كيف يمكن توسيع خدمة العملاء عندما تبدأ شركتك النّاشئة بالنمو ؟

Peter Garret هو المغني الرئيسي في فرقة الروك الأسترالية التي تحمل اسم Midnight Oil. يستفيد Peter من شهرته في الغناء والرقص في مجال صناعة الموسيقى كوسيلة لتعزيز نشاطه في مجال حماية البيئة والذي كان له أثر واضح على مستويات عدة. ولكن عندما قرّر Peter الدخول في عالم السياسة حاول أن يعمل على نفس القضايا التي كان يعمل عليها في السابق، ولكنّه لم يحقق أي إنجاز يذكر، بل على العكس من ذلك، فقد كان ذلك الرجل الذكي والمتحمس والموهوب الذي كافح من أجل نشر رسالته في هذه البيئة الجديدة. حال Peter مماثلة بشكل كبير للعديد من الحالات التي نراها وبشكل متكرر لدى فرق الدعم الفني في الشركات الصغيرة لما تشرع في النّمو.

العيش في فقاعة

من السهل التركيز على العميل بالنسبة إلى فرق العمل الصغيرة، إذ يمكن التحدّث إلى مؤسس الشركة بصورة مباشرة، كما يمكن أن تطلب وبشكل سريع من المطور الرئيسي في الشركة إصلاح ثغرة ما أو إجراء تعديل معين، وبعد أن تجري التغيير الذي ترغب به، يمكنك رؤية التطور الحاصل في مقياس سعادة العملاء، وستغريك النتائج للاعتقاد بأنّك قد حللت المسألة من جذورها، فيصل بك الأمر إلى كتابة مقالة أنيقة في مدونتك تصف فيها دهشتك من حاجة الشركات الكبيرة إلى ذلك العدد الكبير من المدراء وإلى عقد كل تلك الاجتماعات.

ولكن ماذا لو تقدّمنا في الزمن لبضع سنوات؟ هل ترى أنك ستبقى قائد الفريق حينها؟ هل ستحافظ خدمة العملاء على نفس الجودة العالية التي تتمتع بها الآن؟ فكّر في الشركات الكبرى التي تتعامل معها باستمرار. والآن ألا زلت تحتفظ بتلك الثقة الكبيرة؟

جميعنا يعتقد بأنّ الخدمات التي نقدّمها في تحسن مستمر، فبطبيعة الحال، لا يرغب أحد في تقديم خدمة عملاء سيئة على الإطلاق.

ولكن على أرض الواقع، سقطت بعض الشركات الكبيرة من أعلى المنحدر - إن صحّ التعبير - وهي تقدّم خدمة عملاء سيئة إلى درجة تجعلك تعتقد بأنّها تتعمّد القيام بذلك. قد لا نمرّ أنا وأنت بهذا الحالة، ولكن هذا ليس المسار الوحيد الذي قد تتخذه الشركات في دورة حياتها.

الوقوع في مستنقع الرداءة Mediocrity

لا بد أنّك قد سمعت بإحدى هذه الحالات:

• شركة برمجيات تتمتع بتجاوب كبير مع عملائها وباختياراتها الذكية، ولكن ما إن انضمت هذه الشركة إلى شركة أكبر حتى بدأ بريقها بالأفول، فلا تطور ولا تراجع، وكأنها تسير على أرض منبسطة مستوية.
• مطعم صغير افتُتح مؤخّرًا، يضجّ بالحيوية والنشاط، ويقدّم وجبات طازجة ولذيذة. لكن ما إن أصبح هذا المطعم مشهورًا ومعروفًا بين الناس وبدأ اسمه بالانتشار والتوسع حتى فقد كل الصفات التي كانت تميّزه عن غيره من المطاعم.

تشير الإحصاءات إلى أن الخدمات التي تقدمها معظم الشركات هي أدنى ما يمكن له أن يرضي العملاء، ومن المؤسف أن ينتهي الأمر بخدمة العملاء في معظم الشركات إلى الوقوع في الرّداءة، وهذا الأمر بمثابة تحذير يجب الانتباه إليه.

لا يختلف اثنان على أن تحقيق النمو أمر صعب للغاية، فكل قرار تتخذه في هذا المجال قد يكون في آن واحد سببًا لجلب الكثير من الأشخاص إلى الشركة وفقدان الكثير منهم أيضًا، وغالبًا ما يعمل صاحب الشركة بسرعة كبيرة مستعينًا بالمعلومات المتوفّرة بين يديه والتي تكون قليلة في أغلب الأحيان، وذلك لاتخاذ قرارات سريعة يهدف من خلالها حماية الشركة من الانهيار، وليس من قبيل العجب أن تؤدي مثل هذه التنازلات الصغيرة على امتداد فترة عمل الشركة إلى تقييد قدرتها على تقديم خدمات جيدة.

