لوحة المتصدرين

يواجه الرحالة الرقميون بوصفهم موظّفين عن بعد تحديات خاصة من نوعها في ما يتعلق بالتواصل مع العملاء والمتعاونين. عدم توفر الوقت للمقابلات وجهاً لوجه والمعاناة مع اختلاف المناطق الزمنية كفيل بإفشال العمل إن لم يُدَر بطريقة صحيحة. إليك بعض أفضل الممارسات للتواصل إن كنت تعمل عن بعد. تعامل مع التوقعات ربما تكون هذه هي خدمتك الأولى عن بعد، أو ربما الخامسة. بغض النظر عن ذلك، دعنا نفترض أنك جديد ومستعد لبدء يومك الأول في العمل، تجلس بلهفة إلى حاسوبك في الثامنة صباحًا بانتظار وصول أولى المهام إلى مكتبك. تمضي الساعة التاسعة صباحًا دون أن تسمع كلمة واحدة، ماذا تفعل؟ هل ترسل بريدًا إلكترونيًا؟ هل تتصل بمدير التوظيف؟ يمكن أن تصبح هذه الأنواع من هفوات التواصل شائعة جدًا لدى الرحالة الرقميين إن فشلت في إدارة التوقعات من التفاعل الأول مع صاحب العمل. ينبغي عليك أن تسأل، في المحادثات الأولى، أسئلة ذات صلة عن الدور الموكل إليك، بالإضافة إلى ما يتوقعه منك كل من الفريق والمدير المباشر. ستساعد هذه الأحاديث المبكرة الجانبين على وضع معيار للأنماط الإنتاجية منذ البداية، وستوضح أنك سبّاق بما فيه الكفاية لتتولى منصبًا عن بعد. الآن وبعد أن أصبحت جاهزًا، وسألت جميع النقاط الرئيسية المتعلقة بدورك، وأصبحت مستعدًا للمضي قدمًا. فإن الأمر لن ينتهي هنا. الأمور الأساسية التي ينبغي عليك تذكرها بالنسبة للتوقعات هي أن إدارتها تعني أيضًا أن تقول بأنك تنسحب. فكونك تعمل من مكان بعيد، لا يعني أن بإمكان العميل أن يرسل لك بريدًا إلكترونيًا في 11:00م ويطلب تعديلات في اللحظة الأخيرة. يمكن أن تُهمَل التوقعات أو يُبالغ فيها أو يوفى بها. الأمر عائد لك في تقديم رسائل واضحة حول ماهيتها، والوصول إلى اتفاق مشترك مع عملائك وزملائك. يمكن تلخيص هذه التوقعات في نطاق العمل والعقد الأساسي للاتفاق عليه وتصديقه قبل بدء العمل. محادثة الفيديو هي رفيقتك توجد العديد من خدمات الفيديو في متناول يدك هذه الأيام، وأغلبها مجاني، سواء كانت غوغل Google أو سلاك Slack أو سكايب Skype أو غيرها، هذه الخدمات تمكنك من التواصل بكفاءة أكثر وبدفء أكثر قليلاً من البريد الإلكتروني أو برامج الدردشة. إن لم تتمكن من التعبير عن مهمة، أو تحديث أو فكرة في بضعة جمل، فسيكون من المجدي بحث إمكانية الانتقال إلى الفيديو. فتبادل الرسائل في محاولة للتوصل إلى حل يؤدي إلى إضاعة وقت كلا الطرفين ويمكن أن يترك الطرف الآخر محبطًا. اختبر واستخدم محادثة الفيديو قدر الإمكان، وتأكد من أن اتصالك بالإنترنت آمن وموثوق؛ وبالتالي تضمن عدم إضاعة الكثير من الوقت عند الحاجة لاستخدام الفيديو في اللهو بالميكروفون. أبق سماعات الرأس في متناول يدك، إن كنت في بيئة عمل مشتركة، قد يبدو الضجيج الخارجي والإلهاء أمرًا غير مهني تبعًا للشخص الذي تتحدث إليه. تعلم حيل سْلاك Slack واستخدام