كيف أتعامل مع ضغط الطلبات الواردة في الدعم الفني؟

يعدّ الدعم الفنيّ إحدى أهمّ الطرق التي يمكنك استثمارها كي تزيد من تطوّرك ونجاحك والحصول على المزيد من العملاء والمشاريع. أهنئك على تطورك، وكمستقل محترف من المهمّ ألّا تهمل هذا الجانب الأساسيّ من أيّ عمل. يمكنك بدايةً أن تخصّص وقتًا كي تردّ على تساؤلات العملاء ورسائلهم وذلك كي تشعرهم باهتمامك وباحترافيتك. بإمكانك ربط عملك أو مدونتك بالإيميل وذلك كي تطلّع على التنبيهات من أكثر من مصدر في حال نسيت أو انشغلت عن الردّ. اهتمّ بأن يكون ردّك لطيف ولا تتوانى عن تقديم الاعتذار عن التأخير، وتأكد من الإجابة على تساؤلات العميل بدقّة و شموليّة كي تشعره بأهمية تواصله. قدّم له شرح وافي عن عملك أو خدمتك، فمن الممكن أي يكون هذا هو عميل مستقبليّ وبالطبع تريد أن تقدّم له أفضل صورة عنك كمستقل وعن عملك.

لا جدال أن الدعم الفني أحد أهم أسباب نجاح المواقع التفاعلية التي يتم التفاعل خلالها بين المستخدم ومسيّر الموقع، وقد يؤدي الإفراط في إهمال هذه الخدمة إلى عواقب وخيمة أبسطها فقدان المستخدمين، خصص ساعة أو ساعتين من كل يوم من أجل ذلك، كما يمكنك أيضًا تقسيم الساعتين واحدة صباحا والأخرى مساءً، وللتذكير فقط الدعم الفني يقصد به فريق تقني يسهر على تلبية طلبات المستخدمين وحل مشاكلهم، أي تواجدهم الدائم في غاية الأهمية، وأنصحك بتدبر الأمر في القريب العاجل، فغيابك الطويل في غير صالحك خاصة إذا كان المشكل ذو أهمية كبيرة.

مسألة أخرى يلجأ إليها البعض وهي توفير ردود جاهزة وقابلة للتغيير، وكما تعلم للمستخدم نظرة ثاقبة ولا يقبل بمثل هذه الأمور التي قد تشعره بالتقليل من قيمته وعدم التفرغ لمشكلته.

كوسيلة لحل الأمر مرحليا، قم بتفقد الرسائل باستمرار، وأجّل تلك التي من الممكن تأجيلها، أي المشاكل العادية، على أن تردّ على الرسائل المستعجلة والأكثر أهمية في وقت سريع، واجعل هذه الرسائل تأتيكَ على بريدك الإلكتروني على أن تكون متصلًا به على الدوام بأحد البرامج.

للتوسع في الموضوع أكثر:

• 7 نقاط للتعامل السليم مع تذاكر الدعم الفني
• كيفية تنظيم خدمة العملاء على وسائل التواصل الاجتماعي