كيف تهيكل رسائل الدعوة لحضور الفعاليات التي تنظمها شركتك لتكون أكثر جذبا للقراء

ربما تكون قد أرسلت رسالة دعوة email invite لحدثٍ أو أثنين. ومن المحتمل أن تكون استقبلت العديد من هذه الرسائل في صندوق بريدك الإلكتروني- حيث أنّ عدد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستقبلة في عام 2014 قُدّر بـ 191 مليار رسالة. ولكن هل تساءلت يومًا عن عناصر رسائل الدّعوة email invite التي تجذب انتباه الناس وتشدّهم إلى التمعّن في محتوى الرسائل؟

سأستعرض معكم في هذا المقال أربع رسائل دعوةٍ لعدّة مشاريع تجارية قمنا بانتقائها من معرض تصميم رسائل البريد الإلكتروني لدينا وقمنا بتحليلها من حيث معدّل التّحويل Conversion Rate، حيث قمنا بتحديد العناصر الجيّدة التي تضمّنتها رسائلهم وعرضنا بعض الاقتراحات عن كيفية تحسين هيكلية الرسائل، بهدف أن نعطيكم بعض الأفكار التي يمكنكم تطبيقها على رسائل الدّعوة للحدث القادم لديكم، الأمر الذي سيزيد من مبيعات التّذاكر والحضور.

المثال الأول

العناصر الجيدة التي تضمنتها الرسالة

• التّصميم والصور: يبدو تصميم الرسالة ممتعًا وجذّابًا. أيضًا نمط الخط والصّور في أعلى الرسالة، الأمر الذي يدفع القارئ إلى الاستمرار في قراءة باقي محتوى الرسالة للحصول على معلوماتٍ أكثر.
• الفقرة الافتتاحية: استخدام عبارة "ومديرو منطقة خليج تامبا الآخرين" هو إضافةٌ رائعة. على افتراض أنّ هذه الرسالة أُرسلت فقط إلى المشاريع التّجارية في منطقة خليج تامبا، فهي تُخاطب القرّاء مباشرةً وتُشعرهم بأنّ هذا الحدث مناسبٌ جدًا لهم.
• حدثٌ للمدعوين فقط invite-only event: تخلق طبيعة أنّ الحدث للمدعوين فقط شعورًا بالخصوصيّة والتفرّد، الأمر الذي يدفع الناس للحضور واكتشاف الرؤى الحصرية والمعلومات التي يمكن أن يحصلوا عليها والتي سوف تساعدهم على تخطّي منافسيهم.
• الخريطة: يساعد تضمين الخريطة المصمّمة بشكلٍ جيّد في أسفل الرسالة الناس على معرفة مكان الحدث، ويوفّر عليهم عناء الحسابات التي تدور حول كم سيستغرقون من وقتٍ لكي يصلوا لمكان الحدث ولكي يعودوا لعملهم بعد انتهاءه.

