نصائح لفرق العمل عن بعد حول استخدام Skype في التواصل

تحتاج فرق العمل عن بعد التي يتوزّع أفرادها على مناطق وبلدان مختلفة إلى أداة تمكّن من إبقاء أفراد الفريق متزامنين وتسهّل الوصول إلى أي شخص في أي لحظة.

سابقًا، عندما بدأنا العمل في عام 2010، لم تكن هنالك أدوات مثل Slack للتواصل بين فرق العمل عن بعد، لذلك كان من الطبيعي أن يكون سكايب هو الخيار الأول. وعلى الرغم من اتخاذنا Slack كالمنصة الأساسيّة، إلا أننا ما زلنا نستخدم سكايب كوسيلة رئيسيّة للتواصل بين أفراد فريق Toptal الأساسي.

لقد تطوّر سكايب عبر السنين، وأصبح عبارة عن أداة متعددة الاستعمالات يمكن استخدامها على أجهزة متعددة في نفس الوقت، مزامنة المحادثات بين تلك الأجهزة، وتوفير طريقة بسيطة للاتصال ومشاركة الشاشات. وعلى الرغم من وجود بعض أوجه القصور، إلا أنّها أداة يمكن الاستفادة منها يوميًا في إجراء العمليات الداخلية للشركة.

هنالك بعض الأمور التي لاحظناها، كمستخدمين متكررين لبرنامج سكايب، التي من الممكن أن تكون غير واضحة للجميع، وسنستعرضها في هذا المقال لغرض الاستفادة منها في الحصول على الفائدة القصوى من استخدام سكايب كفريق عمل عن بعد:

الاستفادة من نسخة الويب من سكايب

إنّ نسخة الويب، web.skype.com، تمكّنك من إجراء المحادثات بصورة جيّدة على الرغم من كونها تجريبيّة. فهي توفّر الوظائف الأساسيّة لسكايب دون الحاجة إلى تثبيت تطبيق مستقل. أفاد البعض أنّ هذه الخدمة مُتاحة في الولايات المتحدة وكندا فقط، ولكنّ أفراد فريق Toptal من أمريكا الجنوبيّة، أوروبا، وبعض المناطق من آسيا يستخدمون نسخة الويب دون أيّ مشاكل. كما يمكن إجراء المكالمات الصوتيّة ومكالمات الفيديو إذا قمت بتثبيت الملحق الإضافي الخاص بالمُتصفّح.

تستطيع توفير الكثير من الوقت باستخدام نسخة الويب، حيث أنّه من السهل استخدام سكايب حتّى إذا كنت في مكان لا تستطيع فيه استخدام حاسوبك الشخصي. على سبيل المثال، إذا احتجت إلى إجراء دردشة فقط، تستطيع تسجيل الدخول من أقرب حاسوب متوفّر وإجرائها.

المحادثات الجماعية هي بمثابة مكتب لفرق العمل عن بعد

في فرق العمل عن بعد التي تتكون من عدد كبير جدًا من الأفراد، قد يكون من المستحيل التحدث في غرفة دردشة واحدة وإنهاء الإعمال بصورة صحيحة. لذلك من الأفضل عمل مجموعات منفصلة للمحادثة لتسهيل تنظيم أفراد الفريق والتعاون فيما بينهم بشكل فعّال.

يمكن إعداد المجموعات بسهولة؛ قم بإنشاء محادثة جديدة، أضف أفراد الفريق إليها، ثم أعطها اسمًا مناسبًا وواضحًا. يمكن أن تكون مجموعات الدردشة بمثابة نقطة اجتماع مركزيّة لفريقك، تتيح لهم التزامن مع بعضهم، إجراء المكالمات الجماعيّة، والتواصل بفعاليّة وكفاءة. تدوم المجموعات التي تُدار بشكل جيّدة لفترات طويلة، فالعديد من المجموعات التي أنشأناها عندما أسسنا Toptal مازالت تُستخدم بشكل يومي لحد الآن.

