لوحة المتصدرين

لا شك أن أحد أفضل فضائل العمل الحر هي المرونة التي يمنحها إياها، فليس هناك مدير أو شركة يخبرانك أين أو كيف يجب أن تعمل، وقد تكون حينها في رحلة على دراجة لمدة ثلاثين يومًا مثلًا أو تسافر إلى الخارج كي تتعلم لغة جديدة دون أن تقطع عملك أو تأخذ إجازة! لكن الأمر ليس ورديًا أيضًا، فهو عمل بأجر في النهاية، ويضيف العمل بدون مدير عليك عبء إدارة العمل بجانب إنجازه، أقصد أنك ستصير مسؤولًا عن التخطيط وتحديد المهام وتنفيذها بجودة عالية، مما يجعل إنتاجك الإبداعي يعاني بسهولة تحت وطأة تلك الضغوط إن لم تكن معتادًا على إدارة عملك الخاص من قبل. لكن على أي حال، لا أريدك أن تقلق، فسأسرد لك في هذا المقال طرقًا تحقق بها توازنًا سليمًا عبر نصائح قيمة لتدير وقتك بها وتنتج أعمالك الرائعة كما تشاء. 1. ضع حدودًا بين التنفيذ والإدارة إن مفتاح إدارتك لوقتك يكمن في فهم معنى الإدارة بالأساس، فهناك تعريفات لها بعدد الشركات الموجودة في الأسواق، غير أني أفضل النظر إليها من منظور الفرق بين "التنفيذ" و"الإدارة". إليك ما أعنيه: التنفيذ. وهو ما يفكر فيه أغلب المستقلين حين يسمعون كلمة "عمل"، وقد يعني الكتابة، التصميم، البرمجة، أو أي شيء آخر، وهو ما يدفع لك العملاء عادة لتقوم به. الإدارة. وهي تمثل الأعمال التي تتم من وراء الكواليس والتي تضمن استمرار عملك، وتشمل إنشاء قوائم مهامك، جدولة اجتماعاتك مع العملاء، وإرسال الفواتير. وتلك أمور لا يدفع لك عملاؤك لتقوم بها، إلا إذا كنت تعمل كمساعد افتراضي أو مديرًا عن بعد. واعلم أن عليك القيام بكلا الأمرين حين تدير عملك الخاص كي تحقق نجاحًا فيه، لكن لا تنسى وضع حدود فاصلة وواضحة بين المهام التنفيذية والإدارية، فقد تتأثر جودة عملك سلبًا إن لم تفعل. وإن وجدت صعوبة في تحديد ما إذا كانت مهمة ما تنتمي إلى المهام الإدارية أو إلى التنفيذية، فاسأل نفسك: هل يدفع لي العميل لقاء قيامي بتلك المهمة أم لا؟ إذا كانت الإجابة "نعم"، فهي مهمة تنفيذية، أما إن كانت أي شيء آخر فمكانها مع المهام الإدارية، إلا إن كان العميل يدفع لك لتقوم بها، كما بينت لك قبل قليل. 2. أنجز مهامك الإدارية بالجملة (عدة مهام في كل مرة). من المهم أن تحرص ألا تتداخل مهامك الإدارية والتنفيذية بعد أن تنتهي من تصنيف كل مهمة إلى أي من هذين الصنفين. وقد وجدت أن أفضل طريقة لفعل ذلك هي جدولة كل المهام الإدارية لتكون في أوقات تكون فيها طاقتك الإنتاجية منخفضة، ويمكن جعل تلك العملية يومية أو أسبوعية. فعلى المستوى اليومي، يمكنك تخصيص أوقات ما بعد الظهر لأمور مثل الاجتماعات والرد على رسائل العملاء، أما أوقات الصباح -حين تكون طاقتي في أوج مستوياتها-، فإني أخصصها للأعمال الإبداعية مثل الكتابة