كيف تكتب رسالة شكر مثالية للزبون

تخيل ذلك: تصلك رسالة بريد مكتوبة بخط اليد، نعم بريد حقيقي، يال روعة المفاجأة!

كان فريق Help Scout من أشد المعجبين برسائل البريد المرسلة عبر صندوق البريد العادي وليس الإلكتروني، مدهش حقًا ما تفعله قصاصة ورقية صغيرة لم تأخذ جهدًا كبيرًا في كتابتها تحوي بضع كلمات شكر مفعولها سحري على الزبون، وتحقق عائد على الاستثمار ROI للشركة غير قابل للنقاش، كل هذا فقط مقابل رسالة شكر مكتوبة بخط اليد تصل زبونك.

معدل العائد على الإستثمار من رسالة شكر الزبون المكتوبة

إذا كانت لديك مشكلة في إظهار الامتنان لزبائنك، فتذكر أنك تدير شركة، وبدون زبائنك، لن يكون لديك ما تقوم به.

تقديرك لزبائنك ورغبتك بعودتهم للشراء منك وتوصية أصدقائهم بذلك يمكن أن تعبر عنه رسالة شكر مكتوبة بخط اليد وهي أيضًا وسيلة مجربة(لن تكلفك الكثير) لكسب ولاء زبائنك.

ليطمئن قلبك أكثر دعنا نلقي نظرة على الأبحاث في هذا السياق.

في إحدى التجارب التي تهدف إلى زيادة التواصل الشخصي بين الشباب الذين يعانون من بعض الاضطرابات والمشرفين على حالاتهم، تلقى المشرفين رسائل شكر أسبوعية من المنازل التي زاروها. أدت هذه الرسائل لرفع نسبة الشباب الذين يحضون بهذه الزيارات من 43% إلى 78%. وعندما توقفت رسائل الشكر عن الوصول انخفض معدل هذه الزيارات إلى 50%.

وفي تجربة أخرى قام فريق عمل منصة "Donors Choose" - والتي تسمح للمتبرعين بتمويل مشاريع فصول دراسية في المدارس العامة التي يختارونها- قاموا بإرسال رسائل شكر مكتوبة بخط اليد إلى نصف المانحين الجدد والنصف الآخر لم يحصل على رسالة شكر.

في المحصلة كان 38% من الأشخاص الذين تلقوا رسالة شكر أكثر إستعدادًا للتبرع مرة أخرى. اعتمدت المنصة رسائل الشكر المكتوبة بخط اليد في نموذج عملها الربحي، لماذا؟ لأن المتبرعين الذين اختاروا استقبال رسالة شكر مكتوبة زاد متوسط تبرعهم السنوي بمعدل 41%، والذي ترجم إلى نحو 3M$ زيادة في معدل التبرعات السنوية.

وحسب تفسير الكاتب روبرت سيالديني في كتابة الأفضل مبيعًا "التأثير: علم نفس الاقناع"، فإن مبدأ المعاملة بالمثل هو الدافع وراء هذه النتيجة.

بطبيعة الحال لا أحد يريد أن يشعر بأنه مدين للآخرين، لذلك نحن نواجه العطاء بالعطاء في الغالب ونحرص على رد الجميل، كذلك الأمر عند تلقي الزبائن رمزًا تقديريًا مثل رسالة شكر مكتوبة بخط اليد، فإنهم يشعرون برغبتهم في رد الجميل من خلال معاودة التعامل معك والتشجيع والتوصية بمنتجاتك أو خدماتك.

اقتباس

الأشياء البسيطة ذات الأثر العميق والتي تعتبر عامل نجاح باهر لزبائنك تستحق الاستثمار عدة مرات.

كيف تكتب رسالة شكر للزبون

في ما يلي نموذج لكتابة رسالة شكر يمكنك استخدامه لكتابة رسالة شكر سيحبها زبائنك:

• وجه للزبون التحية مع ذكر اسمه.
• عبر عن امتنانك مع توضيح سبب إرسال الرسالة.
• قم بتضمين بعض التفاصيل حول سبب استمتاعك بتجربتك مع هذا الزبون - إنها فرصة عظيمة لتكون محددًا ومباشرًا.
• كرر شكرك.
• اختم رسالتك بإسلوب جميل يعبر عنك وعن شركتك (تفضلوا فائق الاحترام، مع كامل احترامي، مع أطيب الأمنيات…) ثم التوقيع باسمك.

أمثلة على رسالة شكر الزبون

هذه ثلاثة نماذج ستساعدك وتلهمك عند كتابة رسالة شكر للزبون:

المثال الأول

اقتباس

عزيزتي نسرين لاحظت أنك زبونتنا في التقنيات الذهبية منذ أربع سنوات، حقًا! اشكرك على وجودك معنا كل هذه المدة، وعلى جميع ملاحظاتك التي قدمتها في فترة اختبار الإصدار التجريبي من الخطة الذهبية، آمل أن تستفيدي منها وتأكدي أننا هنا دائما للإجابة عن أي أسئلة لديك، شكرًا لكونك أحد زبائننا الرائعين. <3 يسرى، التقنيات الذهبية

المثال الثاني

اقتباس

مرحبًا أدهم، شكرًا جزيلًا على جلب فريقك بالكامل إلى التقنيات الذهبية أثناء اختبار المنتج الخاص بنا، إيمانك بنا يعني لنا الكثير، وأسعدني كثيرًا عملي مع فريق عملك خلال هذه الفترة، لقد ساعدتنا في تقديم منتج أفضل لآلاف الأشخاص الآخرين، ممتن جدًا لإختيارك العمل معنا، وأشكرك على منحنا فرصة للنمو معك، أتطلع لرؤيتكم في المؤتمر القادم!

