كيفية إدارة الاجتماعات الفردية باحترافية

تهدف إدارة الفريق عمومًا إلى دفع أفراده نحو النجاح باعتبارهم وحدة واحدة، إلا أن التوجيه الفردي لأعضاء الفريق يُعد من أهم مفاتيح النجاح على المستوى الجماعي، وهو ما يحتّم على كل مدير تعلّم كيفيّة إدارة الاجتماعات الفرديّة بكفاءة وفعاليّة.

تمنحك الاجتماعات الفرديّة فرصة التواصل مع الموظفين على المستوى الشخصي. علاوةً على ذلك، يمكنك استغلال هذا النوع من الاجتماعات مع الموظف لمناقشة أهدافه، أو مراجعة أدائه، أو تزويده بالملاحظات، أو وضع خطة لمساعدته على التطور في منصبه. قد تأخذ الاجتماعات الفرديّة أشكالًا عديدة، ولكن إذا أردت لها النجاح، فيجب أن تعقدها على نحو يساعدك ويساعد الموظف على تحقيق أهدافكما المشتركة.

ولكن كيف يمكنك فعل ذلك بالضبط؟ سنوضح في هذا المقال كيفيّة عقد اجتماعات فرديّة ناجحة، ومثمرة وفعالة مع أفراد الفريق.

كيف تعقد اجتماعات فردية مثمرة؟

تُعقد الاجتماعات الفرديّة لأغراض مختلفة، فقد تهدف إلى تعزيز التواصل الشخصي مع الموظف، أو مساعدته على تجاوز بعض التحديات والعقبات في عمله، أو إطلاعه على تفاصيل مشروع جديد، ولكن بأي حال، يجب أن تشعر أنت والموظف في نهاية الاجتماع بأنه كان اجتماعًا مثمرًا. وحتى يكون الاجتماع الفرديّ مثمرًا لابدّ من اتخاذ بعض الخطوات قبل وأثناء وبعد الاجتماع.

الاستعداد للاجتماع

في الحقيقة، يبدأ الاجتماع الفردي الناجح فعليًا قبل جلوسك مع الموظف، وفيما يلي بعض الخطوات التي يجدر بك اتخاذها قبل الاجتماع للتأكد من استثماره على النحو الأمثل.

1. حضر الأجندة مسبقا

قبل عقد الاجتماع الفردي مع الموظف، يُفضل أن ترسل له أجندة الاجتماع متضمنة جميع المعلومات التي قد يحتاج إليها، ولا تنسَ أن تطلب منه أيضًا إضافة أي نقاط يرغب بمناقشتها. تمثل هذه الأجندة خريطة الطريق لمجريات الاجتماع، وتساعدك على إدارة النقاش مع الموظف بنجاح.

تشتمل الأجندة في العادة على:

تفاصيل حول الاجتماع (التاريخ، والوقت، والمكان، إلخ).
الموضوعات التي سيناقشها الاجتماع.
أي شيء يحتاج الموظف إلى تحضيره أو اصطحابه إلى الاجتماع

2. حضر الأسئلة واطلب من الموظف ذات الشيء

الاجتماعات الفرديّة في حقيقتها عبارة عن حوار، وأفضل طريقة لإدارة الحوار هي بطرح الأسئلة. تُعد الأسئلة المفتوحة وسيلة رائعة لتوجيه الحوار وتبادل المعلومات، ولكن إذا كنت ستفكر بالأسئلة أثناء الاجتماع، فقد تنجح في الخروج ببعض الأسئلة، ولكنك قد تغفل عن أسئلة أخرى مهمة.

لذلك حضّر أسئلتك قبل الاجتماع، واطلب من الموظف فعل ذات الشيء، وبهذه الطريقة تحصل أنت والموظف على ما يكفي من الوقت للتفكير بالمعلومات التي يحتاج كل منكما للحصول عليها، والأسئلة التي سوف تطرحونها للحصول على تلك المعلومات.

3. حضر نموذجا موحدا للاجتماعات

رغم أن الاجتماعات الفرديّة قد تتفاوت في طبيعتها ومحتواها، إلا أن وجود نموذج موحد يساعدك على تغطية جميع المواضيع التي ترغب بمناقشتها، كما أنه يوفر الوقت (إذ لا حاجة لتصميم نموذج مختلف لكل اجتماع)، ويضمن توحيد تجربة الاجتماع لدى جميع الموظفين.

