لكل مشروع قصة بداية، فلا يمكن أن يطرح فريق العمل مشروعًا جديدًا من خلال الإعلان عن الحاجة للموارد اللازمة له بطريقة مباشرة، بل يجب أولًا أن يقدموا مقترحًا للمشروع إلى صناع القرار في المؤسسة أو إلى أصحاب المصلحة الخارجيين.
مقترح المشروع هو شكل مكتوب من العرض التعريفي المقتضب (حديث المصعد)، ويهدف إلى عرض مشروعك بطريقة مختصرة لكن فعالة في الوقت نفسه. سنتعلم في هذا الدليل كيفية كتابة مقترح مشروع يؤهلك للحصول على الموافقة ومن ثم النجاح في العمل.
ما المقصود بمقترح المشروع؟
مقترح المشروع project proposal هو عبارة عن وثيقة مكتوبة توضح كل ما يجب أن يعرفه أصحاب المصلحة عن المشروع، بما في ذلك الإطار الزمني والميزانية والغايات والأهداف. يجب أن يلخص المقترح جوانب المشروع ويبيع فكرتك من خلال جذب اهتمام أصحاب المصلحة بالمساهمة في المشروع.
الغرض من مقترح المشروع:
- تأمين تمويل خارجي.
- الاستفادة من موارد الشركة لصالح مشروعك.
- الحصول على موافقة أصحاب المصلحة.
- توليد الحماس للمشروع والرغبة بالمساهمة فيه.
الفرق بين مقترح المشروع وميثاق المشروع project charter ودراسة حالة المشروع business cases
في سياق إنشاء المشاريع، فإن الغرض من مقترح المشروع يختلف عن الغرض من ميثاق المشروع، ومن المهم أن نوضح هذا الفرق؛ إذ يُطرَح مقترح المشروع في مرحلة البدء، في حين أن ميثاق المشروع ينتمي إلى مرحلة التخطيط.
وكما ذكرنا أعلاه، مقترح المشروع هو وثيقة إقناعية تهدف إلى إقناع أصحاب المصلحة بأهمية إجراء المشروع؛ أما ميثاق المشروع، فهو وثيقة مرجعية توضح أهداف المشروع، ولا يمكن إصدارها قبل الموافقة على مقترح المشروع.
يخلط الناس أيضًا بين دراسة حالة المشروع ومقترح المشروع، لكن دراسة حالة المشروع تأتي أيضًا في وقت لاحق لتقديم المقترح، فبعد الموافقة على مقترح المشروع يمكن تقديم دراسة حالة المشروع لتأمين المزيد من التمويل.
أنواع مقترحات المشاريع
هناك ستة أنواع مختلفة لمقترحات المشاريع ولكلٍّ منها هدفٌ مختلف، مع ذلك يساعد التعرف عليها مدير المشروع على كتابة مقترحه.
- ملتمَس: وهو المقترح الذي يرسَل بناءً على طلب لتقديم المقترحات تعلن عنه الجهة الأخرى؛ إذ يتضمن الطلب، الإعلان عن تفاصيل المشروع، وفسح المجال لاستقبال العروض والمقترحات من الفرق المؤهلة. ونظرًا لأن هذا النوع من المقترحات يكون في حالة تنافس مع الشركات الأخرى، فهو يتطلب إجراء بحث متعمق، ومن ثم كتابته بطريقة مقنعة.
- غير ملتمَس: وهو المقترح الذي يرسَل دون طلب سابق لتقديم المقترحات -بمعنى أنه لم يعلن أحد عن حاجته لاستقبال العروض والمقترحات-، وفي هذه الحالة لن تكون في حالة تنافس مع الشركات أو الفرق الأخرى؛ ومع ذلك فلا بد من أن تكتب هذا المقترح بطريقة مقنعة أيضًا، لأنك لا تعلم ما إذا كان أصحاب المصلحة بحاجة فعلية للمشروع الذي تقترحه أم لا.
