تُعَد تقارير حالة المشروع المكتوبة بالشكل الصحيح هي الطريقة المثلى لإبقاء الأطراف المعنية في حالة متابعة واطلاع دائم أثناء تقدم المشروع. تساعد هذه التحديثات العامة أعضاء الفريق على التنبؤ بأن المشروع سيسير بالاتجاه الصحيح أو يواجه خطر الابتعاد عن مساره أو ربما خرج تمامًا عن مساره؛ وبذلك يمكن تصحيح المسار مباشرةً دون الخروج عن المواعيد النهائية.
لا شك بأن كتابة تقرير حول حالة العمل يُعَد خطوةً مهمةً جدًا لتوحيد اتجاه تفكير الفريق والتنبؤ بالمخاطر المحتملة مع ضمان البقاء على المسار الصحيح وضمن الميزانية المسموحة، إلا أنّ تجميع هذه المعلومات يدويًا من مصادر مختلفة يتطلب جهدًا كبيرًا قد يؤثر على أداء المهمات الأساسية للعمل؛ فبدلًا من إهدار عطلة نهاية الأسبوع على التقليب بين جداول البيانات ورسائل البريد الإلكتروني والأدوات الأخرى بحثًا عن تحديث حالة المشروع، يمكن استخدام قالب لتقرير حالة المشروع يسهّل هذه العملية، وهو ما سيقلل الوقت اللازم لتجميع البيانات ويوفر المزيد من الوقت المخصص للعمل.
سنتعرف في هذا المقال على تقرير حالة المشروع وكيف يساعد على الالتزام الدائم بالمواعيد النهائية، كما سنتعرف على كيفية إنشاء تقارير حالة المشروع عبر بضعة خطوات بسيطة.
ما هو تقرير حالة المشروع؟
تقارير حالة المشروع هو عبارة عن تحديثات حول تقدم المشروع تُنشَر في الوقت المناسب. تُعطينا هذه التقارير المكتوبة بدقة معلوماتٍ عامة حول تقدم المشروع، مما يمنح أعضاء الفريق لمحةً سريعةً حول آخر أخبار المشروع.
يساعد نشر تقرير حالة المشروع في الوقت المناسب على ضمان أن أعضاء الفريق والأطراف المعنية باختلاف وظائفهم يعرفون ما يسير بالاتجاه الصحيح وما يعاني من عراقيل، مع التنبؤ بمسار المشروع؛ كما يُعَد من المهم نشر هذه التقارير دوريًا، فهي تساعد على إبقاء جميع الأطراف المعنية بالمشروع في حالة اطّلاع ومتابعة لتقدم المشروع؛ كما تجيب عن الأسئلة التي تخطر ببال الجميع قبل أن يفكر أعضاء الفريق بطرحها، فهي تبين للفريق ما إذا كان العمل يسير بالاتجاه الصحيح وتعزز من ثقة قائد الفريق وجميع أعضائه.
يعتمد تواتر نشر تقارير حالة المشروع على الجدول الزمني للمشروع، فبعض المشاريع تحتاج إلى تقرير أسبوعي، في حين أن بعضها الآخر لا يتطلب أكثر من تحديث شهري، لذا يمكن تحديد مواعيد نشر تقارير المشروع حسب حاجة الأطراف المعنية. مع ذلك، من المهمم التنويه إلى أن هذه التقارير لا تتطلب عادةً استجابةً حيال الأمور التي لا تسير على ما يُرام، بل يقتصر دورها على إبلاغ الفريق بتقدم المشروع وما إذا كان يسير بالاتجاه الصحيح أو يواجه خطر الابتعاد عن مساره أو ربما خرج تمامًا عن مساره.