أدوات التعاون المباشر الأخرى إن ولادة سلاك بشّر بعهد جديد من اتصالات الفريق. يوجد في حسابي الحالي في سلاك مئات القنوات المتاحة، وأستخدم الأداة بطرق متنوعة. سلاك رائع للأسئلة ذات الإجابة المحدّدة ، وللبقاء على اطلاع بآخر مستجدات الفرق الأخرى. كما أنه أداة رائعة لبناء الثقافة: فقد أجريت محادثات عن السفر مع زملاء عمل في البرازيل، وتحدثت عن العروض التي أشاهدها مع الزملاء في الساحل الشرقي للولايات المتحدة وألفت خططًا للألعاب مع منافسيّ، كل ذلك عبر سلاك. سلاك مجاني للفرق الصغيرة. بجميع الأحوال، إن كنت تعمل مع شركة أكبر فستدفع (أو على الأرجح صاحب عملك) مبلغًا مقابل استخدامه مع عدة مستخدمين. كتب موقع زابيير Zapier عن بعض أفضل التطبيقات البرمجية الموجودة حاليًا، لإدارة المشاريع، مع أداة مقارنة في متناول يدك حتى يمكنك التأكد من إيجاد أفضل ما يناسب فريقك. حافظ على المهنية تعيش في بالي؟ تعمل من دينفر لصالح فريق في بوستن؟ بغض النظر عن المكان الذي أنت فيه، تأكد من جاهزيتك لتنجح في دورك. وهذا يعني امتلاك ملابس ملائمة إن كنت ستضطر لإجراء محادثة فيديو مع أحدهم، واتصالاً موثوقًا بالإنترنت، وأن تكون التقنيات الخاصة بك محدّثة وتعمل مع النسخ الاحتياطية التي ينبغي أن تحتاجها. إن منفعة السفر تأتي في رأس القائمة لكثير من الرحالة الرقميين، لكن لا تدع ذلك يُفتر حماسك ويعطيك شعورًا كاذبًا بأنك في عطلة. يعني ذلك اتصالات واضحة (تذكر وضع التوقعات) أثناء سفرك، وحل مشاكل اختلاف المناطق الزمنية (استخدم تقويمًا متوافقًا مع مناطق زمنية مختلفة) واحترم غيرك من الرحالة. لن يترك هذا أثرًا عليك فقط ، وإنما يمكن أن يترك أثرًا على شركتك أيضًا. توجد أماكن عمل مشتركة – لقد أصبت – للعمل فيها. إن لقاء أشخاص جدد هو منفعة رئيسية لنمط حياة الرحالة، لكن ذلك لا يعني أنّ زميلك في المكتب يرغب أن يسمع عن كل البلدان التي سافرت إليها (أو التي تخطط للسفر إليها) في الوقت الذي يقترب فيه بسرعة من تسليم جزء هام وحاسم من المشروع الذي يعمل عليه. اترك الأحاديث الصغيرة لاستراحات القهوة والوجبات، وهناك حل أفضل، خذ شريكك في العمل واستفد من بعض اللقاءات المحلية. الجانب الآخر من الطيف والمتعلق بالتفاعل البشري هو الوحدة التي قد ترافق نمط حياة الرحالة. إن لم يكن لديك فريق تتواصل معه يوميًا، فوجودك وحيدًا في مدينة جديدة يمكن أن يصبح محبطًا. اخرج من منطقة الراحة الخاصة بك واستكشف المدينة، اجلس في المطعم واسأل السكان المحليين عن أماكنهم المفضلة. اذهب إلى أماكن اللقاء واشترك في منتديات لرحالة آخرين في منطقتك. هذه فرصة رائعة للتعرف على أصدقاء جدد بالإضافة إلى جهات اتصال مستقبلية محتملة للعمل. العمل من منطقة زمنية مختلفة سيوفر وضع التوقعات في بداية الشراكة عليك الكثير من وجع الرأس عندما يتعلق الأمر بحل مشاكل المناطق الزمنية المختلفة مع