اللقاءات الفردية الرقمية الفعالة والمؤثرة

هل إلغاء اللقاءات الفردية الرقمية هو أول شيء تفعله عند ازدحام جدول أعمالك؟ هل أنت مشغول ولا تملك الوقت الكافي لإجراء مكالمة مع كل فرد من أعضاء الفريق على حدة؟ نفهم انشغالك، ولكن من الجيد لك أن تعرف أهمية اللقاءات الفردية التي تنفذ عن بعد وسبب وضعها في قائمة أولوياتك.

يؤدي التواصل المستمر بين المديرين والموظفين إلى تعاون أفضل بين أعضاء الفريق وأداء أقوى للموظف وارتفاع الرضا الوظيفي عند أعضاء الفرق. وعندما تعمل عن بعد، ففي العادة ستشعر أنك منفصل عن الفريق.

يمكن أن يكون الانفصال وضوحًا في العلاقة بين المدير والموظف، وهو سبب رئيسي لإعطاء الأولوية للقاءات الفردية الافتراضية، لكن إذا أهملنا هذه اللقاءات، فسيشعر المدير بأنه لا يستطيع مواكبة أعمال الموظفين التابعين له، كما سيشعر الموظفون بأن لا أحد يتابعهم.

أصبح تكرار الاجتماعات أمرًا خطيرًا ويؤدي إلى شعور الموظفين بالملل والإرهاق في عصر الاستخدام الزائد لتطبيق زووم Zoom واختيار المزيد من أدوات التواصل غير المتزامنة، ولكن لا تهمل اللقاءات الفردية الرقمية وتنساها تمامًا، إذ يمكنك وببذل القليل من الجهد فقط أن تجعل هذه اللقاءات المهمة فعالةً ومؤثرةً مثل ما كانت في المكتب وربما أفضل.

التأثير المهم للقاءات الفردية على الفرق الموزعة والتي تعمل عن بعد

أخبرتنا نتائج البحث عن القوى العاملة الموزعة أن أكثر ما تعاني منه الفرق التي تعمل عن بعد والفرق شبه الموزعة هو التواصل.

اقتباس

يبدأ الموظفون الذين يعملون عن بعد بالشعور بالانفصال عن العمل والفريق والمدير ومهمة الشركة، لكن من شأن جدولة لقاءات فردية دورية أن يساعد على حل هذه المشكلة.

تساعد اللقاءات الفردية مع أعضاء الفريق المدير على البقاء مطلعًا على عبء العمل المسلط على الموظفين والتقدم في إنجاز الأهداف والتحديات التي يواجهها الموظفون، كما تساعد اللقاءات الفردية الموظفين على إبقاء مديرهم على إطلاع وتطور حياتهم المهنية.

هناك بعض الفوائد البشرية من اللقاءات الفردية بغض النظر عن الفوائد المهنية؛ فعندما يتحدث المديرون والموظفون بكثرة، فإنهم سيحافظون على تواصلهم الشخصي.

لا تنسَ أنك تتعامل مع بشر، وأن البشر يشعرون بالراحة عند التحدث عن أمور شخصية. الوقت المخصص للقاءات الفردية مهم ليدعم المديرون الموظفين التابعين لهم، حيث يكسب المديرون ثقة الموظفين ويكتشفون ما إذا كان الموظفون غير راضين أو مندمجين في العمل.

ما الفرق بين اللقاءات الفردية الرقمية والتي في المكتب؟

هناك بعض الفروق الرئيسية بين اللقاءات الفردية الرقمية واللقاءات في المكتب. تشكل هذه العوامل تحديًا عندما نرغب بجعل اللقاءات عن بعض تبدو أصليةً ومنتجة. إليك الفروق الرئيسية:

اللقاءات الفردية في المكتب:

من السهل التعرف على الإشارات غير اللفظية مثل لغة الجسد.
يمكن إجراؤه في مكان غير رسمي مثل المقهى.
من السهل التقدم في المحادثات والعودة إلى النقاط السابقة وتتدفق المحادثات جيدًا.
يبدو التحقق من أحوال الموظفين طبيعيًا أكثر.

اللقاءات الفردية الرقمية:

يمكن أن تكون مكالمة الفيديو عائقًا أمام إكمال التواصل.
تحْدث عادة في مكان العمل أو المنزل أو المكتب.
يتناوب كل شخص في التحدث ولا توجد مقاطعة.
قد تبدو المحادثة القصيرة متكلفة.

بمجرد أن تعترف ببعض هذه الاختلافات، سيصبح من السهل دراستها وتفسيرها. مع ذلك لا تقلق، سنعطيك بعض الأفكار والنصائح لتحسين اللقاءات الفردية مهما كانت الظروف.

إجراء لقاءات فردية فعالة مع الموظفين عن بعد

من المهم إدارة لقاءاتك الفردية بفعالية للحصول على أكبر فائدة من هذا الوقت. وأفضل النصائح للقاءات الفردية الرقمية هي نفسها نصائح اللقاءات الفردية في المكتب، ولكنها تستحق أن توضع في الحسبان.