فوائد كتابة تقارير فعالة للمشروع
كتابة تقرير حالة المشروع ليست غايةً بحد ذاتها، بل هي وسيلة يُرجى منها تحقيق المزايا التالية:
تتبع الحالة الراهنة للمشروع
أسوأ ما يمكن أن يحصل هو أن نصل إلى نهاية الجدول الزمني للمشروع فندرك بأننا كنا خارج المسار طوال الوقت. لا شك بأنها ستكون صدمةً كبيرة! على الواقع هذا واحد من الأسباب التي تجعل مدير المشروع مسؤولًا عن إطلاع أعضاء الفريق على الحالة الراهنة للمشروع طوال الوقت؛ وتُعَد تقارير التقدم طريقةً فعالةً لتحقيق ذلك دون الحاجة للكثير من العمل اليدوي، فهي تقدم خُلاصات عامة مع مقاييس ذات أهمية تساعد الجميع على التنبؤ بصحة مسار المشروع.
في حال كان المشروع خارج المسار فإن معرفة ذلك تساعد على إصلاحه بسرعة بخطوة استباقية، وبالتالي تجنب الخروج عن المواعيد النهائية أو عن ميزانية المشروع.
تلخيص تقدم المشروع
تقارير حالة المشروع ليست تقارير آنية، إنما هي ملخص لما جرى العمل عليه خلال الأسبوع أو الأسبوعين أو الشهر الماضي، وهي فرصة للأطراف المعنية للبقاء على اطلاع بمدى الالتزام بخطة المشروع.
اختصار العمل اليدوي
لا شك بأن مدير المشروع لديه قائمة أعمال تشغله باستمرار، وليس مستعدًا لقضاء ساعات طويلة من وقته في تجميع بيانات من مصادر مختلفة كل أسبوع أو كل شهر، وهنا تتجلى أهمية أدوات إعداد تقارير المشروع التي تسمح بالعثور على هذه المعلومات في مكان واحد وإنشاء تقرير حالة المشروع بنقرة زر واحدة.
مشاركة الخطوات التالية والتوصيات العملية
تُرسَل تقارير حالة المشروع إلى فريق المشروع وراعي المشروع والأطراف المعنية الرئيسية وأعضاء الفريق باختلاف وظائفهم. ونظرًا لأن هذه التقارير تتضمن المعلومات العامة الأكثر أهميةً حول سير المشروع، فهي مفيدة لأي شخص يرغب بمتابعة تقدم المشروع، وهي الطريقة المثالية لمعرفة آخر تحديثات المشروع دون الخوض في التفاصيل. وفي حال استجدّت أي خطوات تالية أو توصيات عملية مهمة، فيجب مشاركتها في هذه التقارير لكي يكون الجميع على علم بها.
التنبؤ بمعوقات العمل
إذا كان المشروع يحيد عن مساره فإن تقرير الحالة يسمح بمعرفة السبب في حدوث ذلك وما الذي يجب فعله لتخطي أي معوِّقات، وهنا يتجلى النهج الاستباقي في إعادة الأمور إلى نصابها. بمعنى آخر فإن تقارير الحالة بنهجها الاستباقي تساعد على تحديد المشكلات وتلافيها قبل أن تؤثر هذه المشكلات على الجدول الزمني للمشروع، وهي تشبه بذلك عملية إدارة مخاطر المشروع.
الاستغناء عن اجتماعات الحالة
أصبحت اجتماعات الحالة status meetings من الماضي، فهي مستهلكة للوقت قياسًا بالوسائل الأخرى التي يمكن استخدامها في يومنا هذا. وخلافًا للاجتماعات المباشرة (وجهًا لوجه) فإن تقارير حالة المشروع تُشارَك عبر منصة مركزية وتسمح لأعضاء الفريق بمراجعتها متى شاؤوا دون الالتزام بوقت معين، كما تتيح إمكانية الرجوع إلى المعلومات أو التعمق في بيانات المشروع عند الحاجة لذلك؛ في حين يُنصح في الطريقة المباشرة وجهًا لوجه، بتركها للاجتماعات المهمة مثل اجتماعات العصف الذهني أو الاجتماعات الشاملة.
قبل إعداد التقرير: استفد من الممارسات الفعالة لإدارة المشروع
تتجلى الفائدة العظمى لتقرير حالة المشروع في اختصار العمل اليدوي والسماح بمركزية المعلومات وتسهيل إبقاء الجميع على اطلاع بالتحديثات؛ فإذا كانت المعلومات موزعة على أدوات متعددة، فلا يمكن استخدام قوالب تقرير حالة المشروع بكفاءة عالية، لأننا سنضطر حينها مجددًا لفتح جداول إكسل ورسائل البريد الإلكتروني يدويًا لتجميع المعلومات.