عميلك. إن كنت تسبق عميلك بـ12 ساعة، ومن المتوقع أن تقوم بعدة محادثات عبر الفيديو في اليوم الواحد، فقد تجد إنجاح هذا النوع من العلاقات صعبًا. مع ذلك، يجد الرحالة الرقميون في كثير من الحالات طرقًا لفعل ذلك، ويكون أرباب عملهم مرنين عندما يتعلق الأمر باختلاف المناطق الزمنية. لحسن الحظ، هناك العديد من الأدوات المتاحة لتسهيل هذا الأمر، وأولها تقويم غوغل. تشمل الأدوات البسيطة الأخرى وورلد تايم بادي World Time Buddy وكالندي Calendy، اللذين يقومان بالمزامنة مع تقويم غوغل ليسمحا لك بتجهيز ومشاركة ساعاتك “المتاحة” مع العملاء والمتعاونين. فبمجرد أن تحجز نافذة زمنية، تُحجب في جدول أعمالك، ولا يمكن أن تُحجَز مرة ثانية. إن نجاحك في الترحال الرقمي يتوقف على قدرتك على إنشاء ورعاية العلاقات مع عملائك وزملائك في العمل بالرغم من المسافة. إن التركيز على الاتصالات الواضحة والشفافة، واستخدام التقنية لمصلحتك في الوقت والزمان المناسبيْن سيساعدك على اكتساب المزيد من الأعمال بغض النظر عن المكان الذي قد تقودك إليه مغامرتك التالية. ترجمة - بتصرّف - للمقال 5 Essential Communications Strategies for Digital Nomads لصاحبه Rena Obrien. حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ Freepik

تؤثر طريقة تعاملك مع العميل – والعمل بحد ذاته –على نجاح العلاقة بالتأكيد. التسليم في الموعد النهائي، وأداء العمل بجودة عالية، والالتزام بالنطاق المحدد، والتواصل الواضح والمستمرّ؛ كل ما سبق هي المبادئ الأساسية للعمل كمستقل. ما لم يُتطرَّق له كثيرًا هو كيف توجه علاقات عملائك الجدد نحو النجاح حتى تجري كل تلك الأمور بسهولة؛ وربما بطريقة طبيعية. إليك تسع طرق لتدفع بنفسك نحو النجاح عندما تتعامل مع عميل جديد. 1. حدد ميزانيتك النهائية الخطوة الأولى بعد حصولك على عميل أو مشروع جديد هي أن تحدد ميزانيتك، المبلغ الذي سيُدفَع لك، ومتى وكيف سيتم ذلك. اجعل العميل يوافق على ما سيدفعه لك خطيا – في العقد الخاص بك، أو بواسطة البريد الإلكتروني، أو على منصة مستقل. حدد بوضوح الساعات التي من المتوقع أن تعمل فيها ( إن كنت تعمل بمعدل ساعي) أو ما هو المعدل الثابت للمشروع حتى تُنهي العمل بالكامل. في أغلب الاحيان ستُذكَر ميزانيتك النهائية التي اتُّفِق عليها في نطاق العمل. 2. حدد نطاق عملك كتابيا خلال مرحلة التفاوض مع العميل الجديد، يجب أن تكون قد حددت أهدافه ووافقت على كيفية مساعدتك له في تحقيق هذه الأهداف. قبل أن تباشر رسميا بالعمل، أعد تكرار ما اتُّفِق عليه من ناحية الإنجازات والتوقعات من كلا الطرفين كتابيا. على نحو مشابه لميزانيتك النهائية، بإمكانك المشاركة والموافقة على نطاق عملك في أي مكان تستطيع إعادة النظر فيه في حال حدوث مشكلة أو خلاف. يجب أن يتضمن نطاق عملك، في الحد الأدنى، ما يلي: الإنجازات المتوقعة منك: ما هو العائد على العميل. تاريخ استحقاق إنجازاتك: أسبوعيا، شهريا، ربعيا – مع ذكر التواريخ بدقة. أهدافك الكمية (المقاييس) والنوعية كمستقل: النتائج التي من المتوقع أن تقدمها. كيف سيتم قياس نتائجك: مقاييسك الأساسية: الاشتراكات، المتابعات، زيارات الموقع .. إلخ. كيف ستُبلَّغ عن نتائجك، ومن هو المسؤول عن مراقبة النتائج ومتى. أية اجتماعات من المتوقع أن يحضرها احد الطرفين أو كليهما: على سبيل المثال، متابعات أسبوعية. المبلغ الذي سيُدفَع لك، متى وكيف. النقاط الهامة التي يتم تحقيقها. إن نطاق العمل هو الطريقة الأكثر كفاءة وفعالية لإدارة التوقعات. يمكنك أنت وعميلك أن تعيدا النظر في توقعاتكما عندما يظهر أي سؤال حول الإنجازات. تعمل التوقعات كاختبار للنزاهة للتأكد من أن الجميع متفقون، كما يمكنها أن تكون أداة رائعة للتأثير عندما يتم التفاوض على نطاق أكبر أو معدل أعلى. 3. اتفق على معايير التواصل وآليته ستتداخل طريقتك في التواصل قليلا مع نطاق عملك، لكنها تتعدى ذلك. يجب أن توضح طريقتك كيف ستتواصل مع عملائك، وماهي الطرق التي ستستخدمها (على سبيل المثال Slack أو Trello أو Asana). يجب أن تغطي أيضا ما سيتم إنجازه عند كل اجتماع مع الفريق، ومتى سيتم الاجتماع، واية توقعات أخرى للتواصل. ستتعرض طريقتك لبعض التجارب والأخطاء وستتغير مع مرور الوقت. حاول أن لا تكون مقاوما جدا للتغيير بغية التوصل الى ما يناسب الطرفين بطريقة أفضل. على سبيل المثال، أنهت CloudPeeps تحديثا يتعلق بالكيفية التي نجتمع فيها مع عملائنا ونضع مسارات عمل جديدة للبقاء على تفاهم بين الاجتماعات. كان هذا هو الحل الأفضل لنا من ناحية الإنتاجية وإزالة العقبات. لكن الأمر تطلب بضع مقاربات لمعرفة الأنسب لنا، خاصة وأننا منتشرون في مناطق زمنية مختلفة. 4. اجمع كل كلمات المرور وأمِّن الملفات كجزء من آلية تواصلك مع العملاء الجدد، اجمع كل كلمات المرور المرتبطة وتسجيلات الدخول في اللحظة التي تبدأ فيها عملك. نقترح أن تستخدم منصة آمنة كـ 1Password لتضمن ألا تُختَرَق المعلومات الحساسة لعميلك. يمكنك أن تنشئ في 1Password مجلدا خاصا بكل عميل بحيث يكون كل شيء منظما ويسهل الوصول اليه من مكان واحد. (نصيحة من الخبراء: تذكر أن كل البرمجيات التي تدفع لاستخدامها في عملك كمستقل تخضع لضرائب قابلة للخصم!). 5. حدّد أهدافًا مرحلية يخلُق تقسيم المشروع على مراحل فرصة لإعادة التفاوض. حدّد واحدا أو أكثر من أهدافك في اتفاقية العمل لتكون فرصة لإعادة النظر فيما أُنجِز، وكيف أُنجِز. يمكنك، عوضا عن ذلك، تقسيم المشروع على مراحل ومراجعتها دوريًّا. نعيد - في CloudPeeps - كل ثلاثة أشهر النظر في المحتوى وإستراتيجيات المجتمع الخاصة بنا لتحديد ما الذي نجح وما الذي لم ينجح وما هي التغييرات الواجب إجراؤها. هذا هو الوقت المناسب للاحتفال بالانتصارات وإعادة ترتيب الأولويات. تتضمن الأمثلة عن الأهداف المرحلية: مراجعة المحتوى، الوصول لـ 10.000 متابع على تويتر، عقد مراجعة التقارير، 1.000 اشتراك ..