لقد اختزلت بنية سكايب الجديدة القائمة الأدوار في المجموعات إلى اثنين فقط؛ المدير Admin، والمتحدّث Speaker. يمتلك المتحدث بعض الصلاحيّات الأساسيّة مثل نشر الرسائل والمشاركة في الاتصالات، بينما يمكن للمدير أن يقوم بأمور أخرى كحذف شخص من المجموعة.

المحادثات الجماعية تلبي احتياجات الفريق

تتيح الخصائص التي أضيفت مؤخّرًا إلى مجموعات سكايب إنشاء رابط فريد تتم مشاركته مع الآخرين لغرض إضافتهم إلى المجموعة عندما يقومون بزيارته. وهذا يساعد على جمع زملاء الفريق في نفس المجموعة. بإمكانك، مثلًا، تضمين الرابط في دليل رئيسي لتهيئة الفريق، وبذلك يستطيع الأعضاء الجدد إيجاده بسهولة. تستطيع إنشاء وتفعيل الرابط عن طريق الأمر النصيّ ("get uri/")، أو عن طريق ملف المجموعة (بالنقر على أيقونة المجموعة)، لكن يشترط بك أن تكون مديرًا للمجموعة للقيام بهذا الإجراء.

من الخصائص الأخرى المفيدة للمجموعات هي إمكانيّة تحديد الأشخاص الذين يستطيعون رؤية أرشيف المحادثة. عند تفعيل هذا الإعداد، يستطيع الأشخاص الذين ينضمون إلى المحادثة لاحقًا أن يراجعوا أرشيف المحادثة والاطلاع على ما تمت مناقشته، مما يسهّل مواكبة المحادثة.

نسخة سكايب لنظام iOS لم تعد تشكل عقبة

لقد استخدمتُ سكايب منذ إطلاق الإصدار الأول لـ iPhone، ولم تكن الإصدارات القديمة له قابلة للاستخدام كما هو عليه الحال الآن. حيث كان التطبيق يؤثر على عمر البطارية بشكل كبير، يفتقر إلى الكثير من الوظائف الأساسيّة كالبحث عن جهات الاتصال، وذي أداء بطيء للغاية. أما الآن، ومع التحسينات الرئيسيّة التي أدخلت على كل من سكايب ونظام iOS، أصبحت تلك المشاكل من الماضي، خصوصًا مع وجود بطارية كبيرة في جهاز iPhone 6 Plus، أصبح بالإمكان تشغيل التطبيق طوال اليوم وبدون أيّة مشكلة.

لكن للأسف لم تُدخل تلك التحسينات على إصدار سكايب الخاص بـ iPad حتّى إطلاق الإصدار السادس منه (Skype 6). وهذا مُحبط. لقد تم تحسين واجهة سكايب في الإصدار السادس لتكون أقرب لواجهات تطبيقات iOS القياسيّة وتصبح حديثة وقابلة للاستخدام. أصبح الآن بالإمكان البحث عن المجموعات، المستخدمين، ومحتوى المحادثات.

الأوامر النصية تجعلك لا تفارق لوحة المفاتيح

يجهل الكثير من مستخدمي سكايب هذه الخاصيّة، حتّى أولئك الذين يستخدمونه بشكل منتظم. بإمكانك الحصول على معلومات حول الأوامر التي يمكنك تشغيلها لتحسين المحادثة إذا قمت بكتابة الأمر "help/" (لا تقلق، لن تظهر هذه الأوامر لمشتركي المجموعة عند إدخالها). فيما يلي بعض الأوامر المفيدة:

topic groupname/: لتغيير اسم المجموعة وجعله بسيط وواضح.
get admins/: لإظهار مدراء مجموعة معيّنة.
setrole skypename admin/: لإضافة مدير آخر للمجموعة (بإمكانك استخدام هذا الأمر إذا كنت مديرًا بدورك).
s/oldword/newword/: وسيلة رائعة وسريعة لتصحيح الأخطاء المطبعية في نص قمت بكتابته للتو. بإمكانك تعديل كلمة في أحدث رسالة كتبتها باستخدام هذا الأمر. لن تستطيع إيجاد هذا الأمر في دليل سكايب لأنني اكتشفته عن طريق الصدفة منذ فترة طويلة عندما كنت أعمل في Vim وقمت بكتابته في سكايب بالخطأ. لا يعمل هذا الأمر على إصدارات الهواتف النقالة، ولكنّه يعمل على إصدار سكايب لنظام Mac.

بإمكانك الاطلاع على المزيد من الأوامر النصيّة من خلال هذا الرابط.

إمكانية الانضمام إلى المكالمات الجماعية في أي وقت

هذه الخاصيّة ليست الأحدث، ولكنّها مفيدة بشكل خاص. فلو منعك سبب ما من الانضمام إلى المكالمة منذ بدايتها، تستطيع فعل ذلك في وقت لاحق. هنالك أمر يجب أن تضعه في اعتبارك إذا كنت قد سجلّت الدخول إلى سكايب لتوّك، وهو أنّ البرنامج يستغرق بضع ثواني بعد تسجيل الدخول للمزامنة بشكل صحيح مع حالات المجموعة وتحديد فيما إذا كانت هنالك مكالمة جارية يمكنك الانضمام إليها. لا تتسرع بالنقر على زر الاتصال بمجموعة فيها مكالمة جارية، لأنّ ذلك سيبدأ اتصال جديد ويؤدي إلى إرباك الجميع. انتظر حتّى يتحول زر "اتصال Call" إلى زر "انضمام Join".

يمكن أن يكون رقم سكايب كرقم هاتفك الرئيسي بغض النظر عن مكان تواجدك

يمتلك سكايب مجموعة رائعة من الخصائص التي تمكّنك من استخدامه بالضبط كالهاتف العادي، بغض النظر عن مكان تواجدك في العالم. تتيح لك خاصيّة رقم سكايب التي تتوفر في أكثر من 20 دولة اختيار رقم هاتف محلّي وتلقّي المكالمات مباشرة في حسابك على سكايب من خلال هذا الرقم. وهذا يسهل الوصول إليك من قبل العائلة، الأصدقاء، والعملاء أينما سافرت محليًّا.

وإذا كنت مسافرًا إلى خارج بلدك، أو كنت خارج نطاق الاتصال بالإنترنت، تستطيع إعداد حسابك ليقوم بإعادة توجيه المكالمات إلى رقم هاتفك المحمول. سيتم تحويل المكالمات إلى هاتفك المحمول تلقائيًا إذا كنت غير متصل بالإنترنت أو لا تجيب على الاتصالات الواردة إلى رقم سكايب.

كلا الخدمتين مدفوعتا الأجر، لكنّ بأسعار معقولة ولا بدّ من أنّها ستتناسب مع ميزانيّة العمل. أستخدمُ رقم سكايب دائمًا عندما أتواجد داخل الولايات المتحدة لأسهّل الوصول إليّ من قبل العملاء وزملائي في فريق Toptal. وعندما أسافر إلى بلدان أخرى، استخدم رقم هاتف محلّي، وأقوم بتفعيل خاصيّة إعادة توجيه المكالمات إلى ذلك الرقم. وهذا بالتأكيد يقلل من كلفة المكالمات الدولية.

إمكانية إجراء عدة مكالمات من أجهزة مختلفة في وقت واحد

هذه الخاصيّة رائعة إذا كنت من الأشخاص المشغولين. فإذا بدأت بإجراء مكالمة جماعيّة وتبيّن أنّك بحاجة إلى استقطاع بضع دقائق لإجراء مكالمة أخرى، تستطيع إبقاء المكالمة الأولى جارية على جهازك الرئيسي، واستخدام هاتفك أو أي جهاز آخر تم تثبيت سكايب عليه لإجراء المكالمة الثانية. وهذا الأمر جيّد لأنّه لا يضطرك إلى اختيار الخيار الثاني وهو قطع المكالمة الجماعية وإجبار البقية على بدء مكالمة جديدة.