والتحرير. أما على المستوى الأسبوعي، فإني أخصص نفس الوقت (ما بعد الظهر) في أيام الأحد لمهمات مثل إرسال الفواتير وإنشاء جدولي الأسبوعي. وهكذا لا تقف تلك المهام في طريق عملي الإبداعي على مدار الأسبوع. وما ذكرته الآن ليس قاعدة يجب اتباعها حرفيًا، فالأمر يرجع إلى ظروفك الخاصة، فيمكنك جدولة تلك المهام في أي وقت يناسبك، المهم أن تنفذها على أجزاء وأوقات منفصلة عن مهامك التنفيذية. 3. جدول اجتماعًا دوريًا مع نفسك قد ذكرت بالفعل أني أقتطع وقتًا في أيام الأحد لإنهاء مهام إدارية بعينها، وإضافة إلى ذلك، فإني أستغل ذلك الوقت أيضًا كي أعقد اجتماعًا دوريًا مع نفسي. ولتوضيح الصورة، فإن الأمر مشابه لاجتماعك الأسبوعي مع مديرك لو كنت تعمل في وظيفة عادية من التاسعة صباحًا إلى الخامسة مساءًا، والذي تناقشان فيه إنجازك للأسبوع المنصرم. وإني أعقد ذلك الاجتماع كي أسأل نفسي هذه الأسئلة: ما هي أبرز ثلاثة إنجازات حققتها في هذا الأسبوع وساهمَت في إحداث فرق في عملي؟ ما هي أبرز ثلاثة أشياء كان يمكن أن أفعلها بشكل أفضل هذا الأسبوع؟ ما هو الشيء الذي أريد تحقيقه في مثل هذا الوقت من الأسبوع القادم؟ وهكذا يصبح التخطيط للأسبوع التالي سهلًا بإجابتي عن تلك الأسئلة. ولتعلم أن عليك أخذ تلك الاجتماعات بجدية تامة كي تضمن نجاحها، فلتضعها على رزنامتك، ولتعطها نفس الاهتمام الذي كنت لتعطيه لاجتماع حقيقي مع مديرك لو كنت تعمل في وظيفة عادية. 4. توكيل غيرك بالمهام الإدارية إن أمكن رغم أن تخصيص أوقات لتنفيذ مهام إدارية بالجملة قد يوفر لك وقتًا للمهام التنفيذية، إلا أن هناك بعض المهام التي يمكن توكيل غيرك للقيام بها نيابة عنك، وستتحكم ميزانيتك ومستوى راحتك في اختيار تلك المهام التي ستوكلها، لكن بشكل عام، أنصحك بتوكيل المهام التي تحقق أيًا من هذين الشرطين: مهمة لا يدفع لك عملاؤك للقيام بها. مهمة ليس من الضروري أن تنفذها بنفسك. وبالنسبة إلي، فمن البديهي وفقًا لهذين الشرطين أن أوكل إلى غيري مهمةً مثل تقدير الضرائب التي علي دفعها، فرغم أني أستطيع القيام بهذا بنفسي، إلا أني أفضِّل قضاء ذلك الوقت في كتابة مقالات لعملائي أو تطوير مهاراتي في التدوين. ووفقًا لهذين الشرطين أيضًا، فإني لا أستطيع توكيل مهام مثل إنشاء جدولي الأسبوعي إلى غيري، رغم علمي أن عملائي لا يدفعون لي لإنشائه وتنظيمه، إلا أن القيام بذلك بنفسي مهم لضمان جودة عملي على مدار الأسبوع، فما حك جلدك مثل ظفرك. وقد يكون توكيل عملك إلى غيرك في شكل توظيف مساعد شخصي عن بعد، أو استخدام تطبيق يؤتمت الأعمال الإدارية التي تستهلك الوقت، أو غير ذلك من المهام والأنشطة، وأنصحك بالمصادر التالية في حال فكرت في توكيل إحدى مهامك أو بعضها: خمسات: لأي مهام تحتاج القيام بها لمرة