- غير رسمي: أي عندما يرسل لك أحد العملاء طلبًا غير رسمي بتقديم مقترح، وفي هذه الحالة يمكنك الرد بعرضك للمشروع، لكن دون الحاجة للتقيد بقواعد صارمة نظرًا لأن الطلب غير رسمي.
- تجديدي: ترسَل المقترحات التجديدية للعملاء الحاليين على أمل أن يمددوا طلب خدماتهم من شركتك. في هذا النوع من المقترحات يتمحور الهدف حول التركيز على نجاح التجارب السابقة التي قدمها فريقك للعميل، ومحاولة إقناعه بقدرتك على تقديم المزيد من العمل الناجح.
- استمراري: يرسَل هذا المقترح لتذكير أصحاب المصلحة بأن المشروع على وشك البدء. يتطلب هذا النوع من المقترحات تقديم معلومات حول المشروع، بدلًا من الحاجة لإقناع أصحاب المصلحة.
- تكميلي: كما هو الحال في المقترحات الاستمرارية، ترسَل المقترحات التكميلية لأصحاب المصلحة المشاركة أصلًا بالمشروع، وتتضمن إبلاغهم بأن المشروع على وشك البدء مع طلب المزيد من الموارد. يتطلب هذا النوع من المقترحات إقناع أصحاب المصلحة بالمزيد من المساهمة في المشروع.
يختلف محتوى المقترح وأسلوب صياغته باختلاف نوعه. وعندما تكون أهداف المشروع واضحةً بالنسبة لك، يمكنك كتابة المقترح المناسب وفقًا لذلك.
كيفية كتابة مقترح للمشروع
يمكن تطبيق الخطوات التالية على معظم مقترحات المشاريع بغض النظر عن نوعها، لكن يتعين عليك تخصيص مقترحك ليتناسب مع الجمهور المستهدف، ويمكن عدّ الإطار التالي لمقترحات المشاريع بمثابة مرجع لضمان عدم إغفال أي عنصر من عناصر مقترحك.
1. كتابة ملخص تنفيذي
هذه الفقرة الاستهلالية مشابهة لخلاصة التقرير أو مقدمة المقال؛ إذ يمكن استهلال مقترح المشروع بملخص تنفيذي يلخص المحتوى ويشدّ انتباه أصحاب المصلحة لمتابعة القراءة. قد يتألف هذا القسم من فقرة واحدة، أو بضعة فقرات، حسب درجة تعقيد المشروع.
يجب أن يتضمن الملخص التنفيذي:
- المشكلة التي يهدف المشروع إلى معالجتها.
- الحل الذي يقدمه المشروع لهذه المشكلة.
- الأثر الذي سيحدثه المشروع.
تحدث باختصار عن النقاط الثلاثة المذكورة في هذا القسم، فالفقرات اللاحقة من مقترح المشروع ستتضمن التوسع في الحديث عنها.
2. شرح خلفية المشروع
يتناول هذا القسم تقديم معلومات عن أصل المشروع، وذلك من خلال استخدام المراجع والإحصائيات التي تقنع القارئ بأهمية المشكلة التي يعالجها المشروع. ومن الأسئلة التي يتحدث عنها هذا القسم:
- ما المشكلة التي يعالجها المشروع؟
- ما المعلومات المتوفرة مسبقًا عن هذه المشكلة؟
- مَن سبق أن تناول هذه المشكلة؟ وما الأبحاث السابقة المتوفرة حولها؟
- لماذا تُعَد الأبحاث السابقة غير كافية لمعالجة هذه المشكلة؟
يمكنك أيضًا استغلال هذا القسم في الحديث عن العلاقة المباشرة التي تربط المشكلة المطروحة بمؤسستك.
3. تقديم الحل
بعد أن طُرِحت المشكلة في فقرة خلفية المشروع، من المنطقي أن تتضمن الخطوة التالية تقديم حلٍّ لهذه المشكلة؛ فهذا القسم هو فرصتك لتوضيح منهجية المشروع بمزيدٍ من التفصيل.