لذلك يجب الحرص على استخدام منصة لإدارة المشاريع مثل منصة أنا لتكون مصدرًا مركزيًا للمعلومات الموثوقة، ومن مزايا هذه المنصات:
- امتلاك مصدر مركزي للمعلومات الموثوقة يمكن لأعضاء الفريق من خلاله معرفة من يعمل على مهمة ما وما هي المهمة وما توقيتها
- سهولة استعراض معلومات المشروع على مخطط جانت أو لوحة كانبان، أو على التقويم، أو من خلال قائمة بنمط جدول البيانات
- إنشاء تقارير حالة بنقرة زر واحدة
- السماح بالوصول إلى مزيد من المعلومات لأعضاء الفريق الذين يحتاجون إلى تفاصيل أكثر من تلك المذكورة في تقرير الحالة
- توفير معلومات إضافية عن المشروع، مثل خطة المشروع وخطة التواصل وأهداف المشروع والمحطات الرئيسية والمُخرَجات وغيرها
بالإضافة لذلك فإن منصات إدارة المشاريع ضرورية لأعضاء الفريق باختلاف وظائفهم للسماح لهم باستعراض تقارير الحالة السابقة، وضرورية أيضًا للأطراف الرئيسية المعنية ليتمكنوا من أخذ لمحة سريعة عن تقدم حقيبة عمل المشروع أو البرنامج بأكمله؛ كما أنها تمكّن أعضاء الفريق من تتبُّّع مهماتهم الفردية طوال فترة المشروع.
8 خطوات لكتابة تقرير حالة المشروع باحترافية
لكتابة تقرير حالة المشروع، علينا أن نحرص أولًا على إنشاء هيكلية واضحة وموحدة يمكننا استخدامها لكل تقارير الحالة المستقبلية، كما يجب الحرص أيضًا على جعلها متوافقة مع موجز المشروع Project Brief ليبقى التقرير مركزًا على صلب المشروع.
يمكننا اتباع الدليل الإرشادي التالي لمعرفة ما يجب أن يتضمنه تقرير حالة المشروع، مع التدرب على كل خطوة عمليًا عبر المثال المطروح لمشروع رضا الموظفين.
1. إنشاء التقرير ضمن منصة العمل
قبل البدء بإعداد التقرير، يجب أن يكون عملنا بالأصل معتمدًا على منصة إدارة مشاريع لتتبع معلومات المشروع، وبذلك لن نضطر لسحب المعلومات يدويًا من مصادر مختلفة، مما يقلل من العمل اليدوي ويسمح بإنشاء التقرير عبر بضع نقرات فقط.
يساعد البدء من منصة إدارة المشاريع على سهولة كشف التبعيات (اعتماد مرحلة ما على أخرى) وتحديد المهمات القادمة، وبذلك تتلاشى حالات اكتشاف خروج المشروع عن مساره بعد فوات الأوان.
2. تسمية التقرير
يمكن تسمية التقرير على اسم المشروع تجنبًا للالتباس. وفي حال إعداد تقارير متكررة لنفس المشروع، فيجب أن يتضمن الاسم أيضًا إشارة إلى التاريخ أو التوقيت.
مثال عن التسمية: مشروع رضا الموظفين - فبراير 2024.
3. الإشارة إلى الحالة الراهنة للمشروع
تعبّر الحالة الراهنة للمشروع عن صحة مساره الحالي، وقد تتغير الحالة الراهنة من تقرير إلى آخر، لا سيما في حال مواجهة معوِّقات أو النجاح بتلافي مخاطر كبيرة كان من الممكن أن تعيق المشروع. سنبحث هنا عن منصة لإدارة المشاريع تتيح إمكانية مشاركة حالة المشروع ونبين ما إذا كان على المسار الصحيح، ويمكن الإشارة إلى الحالة الراهنة للمشروع باستخدام نظام ترميز لوني (اللون الأخضر = على المسار الصحيح، اللون الأصفر = خطر قائم، اللون الأحمر = خارج المسار).