قبل لقائك الفردي الرقمي: احرص على تحديد نقاط الحديث وأجندة اللقاء المشتركة قبل لقائك الفردي الرقمي، إذ تساعد الأجندة المشتركة المدير والموظف التابع له على معرفة الشيء الذي سيناقشونه، ومن الأسهل أن تحضُر جاهزًا.
أثناء المكالمة الفردية الرقمية: أفضل طريقة لبدء محادثة الفيديو هي ذكر الأمور التي ستناقش في اللقاء. تساعدك معرفة الطريقة التي وصل بها الشخصان إلى اللقاء على بدء اللقاء بطريقة صحيحة. لذلك اطرح الأسئلة وناقش نقاط الحديث ولا تنسَ كتابة الملاحظات.
بعد لقائك الفردي: من المهم المتابعة بغض النظر عما ناقشتما في لقائكما عبر إرسال ملخص صغير للنقاط الرئيسية والخطوات التالية التي تلحق اللقاء وتحديد أجندة اللقاء التالي. أرسل دعوةً مجدولةً في نهاية كل لقاء لتحديد موعد اللقاء التالي وحدد نقاط المناقشة التي تريد متابعتها.

خمسة نصائح ليكون اللقاء الفردي الرقمي أفضل

تساعدك هذه النصائح ليكون اللقاء الفردي أكثر إنتاجيةً وتأثيرًا. إليك هذه النصائح المهمة:

أعط التعليقات واسأل الموظفين أن يعطوك تعليقاتهم. تُعَد هذه الفكرة جيدةً دائمًا، إذ من الجيد أن يتبادل المدير وموظفيه التابعين له التعليقات البناءة، بالتالي إذا اهتم الموظفون بإعطاء التعليقات، فستصبح عادةًَ مكتسبةً لديهم.
اختر مكالمة الفيديو كلما أمكن ذلك. صحيح أنه يمكن أن تكون المكالمات الهاتفية استراحةً من الاجتماعات عن بعد المتعاقبة، ولكن يجب أن يكون التواصل وجهًا لوجه ليكون اللقاء فعالًا.
ناقش تقدم الأعمال. محادثات العمل هي الأساس لاندماج الموظف والتطور الشخصي والمحافظة على الموظف لفترة طويلة في الشركة، لذلك احرص على تحديد ومتابعة الأهداف والتركيز على التطور.
تعوّد على الاستماع بفعالية. بعدما يسأل المدير الأسئلة في اللقاءات، يجب أن يركز على ما يقوله موظفه. اطفئ الإشعارات والشاشة الأخرى وركز على الأحداث في غرفة اللقاء الرقمية.
اذكر مستجدات المشاريع في اجتماعات الفريق وليس في اللقاءات الفردية. يمكن أن يستفيد الجميع في فريقك عن بعد من مستجدات المشروع، لذا ناقش هذه المستجدات في الاجتماعات.

يجب أن تركز اللقاءات الفردية على احتياجات الأفراد وأهدافهم وتحدياتهم.

أفكار ليكون اللقاء الفردي عن بعد أنشط

يمكن أن يشعر الأشخاص بالتعب أثناء اللقاءات الفردية الرقمية، تمامًا مثل جميع الاجتماعات عن بعد، خاصةً عندما تفكر باللقاء الفردي مثل أي اجتماع مسجل في جدول أعمالك، لكن لا يجب التفكير بهذه الطريقة. إليك بعض الأفكار ليكون اللقاء عن بعد أنشط وأكثر اندماجًا.

غيّر بيئة العمل عن بعد. جرب أن تتكلم في غرفة أخرى أو خارج المنزل قليلًا.
أنشئ عادات جديدة. خصص أول 5 دقائق من اللقاء لتجهيز الشاي أو القهوة مع الشخص الذي تخاطبه واستغلها في السؤال عن أخباره وأحواله.
حاول أن تتكلم وتتمشى. أطفئ الفيديو وتمشى في الحي بينما تتحدث في الهاتف.

اجعل اللقاءات الفردية الافتراضية منعشة ومثمرة

تتاح للمدير والموظف التابع له الفرصة لفهم بعضهم البعض أفضل في كل مرة يتحدثان فيها ويتحفّز عضو الفريق لتحسين الأداء والاندماج والنجاح.

لا يجب أن يكون العمل عن بُعد عائقًا أمام جعل هذه الاجتماعات المتكررة ذات أهمية، لذا استفد كثيرًا من كل لقاء فردي عن بعد بالاستعانة بالنصائح والإجراءات والأفكار المذكورة في هذا المقال، ولا تنظر إلى اللقاء الفردي كأي اجتماع عمل، بل فكر به كأنه فرصة لقضاء بعض الوقت الممتع.

ترجمة وبتصرف للمقال Make virtual one-on-one meetings more impactful and productive لكاتبه Nora St-Aubin.