يمكن أن يتضمن هذا القسم العناصر التالية:
- بيان رؤية المشروع من وجهة نظرك.
- الجدول الزمني للمشروع وأهم المراحل فيه.
- أدوار ومسؤوليات فريق العمل.
- سجلّ المخاطر الذي يوضح كيفية التخفيف من المخاطر.
- مُخرجات المشروع.
- الأدوات التي ستستخدَم لإصدار التقارير خلال المشروع.
ليس من الضروري أن يتضمن مقترحك جميع هذه العناصر، فالأمر يعود لك في اختيار النقاط التي ستتحدث عنها، بناءً على نطاق مشروعك. ومن المرجح أن يكون هذا القسم هو الأطول والأكثر تفصيلًا في مقترح المشروع، نظرًا لأنه يتضمن مناقشة جميع النواحي المتعلقة بتنفيذ الحل المطروح.
4. تحديد مخرجات المشروع وأهدافه
يُعَد تحديد مخرجات المشروع وأهدافه خطوةً مهمةً في كتابة مقترح المشروع، فأصحاب المصلحة بحاجة لمعرفة ما سينتج عن المشروع في النهاية، سواءً كان منتجًا أم برنامجًا أم تحسينًا لتقنيةٍ ما أم أي شيءٍ آخر. يوضح هذا القسم لأصحاب المصلحة الغرض الذي ستحققه الموارد التي سيقدمونها بما يوافق رؤيتك للمشروع.
يجب أن يتضمن قسم تحديد المخرجات ما يلي:
- المنتج النهائي أو الهدف النهائي للمشروع.
- مخطط زمني يوضح الزمن اللازم لتصبح المخرجات جاهزة.
- أهداف ذكية S.M.A.R.T. تتماشى مع المخرجات التي ستنتج عن المشروع.
على الرغم من أهمية عرض المشكلة والحل للمشروع المقترح، إلا أن بيان المخرجات يسهل على أصحاب المصلحة تصوُّر المشروع.
5. إدراج الموارد اللازمة
بعد أن تم تحديد كل من المشكلة والمنهجية والحل والمخرجات، يمكنك الحديث بالتفصيل عن الموارد اللازمة لإنجاز المشروع. يتضمن هذا القسم:
- ميزانية المشروع: وتشمل جميع النفقات التي تحتاجها من مستلزمات المشروع وتكاليف الإعلان ورواتب الفريق وغيرها. يجب أن يتضمن هذا القسم جميع بنود الميزانية اللازمة لإتمام المشروع.
- تحليل التكاليف: ويتضمن دراسةً توضيحيةً لدواعي الحاجة لمصادر معينة، وهي تساعد أصحاب المصلحة على معرفة الغرض الذي ستُستخدَم من أجله مساهماتهم؛ كما يفيد هذا التحليل في التخفيف من التكاليف غير المتوقَّعة التي من الممكن أن تظهر لاحقًا.
- خطة تخصيص الموارد: يجب إدراج لمحة عامة عن خطتك لتوزيع الموارد، توضح فيها أين ستستخدم الموارد التي تحتاجها. على سبيل المثال، إذا قررت أنك بحاجة لميزانية قدرها 50,000$ لإنجاز المشروع، فأنشئ خطةً لتوزيع هذا المبلغ بين رواتب موظفين وتكاليف تقنية ومواد وما إلى ذلك.
بالوصول إلى هذه المرحلة، من المفترض أن تكون قد أقنعت أصحاب المصلحة بالمشروع المقترح، لذلك يُعَد تأخير عرض الموارد اللازمة إلى النهاية إستراتيجيةً ذكيةً في هذا السياق.
6. اختتام المقترح
في النهاية، اختتم مقترح مشروعك بخاتمة قوية مقنعة. وكما هو الحال في الملخص التنفيذي، يجب أن تتحدث الخاتمة بإيجاز عن المشكلة التي يعالجها المشروع والحل المقترح لهذه المشكلة. يمكنك التأكيد على الأثر الذي سيُحدثه المشروع في الخاتمة، لكن تجنب الابتعاد عن صلب الموضوع كما لو كنت تكتب مقالًا تقليديًا.