بعض الاقتراحات لتحسين الرسالة

•  تحسين هيكل الرسالة: على الرّغم من أنّهم قاموا بفصل المنطقة العلوية عن باقي الرسالة، إلّا أنّ متن الرسالة احتوى على كتلٍ نصّيةٍ كبيرة إلى حدٍ ما، الأمر الذي يمكن أن ينفر منه القارئ. وحيث أنّ معظم الناس سيقومون فقط بالتفحّص السريع لرسائل الحملات التّسويقية، فكان من الأولى تقسيم الرسالة إلى فقراتٍ صغيرةٍ تصف المُتحدّثة في هذا الحدث، ما ستقوم بمناقشته، الجدول الزمني للحدث وخيارات الإفطار المعروضة. هذا سيمكّن القرّاء من فهمٍ أعمقٍ للمعلومات التي تتضمنها هذه الفقرات الصغيرة وتحمّسهم لما يتم عرضه عليهم.
• أخبر القارئ باستفاضةٍ أكثر عن المتحدّثة: قام منظمو الحدث بدعوة بمتحدّثةٍ ذات خبرةٍ واسعة في مجال العلاقات العامّة PR، ومع ذلك لم يقوموا بإخبار القارئ بالشكل الكافي عن خبراتها. فكان من الأولى تضمين معلوماتٍ أكثر عن المتحدّثة وإنجازاتها للمساعدة في بناء موثوقيّتها عند القارئ. فإبراز العملاء التي تعاملت معهم من قبل والنتائج التي حقّقتها سيزيد من شغف القارئ للاستزادة من معرفتها وخبراتها التي تمتلكها ويزيد من فرُص حضوره للحدث.
• أضف زرًا بارزًا للدّعوة إلى إجراء: الدّعوة إلى إجراء call to action في هذه الرسالة عبارة عن رابط نصّي صغير للردّ على منظم الحدث والرّد على الدّعوة RSVP . كان من الأولى اختبار إضافة زر دعوة إلى إجراء أكثر بروزًا إلى هذه الرسالة، وربطه من خلال صفحة هبوط الحدث. فأدواتٌ مثل Eventbrite و unbounce تجعل إضافة مثل هذه الأزرار أمرًا يسيرًا، الأمر الذي يسّهل على الناس أن يقوموا بالرّد على الدّعوة للحدث ويزيد من فُرص حضورهم.

المثال الثاني

العناصر الجيدة التي تضمنتها الرسالة

• تصميمٌ جيّد: يبدو تصميم الحملة رائعًا من النّاحية البصرية ويبعث على شعورٍ بالثقة والمسؤولية في منظم الحدث. الأمر الذي يؤكد للقارئ أنّ المعلومات التي سيحصل عليها من الحدث هي معلوماتٌ موثوقةٌ ونافعة، ويزيد من رغبته في الحضور.
• الإشارة إلى التّسلسل: يخبر هذا الأمر القارئ أن سلسة المناقشات "Discussion Series" هذه أمرُ قائمٌ منذ بعض الوقت. الأمر الذي يُظهر جدّيّة الحدث ويُزيل أيّة شكوك تُراود عقل القارئ حول النفع العائد عليه من حضوره للحدث.

بعض الاقتراحات لتحسين الرسالة

• تحسين قيمة العرض Value Proposition: كما ترون في رسالة الدّعوة، فقيمة العرض الأساسية في هذه الرسالة هي "الاستراتيجية الاجتماعية والسوشي". بينما يبدو هذا عنوانًا جذّابًا بشكلٍ ما، فليس واضحًا للقارئ ما يمكنه الحصول عليه من الحدث ولما ينبغي عليه الحضور من الأساس. فكان من الأولى إعادة كتابة قيمة العرض لكي تتضمّن العناصر الثلاثة المحوريّة لقيمة العروض المؤثّرة، ونقوم باختباره لنرى إن كانت قيمة العرض الجديدة ستدفع الناس إلى القيام بأي إجراءٍ نحو حضور الحدث.
• أضفْ شهادة من سبق له الحضور للحدث: حيث أنّ هذا الحدث هو جزءٌ من سلسة فعاليّاتٍ أكبر، فكان من الأولى عرض تجربة أحد الأشخاص الذين حضروا الأحداث السابقة. فهذا سيُزيل مخاوف القارئ حول ما إذا كان الحدث قيّمًا، ويشجّعه على الحضور.
• أضفْ الدّعوة إلى إجراء بشكلٍ أكثر بروزًا: كما كان الحال في الرسالة السّابقة التي تحدّثنا عنها، فالدّعوة إلى إجراء في هذه الرسالة هي رابطٌ نصّي صغير للرد على منظم الحدث عن طريق البريد الإلكتروني. لكن تحويل هذا الرابط إلى زر دعوةٍ إلى إجراء مربوطٌ بصفحة هبوط، يُسهّل الأمر على الناس للرد على الدّعوة وسوف يساعد في زيادة نسبة الحضور.
• أزلْ أزرار تويتر وفيس بوك: أزرار تويتر وفيس بوك في أسفل الرسالة تُشتّت القارئ عن الإجراء الأساسي الذي تريد شركة W3 الناس أن يقوموا به، ألا وهو الاستجابة والحضور للحدث. لذا كان من الأولى إزالة هذه الأزرار لتقليل التّشتت والمحافظة على تركيز القارئ على الإجراء الأساسي.

