لوحة المتصدرين

إن أرت أن نتصارح مع بعضنا بعضًا، فإن جميعنا نرغب في أن نكون أكثر إنتاجيةً. إلا أنه يُمثل أحيانًا هذا الأمر تحديًا. ما يعنيه أن تكون في حالة "اتصال دائمة" في وقتنا الحالي، هو وجود المزيد من المشتتات أكثر من أي وقت مضى. سأشارككم في السطور أدناه ستًا من طرقي المفضلة لزيادة الإنتاجية في العمل. إذ أن الأمر ينحصر في مجمله في التصرف بذكاء بشأن كيفية إدارة وقتك وطاقتك. لكن يجب أن أنبه إلى أمر واحد وهو أنه قد لا ينجح معظم ما سأذكره هنا إذا كنت في شركة ذات ثقافة سامة. حيث يجعل هذا تنفيذ هذه الأفكار أمرًا صعبًا. إلا أنه بغض النظر عن ذلك ما يزال في وسعك جني بعض الفوائد وزيادة إنتاجيتك ببذل القليل من الجهد. لهذا دعنا نبدأ. 1. تقسيم الوقت إلى أجزاء صغيرة أود أن أقدم مفهوم "تقنية بومودورو" (أو تقنية الطماطم) إلى أولئك الذين قد لا يكونون على معرفة به. أظهرت بعض الأبحاث أن الدماغ لا يمكنه التركيز فعلًا سوى لمدة خمسة وعشرين دقيقة في المرة الواحدة على مهمة منفردة. وعليه تتمثل القاعدة التي تقوم عليها تقنية بومودورو في أنك تؤقت لنفسك مدة عمل لا تتجاوز الخمسة والعشرين دقيقة، ثم تأخذ قسطًا من الراحة لمدة خمس دقائق، تستعيد فيها نشاطك بسرعة. وهي تقنية رائعة تساعدك في الحفاظ على وقتك. من المهم أيضًا أن تبقى مسترخيًا، وتحافظ على هدوئك، وأن تشعر بالراحة. حيث تظهر الدراسات أنك تصبح أكثر إنتاجيةً عندما تكون مرتاحًا جيدًا. لا تضيع وقتك في الاجتماعات، وفي العمل على مشاريع ترى أنها ليست مهمة. يقوم تطبيق أسانا Asana بأجراءٍ يُسمى "عدم عقد اجتماعات في أيام الأربعاء" حيث يخصص ذاك اليوم تحديدًا للعمل المتواصل. 2. تعلّم كيف تقول لا تُعد هذه الخطوة أحد أعظم الدروس التي تعلمتها على الإطلاق، بالنظر إلى ضرورة تعلّم كيفية قول لا. وقد يكون هذا صعبًا؛ لأننا نريد جميعًا أن نتصرف بلطف تجاه بعضنا بعضًا، ونحرص على إبقاء علاقات جيدة مع زملاء العمل. لكن يوجد العديد من الطرق لتعلم كيفية قول لا بفعالية. قال وارن بافت (رجل أعمال شهير) ذات مرة، ومن الحكمة أن نستمع إلى نصيحته. 3. اعثر على البيئة المناسبة يعد هذا الأمر أكثر أهميةً مما تتصور. سيساعدك العثور على المكان المناسب للتفكير والتركيز على زيادة إنتاجيتك في العمل. بل ويمكن حتى لأشياء مثل نوع الإضاءة أن تؤثر كثيرًا في مدى إنتاجيتك. لقد اطلعت على مقالات توصي بأنه يجب أن تكون لديك إضاءة طبيعية ومشرقة حتى تستطيع أن تكون منتجًا، وقرأت مقالات أخرى تدعو إلى خفت شدة الإضاءة. أرى أن الأمر يعتمد على أيًا كان ما تفضله. فعلى سبيل المثال، أحب شخصيًا خفت الإضاءة، وأجده يبعث على الهدوء ويساعدني على التركيز. تتمثل النقطة الأساسية هنا في العثور على بيئة تستطيع من خلالها أن تكون في مجال سيطرتك وتكون أكثر إنتاجية. 4. انفرد بنفسك لزيادة إنتاجيتك في العمل يقول العديد من كبار المديرين التنفيذيين أنهم يحبون مباشرة العمل في وقت مبكر حتى يتمكنوا من التركيز. لكن ليس بالضرورة أن يكون البدء في وقت مبكر هو الحل، لا سيما إن كنت شخصًا غير صباحيًا (مثلي). ما الحل؟ يتعلق الأمر ببساطة بذلك الوقت الذي تقضيه منفردًا. أزل جميع مصادر التشتيت. وأغلق هاتفك، وأرتدِ سماعات رأس مع الاستماع إلى النوع المناسب من الموسيقى لتحسين إنتاجيتك. أو أفعل ببساطة ما يناسبك. كما أوصيك بالعمل من المنزل على الأقل يوم واحد في الأسبوع إن كان سيسمح لك مديرك بفعل ذلك. وستستطيع أن تنجز أفضل ما عندك في ذلك اليوم. إن كنت بحاجة إلى بعض الحجج لإقناع فريقك بشأن هذه الفكرة، فإنني أوصي بالتأكيد بمشاهدة محاضرة مذهلة ألقاها جيسون فرايد (مؤسس شركة 37 إشارة 37Signals) على منصة تيد TED، بعنوان "لماذا نفتقد إلى الإنتاجية في العمل". 5. استخدم الأدوات المناسبة لتحقيق المزيد أنصحك باستخدام مجموعة من الأدوات التي تساعدك في على إدارة عملك. وإن فعلت هذا بالطريقة الصحيحة فستزيد إنتاجيتك بدرجة كبيرة. فعلى سبيل المثال، من المهم أن تحرص على تدوين جميع أفكارك باستخدام أداة مثل إيفرنوت Evernote. وسأشارككم أدناه المزيد من الأدوات التي استخدمها لتسهيل إدارة عملي. Sqwiggle: يستخدم موقع أوفيس فايب Officevibe هذا البرنامج يوميًا. حيث تجعل هذه الأداة مشاركة الأعمال سهلًا للغاية بغض النظر من أين تعمل. ورغم عدم وجود ميزة مشاركة الشاشة، إلا أنه أحد المنتجات المفضلة لدي. بالإضافة إلى أنه مجاني لغاية ثلاثة أشخاص، فيمكنك تجربته الآن بسهولة. Trello: يمنحك صورة واضحة لما أنجزت، وما الذي تعمل عليه، وما الذي تبقى فعله في لوحة واضحة وسهلة القراءة، ليجعل حياتك أسهل بكثير. Yammer: إن كنت تعمل في فريق يتجاوز عدده العشرة أشخاص، فإنني أوصي بأن يكون لديك شبكة اجتماعية داخلية لمشاركة الروابط والأفكار، وللتواصل مع أعضاء الفريق. Google Hangouts: يعد هذا التطبيق بديل مجاني رائع لبرامج مثل ويب إكس WebEx أو جوين مي join.me. وشخصيًا استخدمه بكثرة. بالإضافة إلى أنه ملائمًا للغاية لإجراء النقاشات المباشرة عبر مكالمات الفيديو. Google Docs: أحب هذه الأداة كثيرًا. فكل شيء موجود على السحابة الإلكترونية، ويمكن الوصول إليه من أي مكان، وكل الأشياء تُحفظ تلقائيًا. أدون جميع كتاباتي مبدئيًا على مستندات جوجل. Grooveshark: من الجيد الاستماع أحيانًا إلى بعض الموسيقى أثناء وجودك في مكان العمل. وهذا البرنامج هو قطعًا أحد برامجي المفضلة. Pomodoro Timer: ترتبط هذه الأداة بتقنية بومودورو التي ذكرتها مسبقًا، فهي تساعدك على إدارة وقتك بكفاءة في أجزاء زمنية صغيرة مدتها خمس وعشرين دقيقة. Greenshot: أداة لتصوير الشاشة، وهي ضرورية لأي مستخدم للحاسوب. لكنني لم أتمكن من العثور على أي أداة أخرى تضاهي جودتها لمستخدمي حواسيب ماك. Feedly: يمكن القول بأنها أهم أداة من بين جميع الأدوات التي استخدمها. وذلك لأنها تبقيني على اطلاع دائم بأحدث الأخبار من مواقع الويب المفضلة لدي. Workflowy: يعد إحدى أدواتي المفضلة لتدوين الملاحظات، واستخدمه بانتظام. وإذا كان هذا التطبيق مفيدًا لمات كاتس (مهندس برمجيات لدى شركة جوجل)، فهو بالتأكيد مفيدًا لي. 6. فوّض المهام البسيطة إن كنت تشبهني بشيء، فأنت لديك على الأغلب قائمة مهام أكبر مما تستطيع التعامل معها. وقد يبقيك الكم المتراكم من الأفكار مشغولًا لسنوات. يجب أن تقبل حقيقة أنه يستحيل عليك إكمال جميع المهام في قائمتك، إن كنت ترغب في زيادة إنتاجيتك في العمل. ولهذا أوصيك بتفويض بعض مهامك، وأعني بذلك أن تفوّض فعلًا. عندما أشدد على أن "تفوّض فعلًا" فهو لأنه في كثير من الأحيان عندما يفوّض المديرون مهمة ما إلى موظفيهم ينتهي بهم الحال إلى إقحام أنفسهم وإدارة المهمة جزئيًا. وهذه مضيعة لوقت كلا الطرفين. في حال لم يكن لديك من تفوّضه بالمهمة، فلا تتردد في استخدام أحد مواقع الويب لتنفيذ المهام الصغيرة. يمكنك استخدام مواقع مثل Elance، و Fiverr ، و Upwork، و TaskRabbit، و Mturk، أو أي موقع آخر تعرفه، بناءً على نوع المهمة. أدر طاقتك تناسب هذه الطريقة في الواقع المستخدم الأكثر تقدمًا، الذي لديه وقتًا لتكريسه لتعلم هذه المهارة وممارستها، ولكن إذا تمكنت من اكتساب هذه المهارة، فستتغير طريقة عملك وتفكيرك جذريًا. إن كنت ترغب في الارتقاء بمستوى إنتاجيتك إلى المستوى التالي، فإنني أوصي بقراءة كتاب توني شوارتز "قوة الانخراط الكامل" (The Power of Full Engagement). يقوم الكتاب أساسًا على فكرة التركيز على إدارة الطاقة بدلًا من إدارة الوقت. قد يكون مفهومًا يصعب إدراكه لكنه في الوقت ذاته قويًا جدًا. يتعلق الأمر في نهاية المطاف بإنشاء نظام روتيني يطور من إنتاجيتك. فعلى سبيل المثال من الأشياء التي يوصي بها توني في كتابه: النوم والاستيقاظ وفق جدول ثابت، ممارسة التمارين بانتظام، إيجاد توازن جيد بين العمل والراحة. وإن كنت لا تعرف من هو توني شوارتز فأنصحك بشدة بالتعرف عليه. ما رأيك في هذه النصائح لزيادة الإنتاجية؟ إن هذه ليست سوى بعض النصائح البسيطة وغير المكلفة. لكن يوجد العديد من الطرق الأخرى التي تمكّنك من زيادة الإنتاجية في مكان عملك، لا سيما تلك التي تتعلق بتحسين جودة التفاعلات داخل مكان العمل. ما الذي تفعله أنت لزيادة الإنتاجية في العمل؟ هل لديك أي أفكار إبداعية لتطوير الإنتاجية تود مشاركتها؟ ترجمة- وبتصرف- للمقال ‎6 Simple Ways To Double Your Productivity at Work

تؤدي المهارات القيادية دورًا هائلًا في نموك المهني. وقد يكون ما لديك من مهارات تقنية أمرًا كافيًا إلى حد ما، إلا أن تنمية بعضًا من المهارات الشخصية سيساعدك في أن تصبح قائدًا جيدًا. سيستغرق اكتساب القيادة منك وقتًا لا بأس به وهو أمرٌ يتطلب الكثير من الممارسة. إذ أن قيادة فريق ما مهمة ليست بهينة، ومهمة تستلزم مجموعة من المهارات القوية التي تضمن لك نجاح فريقك. إن كنت ترغب في أن تحظى بفريق ناجح، عليك أن تتعلم كيفية التعامل مع جميع المشكلات المختلفة التي تواجهك، مثل المشكلات