الاجتماع الشخصي هو أحد أكثر الأدوات التي تمتلكها بصفتك مديراً من ناحية الأهمية، فهو الطريقة الأفضل ليتمكن المديرون وموظفوهم من مناقشة القضايا وإنشاء العلاقات وضمان تلبية مطالب الموظفين.
في هذا الدليل، سأفصّل كل ما تحتاج لمعرفته عن الاجتماعات الشخصية، وسأقدّم لك بعض الأدوات المفيدة لتستخدمها.
في البداية، ماهي الاجتماعات الشخصية بالضبط، ولمَ أنت بحاجة إليها؟
Quoteالاجتماع الشخصي هو بالضبط ما يبدو عليه الاسم. حيث يقوم الموظف ومديره بمناقشة خاصة فردية عمّا يدور في ذهن الموظف.
ملاحظة هامة: هذا الاجتماع ليس اجتماعاً للاطلاع على آخر المستجدات. لا تتعامل معه وكأنه كذلك. هناك الكثير من الفرص الأخرى لتتطلع على سير العمل. إنه نقاش للتأكد من أن الموظف سعيد.
الشيء الأكثر أهمية الذي يجب على المدير القيام به لجعل الموظف مرتاحاً للانفتاح والتحدث بصدق معك.
الأمور الأساسية الواجب معرفتها
- مرة في الشهر لمدة 60 دقيقة مع كل موظف من موظفيك
- دوّن الملاحظات!
- حضّر الأسئلة الأساسية مسبقاً (المزيد عن هذا لاحقاً)
- أصغ أكثر مما تتحدث
- لا تسأل عن آخر المستجدات، اسأل عن سعادتهم
جدول أعمال الاجتماع الشخصي
يجب على الاجتماعات الشخصية أن تكون دورية، مرة كل شهر، وألا تقل مدتها عن الساعة.
يقول أندي غروف Andy Grove، الرئيس التنفيذي السابق لشركة إنتل Intel:
Quoteأعتقد أن الاجتماعات الشخصية يجب أن تدوم ساعة على الأقل. وأية مدة أقل من ذلك، من هلال تجربي، تجعل المرؤوس يقتصر على الأشياء البسيطة التي يمكن معالجتها سريعاً.
قد يبدو هذا الوقت طويلاً لتخصيصه لمهمة واحدة، لكنه طريقة فعالة لزيادة المشاركة وكشف القضايا قبل أن تصبح مشاكل كبيرة.
إليك نظرة شاملة لكيفية ترتيب الاجتماع الشخصي.
1. محادثة غير رسمية
ابدأ اجتماعك بمحادثة غير رسمية لمدة 10 دقائق. الغاية من هذه المحادثة هي جعل الموظف مرتاحاً قدر الإمكان. إنها طريقة خفيفة وجميلة لبدء الاجتماع، ولكي تظهر لموظفيك أنك تهتم لأمرهم بصدق.
يمكنك أن تتبع ذلك بأمر كان قد ذكر في اجتماع شخصي سابق (وهذا سبب آخر لأهمية تدوين الملاحظات) أو اسأله فقط كيف هي أموره بعيداً الشركة.
2. مخاوف الموظف
هذا هو الجزء الذي ينبغي عليك فيه أن تصغي أكثر مما تتحدث. خصص حوالي 20 دقيقة لهذا الجزء، ولكن إن استغرق وقتاً أطول من ذلك، فلا تقاطع الموظف.
ينبغي عليك خلال هذا الوقت أن تشجع الموظف على مشاركتك كل ما يدور بذهنه.
نصيحة من الخبراء حول هذا الجزء من الاجتماع هي أن تتوقف لمدة 3-4 ثوانٍ قبل أن تستجيب لما قد قاله الموظف للتو. لأن ذلك سيسمح له بالتعمق أكثر في ما كان يقوله.
يميل الناس بطبيعتهم إلى ملء هذا الفراغ الصامت، لذا يمكنك أن تستفيد من ذلك لمصلحتك.
يصف مقدم فقرة NewsHour في محطة PBS جيمس ليهرر Jim Lehrer ذلك بروعة:
Quote“إن قاومت تلك الرغبة في الاستجابة سريعاً للجواب، ستكتشف شيئاً يكاد يكون ساحراً. سيقوم الشخص المقابل إما بالتوسع في ما قد قاله للتو، أو سينتقل إلى اتجاه آخر. وفي كلتا الحالتين فإنه يوسع استجابته، و ستحصل أنت على نظرة أوضح لما في قلبه وعقله.”
3. ملاحظاتك وتعليقاتك
إن لم يكن لدى الموظف الذي تتحادث معه الكثير ليقوله، يمكنك مشاركته بما يدور في ذهنك، أو استخدام ذلك ليكون فرصة لاكتشاف طموحاته المهنية.
ستحتاج بين الفينة والأخرى إلى بعض الأسئلة لتتابع المحادثة. فيما يلي بعض الأمثلة الجيدة عن أسئلة يمكنك طرحها.
- إن كان لديك اقتراح واحد يسهم في تطورنا، ماذا يمكن أن يكون؟
- ما هي المشكلة رقم 1 في منظمتنا؟
- ما هو أكثر أمر يزعجك في العمل هنا؟
- لو كنت مكاني، ما هي التغييرات التي كنت ستقوم بإجرائها؟
- ما هي الميزة الأقل فائدة في منتجنا؟
- ما هي فرصة التسويق الكبرى التي ينبغي علينا استغلالها؟
- هل أنت سعيد بالعمل هنا؟
- برأيك، ما هي نقاط قوتك الثلاث الكبرى؟
- ما الذي تحبه في عملك؟
- ما الذي يزعجك في العمل؟
- ما هو الجزء من عملك الذي ترغب في التقليل منه؟
- ما تعريف يوم العمل الجيد؟
4. التخطيط للعمل
خصص 10 دقائق في نهاية الاجتماع لوضع خطة للعمل استناداً إلى ما تناقشتما حوله. يمكنك متابعة هذه الخطة في الأشهر اللاحقة.