المثال الثالث

العناصر الجيدة التي تضمنتها الرسالة

• تصميمٌ فريد للعلامة التّجارية: التّصميم الفريد للرسالة والتّناسق المحكم مع موقعهم وعلامتهم التّجارية يخلق تجربةً مكتملةً للعملاء المستمرين في إخلاصهم لهذا المنتج.
• جذب فضول القارئ بشكلٍ رائع: سوف تلاحظ أنّ الرسالة تحتوي على معلوماتٍ أقل عن الحدث من تلك التي تضمّنتها هذه القائمة. فمطعم Hidden Dinner يخلق حالةً من الفضول والتّرقب بحجب بعض المعلومات المتعلّقة بقائمة الطعام، الفقرات التّرفيهية، إلى آخره. الأمر الذي يدفع القارئ للنقر على رابط "شاهد قائمة الطعام وأحجز مقعدك" لكي يعرف أكثر. ولكن بينما تعتبر هذه طريقةً ذكيّة من قِبل المطعم، إلّا أنّه يجب توخّي الحذر عند استخدام هذه الطريقة في رسائل حملاتك. فهذا المطعم أنشأ لنفسه علامةً تجاريةً ويقوم فقط بإرسال هذه الّدعوات إلى العملاء ممن يعرفون مدى أهمّية فعالياتهم، لذا ينجح الأمر معهم. مع ذلك، إن لم يكن العملاء في قائمتك البريدية على درايةٍ بالأحداث التي تنظّمها، فسوف تحتاج أن "تبيعهم" الحدث بتضمين معلوماتٍ عن الطعام، الفقرات التّرفيهية، المتحدّثون، إلى آخره.
• إنشاء دعوة إلى إجراء رائعة: إنشاء الدّعوة إلى إجراء "شاهد قائمة الطعام وأحجز مقعدك" المستخدمة في هذه الرسالة معبّرةٌ بشكلٍ كبير وتُزيل شكوك القارئ عن ماهيّة الحدث وما سوف يحدث عندما يقوم بالنقر عليها.
• الانسيابية الرائعة في الرّد على الدّعوة RSVP Flow: النقر على رابط الدّعوة إلى إجراء في أسفل الرسالة يذهب بالقارئ إلى صفحة هبوطٍ موسومة بعلامتهم التّجارية. بمجرد أن يُدخلوا كلمة السر، يصبح بإمكانهم رؤية قائمة الطعام وحجز المقاعد للحدث. يسمح هذا التّدفق الانسيابي للناس بالرّد وحجز تذاكرهم بسهولة، ويساعد على زيادة مبيعات التّذاكر وعدد الحضور.

بعض الاقتراحات لتحسين الرسالة

• أضفْ قيمة العرض بشكلٍ بارز: تم تضمين الشعار الخاص بالمطعم بشكلٍ رائع في بداية الرسالة، ولكن تم إقحامه في متن نسخة الدّعوة. على الرّغم من ضيق مساحة النّسخة، كان بنبغي إدراج قيمة العرض بشكلٍ بارز كي يُفصّل العرض والنفع العائد على القارئ، فكان يُمكن إدراج "استمتعوا بِشواء تحت النجوم". هذه الأمور تجذب انتباه الناس وتدفعهم إلى الاستمرار في قراءة باقي الرسالة لكي يعرفوا أكثر.
• اختبر إضافة شهادة من سبق له الحضور للحدث: Hidden Dinner "العشاء الخفيّ" هو حدثٌ مستمرٌ وتمت إقامته عدة مراتٍ من قبل، لذا كان من الأولى تضمين شهادة من أحد الأشخاص الذين سبق لهم حضور أحد الأحداث السّابقة. الأمر الذي سوف يؤكد للقرّاء أنّها أُمسية ممتعة وتستحق وقت حضورهم.
• أضفْ الدّعوة إلى إجراء بشكلٍ أكثر بروزًا: على الرّغم من إتقان كتابة إنشاء الدّعوة إلى إجراء في هذه الرسالة، فهي ما زالت رابطًا نصّيًا صغيرًا مخفيًا في أسفل الرسالة. ولكن أستبدال هذا بزر دعوة إلى إجراء بلونٍ بزر دعوة إلى إجراء بلونٍ عن لون الخلفية والنّص، يجعل الأمر أكثر وضوحًا للقرّاء الذي يتفحّصون حملاتك البريدية بسرعة Scanners، ويشجّع عددًا أكبر على النقر عليه.