التي تقع بين أعضاء الفريق، والتوفيق بين الأعضاء المنفتحين والانطوائيين، والتعامل مع المسائل العاجلة، وهلم جرًا. وانطلاقًا من هذا لنتعرف على المهارات المختلفة التي تحتاج اكتسابها لتصبح قائدًا أفضل، إلى جانب بعض الإرشادات حول كيفية تطوير كلٌ من هذه المهارات. المهارات القيادية التي تحتاجها 1. الوعي الذاتي أن تكون واعيًا لذاتك هي أهم مهارة يتعين عليك بناؤها، وهي المهارة التي أوصي بها أولًا. كما أنك ستواجه صعوبة في تنمية المهارات الأخرى في هذه القائمة بغياب هذه المهارة. فدون فهم ذاتك سيتعذر عليك تطوير نفسك. ووفقًا لدانييل جولمان، عرّاب الذكاء العاطفي، فإن الوعي الذاتي هو جوهر الذكاء العاطفي. يؤدي الوعي الذاتي إلى الضبط الذاتي (أحد مكونات الذكاء العاطفي الخمسة عند غولمان) والتعاطف مع الآخرين، وهي سمات أساسية للتأثير إيجابيًا على من حولك. يعينك الوعي الذاتي أيضًا على اتخاذ القرارات، وهو أمر على القادة أن يتمكنوا من فعله جيدًا وبسرعة. وستنتابك الثقة والراحة مع كل قرار تتخذه عندما تكون واعيًا بذاتك. يتيح لك الوعي الذاتي كذلك إدراك نقاط القوة والضعف لديك ليتسنى لك معرفة أين يجب أن تركز وقتك وطاقتك. كيفية بناء هذه المهارة مارس التأمل الواعي بانتظام، فقد ثُبت أنه يرتبط بالوعي الذاتي. تابع الأشياء لتتمكن من تحسين عاداتك. فمن خلال قضاء بعض الوقت في ملاحظة الأشياء التي تحدث طيلة اليوم ستدرب نفسك على أن تكون أكثر وعيًا بذاتك. 2. الموثوقية كتبت آمي كودي، أستاذة في كلية إدارة الأعمال بجامعة هارفارد، في كتابها "حضور الشخصية" “Presence” أنه عندما يلتقي الآخرون بك للمرة الأولى يراودهم سؤالين على الفور: هل يمكنني الوثوق بهذا الشخص؟ هل يمكنني احترام هذا الشخص؟ وجدت كودي من خلال أبحاثها أنه يظن الناس في الأوساط المهنية أن الحظيان باحترام الآخرين هو الأمر الأكثر أهمية؛ بسبب أننا نريد أن نبدو على قدر كافٍ من الذكاء والخبرة. لكن تقول كودي لأن تكون شخصًا موثوقًا به هو العامل الأكثر أهمية في تقييم الآخرين لك. فهم يرغبون في أن يعرفوا ما إذا كان بإمكانهم الوثوق بك. حتى وإن كنت الشخص الأذكى في المكان، فما لم يثق الناس بك فإنك لن تحظى بالاحترام تجاه أيًا كان ما تقوله. كيفية بناء هذه المهارة عليك أن تمنح الثقة في مقابل الحصول عليها. وأظهر لفريقك أنك تثق بهم من خلال منحهم الحرية والاستقلالية. تحدث عن نفسك ومشاعرك، وشارك الآخرين قصصك الشخصية حتى يتمكنوا من معرفة حقيقتك. فالكشف عن هذا الجانب الشخصي لديك سيساعد الناس على رؤيتك شخصًا جديرًا بالثقة. امضِ مزيدًا من الوقت برفقة فريقك، مثل تناول الغداء معهم، أو حضور المناسبات المهنية. فبقضائك وقتًا أطول معهم ستُتاح لك فرصة التعرف عليهم وبناء أواصر الثقة فيما بينكم. 