تأكد من تأمين اتصال جيد، خصوصا إذا كنت المضيف للمكالمة الجماعية

لقد تحوّل سكايب من بنية نظير للنظير P2P إلى النظام القائم على مجموعة النظراء cloud-based، ولكن جودة اتصال المضيف ما تزال مهمة إذا قمت باستضافة مكالمة جماعيّة. فإذا كانت جودة اتصال المضيف غير مثاليّة ستسبب ضعف جودة الاتصال لجميع المشاركين في المكالمة. وبالعكس، إذا كانت جودة اتصال المضيف مستقرة، ستكون جودة الاتصال جيّدة للجميع ما عدا الشخص الذي يمتلك مشاكل في الاتصال من الأصل.

كتم الصوت يحسن جودة الاتصال

وهذا الأمر بسيط جدًا. قم بكتم صوتك إذا لم تكن تتحدّث.

ربّما تشعر في البداية بأنّ المكالمة تبدو غريبة، أو أنّك ستضيّع الوقت بكتم الصوت وتفعيله كلّما قمت بالرد على أحدهم، لكنّك سرعان ما ستدرك أنّها مُشكلة. ستساعد كثيرًا في تحسين جودة الاتصال عندما تقوم بكتم الصوت لأنّ الضجيج في الخلفية يمكن أن يجعل جودة المكالمة فضيعة ويمنع الآخرين من التحدث أو سماع ما يُقال. وهذا الأمر مهمّ في المكالمات الجماعيّة على وجه الخصوص. كما أنّ المشاركين في المكالمة سيعرفون أنّ الضجيج قادم منك، لأنّ إصدارات سكايب لنظامي Windows وMac تظهر بوضوح من هو المتحدّث أو المصدر الأكبر للضجيج.

من الوسائل الرائعة للتعامل مع هذا الأمر هو مفاتيح الاختصار "اضغط للتحدّث" (Push to Talk - PTT) وذلك إذا كنت تستخدم حاسوب مكتبي أو حاسوب محمول. قم بكتم الصوت عندما تبدأ المكالمة، ثمّ عندما تريد التحدّث اضغط باستمرار على مجموعة مفاتيح الاختصار. عند استمرارك في الضغط سيظهر مؤشّر على الشاشة يشير إلى أنّ الصوت لم يعد مكتومًا. تُستخدم المفاتيح Control+ Option+ Command+ السهم الأعلى كاختصار لأمر "اضغط للتحدّث" على نظام Mac. أما على نظام Windows فتستطيع تفعيل مفاتيح الاختصار وتخصيصها عن طريق هذه الإرشادات.

وإذا كنت تستخدم الهاتف المحمول، أوصيك باستخدام سماعات الرأس لكي تستطيع كتم الصوت أو تفعيله باستخدامها أثناء المكالمة.

خاتمة

إنّ برنامج سكايب هو من الأدوات الرائعة التي تطورت من تطبيق VOIP (نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت) بسيط إلى أداة مشاركة قويّة تتيح لفرق العمل عن بعد العمل معًا بسلاسة والبقاء متزامنين. لقد كانت لدينا الفرصة، خلال السنوات الخمس الماضية، لاختبار ما يمكن تحقيقه من خلال استخدام سكايب، ووجدنا أنّها خدمة يمكن الاعتماد عليها. مازال سكايب يتطوّر باستمرار لمواكبة التغيّر في الأنظمة البيئيّة للإنترنت. نحن ننصح بجعله جزءًا من مؤسستك إذا كنت تعمل عن بعد وكان فريقك موزّع على مناطق مختلفة.