلم حول شيء ما، فإنّ أول ما يدور في ذهنه هو أنك ستأخذ عنه انطباعًا سلبيًا أو ستتأخر في ترقيته، أو حتى طرده من الشركة. ولكن الخوف ليس السبب الوحيد الذي يدفع الموظفين إلى عدم مشاركة ما يدور في خلدهم مع رؤسائهم.

فالسبب الأول الذي يدفع الموظفين إلى عدم التكلم في عملهم، هو شعورهم بأن كلامهم مهما كان، سيكون بلا جدوى. فهم يعتقدون بأنهم مهما تحدثوا، فلن يتغير شيء، ولن يكون لرأيهم أو فكرتهم أي تأثير على النتائج. في الحقيقة، أظهرت الدراسات أنّ هذا الشعور يكون أكثر تأثيرًا في مسألة عدم التحدث بـ 1.8 مرة من الشعور بالخوف.

وهذا يعني، أنك كمدير أو مؤسس أو مدير تنفيذي، عليك أن تتغلب على مشاعر الخوف وعدم الجدوى المغروسة في موظفيك، إذا أردت ألا تكون آخر من يعلم.

كيف يُمكن أن تتجنب هذه المسألة؟

الآن إليك 4 استراتيجيات يُمكنك استخدامها لتعزيز التواصل بينك وبين الموظفين وإقناعهم بأنه سيتمّ التّعامل مع آراءهم واقتراحاتهم بصورة إيجابية.

1. ابدأ بنفسك

إذا أردت من الموظف أن يتشارك معك رأيه بكل مصداقية، فيجب أن تكون على استعداد تام لمشاركة رأيك معه بصدق وصراحة منذ البداية، فلا تتوقع أن يكون الموظف منفتحًا معك بينما أنك لا تبادله نفس الأمر.

وحتى تكون السّباق دائمًا، ينبغي عليك أن تطلب المشورة بدلاً من انتظار ردود الأفعال أو التّغذية الرّاجعة. حينما تدير الحوار بهذه الطريقة فإنّك تُخلّص الموظفين من الضغط والتوتر الذي ينتج عن الأمر. عادة ما يميل الناس إلى تقديم المشورة أو المساعدة، أما ردود الأفعال فهي ما تكون شبيهة بتوجيه النقد.

جرب أن تستخدم هذه العبارة مع موظفيك:" أرغب في معرفة رأيك حول القضية الفلانية..."

الطريقة الأخرى لتكون السّباق داخل الشركة تكمن في الظّهور في مظهر من يحتاج إلى مُساعدة،  وذلك عبر تشارك بعض المشاكل والعقبات التي تُواجهك، وهذا يعطي انطباعًا لدى الموظفين بأنك تريد سماع معلومات وآراء صادقة منهم بدون أي مجاملات.

جرب أن تستخدم هذه العبارات مع موظفيك:" أواجه مُشكلة مع ... "   أو "هل يُمكنك مساعدتي في فهم هذا الشيء؟"  أو " أنا لا أملك تصوّرًا واضحا حول ..."

مهمتك تكمن في منح موظفيك الشعور بالأمان قدر الإمكان عندما يقدمون أفكارهم واقتراحاتهم. وستعجب من مدى تأثير ذلك على ما سيتشاركه موظّفوك معك.

2. اسأل أسئلة مُحدّدة

هل ترغب في الحصول على معلومات كافية حول شركتك؟ إذن عليك أن تسأل موظفيك حول الأشياء التي ترغب بمعرفتها. لا تتوقع أن تأتي الإجابات من العدم، الإجابات لا تأتي إلا عندما تُطرح الأسئلة.

ولكن الأسئلة التي ستطرحها لا ينبغي أن تكون "كيفما اتفق"، فإذا قمت بطرح أسئلة عامة وفاترة ستحصل على إجابات عامة وفاترة.

فمثلاً، أسأل أي شخص "هل تسير الأمور كما يجب؟" وصدقني ستسمع حينها تسع مرات من أصل عشرة نفس الجواب وهو "الأحوال جيدة، الأمور تسير على ما يرام"

بدلاً من ذلك، حاول أن تسأل "ما الشيء الوحيد الذي كان من المُمكن أن يسير على نحو  أفضل لو حسّناه خلال المشروع الأخير؟" وحينها سأضمن لك أن تحصل على إجابات كثيرة وملاحظات قيمة وصادقة لأنك تسأل عن "شيء مُحدّد"، وعن حدث مُحدّد أيضًا ("المشروع الأخير"). كلما كان السؤال أكثر تحديدًا كلما حصلت على إجابات أفضل.

حاول طرح أسئلة من قبيل: "ما الشّيء الوحيد الذي يُمكن تحسينه في..."، "ما الذي يجب علينا التّركيز عليه في اجتماعنا القادم" أو "ما الذي يُمكننا تحسينه في مشروعنا الحالي"

حاول أيضًا أن تطرح أسئلة محددة بموعد زمني، فتوجيه الأسئلة ضمن فترة زمنية محدودة تُمثل طريقة فعالة لطرح أسئلة محددة.

على سبيل المثال، بدلاً من أن تسأل "باعتقادك ما الذي يُمكننا تحسينه؟"، عليك أن تسأل " ما الشيء الوحيد الذي كان بإمكاننا تحسينه خلال الأسبوعيين الأخيرين؟" وبالتالي ستجعل الموظف يُفكر في الأسبوعين الأخيرين وبالتالي سيكون من الأسهل له التّركيز والتفكير لتقديم إجابات فعالة.