3. التعاطف مع الآخرين أرى أن التعاطف أهم مهارة ينبغي لك بناؤها، سواء أكنت قائدًا أم لا. إن بنيت العملية القيادية على المزيد من التعاطف فإن ذلك سيعزز عملية إدماج الموظفين في العمل. ففي نهاية الأمر تعتمد عملية إدماج الموظفين على مدى معاملتك لفريقك باحترام. ومن أجل أن تعامل أعضاء فريقك باحترام عليك أن تفهمهم أولًا. سيعينك بناء سمة التعاطف على فهم فريقك. كشفت دراسة أجراها مركز القيادة الإبداعية أن التعاطف يرتبط ارتباطًا إيجابيًا بالأداء الوظيفي. وخلصت الدراسة إلى أن القادة الذين يظهرون تعاطفًا أكبر تجاه فريقهم يعدّون قادة أفضل. كيفية بناء هذه المهارة أصغِ أكثر مما تتكلم. ثمة مقولة شهيرة مؤداها أنه "ما جُعل لنا أذنان وفاه واحد إلا لنسمع ضعف ما نتكلم". ضع نفسك في مكانهم. وحاول أن تفكر فيما قد يمر به الأشخاص في فريقك. ومارس ذلك حتى تتمكن أخيرًا من بناء هذه المهارة. 4. تفويض المسؤولية والسلطة للآخرين نحن نعلم أنها مهارة يصعب تنميتها بما أن معظمنا يواجه مشكلة في التخلي عن السيطرة لمصلحة الآخرين، لكنها مهارة يتعين عليك اكتسابها إن كنت ترغب في أن تحظى باحترام فريق عملك. لتصبح قائدًا عليك أن تتعلم كيف أن تتخلى عن هوس السيطرة. ومع أنه قد يصعب عليك فعل ذلك، إلا أن التخلّف عن فعله من شأنه أن يورث ضررًا كبيرًا على معنويات فريقك. يحتاج الأشخاص إلى التمتع بالاستقلالية حتى يصبح لديهم حافز في أداء العمل، وليشعروا بأنهم يحرزوا تقدمًا حقيقيًا. والأسوأ من ذلك هو عندما يقول القادة بأنهم سيمنحون موظفيهم الاستقلالية ولكنهم لا يقدمون على فعل هذا، أو عندما يفوّضوا الأمر ومن ثم يقتحموا المشروع في منتصفه أو قرب نهايته، ليفسدوا ما لدى موظفيهم من دافع بسرعة كبيرة. حينما تقول أنك ستفوض فريقك بالمشروع فعليك إذن الالتزام بذلك. وفي هذا الصدد نشير إلى أن من المفاهيم المهمة التي يحتاج القادة إلى أن يكونوا على دراية تامةً بها هي مبدأ التقدم وقوة الإنجازات الصغيرة. كيفية بناء هذه المهارة تعلم كيف تتخلى عن هوس السيطرة على جميع الأمور. وافهم حقيقة أنك قد لا تكون دائمًا على صواب وأن لديك كل الإجابات. ومثلما يقول ستيف جوبز: "ليس من المنطقي أن نوظف أشخاصًا أذكياء ثم نملي عليهم ما يفعلون؛ بل نوظف هؤلاء الأذكياء حتى يخبرونا بما يتعين علينا القيام به". إن كنت تريد أن تحقق نمو موظفيك فدّعهم يتولوا تنفيذ المشاريع من البداية حتى النهاية. 5. إبداء الملاحظات لقد دُون الكثير عن كيفية تزويد الفريق بالملاحظات التقييمية وذلك نظرًا إلى الأهمية القصوى لهذا الفعل الأخير. إلا أنه أيضًا من أصعب المهام عندما يأتي الأمر إلى تنفيذه. تتفاوت الكيفية التي يتفاعل بها الأشخاص مع مختلف الأشياء استنادًا إلى شخصياتهم، وعليه يتعين على القادة مراعاة هذا الأمر، وأن يكونوا أكثر انتباهًا عند إبداء ملاحظاتهم. النقاط الرئيسة التي يجب أن تتذكّرها عند إبداء ملاحظاتك: ركز على الفعل نفسه وليس على الشخص كن دقيقًا وواضحًا قدم ملاحظاتك في الوقت الفعلي لتنفيذ المشروع كيفية بناء هذه المهارة الممارسة توّلد الإتقان. وفي كل مرة تبدي فيها ملاحظاتك ستفعل ذلك بشكل أفضل. كن صريحًا وصادقًا، وابتعد عن أسلوب التقييم الشطيريّ الذي يقوم على تقديم ملاحظات تصحيحية بين طبقتين من الثناء. اعتمد الاجتماعات الفردية كطريقة منظّمة في إبداء الملاحظات. 