نصائح لكتابة مقترح فعال لمشروعك
يساعد اتباع الخطوات المذكورة أعلاه على ضمان احتواء مقترحك على جميع العناصر اللازمة، لكن إذا كنت ترغب بإبهار القارئ وكسب موافقته، فيجب أن تكتب بأسلوب متألق وجذاب؛ ولذلك يجب أن تراعي الأمور التالية إضافةً إلى ما سبق:
اعرف جمهورك
أثناء كتابة المقترح، فكّر دائمًا بجمهورك المستهدف (أصحاب المصلحة) وكيف يمكن تحسين ردة فعله على محتوى المقترح، ففي النهاية أنت تسعى لإقناعهم، وليس عرض تفاصيل مشروعك فحسب. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على إنشاء أداة تحرير لدُور النشر المخصصة للأطفال، فيمكنك الاستفادة من الجانب العاطفي في محاولة إقناع الجمهور المستهدف بالمساهمة بمشروعك إذا علمت أنهم آباء وأمهات.
احرص على الإقناع
لا شك بأن الإقناع غاية أساسية لمقترح المشروع، فأنت تنتظر من الجمهور قراءة المقترح ثم تقديم شيء ما في المقابل؛ أما إذا لم يهتم القارئ بمشروعك، فلن يميل إلى مساعدتك. على سبيل المثال، إذا وصفتَ أداةَ التحرير التي تقترحُها في مشروعك دون أن تذكر الميزات العديدة التي ستوفرها وكيف ستساعد العملاء وتأثيرها الإيجابي، فلن يشعر القارئ بالانجذاب نحو المشروع.
التزم بالتبسيط
مع أن المقترح يتضمن الحديث عن تفاصيل تخص المشكلة المطروحة والمنهجية والحل المقترح، إلا أنه عليك أن تتجنب زيادة التعقيد؛ فمثلًا يمكنك مناقشة خطة المشروع لأداة التحرير التي تقترحها، لكن دون مناقشة الأكواد البرمجية التي سيستخدمها المهندسون في كل ميزة من ميزات الأداء.
أنجز بحثك
يتضمن المقترح الناجح بحثًا شاملًا، لذا كن مستعدًا لدعم المشكلة المطروحة والحل المقترح بمصادر قوية أو دراسات حالة أو إحصائيات أو رسوم بيانية، وذلك لكي لا تترك في بال الجمهور أي تساؤل حول الموضوع.
عندما تكتب المقترح ضع نفسك مكان القارئ واسأل:
- لماذا تُعَد هذه مشكلة؟
- كيف يَحُل المقترح هذه المشكلة؟
- هل سبق أن عالج أحدهم هذه المشكلة؟
- ما تكاليف المشروع؟
إذا تمكنت من الإجابة عن هذه الأسئلة، فمن المرجح أنك قد أجريت بحثًا كافيًا يدعم مقترحك.
الاستفادة من أدوات إدارة المشاريع لدعم مقترح المشروع
تحتاج كتابة مقترح جيد إلى تعاون الفريق، مما يستدعي الحاجة لاستخدام أداة لإدارة المشاريع تساعد الفريق على النقاش وتبادل المعلومات والعمل معًا في مستند واحد.
عندما تكون معلومات المشروع مخزنةً في مكانٍ واحد، يصبح الوصول إلى البيانات عند الحاجة إليها أمرًا سهلًا، فالمقترحات الناجحة تنبع من مشاريع منظمة ومخطَّط لها جيدًا، ويتطلب ذلك استخدام أداة لإدارة المشاريع تكون مصدرًا رئيسيًا لكتابة مقترح فعال، كما هو الحال في منصة أنا لإدارة المشاريع.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال 6 steps for writing a persuasive project proposal.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.