مثال عن تحديث الحالة الراهنة: المشروع على المسار الصحيح.
4. إدراج ملخص سريع عن تقرير الحالة
يجب أن يكون ملخص تقرير الحالة مختصرًا بحوالي 2 أو 3 جُمل، والهدف من ذلك هو تقديم لمحةً سريعةً عن أهم الحقائق للقارئ الذي ليس لديه الوقت الكافي للخوض في التفاصيل.
هذا الملخص هو القسم الأول من التقرير، لذا فهو المكان الأنسب من أجل:
- إدراج النقاط الرئيسية
- الإشارة إلى أهم المعوقات
- التنبيه إلى المخاطر غير المتوقَّعة للمشروع
مثال عن ملخص تقرير الحالة: وصلت نتائج الاستطلاع، وجارٍي العمل على مراجعتها، لكن من خلال نظرة سريعة يمكننا ملاحظة أن رضا الموظفين بلغ نسبة 80%، أي بزيادة 3 نقاط عن الاستطلاع السابق. تعمل لجنة المشاركة مع الفريق التنفيذي على البحث عن نشاطات مشاركة جديدة لتطبيقها ضمن أهم المجالات المستهدفة لدينا، بما في ذلك الارتقاء المهني والشفافية.
5. إضافة لمحة عامة عن كل مجال
قد تختلف المجالات الرئيسية من تقرير لآخر أو تكون موحدة بين التقارير، وذلك حسب طبيعة المشروع. على سبيل المثال، في مشاريع أجايل التي تتميز بالتطور المستمر من المرجح أن تكون المجالات الرئيسية متغيرة وتغطي الأمور التي عمل الفريق عليها في دورة التطوير السابقة؛ أما إذا كان المشروع يدور حول التخطيط لفعالية ما مثلًا، فسيكون له مجالات رئيسية ثابتة يجب العمل عليها، مثل الترويج والاشتراك والمتحدثين وغيرها.
علينا هنا أن نضيف بضع تعدادات لكل من المجالات الرئيسية في تقرير الحالة، وإعطاء تحديث فيها عن التقدم المحرَز في هذه المجالات والإنجازات المحققة والخطوات القادمة المتعلقة بها.
مثال عن اللمحة العامة لمجال رئيسي، وهو نتائج الاستطلاع:
- شارك 70% من الموظفين في استطلاع الرضا
- بلغ معدل الرضا العام 80%
- 57% فقط من الموظفين قالوا أن لديهم مسارًا واضحًا نحو الترقية المهنية، بما يقل 5% عن الاستطلاع السابق
- 41% من الموظفين اختاروا الشفافية عند سؤالهم عن أهم التحسينات التي يرغبون برؤيتها
6. إضافة روابط لمستندات ومصادر أخرى
لسنا بحاجة لإضافة جميع التفاصيل حول سير العمل في التقرير، لكن قد يرغب بعض الأشخاص في معرفة المزيد، ومن أجل هؤلاء يمكن إضافة روابط للمستندات والمصادر الأخرى، والتي قد تتضمن معلومات أكثر تفصيلًا عن المشروع مثل المحطات النوعية للمشروع أو التأثيرات الأوسع نطاقًا للمشروع أو الأهداف التجارية التي يساهم فيها المشروع.
مثال: إدراج رابط لاستطلاع رضا الموظفين بالإضافة إلى رابط لأهداف الشركة الرئيسية المتعلقة بزيادة مشاركة الموظفين على مدار السنة المالية للشركة.
7. الإشارة إلى أي معوقات تواجه المشروع
جميع المشاريع معرّضة لمواجهة تحديات وعوائق، وقد يكون ذلك على شكل مخاطر محتملة أو زيادة غير متوقعة في الميزانية أو تؤخر أثّر على الجدول الزمني للمشروع. من المفيد وضع الأطراف المعنية في الصورة عند التعرض لمثل هذه المشكلات، من أجل التكيف مع التغيرات المترتبة عليها والبقاء على المسار الصحيح.