واحدة، سواء كانت تصميمًا للويب أو تفريغًا صوتيًا. مستقل: لأي نوع من العمليات طويلة المدى، مثل توظيف مساعد عن بعد، فهذا المكان الأمثل للقيام بذلك. إن استخدام تلك الخدمات بشكل سليم يوفر لك مساحة للقيام بالأعمال التي يدفع لك عملاؤك للقيام بها، والتي تستمتع أنت شخصيًا بالقيام بها. 5. تقييم أسلوب إدارتك الذاتية أخيرًا، لدينا الإدارة الذاتية، وأذكره هنا لأننا برغم تركنا للوظائف التقليدية هربًا من مدير لحوح أو يطلب الكثير، إلا أن الأمر ينتهي بنا أن نكون نحن ذلك المدير!، ومن المهم أن تقيِّم نفسك بشكل دوري لكي تحافظ على نفسك من التحول إلى مدير بشع لذاتك. إنني أقوم بعملية المراجعة تلك بشكل ربع سنوي، جنبًا إلى جنب مع مراجعة أكبر لعملي. وعملية المراجعة تلك بسيطة نوعًا ما وتتكون من سؤال واحد: تخيل أنك شخص آخر، وانظر لنفسك كمدير لهذا الشخص، ثم سل نفسك "هل أرغب بالعمل مع ذاك المدير؟" إذا كانت الإجابة "لا"، فلا بد أنك كنت تطلب الكثير من نفسك، وتحتاج أن تضع أهدافًا قابلة للإدارة والتنفيذ في اجتماعاتك الأسبوعية. خاتمة من الصعب أن تحقق توازنًا بين العمل والإدارة حين تعمل كمستقل، وسرعان ما ستجد نفسك تحن لوظيفتك التقليدية القديمة التي تركتها إن لم تنجح في ضبط أمورك جيدًا، لهذا فإن اتباعك لتلك النقاط التالية سيجعل الأمر سهلًا عليك لتكون أفضل مدير لنفسك كنت تحلم به: ضع حدودًا واضحة بين التنفيذ والإدارة. أنجز المهام الإدارية بالجملة (عدة مهام معًا في كل مرة). جدول اجتماعًا دوريًا مع نفسك. وكِّل المهام الإدارية إلى غيرك إن أمكن. قيّم أسلوب إدارتك لذاتك بشكل دوري. هل لديك نصائح أخرى تنجح معك في إدارتك لذاتك ولعملك الحر؟ لم لا تشاركنا بها هنا؟ ترجمة –بتصرف- للمقال How to Be Your Own Boss (5 Invaluable Tips) لصاحبه Ransom Patterson حقوق الصّورة البارزة محفوظة لـ freepik

تعزيز علاقات جيدة مع العملاء يعتبر جانبًا ضروريًا لكونك مستقلًا. إنه طريق ذو اتجاهين – تحتاج امتلاك عمل منتظم وبجودة عالية، والعملاء يحتاجون شريكا بإمكانهم الاعتماد عليه. وهنالك أيضا، بالطبع، حقيقة أن العميل غير الراضي عن عملك قد يتجه إلى مواقع التواصل الاجتماعي ويخبر الجميع عن رأيه السلبي عنك. وقد لا تعلم بحصول ذلك حتى يتدهور عملك فجأة وبطريقة غامضة. بأخذ ذلك في الاعتبار، من الضروري أن تجعل عملاءك يحسون بمدى أهميتهم لديك. لكن كيف تفعل ذلك؟ فلنلق نظرة على ست خطوات ستجعلك متأكدا أنه في نهاية التعاقد، سيكون عميلك راضِ جدًا وسيعود مجددا لطلب المزيد. 