البحث في الموقع

لا يوجد حافز أقوى من الاتصالات القوية مع الفريق، إن القُرب يخلق ويحافظ على الدافع للقيام بأفضل مما هو متوقع. من الممكن أن تكون الفرق التي تعمل عن بعد متماسكة، لكن بُعد المسافة بين أعضاء الفريق يتطلب منك تخطيطً أفضل وجهدًا مدروسًا، ولتحقيق ذلك عليك الاعتماد بشكل أكبر على التنظيم وبشكل أقل العفوية. ومن أفضل الطرق للقيام بالتحسينات هي الاستلهام من الشركات الأخرى، سواء كانت تعمل بفرق مُوزّعة أو غير ذلك. ونحن بالتأكيد تعلمنا الكثير بهذه الطريقة. ومع أخذ ذلك بعين الاعتبار، ستجد في هذا المقال نظرة على الكيفية التي جعلنا فيها من ترابط الفريق أولوية في Help Scout . جمعة فيكا كلمة فيكا Fika هي تقليد سويدي، وجمعة فيكا الخاصة بنا هي استراحة من 15 إلى 30 دقيقة للتحدث مع شخص تختاره بشكل عشوائي من فريق Help Scout. وليس من الضروري وجود القهوة والحلويات ولكن يستحسن ذلك. نعالج في جمعة فيكا حقيقة أننا نجتمع عادة مع الأشخاص الذين هم مثلنا، حيث يمضي الناس أوقاتهم عادةً مع أولئك الذين يعملون معهم في في نفس القسم، لذلك نجمع أعضاء الفريق في جمعة فيكا للتحدث سويةً عن أي شيء. وعلى الرغم من إمكانية النقاش في أي موضوع دون الحاجة إلى وجود أساس مسبق. إلا أنني أوصي بتحديد موضوع افتتاحي كل أسبوع لتسهيل المهمة وبدء المحادثة بسلاسة: عليك أن تسعى جاهدًا لإبقاء كل اتصالات الفريق سهلة ومريحة. ولتحقيق ذلك استخدمنا خدمة Slack + Appear.in. حيث يمكنك بدء محادثة فيديو مثل هذه بأمر سريع هو {appear {room name. حيث لا داعي إلى تسجيل دخول أو وجود اسم مستخدم، وتذكرّ أن الأشياء التي يسهل القيام بها يتم فعلًا تنفيذها. فيديو أسبوعي للأحداث الجديدة لقد اعتدنا على اطلاع الفريق بالأخبار الجديدة في اجتماعي أسبوعي نعقده صباح يوم الإثنين، لكن وجدنا أن هذا الأمر لم يعد يُجدي نفعًا بعد وصول فريقنا إلى حجم كبير نسبيًا. لذلك نحن حاليًا نرسل فيديو أسبوعي -مستلهم من Wistia – يغطي ماذا يحدث في عالم Help Scout : موظفون جدد، أخبار الشركة الكبيرة، أو الأخبار الشخصية الجديدة الهامة (كولادة طفل جديد، القيام برحلة سفر في جميع أرجاء البلاد، أو حتى إذا وجدت أخيرًا سترتك القديمة التي كنت تبحث عنها، ...الخ). ويرسل هذا الفيديو عبر البريد الإلكتروني كما ينشر في قناة خاصة بنا على Slack التي نشارك فيها المحتوى الطويل مع الفريق. لدى تحديثات الفيديو بعض الميزات الرئيسية: إنها قابلة للتّوسيع ولا تتطلب تواجد أعضاء الفريق في نفس الوقت، كما سيكون لديك الوقت الكافي لتخطيط ومراجعة ما تود مشاركته. إجراء اللقاءات الثنائية one-on-ones بشكل منتظم اللقاءات الثنائية one-on-ones هي اجتماع بين قائد الفريق وعضو في الفريق لمدة تتراوح عادةً بين 10 و20 دقيقة يتناقشان فيها عن الأمور التي تسير على ما يرام والأشياء التي تحتاج إلى تغيير. يُمكنك معرفة المزيد بقراءة هذا المقال: دليل مختصر لتحسين المحادثات الثنائية مع الموظفين في شركتك. قد تكون اللقاءات الثنائية one-on-ones مصدر إحراج في البداية، وبالرغم من التشديد على أهمية العمل بروح الفريق إلا أنّ الكثيرين يجدون صعوبةً في الالتزام بذلك، ومن هنا تبرز أهمية تلك اللقاءات التي كثيرًا ما يتم إهمالها، وعليك أن تتأكد من عدم حدوث ذلك. إن التحدث وجهًا لوجه مع أعضاء فريقك بشكل منتظم هو أمر مهم للغاية حتى لو كنت مرتاحًا لوضع الفريق الحالي ﻷنه كما أظهرت الأبحاث: "تنخفض الروح المعنوية بحدة لدى الموظفين في حوالي 85% من الشركات بعد الأشهر الستة الأولى من بدء العمل، وتستمر في التدهور لسنوات بعد ذلك." بيئة العمل