يمكن لنموذج الاجتماع الفردي المبسط أن يبدو على النحو التالي:

مقدمة غير رسميّة (5 دقائق).
مناقشة عبء العمل الحالي (10 دقائق).
مناقشة عبء العمل المستقبلي (10 دقائق).
تحديد الإجراءات المطلوبة (5 دقائق).

أثناء الاجتماع

ثمة بعض الأمور التي يجب عليك الانتباه إليها بمجرد دخولك إلى الاجتماع حتى يسير كل شيء على ما يُرام.

1. التزم بالأجندة

الأجندة لا تُوضع عبثًا، وإنما تُوضع لنلتزم بها، فالالتزام بالأجندة يضمن لك طرح الأسئلة الملائمة، وتغطية جميع المواضيع التي ترغب بمناقشتها، وكذلك الحصول على جميع المعلومات التي تسعى إليها قبل انتهاء مدّة الاجتماع.

2. لا بأس بشيء من المرونة أيضا

الالتزام بالأجندة أمر ضروري، ولكن لا تكن متصلبًا للغاية إلى درجة تفويت فرصة التواصل مع الموظف، أو الإجابة على أسئلته، واترك مساحة للمرونة خلال الاجتماع. على سبيل المثال: إذا أخبرك الموظف بأنه يواجه مشكلة تتعلق بالعمل، فيمكنك في هذه الحالة الخروج عن الأجندة لتمنح الموظف المساحة الكافية للحديث عمّا يمر به.

3. دون ملاحظاتك

دوّن ملاحظاتك أثناء الاجتماع حتى لا تنسَ ما ناقشته مع الموظف، وحتى تعود إليها في وقت لاحق، فالملاحظات المكتوبة لها فوائد إداريّة عديدة، فهي تساعدك على متابعة أهداف الموظف، والتخطيط لمراجعة أدائه، وكذلك متابعة تنفيذ أي إجراءات اتفقت عليها مع الموظف أثناء الاجتماع.

4. زود الموظف بالملاحظات والتعليقات

تمثل الاجتماعات الفرديّة فرصةً رائعةً لتزويد الموظف بالملاحظات، لذلك احرص على استغلالها. وبحسب موضوع الاجتماع، يمكنك تقديم ملاحظات وتعلقيات للموظف حول أدائه، أو أسلوبه، أو مهاراته القياديّة، لكن تذكّر أن بعض الموظفين قد يواجهون صعوبةً في تقبّل الملاحظات والتعليقات، وسواءً كانت تلك الملاحظات بناءةً أو سلبيّة، يجب أن تحرص على تقديمها بلطف ورحابة صدر.

المتابعة بعد الاجتماع

ربما يكون الاجتماع قد انتهى، ولكن عملك لم ينتهِ بعد، فما زال أمامك بعض الخطوات التي يجدر بك اتباعها بعد انتهاء الاجتماع للتأكد من تحقيقه للنتائج المرجوّة.

1. أرسل للموظف ملخص الاجتماع

لزيادة فعاليّة الاجتماع، يجب أن تمتلك أنت والموظف في نهايته رؤية موحدة حول التحرّكات القادمة. لذلك احرص بعد نهاية الاجتماع على عمل ملخص مقتضب لما ناقشتموه وللإجراءات التي اتفقتم عليها. بهذه الطريقة يتكوّن لديكما فهم مشترك لما يجب فعله قبل الاجتماع القادم، وكذلك لطبيعة وحدود المسؤوليات الملقاة على عاتق كل منكما.

2. حدد موعد اجتماعك القادم

الاجتماعات الفرديّة لا تُعقد لمرّة واحدة فقط، بل يجب عقدها بانتظام لرؤية النتائج المرجوّة، لذلك احرص في نهاية كل اجتماع على تحديد إطار زمني معقول لإنجاز الإجراءات المتفق عليها، واختيار موعد للاجتماع التالي، وذلك بهدف المتابعة ومواصلة التقدّم.

اختر وتيرة مناسبة لك وللموظف مع الحفاظ على المرونة، إذ يمكن للاجتماعات النصف شهريّة أن تكون ملائمة للغاية، ولكنك قد تحتاج إلى تسريع الوتيرة في فترات الضغط فتعقد اجتماعاتك بصفة أسبوعيّة، كذلك قد يتسنى لك عقد الاجتماعات بوتيرة شهريّة في الفترات التي يقل فيها ضغط العمل.