1. كن منصتا جيدا ما يحتاجه العملاء هو شخص يفهم مشاريعهم، ويستمع لاهتماماتهم. الإنصات أيضا يعني البحث وطرح أسئلة محددة – البحث عن مشاريع عميلك وعن منافسيه، واكتشاف أنواع المشاكل التي قد تحدث في ميادينهم. متسلحا بهذه المعرفة، استمع جيدا لما يقوله عميلك – ثم اسأل أسئلة طبقا لذلك، وللمعرفة التي ربحتها من البحث الأخير. تأكد من انتباهك التام والمحترم لإجاباته، قم بتدوين بعض الملاحظات أيضا. اسأل أسئلة أكثر للتوضيح – لا تخجل من فعل ذلك، ادّعاؤك فهم ما يقول وأنت لا تفهمه بشكل جيّد أسوأ من ذلك بكثير. العملاء يقدرون سعيك لجعل الأمور تسير بشكل صحيح. لا تنس التحقق من كل التفاصيل الصغيرة. هل تتذكر عقد Van Halen الذي نص على أن كل قطع M&M’s البنية يجب أن تُزال من الطبق في أي مكان عزفوا فيه؟ الفرقة فعلت ذلك لتتأكد من أن المسؤولين عن الحفلات قد قرؤوا كل سطر من شروطهم الطويلة. إذا لم يتمكنوا من الانتباه لتفصيل صغير كهذا، فكيف سيراعون شروط الإضاءة والصوت؟ 2. تفاعل مع العميل كونك مستقلا يعطيك مجالا مفتوحا على أعمال أكثر لذا فأنت عادة ما تتعامل مع العملاء بشكل منفصل. مستوى تفاعلك الشخصي عادة ما يكون جيدا، ولكن هنالك طرق لتعزيز ذلك. تأكد من علمك باسم عميلك، الهدف الرئيسي لتواصلكما، وأي أسماء مفتاحية في المنظمة التي يتعامل معها، أو التي قد تضطر للتعامل معها. إذا أعطاك عميل معلومات مهمة، احرص على تذكرها – الاحتفاظ بملف ملاحظات لكل عميل فكرة جيدة. مثلا، اسأل كيف مضت صفقة السبت الماضي مثبتا بأنّك لا تستمع لما يقوله بشكل جيد فحسب، بل بأن مشاريعه مهمة بالنسبة لك. 3. قدم المزيد ببساطة، قدم خدمة ممتازة. إذا أرسل أحدهم رسالة لك، قم بالرد في أقرب فرصة سنحت لك – على الأقل في غضون يوم (إذا وصلت الرّسالة في الليل فمن المقبول تأجيلها لصباح اليوم الموالي). لا تترك بريدا إلكترونيا بدون رد، وتحقّق من البريد المُزعج (سبام) حتى لا يفوتك شيء – أضف عناوين زبائنك قائمة الاتّصال في بريدك حتى تتفادى توجه بريد هؤلاء إلى مُجلد البريد المُزعج. تفقد ما إذا حدّد عميلك أجلا، فإذا فعل، حاول إتمام عملك باكرا تحسبا لأي مشاكل قد تحتاج لحلها. إذا كان بإمكانك تقديم المزيد بتكلفة قليلة أو بدون تكلفة، اسأل عميلك إذا كان سيهمه الأمر – سينبهر بذلك! يمكنك دائما أن تحتسب إمكانية إهداء العميل شيئا إضافيا لما تقوم بتسعير المشاريع. يجب أن تبحث دائما عن طرق لتظهر لزبائنك مدى أهميتهم بالنسبة لك. 4. ابنِ الثقة أساس خلق الثقة هو أنك إذا وعدت، تفي بوعدك. حدّد أهدافا واقعية، حتى لا تتأخّر عن تسليم ما يُطلب منك في الوقت المُحدّد. إلى جانب مخاطر الإخلال بشروط التعاقد في حال التأخّر فقد تقلل أيضًا من إيمان العميل بإمكانياتك. حتى يكون كل شيء على ما يرام، خذ وقتك في التأكد من فهمك لما يريده عميلك. إن كنت تعمل على مشروع كبير فتواصل معه بشكل متواصل حتى تتأكد من سيرك في الطريق الصحيح. ألقِ بالًا لكمية