ولكن لا تيأس، فهنالك طريق ثالث يمكنك أن تسلكه الشركات في مجال خدمة العملاء، ألا وهو تقديم خدمات استثنائية. خذ مثلًا شركات Apple، Ritz Carlton، Costco وغيرها. تحافظ هذه الشركات على مستوى عالٍ من رضا العملاء متفوقة في ذلك على نظيراتها في سوق العمل.

ولكن كيف تستطيع هذه الشركات القيام بذلك؟ وما الذي يمكننا القيام به لتوجيه الشركة ودفعها للسير بهذا الاتجاه؟

السير في طريق تقديم الخدمات الاستثنائية

إن توسيع نشاط خدمة العملاء في شركة صغيرة ليس على الغالب مشكلة تقنية وحسب، إذ يمكن لخدمة العملاء بحدّ ذاتها أن تصبح مشكلة أيضًا.

والتحدي الأكبر الذي يواجه فريق خدمة العملاء هو المحافظة على الانطباع الذي يتركه لدى العملاء، وأن يعملوا كذلك على ترسيخ هذا الانطباع في أذهان العملاء بعد توّسع الشركة ونموّها.

ومن هذا المنطلق يرد السؤال التالي: ما الذي يستطيع مدير فريق خدمة العملاء القيام به لمساعدة الشركة على السير في طريق تقديم خدمة عملاء استثنائية قادرة على الاستمرار لفترات طويلة؟

3 عناصر أساسية لتوسيع خدمة العملاء

مهما كانت جودة الخدمة التي تقدّمها أنت وفريق خدمة العملاء في شركتك فلن تكن قادرًا على القيام بجميع الأمور بمفردك. إن لم يشارك بقية موظفي الشركة في خدمة العملاء، فستجد نفسك أنت وفريقك (الخارق) أصبحتم تقومون بترقيعات هنا وهناك بسبب قلّة اهتمام الشّركة بزبائنها.

نجاح عملية التوسع مرهون بتضافر جهود الفريق الذي يتعامل مع العملاء بصورة مباشرة (موظفو خدمة العملاء Operators) والمؤثرون الخارجيون (Agitators) والحلفاء الداخليون (المساندون Collaborators).

1- موظفو خدمة العملاء: الفريق الذي يتعامل مع العملاء

إن كنت ترغب في تقديم خدمة عملاء ناجحة في شركتك المستقبلية الكبيرة، فيجب على موظفي خدمة العملاء وقادة الفرق والمدراء أن يحرصوا على تنمية مهاراتهم التنظيمية بقدر حرصهم على تنمية مهاراتهم في خدمة العملاء.

فكما هو حال Peter Garrett في السياسة، عندما يحاط أصحاب الشركات الصغيرة بأشخاص يمتلكون تجربة إدارة شركات كبيرة فإنهم يجدون أنفسهم معزولين وغير قادرين على التأثير بأي شكل من الأشكال.

بعض المقترحات لموظفي خدمة العملاء

• أتقن التكلم بلغتهم. لربما تكون معتادًا على سرد القصص على العملاء، والعمل باتباع حدسك وشعورك الداخلي أو علاقاتك الشخصية مع الآخرين. ولكن الأمر مختلف في الشركات الكبيرة، فقد تحتاج إلى العروض التقديمية لإقناع الآخرين بأفكارك. لذا عليك أن تتفهّم طريقة سير الأمور في شركتك، وعليك كذلك أن تتعلّم كيف تؤدي عملك بشكل فعال ضمن هذه الحدود.
• تعلم لغة المال والأعمال: من الضروري أن تمتلك شركتك القدرة على صياغة تقارير وطلبات جذابة وموجّهة بالبيانات data-driven، وذلك في ظل منافسة شديدة مع فرق عمل تمتلك مهارات عالية في تحليل البيانات واستشراف المستقبل؛ لذا عليك الدخول في دورة تدريبية أو العثور على مرشد يساعدك في هذه المهمة، أو حتى التفكير في توظيف مدير متمرّس في هذا المجال ليقدم إليك يد العون.
• انقل أعضاء فريق خدمة العملاء إلى الأقسام الأخرى: إن سنحت لك الفرصة فحاول نقل أعضاء فريق خدمة العملاء إلى الأقسام الأخرى في مشروعك التجاري. يمكن لموظفي خدمة العملاء نقل مفهوم التركيز على العميل وخدمته إلى تلك الأقسام. قد يكون فقدان فريق دعم العملاء أمرًا صعبًا، ولكن من الأفضل أن يدعم هؤلاء فريقك ويسانده على أن تفقدهم تمامًا.

يمكنك مراجعة كتاب “What Got You Here Won’t Get You There” لتحصل على نصائح قيّمة تجعل منك قائدًا ناجحًا.