3. تابع تقدم الموظف بين الاجتماعات

قد تكون المدّة بين الاجتماعات كفيلة بضياع البوصلة وتراجع وتيرة العمل، لذا احرص على التواصل مع الموظف بانتظام خارج إطار الاجتماعات الفرديّة المعتادة. وفي هذا الصدد، يمكنك إرسال رسالة سريعة للموظف في منتصف الفترة بين الاجتماع السابق والاجتماع اللاحق لتسأله عن التقدّم الذي أحرزه، وبناءً على ذلك يمكنك تعديل الأهداف أو الخطط أو الإطار الزمني بحسب ما تقتضيه الحاجة.

لكن لا تفرط في المتابعة، وامنح موظفك قدرًا كافيًا من الوقت لإحراز التقدّم قبل سؤاله عنه، فلا أحد يرغب بالتعامل مع مدير يتابع كل صغيرة وكبيرة، كما أن سؤال الموظف عن التقدّم قبل أن يحصل على فرصة كافية لإحرازه قد يشعره بالإحباط ويضعف ثقته بنفسه.

7 نصائح لاجتماعات فردية فعالة

فيما يلي مزيد من الاستراتيجيات للتأكد من عقد اجتماعات فرديّة فعالة ومثمرة.

1. اعقد اجتماعاتك بصفة دورية

حتى تصبح الاجتماعات الفرديّة فعالة، يجب أن تُعقد بصفة دوريّة، لذا احرص على الاجتماع مع كل موظف مرةً كل شهر على الأقل. كذلك يمكنك تجريب وتيرة مختلفة مع كل موظف إلى حين الوصول إلى الوتيرة الملائمة لكل منهم.

2. تأكد من وجود غرض لكل اجتماع

لا تحاول مناقشة كل شيء في اجتماع واحد، فذلك قد يسبب إرهاقًا لك وللموظف، وإنما تأكد من وجود غرض محدد من كل اجتماع، سواءً كان ذلك الغرض هو تحديد الأهداف، أو تقديم الملاحظات، أو مناقشة الأداء. تجدر الإشارة إلى أن الغرض من الاجتماع قد يختلف باختلاف الموظف.

3. شارك نموذج اجتماعاتك الفردية مع المديرين الآخرين

يضمن النموذج حصول جميع الموظفين التابعين لك على تجربة متماثلة، ولكن مشاركة النموذج مع المديرين الآخرين تساعد على توحيد التجربة في كامل المؤسسة. وإذا كان هناك أكثر من مدير أو قائد فريق في المؤسسة، فسوف يتسنى للموظفين وبفضل النموذج الموحد توقع مجريات الاجتماعات الفرديّة، بغض النظر عمّن يقودها أو يوجهها.

4. اطلب الملاحظات والتعليقات

إن الملاحظات والتعليقات أشبه بشارع باتجاهين، لذلك احرص على استغلال الاجتماعات الفرديّة لتطلب من الموظف تزويدك بالملاحظات البناءة. اسأل الموظف عن مواطن النجاح ومواطن القصور في الاجتماع، وعن سُبل تحسينه في المستقبل.

5. استخدم اتصال الفيديو لعقد الاجتماعات الفردية عن بعد

إذا كنت تدير الموظفين عن بُعد، ولا تستطيع لقاءهم شخصيًا، فتأكد من عقد الاجتماعات عبر اتصال الفيديو، لأن اللقاء وجهًا لوجه (حتى لو كان من خلال شاشة) يساعد على التواصل مع الموظفين بشكل أفضل.

6. لا تطل مدة الاجتماع

يجب أن تكون الاجتماعات الفرديّة طويلةً بما فيه الكفاية لتغطية جميع الموضوعات التي ترغب بمناقشتها، ولكن لا تجعلها طويلةً إلى درجة تصيب الموظف بالإرهاق أو الملل. يُفضل أن تكون اجتماعاتك في حدود 30 دقيقة، ولكن يمكنك عقد اجتماعات أطول في بعض الحالات التي تتطلب ذلك مثل اجتماعات تحديد الأهداف أو مراجعة الأداء.

7. أنه الاجتماع بملاحظة إيجابية

مهما كانت مجريّات اجتماعك مع الموظف، يجب أن يخرج منه بانطباع إيجابيّ. يمكنك على سبيل المثال تسليط الضوء على نجاحاته وإنجازاته، أو الحديث عن أهدافه المستقبليّة، المهم أن يخرج الموظف من الاجتماع بابتسامة على وجهه.

لقد أصبحت الآن قادرًا على عقد اجتماعاتك الفرديّة على نحو أفضل، لكن احرص على عقد اجتماعاتك مع الموظفين بصفة منتظمة، مع الاستعداد الجيّد لكل اجتماع.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال How to run a one-on-one meeting like a pro لصاحبته ديانا ديبارا Deanna deBara.