تمنياتي لك بدوام الصحة. تيم وأصدقاؤك في التقنيات الذهبية

المثال الثالث

اقتباس

مرحبًا أنور، شكرًا لانضمامك إلى ندوة الويب هذا الإسبوع وعلى تعليقاتك المفيدة حول دور دعم العملاء في الأمن السيبراني، أنا من أشد المعجبين بك و شركتك التي تعتبر من الطليعة في هذا المجال. لدي علم أنك تعمل مع زينب على الترقية من الخطة العادية الى الخطة المتقدمة(أسعدني ذلك، يبدوا أن فريقك ينمو بشكل جيد). وطبعًا لا تتردد بالتواصل معي متى أردت. تمنياتي لك بالتوفيق، محمد من التقنيات الذهبية ملاحظة: لقد ذكرت أن ابنك يجمع الملصقات، ارفقت بعضًا منها له، آمل أن يحتفظ بها في دفتر الملصقات بعيدا عن الجدران هذه المرة

نصائح لكتابة رسالة شكر بشكل أفضل

عند إرسال رسالة شكر مكتوبة بخط اليد إلى زبائنك، اتبع هذه النصائح حتى تتمكن من الحصول على أفضل نتيجة إيجابية ممكنة:

• لا تستخدم قلم أحمر! هذا اللون يترك انطباع انك تصرخ في وجه الزبون، القلم الازرق أو الاسود يفي بالغرض واذا كنت من محبي الألوان، تميل إلى المرح في بطاقتك، اللون الأرجواني لا بأس به وربما ترسم رسالتك المرحة الابتسامة على شفتي زبونك.
• اجعل الرسالة الخاصة بك تعكس عملك، فإذا كان عملك في عيادة بيطرية اجعل بطاقتك مرحة وممتعة، أما إذا كنت شركة معمارية فاعكس صورتك من خلال رسالة بسيطة وذكية، الرسالة دائما يمكنها التعبير عن هويتك وعملك.
• لا تجعل خطك حجة لعدم كتابة رسالة شكر، أنت لست بحاجة لفن الخطابة في هذه الرسالة بل بحاجة لتظهر بشكل حقيقي وصادق، خط يدك واسلوبك سيعززنا هذا لدى المستلم.
• لا تتأخر كثيرًا في إرسال رسالة الشكر فينسى الزبون السبب الذي جعلك تشكره من أجله.
• تذكر دائما أنك ترسل البريد لتعبر عن امتنانك لذا تجنب ارسال العروض المنشورات الترويجية لعملك مع هذه الرسالة.
• قم بالتعبير الحقيقي عن هوية شركتك، لا بأس بأن ترسم وجه مبتسم أو حتى قلب، لا تخشى من ادراج كل ما يتماشى مع هويتك التجارية بأسلوب لطيف.
• يمكنك ارسال بعض الهدايا مع هذه الرسالة إذا كانت المناسبة تحتمل ذلك، حصولهم على رمز يعبر عن امتنانك بجانب الرسالة لن يضر، يمكن أن ترسل كتابًا أو قميصًا أو حتى بعض المخبوزات.

خيارات مناسبة لإرسال رسائل الشكر للزبائن

إذا كان عدد الرسائل المراد إرسالها كبير ولا يمكن كتابتها كلها، فإن أحد الخيارات التالية أفضل بالتأكيد من أن لا ترسل الرسائل نهائيا:

• Postable: يقوم بطباعة الرسالة الخاصة بك بأحد خطوط اليد التي لديهم على بطاقاتهم القابلة لإعادة الاستخدام بالكامل، بالاضافة لوضع الطوابع البريدية وإرسال الرسالة. عيبها الوحيد هو إمكانية معرفة الزبائن بأنها رسالة مطبوعة وليست مكتوبة بخط اليد.
• Handwrytten: اذا كنت لا تريد ارسال رسالة مطبوعة، هذه المنصة هي الأنسب لك، سيتم كتابة رسالتك بحبر حقيقي على الورق من قبل روبوت، نعم روبوت فعلي يقوم بكتابة الرسالة بحبر حقيقي.
• Feltapp: تطبيق يمكنك من كتابة رسالتك بخط يدك عبر الآيفون أو الآيباد الخاص بك، واختيار صورة من مكتبتك، وضع العنوان المراد الارسال له (حتى المغلف مكتوب بخط اليد)، ويتولون هم عملية إرسال البريد.

إرسال رسالة شكر بادرة تستحق كل هذا الوقت

يمكن لرسالة بريد إلكتروني جيدة الصياغة أن تظهر خالص الإمتنان، ولكن هناك مناسبات خاصة نحتاج فيها لبذل جهد أكبر في إرسال رسالة حقيقية عبر صندوق البريد الحقيقي، المشاعر الصادقة والحقيقية تحتاج وسيلة توصيل تحافظ على مصداقيتها وأصالتها بطريقة لا يستطيع البريد الإلكتروني فعلها ببساطة.

ترجمة وبتصرف للمقال How to Write the Perfect Customer Thank-You Note من موقع Help Scout