مثال عن المعوِّقات: يرغب الفريق التنفيذي بمراجعة النتائج قبل الاجتماع التالي للجنة المشاركة، لكنهم لن يتمكنوا من مراجعتها في الأسابيع الثلاثة القادمة، مما سيتسبب بتأخر الإطار الزمني للمشروع بأكمله.
8. تسليط الضوء على الخطوات التالية
قد تكون الخاتمة على شكل قائمة بالخطوات التالية أو رسالة شكر لشخص ما أو أي شيء آخر ترغب بذكره.
مثال: شكرًا أ. سارة على إرسال عدة رسائل تشجيعية للموظفين لحثهم على المشاركة في الاستطلاع.
قالب لإنشاء تقرير حالة المشروع
تطبيقًا لما تعلمناه في النقاط السابقة، سنكتب تقرير حالة مشروعك باستخدام القالب التالي سهل الملء:
اسم التقرير:
نسمّي التقرير بالاسم الذي نختاره، ويمكن استخدام نفس اسم المشروع مضافًا إليه تاريخ التقرير.
الحالة الراهنة للمشروع:
هل المشروع على المسار الصحيح؟ هل يواجه مخاطر محتملة؟ هل هو متأخر؟
الملخص:
تتم هنا كتابة هنا وصف مختصر لأهم النقاط المتعلقة بحالة المشروع، مع تذكير أن الأطراف المعنية ربما يطّلعون فقط على هذا القسم في حال كانوا مشغولين، لذلك من المهم الحرص على تضمين أي نقاط رئيسية أو معوقات يجب أن يكون الفريق بأكمله على دراية بها.
المجال الرئيسي الأول: لمحة عامة
- تفاصيل محددة حول التقدم المحرَز والإنجازات والخطوات القادمة المتعلقة بذلك
- تفاصيل محددة حول التقدم المحرَز والإنجازات والخطوات القادمة المتعلقة بذلك
- تفاصيل محددة حول التقدم المحرَز والإنجازات والخطوات القادمة المتعلقة بذلك
المجال الرئيسي الثاني: لمحة عامة
- تفاصيل محددة حول التقدم المحرَز والإنجازات والخطوات القادمة المتعلقة بذلك
- تفاصيل محددة حول التقدم المحرَز والإنجازات والخطوات القادمة المتعلقة بذلك
- تفاصيل محددة حول التقدم المحرَز والإنجازات والخطوات القادمة المتعلقة بذلك
المجال الرئيسي الثالث: لمحة عامة
- تفاصيل محددة حول التقدم المحرَز والإنجازات والخطوات القادمة المتعلقة بذلك
- تفاصيل محددة حول التقدم المحرَز والإنجازات والخطوات القادمة المتعلقة بذلك
- تفاصيل محددة حول التقدم المحرَز والإنجازات والخطوات القادمة المتعلقة بذلك
معلومات إضافية وروابط:
من المهم وضع روابط لتفاصيل المشروع المتعلقة بالحالة أو للمعلومات العامة حول المشروع التي قد تهم الأطراف المعنية. يتيح هذا القسم مجالًا لأعضاء الفريق للتعمق بالتفاصيل، كما يساعدهم على فهم كيف يساهم نشاط المشروع في تحقيق أهدافه الإستراتيجية الكبيرة.
المعوّقات:
هل هناك تحديات تواجه المشروع؟ وكيف سيجري حلها؟
ملاحظات إضافية أو أمور أخرى تستحق الذكر:
هل هناك أي أمر آخر يجب أن يعرفه فريقك؟ ما هي الخطوات العامة التالية؟
نموذج عن تقرير حالة المشروع
لا شك بأن الخطوات الإرشادية لكتابة تقرير حالة المشروع مفيدة، لكن رؤية مثال حقيقي تساعد على تصور كيف يبدو التقرير فعليًا. إليك هذا النموذج لمزيد من الفائدة:
اسم التقرير: إطلاق كتاب إلكتروني.
حالة المشروع: على المسار الصحيح.
الملخص:
تم إحراز تقدم ممتاز لهذا الأسبوع! لا زلنا في مرحلة التصوُّر، لكن سيختار أمجد رشيد العنوان هذا الأسبوع. فريق المحتوى وفريق التصميم في الانتظار، وهم مستعدون للبدء بمجرد أن نعطيهم إشارة الانطلاق.