يلخص جايسون ايفانيش Jason Evanish، والذي كتب الكثير عن الاجتماعات الشخصية، عملية المتابعة بروعة فيقول:
Quoteلا شيء مما تتحدث عنه في الاجتماعات الشخصية سيكون مهماً إن لم تتابعه وتتخذ قرارا بشأنه. سيضمن لك هذان السؤالان أن تقوم دوماً بمتابعة الأمور الهامة التي تناقشت فيها في اجتماعاتك الشخصية:
- ما هي المسؤولية التي يمكنني أن أحملك إياها حتى المرة القادمة التي نتحدث فيها؟
- ما هي المسؤولية التي يمكن أن أتحملها تجاهك حتى المرة القادمة التي نتحدث فيها؟
نصائح لاجتماعات شخصية أفضل
يمكن أن تكون هذه الأنواع من الاجتماعات صعبة، خاصة بالنسبة للمديرين الجدد إن لم يكن لديهم أدنى فكرة عن كيفية معالجة ذلك. في ما يلي بعض النصائح لضمان حصولك على الفعالية القصوى من الاجتماعات الشخصية.
1. تذكّر أنه اجتماع خاص بالموظف
إحدى أكثر النصائح أهمية هي أن هذا الاجتماع مخصص للموظف، وليس لك. بالرغم من أن ذلك قد لا يبدو بديهيا ، فمن المهم أن تغير عقليتك لتركز على الموظف.
Quoteيكمن السر في القيام باجتماع شخصي جيد في فهم أنه اجتماع مخصص للموظف وليس اجتماعاً مخصصاً للمدير. إنه اجتماع خالٍ من الرسمية لجميع القضايا الملحة والأفكار المبدعة والإحباطات المزمنة التي لا تتناسب مع تقارير الحالة والبريد الإلكتروني وغيرها من الآليات الأقل شخصية وخصوصية.
- بن هورويتز
2. اطلب ردود الفعل خلال الاجتماع
بصفتك قائداً، عليك دوماً أن تسعى للتطور. اغتنم هذه الفرصة لتجري حديثاً منفتحاً وصادقاً حول الكيفية التي يمكن أن تصبح بها قائداً أفضل لهم.
لا تتردد في حثّهم على استمرار النقاش بأسئلة يجاب عليها بـ نعم/لا عن سلوكك القيادي. على سبيل المثال: “عندما كنت أنتقد عملك، هل بدر مني شيء أزعجك؟”
3. اطلب من الموظفين جدول أعمال قبل 24 ساعة من الاجتماع
اطلب من الموظفين أن يرسلوا لك جدول أعمال عما ينبغي عليكم التحدث فيه وذلك قبل 24 ساعة من عقد الاجتماع.
إن هذا الأمر جيد لسببين:
- يساعد في تهيئة الموظف للاجتماع
- يساعدك في توجيه النقاش
4. دوّن كل شيء
ينبغي عليك أن تدوّن كل الملاحظات بجدية خلال اجتماعك الشخصي. السبب الرئيسي في ذلك هو أنه خلال اجتماعك الشخصي التالي، ينبغي عليك مراجعة ملاحظاتك من الاجتماع السابق ومتابعتها.
يمكنك أن ترسل لفريقك مقدماً بريداً إلكترونياً تشرح لهم فيه العملية، إن كنتم حديثي عهد بعقد الاجتماعات الشخصية.
في ما يلي مثال لنموذج بريد إلكتروني يمكنك أن تستخدمه:
Quoteمرحباً أحمد،
أفكر في عقد اجتماعات شخصية معك ومع بقية أعضاء الفريق شهرياً. إن الغاية من هذه الاجتماعات هي الحصول منك على مزيد من ردود الفعل ومنحك وقتاً يمكنك أن تتحدث فيه عن أي أمر يدور في ذهنك.
كنت أفكر أنّ بإمكاننا عقد اجتماعنا الأول يوم الثلاثاء، 3 آذار عند الساعة 11:00ص. وبالتالي علينا أن نجدول بقية الاجتماعات في الثلاثاء الأول من كل شهر عند الساعة 11:00ص، لضمان ألا نتغيب عن أي اجتماع.
إن كان لديك أية استفسارات، اعلمني بها من فضلك.
شكراً،
فاطمة
لقد تركت الاجتماعات الشخصية التي قمنا بها في Officevibe أثراً مذهلاً منذ أن بدأنا بتطبيقها. لقد سمحت للمديرين والموظفين بأن يكونوا على وفاق وأن يتحدثوا عن نمو العمل وأن يصلوا إلى عمق القضايا قبل أن يتأخر الوقت.
تذكّر أن الاجتماعات الشخصية هي فرصتك المثلى لاكتشاف ما يدور في ذهن موظفيك. إنها فرصة لمحادثة خاصة وغير رسمية عما يحبون وعما لا يحبون.
يمكن لهذه الاجتماعات أن تكون أداة فعالة في زيادة التفاعل بين أعضاء فريقك.
ترجمة – بتصرّف – للمقال A Step-By-Step Guide To Better One-On-One Meetings لصاحبه Jacob Shriar.
حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.