إلخ. 6. جهّز عمليتك الداخلية كلما حضّرت نفسك لعمل ناجح مع العميل، كلما كان ذلك أفضل. وهذا يعني التنظيم. تأكد من تحديث مفكرتك بمواعيد اتصالات عملائك واجتماعاتهم، أنشئ ألواح Trello أو مشاريع Asana التي ستستخدمها، حمّل أية أدوات أخرى قد تستخدمها في العمل، أنشئ ملفات آمنة في حسابك على Dropbox لتحفظ كل أعمالك .. إلخ. أنشئ قائمة يومية أو أسبوعية بكل ما يتوجب عمله لهذا العميل أو المشروع. بتلك الطريقة، يمكنك الاستيقاظ كل يوم وأنت تعرف تماما ما الواجب إنجازه. إن فعلت ذلك مع كل عملائك، ستكون قادرا على تحسين عملك كمستقل أسرع مما يمكن تخيله! 7. افسح مجالا لردود الفعل التواصل الواضح والمستمر بين المستقل والعميل هو حجز الزاوية في أية علاقة ناجحة. والجزء الأهم بناء تواصل مستمر هو إيجاد طُرُق لتلقي ردود اﻷفعال باستمرار. عندما تضع جدول أعمال للاجتماعات الأسبوعية، خصص وقتا لعميلك ليشارك بردود فعله البناءة حول العمل الذي قمت به. الاعتراف بردود الفعل – السلبية أو الإيجابية – عن طريق إعادتها مرة أخرى والتفكير العميق بما يمكنك القيام به على نحو مختلف، أو الاستمرار بما تقوم به، هو الطريقة الوحيدة لتبقي عملاءك سعداء وراغبين في مواصلة العلاقة. 8. ضع الحدود مقدما أخبر العميل مسبقا، عند تحديد نطاق العمل وآليات التواصل، بأي عطل أو إجازات تخطّط لها. تتّضح بهذه الطريقة التوقعات، ويمكنك أنت وعميلك التخطيط وفقا لها. إن كنت، على سبيل المثال، مديرا لشبكة اجتماعية وستأخذ عطلة، جدوِل المنشورات قبل أن تغادر، وتأكد من قيام شخص من الفريق بالرد على أي شيء عاجل – وبذلك يتوفر لديهم كل ما يحتاجونه للقيام بذلك. الأهم من ذلك كله، أظهر الأوقات التي تكون متاحا فيها للإجابة على البريد الإلكتروني، الرسائل الفورية أو المكالمات. أيا كان ما تفعله، قاوم الرد على البريد الإلكتروني للعميل في الحادية عشرة مساءً ما لم يكن شيئا عاجلا للغاية. ضع الحدود والتوقعات مبكرا حتى لا يساء استخدامها لاحقا. سيحترم العميل حقيقة كونك تعمل مع عملاء آخرين ولديك حياتك الخاصة. حقق الاستفادة القصوى من ادوات مثل Boomerang التي تتيح لك جدولة رسائل البريد الإلكتروني لإرسالها في وقت لاحق. 9. أنشئ قائمة لتهيئة العميل اجمع الخطوات المذكورة سابقا في قائمة ليتاح لك استخدامها مع كل عميل. Trello اداة رائعة لعمل ذلك. فوجود عملية مكررة سيجعل مسألة تهيئة العميل أسرع وأسهل بكثير ولن يغيب عنك شيء منها. يمكنك أيضا مشاركة هذه القائمة مع عملائك حتى يعرفوا ما الذي يتوقعونه خلال العملية ويحضّروا كل ما يحتاجونه مقدما. إضافة لذلك، فكر بمدى اعجابهم بمهاراتك التنظيمية! ترجمة - بتصرّف - للمقال 10 ways to set your new client relationships up for success. حقوقالصورة البارزة محفوظة لـ Vecteezy