التصور:
- اجتمعََ فريق التخطيط لمناقشة الموضوع بصورة عامة
- توصلنا إلى ثلاث أفكار وسنختار واحدة منها يوم الجمعة
- مطلوب تقديم موجز إلى فريق المحتوى الخميس القادم
المحتوى:
- فريق المحتوى مستعد للبدء بكتابة المحتوى بمجرد اكتمال التصوُّر
- يعمل فريق المحتوى حاليًا على جمع المعلومات المناسبة عن الشركة لإضافتها
التصميم:
- عمل فريق التصميم على مراجعة خمسة كتب إلكترونية لتحديد التنسيق المناسب
- سيختارون القالب المناسب للتصميم بحلول الثلاثاء القادم
ملاحظات إضافية أو أمور أخرى تستحق الذكر:
- أخذت ميساء إجازة طوال الأسبوع القادم، لذا يرجى توجيه أي أسئلة حول المحتوى إلى مريم
- شكرًا لرامز على إعداد قائمة طويلة بالمواضيع لنختار منها
المشكلات والتحديات:
الموعد النهائي للانتهاء من الكتاب الإلكتروني محدود كما نعرف جميعًاا، لذا فمن الضروري أن نعمل عبر أداة إدارة المشروع لتنظيم عمل الجميع والبقاء على المسار الصحيح. شكرًا لكم.
إعداد التقرير بسهولة عبر أداة إدارة المشروع
التقرير أعلاه واضح وسهل المتابعة، ومن خلال إنشائه عبر أداة إدارة المشاريع، يمكن تعبئة كل قسم تلقائيًا ما عدا الملخص.
أفضل الممارسات في إعداد تقرير حالة المشروع
بعد أن تعرفنا على مضمون تقرير حالة المشروع، قد تكون هناك بعض التساؤلات الأخرى التي سنحتاج لتوضيحها أكثر، لذا سنوضح فيما يلي أفضل الممارسات التي قد تجيب على هذه التساؤلات التي تخطر ببالك وتساعدك على إعداد تقرير ناجح.
كل متى يجب إعداد تقرير جديد؟
يعتمد تواتر تحديث تقرير الحالة على نوع المشروع الذي نعمل عليه. في حال كان الإطار الزمني للمشروع قصيرًا أو كان العمل يسير بسرعة، فلا بد من تقديم تقرير جديد كل أسبوع؛ أما في حال كان النشاط الذي نكتب التقرير عنه طويل الأمد فربما لن نحتاج إلى أكثر من تقرير كل أسبوعين أو كل شهر. المهم هو الحرص على إبقاء الأطراف المعنية على دراية بالتحديثات.
إذا كنا تستخدم أداةً لإدارة المشروع، فيمكننا تعيين مهمة لأنفسنا تتضمن إرسال تقرير حالة في يوم معين من أيام الأسبوع. تساعد هذه التنبيهات المستمرة على إبقاء الأطراف المعنية على اطلاع بالتحديثات. وسواءً كنا نرسل تحديثات أسبوعية للحالة، أو تقارير تقدم شهرية، ففي كلا الحالتين سيصبحون على معرفة بيوم نزول التحديثات، مما يقلل حاجتهم للانتظار ويزيد امتنانهم من إمكانية الاطلاع على جميع الأمور.
من ناحية أخرى، فإن إرسال التقارير بانتظام يقلل الحاجة لعقد اجتماعات كثيرة حول المشروع، ولا شك بأن الاجتماعات غير الضرورية لها آثارها السلبية، لذا يمكن تخطي الاجتماعات التي لا غرض منها سوى تسجيل الحضور، وبذلك نوفر الوقت لأشياء أهم.
إلى من يجب إرسال التقارير؟
يعتمد ذلك على المشروع والأشخاص المهتمين به، لكن عمومًا يمكن إرسال التقارير لأي أحد من العاملين على المشروع من الأطراف المعنية. يجب أولًا أن نكون قد أجرينا تحليلًا للأطراف المعنية خلال مرحلة التخطيط للمشروع، وحددنا جميع المسؤولين والممولين وأعضاء الفريق؛ ويمكننا الرجوع إلى خطة المشروع للتحقق من ذلك.