6. تلقي الملاحظات يمكن القول أن الأمر الأهم من كيفية تقديم الملاحظات هو مدى قدرتك على تلقيها. ومن الأفضل ألا تتخذ موقفًا دفاعيًا وتبدي رد فعل سلبي. وبما أن القادة الأذكياء يدركون أنهم بحاجة دائمة إلى النمو والتقدم، فإن تلقي الملاحظات البناءة يعد أسهل طريقة لمعرفة كيف يمكنك أن تحسن من تصرفاتك من أجل مصلحة فريقك. من الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك هو ما إن كان فريقك يقدم لك الملاحظات؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فعليك إذن معرفة لماذا؟ هل لا يشعرون بالراحة؟ هل أنت تشجعهم على إبداء ملاحظاتهم؟ وهو ما يجب عليك فعله؛ إذ أنه سيعينك على النمو في عملك وأن تصير قائدًا أفضل. كيفية بناء هذه المهارة التمس ملاحظات فريقك بصورة نشطة. وأخبر كل من في الفريق أنك تحب منهم أن يزودوك بملاحظاتهم. اصغِ ولا تتكلم. فردة فعلك الأولى ستتمثل في الدفاع عن نفسك؛ لذلك استمع فقط وحاول أن تفهم. اطرح أسئلةً إضافية للحصول على مزيد من التفاصيل. كأن تقول على سبيل المثال "لأتأكد من الأمر فحسب، عندما فعلت كذا، أنت رأيت أنه.." 7. المهارات التواصلية يحتاج القادة إلى امتلاك مهارات تواصل مذهلة. فكّر في جميع السيناريوهات المختلفة التي تستدعي من القادة التواصل بفعالية: مشاركة الرؤية المستقبلية تحفيز الفريق تبادل الأخبار السيئة بطريقة مهذبة التواصل مع شخص استقال أو أُقيل من وظيفته التواصل مع المستثمرين/ المساهمين تنتج بعضًا من أكبر المشكلات في مكان العمل عن غياب التواصل أو سوء الفهم، وبالتالي فإن تحسين مهارات التواصل لديك أمرًا في غاية الأهمية. كيفية بناء هذه المهارة اعمل على لغة جسدك. من المذهل كم يمكن للغة الجسد أن تؤثر في طريقة تواصلك. تحدث بوضوح وعلى مهل، وابذل قصارى جهدك لتفادي كلمات الحشو من قبيل "أمم" و "مثلًا". انتبه إلى نبرة صوتك واحرص على التحدث بنبرة هادئة ومُطمئِنة. 8. الاتساق توصلت دراسة أجرتها جامعة ولاية ميشيغان إلى أن امتلاك رئيسًا ذو سلوك متقلّب هو أمرٌ مرهق للغاية. شارك في هذه الدراسة مئة عاملٍ من شركات مختلفة، من خلال تعبئة استبيانات على مدى ثلاثة أسابيع حول تصوراتهم بشأن الوضوح في الأداء. واتضح أن الموظفين الذين كان لديهم مدراء متقلبين كانوا أكثر عرضة للقلق، والشعور بالاستياء، والاستنزاف العاطفي في العمل. عليك أن تكون متسقًا مع ما تقوله مع مرور الوقت، وإلا فإن ثقة الآخرين بك واحترامهم لك سيبدآن بالتلاشي. كيفية بناء هذه المهارة حدد توقعات واضحة مع فريقك منذ البداية. تواصل كثيرًا مع فريقك وأبقهم مطلعين على مجريات الأمور. ما المهارات القيادية التي ترى أنها مهمة؟ شاركنا أفكارك في التعليقات! ترجمة -وبتصرف- للمقال The 8 Most Important Leadership Skills You Need لصاحبه Jacob Shriar