التغذية الراجعة التي يرغب فيها، تحقّق دائمًا من موافقتهم قبل تنفيذ الأجزاء الأكثر حساسية في المشروع. كن شفافا مع العميل. إذا كنت تظن أنه هنالك أي مشاكل قد تواجهك، ناقشها في البداية إذا أمكن. تأكد من إعلام زبائنك وفهمه الجيّد لأيّة عواقب قد تواجهك لاحقًا. إذا سُئِلت عن رأيك، لا تزيف أو تكذب. كن لبقا، كن إيجابيا إذا أمكن، لكن كن صادقا مع نفسك. وحتى إذا كنت لا تتوافق مع شيء ما، كن شديد الاحترام لوجهة نظر عميلك. 5. التعامل مع المشاكل إذا كان عميلك غير راض بأي شكل من الأشكال، أول شيء تفكر في فعله هو الاعتذار وتأكد من عدم الوقوع في نفس الخطأ مجددا. أي اعتذار يصدر منك يجب أن يكون صادقًا، مما يعني التفكير جيدا فيما ستقول، ذلك أفضل من إرسال بريد غير لائق. إعلام عميلك بأنك تواجه مشاكل هو شيء مهم، سواءً كان ذلك عبر المُحادثة أو بالمراسلة. إعداد وتضمين الخطوات اللازمة لحل المشكل في الرد سيخبره بفهمك للمُشكل بشكل جيّد. للتعامل مع المشاكل بطريقة صحيحة تأكد من فهمك جيدا للمشكل من وجهة نظر عميلك. إذا كانت شكواه غامضة، حاول أن تحصل على تعليقات أوضح. مهما فعلت، لا تتهرب من أخطائك! 6. احصل على التغذية الرّاجعة إحدى الطرق الرائعة لتظهر أنك حقا تهتم بشأن عميلك هي أن تطلب منه تغذية راجعة. هذا أمر جيد بالنسبة لك، لأن ذلك من شأنه أن يُظهر النقاط التي أبليت فيها حسنا، والنقاط التي يمكنك تحسينها. وهذا جيد أيضا لزبائنك لأنه يعطيهم الفرصة لاطلاعك بما يفكرون. أضف إلى ذلك، أنه وبحكم أنّك طلبت آراءهم (التغذية الراجعة) فذلك يُثبت بأنّك مُهتم بهم بشكل كبير. يمكنك الحصول على التغذية الراجعة بطرق مختلفة – عبر استطلاع آراء، وسائل التواصل الاجتماعي، البريد الإلكتروني وغيرها. عندما تحصل على التغذية الراجعة، من المهم أخذها بعين الاعتبار – إنه أمر جيد سؤال العملاء عن آرائهم، لكن إذا لم تفعل أي شيء حيال تلك المعلومات المقدمة من طرفهم، فسوف يرون (بحق) أن اهتمامك هو مجرد تصنع. خاتمة كل ما ذكر سابقا يمكن أن يختصر في عبارة واحدة :خدمة العملاء : هذا ما يتمحور عليه كل شيء. الكل يتحدث عن الخدمة الجيدة، لكن القليل بإمكانهم تقديمها. اعترف، لو أتى شخص مشهور سائلا خدمتك يوم غد، هل ستعامله بطرقة مختلفة عن تعاملك مع العملاء الآخرين؟ في الواقع، يجب أن يحظوا كلهم بذلك التعامل المميز . وحتى تتأكد من توفير ذلك، ستحتاج إلى: الإنصات جيدا للعميل. التفاعل – تذكر جيدا تفاصيل مشروع عميلك. قدم خدمة ممتازة. ابنِ الثقة بكونك واضحا ووفيا بوعودك. تعامل بفعالية مع المشاكل. اطلب عن التغذية الرّاجعة واعمل بها. ترجمة -وبتصرّف- للمقال 6 Ways to Make Clients Feel Special (And Boost Retention) حقوق الصورة البارزة محفوظة لـ freepik