حتى لو كان أحد أعضاء الفريق غير معني بتقرير الحالة لأسبوعٍ ما، فيجب مشاركة التقرير مع الجميع ليكونوا على دراية بالحالة العامة، ويمكن لأعضاء الفريق غير المعنيين بالتفاصيل قراءة الملخص قراءةً سريعة؛ أما المعنيون، فيمكنهم الخوض في التفاصيل المذكورة.
ما مدى التفصيل الذي يجب أن يتصف به التقرير؟
يجب ألا يتضمن تقرير حالة المشروع جميع التفاصيل بحذافيرها، والتي يمكن الحصول عليها من خلال الاطلاع على العمل؛ إذ يقتصر دور التقرير على تنسيق المعلومات العامة وترتيبها. يمكن عدّ تقرير حالة المشروع بمثابة رسالة موجزة تتضمن أبرز أخبار المشروع التي تهم الأطراف المعنية.
يجب أن يتضمن التقرير إشارةً إلى حالة المشروع، هل هو على المسار الصحيح؟ أو في خطر؟ أو خرج عن المسار؟ كما يجب تقديم ملخص سريع عما تم إنجازه وعن الخطوات القادمة، وإدراج روابط للمصادر لمن يريد الحصول على مزيد من التفاصيل.
أين يكتب تقرير حالة المشروع؟
أفضل طريقة لكتابة التقرير ومشاركته هي استخدام أداة إدارة المشاريع، ويُنصح بالبحث عن أداة تقدم لمحة عامة عن المشروع مثل أداة أنا، وبذلك يصبح لدى الفريق مصدر مركزي للمعلومات الموثوقة حول العمل المتعلق بالمشروع، وحينها يمكن تلقائيًا الحصول على تحديثات الحالة وموجز المشروع والمخرجات الرئيسية والمحطات المهمة للمشروع، وكل ذلك في مكان واحد، بدلًا من العمل يدويًا على جداول بيانات.
يجب أن يكون التقرير سهل المشاركة ويتيح للأطراف المعنية العودة إلى التقارير السابقة في أي وقت، مما يخفف من عبء تراكم رسائل البريد الإلكتروني لديك.
اختتام المشروع وتلخيص العمل
ترسَل تقارير الحالة التي تحدثنا عنها أثناء المشروع من أجل تحديث معلومات جميع الأطراف، لكن بمجرد انتهاء المشروع، من المفيد إرسال تقرير نهائي يكون بمثابة موجز تنفيذي للمشروع، وهي أيضًا فرصة لطرح فكرة اختتام المشروع على الأطراف المعنية من أجل إغلاقه رسميًا.
هذا التقرير النهائي هو أيضًا عبارة عن لمحة عامة، لكنه يشرح بإيجاز كيف سار المشروع بدلًا من تقديم تحديثات وحالات. فيما يلي بعض الأسئلة التي يمكن الإجابة عليها في التقرير النهائي الموجز للمشروع:
- ما الأهداف التي كانت مرسومة للمشروع؟ وما الذي تحقق منها؟
- هل انتهى المشروع ضمن الوقت المحدد وضمن الميزانية المرصودة (إذا كان ذلك ينطبق على المشروع)؟
- ما النجاحات التي يجب تسليط الضوء عليها؟
- ما التحديات التي واجهت المشروع؟
- ما الذي يمكن تعلمه من هذا المشروع للاستفادة منه في المشاريع المستقبلية؟
خاتمة
من أجل تحقيق المزيد من النجاح في المشاريع، لا بد من تجربة إرسال تحديثات لحالة المشروع، فهي تعزز من الإنتاجية والكفاءة والمساءلة، وتعطي الجميع لمحة سريعة عن آخر أخبار العمل، والتي بدورها تزيد من التفاعل.
يمكن الاستفادة من المعلومات المذكورة أعلاه في التعرف على كيفية إنشاء التقارير، وهي معلومات أساسية لا تتضمن الكثير من التفاصيل.
ترجمة -وبتصرّف- للمقال 8 steps to write an effective project status report
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.