العظيمة محفزة، وليس هناك من بديل عن اللقاءات الثنائية مع أعضاء الفريق، إنها تجعل المشاكل تظهر في وقت مبكر مما يساعد في التقاط الأفكار والآراء والمخاوف ومناقشتها. كما تمنحك الوقت للتواصل مع فريقك. رحلات الفريق الجماعية تساعد جمعة فيكا، تحديثات الفيديو الأسبوعية، واللقاءات الفردية مع أعضاء الفريق بالتأكيد على حدوث الترابط بين أعضاء الفريق، لكن لا يمكنها أن تكون بديلًا عن قضاء الوقت معًا بشكل شخصي. نحن نجتمع معًا مرتين في السنة في مكان مًا لمدة أسبوع، يكون فيها القليل من اجتماعات الفريق والكثير من المرح، مما يعطينا الفرصة لإمضاء الوقت سويةً كمجموعة ومعرفة المزيد عن بعضنا البعض. لقد التقينا في وقت سابق من هذا العام ولهونا كثيرًا وأفرطنا في الأكل أيضًا. ولكن عليك أن تعمل بحكمة، حيث قسمنا فترات الدعم الفني بحيث لا نهمل العملاء، كما خططنا لجلسات جماعية أصغر لاستعراض ومناقشة الأفكار. على الرغم من أن رحلات الفريق الجماعية ليست التزامًا صغيرًا، إلا أن بناء علاقات أوثق وأكثر تماسكًا بين أعضاء الفريق هو أمر بنّاء وهادف، وهذا لن يحدث بدون جمعهم سويةً في مكان واحد. اكتساب الخبرات مع مرور الوقت ستخضع الخدمات التي يقدمها موظفوك لتقييم العملاء ومقارنتها مع ما يقدّمه المنافسون، لذا لا مفرّ من القيام بالممارسات التي تضمن أن يقدم فريقك الأفضل على الإطلاق، ولا سبيل إلى هذا إلا بالمعرفة الدقيقة لتفاصيل بيئة عملك إلى جانب الاستفادة القصوى من تجاربك ومحاولاتك السابقة. ونحن لدينا بالتأكيد الكثير لنتعلمه عن هذا الأمر، وبما أن الفريق ينمو فنحن نعلم أن ما يصلح الآن ليس يصلح بالضّرورة دائمًا. لكننا سنكافح لبقاء فريقنا متماسكًا ولن نتوقف أبدًا عن تحسين أساليبنا ممارستنا بسبب الأهمية القصوى لهذا الأمر. ترجمة وبتصرف لمقال Keeping Your Remote Team Connected لصاحبته Becca Van Nederynen.

تقول الكاتبة الأمريكية Helen Keller: يمكن لفوائد التّعاون الاجتماعيّ –التّعاون والتّواصل الذي يتم مع زملاء العمل- أن تمتدّ لما هو أبعد من استكمال مشروع بسيط، فعندما تستثمر ضمن طرق لبناء تعاون اجتماعي داخل فريقك، توَلِّدُ بذلك زخمًا وتزيد من إنتاجية كافّة موظّفي الشّركة. وقد تحدّثت رائدة الأعمال Margaret Heffernan مطوّلًا حول هذا الموضوع في خطابها أثناء فعاليّات TED Talk لشهر يونيو 2015: حيث تقصد هنا التّعاون الاجتماعيّ الذي يعتبر بمثابة الصّمغ الذي يوحّد شركتك، فالتّعاون الذي ينتج عن تكافل الفرق وتفاعلها مع بعضها البعض، يعزّز الثّقة ويساهم في ضخ أفكار جديدة ضمن الشركة. عند ثقة الزّملاء ببعضهم البعض، يسهل عليهم طلب المساعدة من بعضهم البعض، وتضيف Heffernan: وعليه، فإن المحادثات التي تحدث في وقت الاستراحة داخل المكتب تكون مهمّة للغاية. قد تبدو فكرة بناء فريق عمل عن بعد مجنونة نوعًا ما، خصوصًا مع إشارة عدّة دراسات إلى أهميّة التّفاعل الاجتماعيّ في نجاح وإنتاجيّة الموظّفين، فكيف للموظّفين التّفاعل مع بعضهم البعض بشكل كافٍ لبناء الثّقة التي يحتاجونها حتّى يكونوا صادقين ومفيدين إذا لم يعملوا إلى جانب بعضهم البعض؟ الأمر ليس مستحيلًا، هذه هي الطريقة التي اتّبعنا. الصدفة المبرمجة هنالك تقليد جميل في السّويد يدعى Fika، وهي فترة استراحة خلال العمل من أجل إجراء محادثات، شرب القهوة وتناول الكعك، قد يكون أكل الكعك مبرّرًا جذّابًا، إلّا أنّ Fika هي طريقة سهلة تتيح للشركات الاستثمار في التّفاعل الاجتماعي. يتعلّق الأمر أساسًا بتوفير الوقت للمهمة الهامة -لا المستعجلة- للتّواصل مع الزّملاء، وهي عادة تقوّي الصّمغ الذي يوحّد الفريق. نتّبع بدورنا في Help Scout تقليد Fika يوم الجمعة، حيث يخصّص كافّة أعضاء الفريق 15 دقيقة كلّ يوم جمعة من أجل محادثة مرئيّة مع شخص آخر ينتمي لقسم آخر، ليكون هذا بمثابة بديل للمحادثات التي تجري أثناء الاستراحات في المكاتب. ظهرت الفكرة بعد التّجمّع الثاني للفريق، حيث علمنا أنّ موظّفينا قد أحبّوا قضاء وقت مع أناس لا يعملون معهم، قبل أن تتطوّر الفكرة لتكون على أساس منتظم بعد محادثتي مع Liz Hall من موقع Trello، والتي حدّثتني حول تقليد مشابه يحمل أهدافًا مشابهة، والذي يدعى CoffeeTime أو وقت القهوة، وهو تقليد يهدفون من خلاله إلى تسهيل بدء محادثات بين مختلف الفرق، ليتطوّر هذا التّقليد لاحقًا إلى ما يسمّونه في Trello بالسيّد روجرز أو Mr. Rogers، حيث لعب هذا التّقليد دورًا كبيرًا في إبقاء فريق العمل عن بعد -الذي يشكّل نصف الموظّفين في الموقع- مرتبطًا بمقر العمل. وقد عملنا على تبني هذا التّقليد في Help Scout، وبدأنا باتّباعه منذ أكثر من 6 أشهر، مع إضفاء عدة تعديلات عليه مع مرور الوقت. كيفيّة قيامنا بذلك نشكّل ثنائيًّا من كلّ أعضاء الفريق بشكل عشوائي باستخدام جداول جوجل، مع استثناء الثّنائيّات السّابقة وحذف الأشخاص الذين يقضون إجازاتهم. نجمع بين أعضاء الفريق عندما تكون الفرصة مواتية، ننتهز فرصة القيام بتجمّع Fika على أرض الواقع في حال السّفر أو قدوم أحد أعضاء الفريق للمكتب ببوسطن، وإذا كان هنالك عضو جديد بالفريق، سنجمعه بصديقه المقرّب في العمل من أجل إدخاله في جوّ تقليد Fika كل جمعة. بعد الانتهاء من تشكيل الثّنائيّات والجمع بين الأعضاء، نخصّص موضوعًا معيّنًا للأسبوع، ويرجع السّبب في تحديد موضوع معين إلى الانطوائيّة التي تغلب على شخصيات أعضاء الفريق الذين لا يرون بعضهم البعض بشكل دائم، لذا سيكون تحديد موضوع معيّن مفيدًا من أجل تخفيف التّوتّر. ننشر ثنائيّات الأسبوع والموضوع في قناتنا الخاصة بالحدث على Slack، ثم يكون على أعضاء الفريق التّواصل مع بعضهم البعض وتحديد موعد للمحادثة. صحيح أنّ الأمر يبدو مرهقًا بالنّسبة لنشاط أسبوعي، إلا أنّه مهمّ لبناء الثّقة وتوطيد العلاقة بين الموظّفين. لا يمكن أحيانًا معرفة الأشياء التي ستستمرّ لفترة طويلة، لذا ستكون التّجربة مهمّة لمعرفة الأشياء التي تحمل أهميّة كبيرة تجعلها تستمرّ لفترة طويلة، وبما أنّ معظم أعضاء الفريق يتطلّعون دائمًا ليوم الجمعة، فلا يوجد سبب يدفعنا لإيقاف تقليد Fika. ما تعلمناه هذه بعض الأشياء التي تعلّمناها لمن يودّ تبنّي نفس التّقليد لفريق العمل عن بعد: قدّم نسختك من تقليد Fika للفريق كتجربة، حيث عليك أن تخبرهم بأنها مجرّد تجربة في حال شعرت بتردّدهم حول الفكرة، بعدها سيكونون أكثر انفتاحًا عليها. تجنّب محادثات الفيديو الجماعية غير المنظّمة، حيث أنّها لا تكون فعّالة غالبًا مع الأشخاص المنطويين، وهو ما تعلّمناه في البداية. دع حرّية اختيار موعد اللّقاء للموظّفين، حيث أنّ اختيار موعد محدد من طرفك سيكون سلبيًّا بالنّظر إلى اختلاف التّوقيت الزّمني حسب المناطق وأنماط العمل. التجربة، يختلف كلّ فريق عن آخر، لذا فإنّ ما قد يلقى نجاحًا في فريق عمل Trello قد لا ينجح مع فريق Help Scout على سبيل المثال. بغض النّظر عن اسم التّقليد إن كان Fika أو Mr. Rogers أو أيّ اسم آخر، الأهمّ هو جمع أعضاء الفريق مع بعضهم البعض في محادثات ثنائيّة من أجل تقوية الفريق والمساعدة على توليد الزّخم، فالفرق التي تعمل بشكل جيد مع بعضها البعض تستطيع تحقيق أشياء عظيمة. ترجمة -وبتصرّف- للمقال Why Water Cooler Talk Matters More Than You Think لصاحبته Becca Van Nederynen.