تذكر دائمًا، الأسئلة العامة ستسفر عن إجابات عامة، والأسئلة المحددة تسفر عن إجابات محددة.

3. كن قدوة ومثالاً يُحتذى به

كقائد، ينظر الناس إلى أفعالك على أنها قدوة لهم. وهذا ينطبق بشكل خاص على الأمور المتعلقة بالتواصل بشكل صادق وصريح.

فعندما يطرح عليك شخص ما موضوعًا حرجًا، هل تصبح حاد الطباع وتتخذ موقفًا دفاعيًا؟ أم تستمع بهدوء وتطرح الأسئلة المتعلقة بهذا لموضوع؟ ردة فعلك هذه ستكون بمثابة مقياس للبقية إذا ما كان عليهم الشعور بالارتياح عند طرح المواضيع معك في المستقبل.

استخدم هذه النقطة لصالحك وكن أنت المثال الذي عليهم الاقتداء به، وستخلق النّبرة التي ترغب في سماعها في شركتك. تريد أن تصبح ردود أفعالك أمثلة لهم: "هذه هي الطريقة التي نتعامل فيها مع الأخبار السيئة... نحن نرحب بها، ونريد أن نستمع إليها".

إحدى الطرق المتبعة لتحقيق ذلك، هي إظهار الامتنان للشخص الذي أبدى الرأي المخالف وشكره على ذلك، ويجب القيام بذلك بشكل علني.

حاول أن تقول: "أنا أقدر وجهة نظرك." أو "ما قلته يعني لنا الكثير."

من الطرق الأخرى للقيام بهذا، هو التأكيد على القواسم المشتركة مع الشخص الذي تتحدث معه. فعلى الرغم من عدم اتفاقك مع الموظف، عليك أن تذكره دومًا بأنّ مقصدكم وأهدافكم مشتركة. فأنتم جميعًا تعملون ضمن نفس الفريق.

جرب أن تقول: "أعلم بأننا لا نتفق في كل شيء، ولكن بالتأكيد نحن نتفق على أنّ..."

4. اغتنم الفرصة وأحدث تغييرًا

أحدث تغييرًا. فهذا أهم ما يمكنك القيام به كي لا تكون "آخر من يعلم". ففي النهاية، هذا هو بيت القصيد من الحصول على المعلومات من موظفيك: أن تقوم بما يجب عليك القيام به عند معرفة هذه المعلومات. قد يبدو هذا أمرًا واضحًا، ولكن يجب أن تعلم أنّ إحداث تغيير -مهما كان صغيرًا يمكن أن يحدث فرقًا حقيقيًا.

هل هناك تغيير يُمكن القيام به لكنه أجّلته؟ قم بتفويض شخص تثق به للقيام بهذا، وتابع عمله. هل هناك قرار ما يتعلق بتغيير يبدو عاديّا بالنسبة لك، ولكنه يُشكّل تغييرًا مُهمّا لشخص آخر؟ اطلب من هذا الشخص القيام بالأمر، وكن مستعدًا لتغيير وجهة نظرك، واسمح له بأن يكون صاحب هذا التّغيير.

يمكنك أن تقول: "نظرًا لهذا الاقتراح، سوف نقوم بـ..."

هذه الردود ستعطي قيمة للموظفين، حيث أنّهم يُقدّرون تفاعلك السّريع معهم، وستشعرهم بأنّ كلامهم أدى إلى تغييرات ونتائج حقيقية. هذا التشجيع سيكون له تأثير إيجابي على معنوياتهم.

استكشف المزيد حول شركتك

أدرك مدى صعوبة القيام بهذا الشيء، فبالرّغم من كوني الرئيس التنفيذي لشركتي، ولكنني ما زلت أكافح لوضع هذا الشيء ضمن أهم أولوياتي. يمكن لذلك أن يشعرنا بالقلق من سماع أشياء لا نرغب بسماعها، يمكن أن نشعر بأنه يشتت انتباهنا، خصوصاً عندما يتعلق الأمر بمسؤوليات إدارة الأعمال المتلاحقة. ولكن إذا أردنا لشركاتنا أن تكون بأفضل صورة، وإذا أردنا أن نخدم عملائنا بأفضل شكل ممكن وأن نخلق لموظفينا مكانًا رائعًا يعملون فيه، علينا أن نبذل جهدًا أكبر، أو نكون على استعداد لتعلّم ما لم نتعلمه حتى الآن.

علينا أن نعمل على اكتشاف المزيد حول شركتنا. فلا يجب أن نكون نحن "آخر من يعلم".

*إشعار لمدة أسبوعين: هي ممارسة معيارية يقوم بها الموظف في حال رغبته بالاستقالة من العمل، وذلك في حال عدم وجود ما ينص على غير ذلك في عقد العمل الخاص بالموظف، ولا يوجد أي التزامات أو واجبات على الموظف في حال طلب صاحب العمل بقاء الموظف لفترة أكثر من أسبوعين. باختصار هي إشعار صاحب العمل بترك الشركة خلال أسبوعين.

ترجمة -وبتصرّف-للمقال Don’t Be The Last To Know لصاحبته Claire Lew (المُديرة التّنفيذية لشركة Know Your Company).