المثال الرابع

العناصر الجيدة التي تضمنتها الرسالة

• التّصميم والصور: الرسالة نفسها مصمّمةٌ بشكلٍ رائع. الرسوم المتحركة خلف الصورة العلوية أمرٌ ذكي واستخدام الصور الجميلة خلف كلّ مربع أمرٌ مدهش حقًا. فكلّ واحدةٍ من هذا الصور مربوطةٌ إلى صفحة الرّد على الدّعوة أيضًا، الأمر الذي يزيد من معدّل تحويل القرّاء.
• زرٌ كبير للّدعوة إلى إجراء: استخدام هذا الزر الكبير في اسفل الرسالة أمرٌ رائع، ويوضّح للقرّاء خطوتهم التّالية.
• الانسيابية الرائعة في الرّد على الدّعوة RSVP Flow: زر الدّعوة إلى إجراء والصور المربوطة إلى نموذج بسيط للرّد على الدّعوة على موقعهم الإلكتروني، يجعل من السهل على الناس أن يستجيبوا لدعوة الحدث.

بعض الاقتراحات لتحسين الرسالة

• أضف قيمة العرض المناسبة: قيمة العرض Value Proposition الحالية في هذه الرسالة هي "اليوم المفتوح، يوم الجمعة الثالث من مايو في السابعة مساءً". وبينما يبدو هذا أمرًا جيّدًا حيث يخبر القرّاء بميعاد الحدث، إلّا أنّه لم يُثِر شغفي للحضور. لكن إضافة قيمة العرض التي تحدد ماهيّة الحدث وكيف سأستفيد من حضوري، سيساعد في جذب انتباه القرّاء، يدفعهم إلى قراءة باقي محتوى الرسالة ويقنعهم باتّخاذ إجراء التّحويل.
• أضف تفاصيل أكثر عن الحدث: بالرّغم من أنّ الرسالة مصمّمةٌ بشكلٍ رائع، إلّا أنّها تفتقر إلى كثيرٍ من التّفاصيل حول الحدث نفسه. ماذا يحدث في هذه الفعالية؟ من سوف أقابل؟ هل هناك متحدّثٌ أو نوعٌ من التّرفيه؟. فأنا كقارئ، لم أجد الإجابة عن العديد من الأسئلة حول الحدث، الأمر الذي قد يُشجّعني على الحضور. هذا ما لم تكن هذه الفعالية منتظمة الحدوث وكلّ من في القائمة البريدية على دراية بماهيّتها. كان من الأفضل أيضًا تضمين تفاصيل اكثر عن جدول الأُمسية والنفع العائد على الحضور.

ما يمكن أن نتعلمه من هذه النماذج

أثناء تفصيلنا لهذه الرسائل، رأينا عددًا من الأشياء التي تمت بشكلٍ جيّد وعددًا من المناطق التي تحتاج إلى تحسين الهيكلية. وإليكم أهم العناصر الشائعة التي يمكنكم تضمينها ضمن رسائلكم لكي تساعدكم على زيادة معدّل التّحويل في حملتكم القادمة:

• اجعل التصميم جميلًا: كلّ رسائل الدّعوة التي رأيناها مصمّمةٌ بشكلٍ جيّد وتحتوي على صور رائعة. فالانتباه إلى هذه التّفاصيل ينعكس إيجابيًا على الحدث الذي تنظّمه ويزيد ثقة الناس في أنّ الحدث سيُدار بشكلٍ جيّد، وسيكون ذا نفعٍ ويستحق الحضور.
• أضفْ قيمة عرض واضحة: تأكّد من أن تبدأ رسالة الدّعوة بقيمة عرض مقتضبة توضّح للقارئ ما سيحدث في الفعالية وما النفع العائد عليه من الحضور. وبهذا تجذب انتباه القارئ إلى المعرفة أكثر عن الحدث وبالتالي دفعه إلى الحضور.
• أضف ما يُمكّنك من بيع الحدث: حتّى وإن كان الحدث مجانيًا، فما زال الناس يدفعون من وقتهم للحضور، لذا عليك بيع الحدث كما لو كنت تبيع مُنتجًا. أضف تفاصيل حول ما سيتم في الحدث والنفع العائد من الحضور كي تدفع الناس إلى الاستجابة لدعوتك.
• قم بهيكلة الرسالة للقرّاء المتفحّصين Scanners: يستقبل الناس يوميًا في المتوسّط 121 رسالة بريد إلكتروني، ولا يملكون الوقت لقراءة كلٍّ منهم كلمةً بكلمة. عوضًا عن ذلك يقومون بالتفحّص السريع لرسائل الحملات التّسويقية باحثين عن الأجزاء التي تثير اهتمامهم. لذا بدلًا من أن تكتب كتلةً نصّية كبيرة لتتضمن كلّ المعلومات، قم بتقسيمها إلى فقراتٍ صغيرة مدعومةً بالصور. هذا الأمر يسهّل على القرّاء تفحّص رسالتك وستقوم بإيصال الهدف المنشود من حملتك إلى القرّاء وتدفعهم إلى الحضور. للمزيد حول الأمر راجع هذا المقال: كيف تعيد هيكلة رسائل حملات التسويق من أجل القراء المتفحصين؟
• استخدم زر الدّعوة إلى إجراء: عندما قمنا باختبار استخدام الأزرار عوضًا عن الروابط النّصية كدعوة إلى إجراء في حملاتنا البريدية، حصلنا على زيادة بنسبة %28 في معدّلات التحويل. فالأزرار تساعد الدّعوة إلى إجراء CTA الخاصّة بك في البروز أمام باقي محتوى الرسالة، حيث توضّح للقرّاء ما هي الخطوة التالية وتدفعهم إلى القيام بالإجراء الذي ترغب فيه.
• فكّر في الانسيابية الكلّية لهيكل الرسالة: هناك العديد من الخطوات بين إرسالك لرسالة الدّعوة وحضور الناس إلى الحدث، مما يعني أنّ هنا متّسعٌ من الفرص لكيلا يرغب الناس في الحضور. ولكن بخلق رابط بسيط ومؤثر للرّد على الدّعوة كما فعلت كلٌّ من Hidden Dinner و Steadfast Creative، فيمكنك الحصول على ردود أكثر على الدّعوة وحتمًا عدد حضورٍ أكبر.

خلاصة القول

الحملات الدعائية للفاعليات التي تنظمها هي جزءٌ هامٌ جدًا من تسويقك وتخطيطك للحدث. فهي طريقةٌ رائعة لنشر الحدث بين عملائك، وتساعدك في زيادة مبيعات التّذاكر وجذب عددٍ أكبر من الحضور. لذا عليك بوضع هذه النصائح حول كيفية هيكلة رسالة دعوة رائعة محلّ اهتمامك، وتطبيقها على حملتك القادمة وأعلمنا كيف سار الأمر!

والآن حان دورك: ما هي النصائح والحيل التي تستخدمها عند إرسالك رسائل دعوة للفاعليات الخاصّة التي تنظمها؟

شاركنا الطرق التي نجحت معك في التعليقات!

ترجمة -وبتصرّف- للمقال Four 4 event invite emails you can learn from لصاحبه Aaron Beashel.

حقوق الصورة البارزة: Designed by Freepik.