2. المؤثرون الخارجيون:

ما الذي يخطر ببالك عندما تسمع بوظائف خدمة العملاء في شركات البيع بالتجزئة؟ الرواتب المنخفضة، والأرباح المتدنية، والتقدم المحدود، أليس كذلك؟ تناقش زينب تون Zeynep Ton في كتابها “The Good Jobs Strategy” فكرة وجود شركات عملاقة للبيع بالتجزئة والتي تقدّم رواتب وحوافز وساعات عمل جيّدة، مع الاحتفاظ بنسب أرباح عالية.

هذا البحث وأمثاله من البحوث الموجهة بالبيانات تساعد أصحاب المشاريع التجارية وبشكل كبير على إدراك أنّ خدمة العملاء ليست مسؤولية فريق دعم العملاء وحسب، بل تتعدى ذلك لتشمل جميع العاملين في المشروع التجاري.

المقصود بالمؤثرين الخارجيين هم جميع الكتاب والمعلمين والمتحدثين والباحثين الذين يقدّمون إليك المعلومات اللازمة لتوسيع نطاق خدماتك والتأثير على فريق العمل في شركتك.

استفد من المؤثرين الخارجيين:

• اطلع على أعمالهم: “The Good Jobs Strategy” هو واحد من 27 كتابًا في مجال خدمة العملاء والتي ننصحك بالاطلاع عليها لتنمية مهاراتك وتطوير فريقك.

• تابع توصياتهم: استفد من قوائم الرواد في مجالات العمل المختلفة والتي يمكنك الوصول إليها من خلال مواقع مثل GetApp لتتعلم من الخبراء في مجال عملك، ولتستفيد كذلك من الأبحاث والأمثلة التي يشاركونها مع الآخرين بين فترة وأخرى.

• اطلب مساعدتهم: يتطلع الكتاب والناشرون في مجال خدمة العملاء بشكل دائم إلى فهم السوق الذي يعملون فيه، لذا فهم يرغبون بالاستماع إلى جمهورهم؛ لذا يمكنك إطلاعهم على التحديات التي تواجهها في عملك وستحصل في أغلب الأحيان على نصائح مفيدة.

3. المساندون: حلفاؤك داخل الشركة

هؤلاء هم مدراء المنتجات، ومحللو البيانات، والخبراء في الشؤون المالية، وهم قادرون على تقديم المساعدة لحل المشاكل المتعلقة بالبيانات، ودعمك في اجتماعات الميزانية المالية الخاصة بالشركة أو تزويدك بالموارد التي تحتاج إليها حسب الظروف.

حدّد هؤلاء الأشخاص في شركتك وتعرّف إليهم، وابن علاقات فعّالة معهم. غالبًا ما يتم هذا الأمر في الشركات الصغيرة عن طريق الصدفة وذلك إما من خلال وسائل التواصل الاجتماعي أو بسبب قرب أعضاء الفريق منك، ولكن في الشركات الكبيرة يجب عليك أن تبحث بشكل جدّي عن هؤلاء الأشخاص لتحصل على مساعدتهم ولا تتّكل على الصدفة لتحقيق هذا الأمر.

التواصل مع المساندين

• كن أنت المساند: ابدأ البحث عن الطرق التي يمكن لها أن تساعد بقية أعضاء الفريق في إنجاز أعمالهم. ابحث عن الأشخاص الذين يمكنهم الاستفادة من خبرتك ومعلوماتك حول خدمة العملاء، واعرض عليهم المعلومات التي يرغبون بها.
• تعلم مهارات التأثير في الآخرين: يمكنك أن تبدأ بمحاضرات Robert Cialdini حول هذا الموضوع إضافة إلى كتب Simon Sinek حول مهارات القيادة والتواصل مع الآخرين.
• ابحث عن الأشخاص الذي يمكنهم تقديم المساعدة: هل تحتاج إلى المساعدة لإنشاء بعض المُستندات التجارية؟ ابحث عن خبير في تحليل البيانات. أم أنّك ترغب في أن يكون تمثيلك الداخلي أكثر تأثيرًا؟ تحدّث إذًا مع فريق التسويق.

ختامًا

يمكن لأي شركة أن تسقط من أعلى المنحدر، ويمكن لأي شركة أن تسير ببطء نحو الأرض المستوية الضحلة، ولكنّ من المستحيل أن تسير ببطء في طريق تقديم خدمات استثنائية.

كمجتمع يؤمن بضرورة تقديم الخدمات الجيدة، علينا أن نعمل وبشكل فعّال من أجل بناء شركات قابلة للتوسع يكون العملاء فيها الهدف الأول والأخير.

نحن هنا في Help Scout نحاول ابتكار نوع جديد من خدمة العملاء، وذلك من خلال المحتوى الذي نوفّره والمنتجات التي نقدّمها والتي من شأنها أن تطوّر العاملين في مجال خدمة العملاء وتزيد من فعاليتهم وكفاءتهم
ترجمة - وبتصرّف - للمقال Scaling Customer Service on a Growing Team لصاحبه Mathew Patterson.

حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik