لوحة المتصدرين

إذا كنت من مستخدمي برنامج مايكروسوفت وورد الدائمين -ومن منّا لا يستخدمه- فلا بُدّ لك من التعرّف على واحدة من أهم الخصائص التي تساعدك على إنشاء مستندات متّسقة ومنسقة بصورة جيّدة؛ الأنماط Styles. تحتوي المستندات عادة على العديد من الفقرات، كالعنوان، المَتْن، العناوين الرئيسية، العناوين الفرعية، تسميات توضيحية، اقتباسات، إلخ. وعند تنسيق هذه الفقرات باستخدام النمط المناسب لكل فقرة، لا يؤدي ذلك إلى جعل المستند أكثر جاذبية من الناحية البصرية فحسب، وإنّما يساعد القرّاء على فهم ما يقرؤونه بشكل أفضل. في هذا الدرس سنتعلّم كيفية تطبيق الأنماط السريعة التي يوفّرها وورد بشكل افتراضي، وكذلك كيفية إنشاء أنماط جديدة إن لم نكن نرغب في استخدام الأنماط الجاهزة. تطبيق الأنماط السريعة توجد العشرات من الأنماط الجاهزة في وورد والتي يمكن الوصول إليها من معرض الأنماط ضمن تبويب الصفحة الرئيسية Home. الصورة أدناه توضّح مستندًا بسيطًا من صفحتين يحتوي على نصوص عادية غير منسقة، ويتكون من عنوان ومجموعة عناوين رئيسية وفرعية بالإضافة إلى محتوياتها: تبدو العناوين في المستند أعلاه غير بارزة بسبب عدم تنسيقها بتنسيق خاص، وهذا قد يشتت القارئ بعدم معرفة العنوان الذي ينتمي إليه ذلك المحتوى الذي يقرأه من النص. يمكننا تنسيق العناوين، أو غيرها، بالطريقة العادية باستخدام الأوامر الخاصة بتنسيق النصوص في تبويب الصفحة الرئيسية كحجم الخط، لونه، سمكه، إلخ. لكننا سنقوم بتطبيق الأنماط المناسبة للسرعة، السهولة، ولفائدة الأنماط الكبيرة في جعل بعض خصائص وورد تعمل بصورة مثالية، كالفهارس مثلا. نحدد الفقرة/النص التي نريد تطبيق النمط عليها ثم نذهب إلى معرض الأنماط في تبويب الصفحة الرئيسية Home، نمرر المؤشر فوق الأنماط المختلفة لعرض معاينة مباشرة، وعندما نحدد النمط المناسب ننقر عليه لتطبيقه: كما نلاحظ، هناك العديد من الأنماط المختلفة كنمط للتوكيد، نمط للاقتباس، نمط للعناوين الفرعية، إلخ. لقد قمنا باختيار النمط Title لأنه ما يناسب عنوان المستند، وعند تطبيقه يتغيّر حجم ونوع الخط (أو لونه في أنماط أخرى) تلقائيا. قمنا بتطبيق أنماط أخرى على بقية الفقرات (نمط Heading 1 للعناوين الرئيسية، ونمط Heading 2 للعناوين الفرعية). ويمكننا الاستدلال إلى نوع النمط المطبّق على الفقرة بوضع المؤشر فوقها، إذ سيتغّير النمط في معرض الأنماط كلما قمنا بتغيير موضع مؤشر الكتابة: يمكننا الوصول إلى هذه الأنماط أيضا وتفاصيلها من جزء الأنماط Styles Pane. ننقر على أيقونة مشغّل جزء الأنماط في أسفل يمين خانة الأنماط لفتحها: نضع مؤشر الكتابة عند الفقرة التي نريد تطبيق النمط عليها، ثم ننقر على النمط من جزء الأنماط. من فوائد هذه القائمة أنّها تعرض تفاصيل النمط (نوع الخط، حجمه، المسافات البادئة، إلخ) بمجرّد تمرير المؤشر فوقه: وهناك طريقة أخرى لعرض الأنماط، بفتح جزء تطبيق الأنماط Apply Styles Pane: يحتوي هذا المربّع على نفس الأنماط السريعة بالإضافة إلى المزيد من الأنماط الأخرى، والكثير منها خاصّة بالجداول. يمكننا كتابة اسم النمط في حقل الاسم Style Name للبحث عنه أو تصفّح الأنماط في القائمة وتحديدها: هل ترغب في الحصول على مستندات وورد احترافية؟ وظّف مدخل بيانات محترف من مستقل لتحرير مستنداتك وتنسيقها أضف مشروعك الآن تغيير مجموعة الأنماط Styles Set إنّ مجموعة الأنماط الموجودة ضمن معرض الأنماط هي المجموعة الأساسية والافتراضية للمستند. لدينا خيار تغيير تنسيق هذه الأنماط بالكامل من تبويب تصميم Design، إذ يمكننا انتقاء مجموعة أنماط جديدة تختلف عن المجموعة الافتراضية من حيث خصائص الخط والفقرات. نمرر المؤشر فوق أحد التنسيقات من معرض تنسيق المستند Document Formatting لعرض معاينة مباشرة، وعند اختيار المجموعة المناسبة ننقر عليها لاختيارها: بعد اختيار مجموعة الأنماط الجديدة سيتغيّر مظهر المستند بالكامل، وكذلك ستتغيّر الأنماط السريعة في معرض الأنماط تبعا لذلك: ويمكننا تغيير النسق Theme، الخطوط Fonts، الألوان Colors، تباعد الفقرات Paragraph Spacing، وغيرها من الخيارات من نفس التبويب أيضا: ملاحظة: إذا كنت تستخدم إصدارا أقدم من 2013 فستجد معظم هذه الخيارات مجموعة ضمن أمر تغيير الأنماط Change Styles في تبويب الصفحة الرئيسية Home: مصدر الصورة مسح الأنماط والتنسيقات قد نحتاج أحيانا إلى مسح كافة التنسيقات وكافة الأنماط المطّبقة على فقرات المستند، وخصوصا إن لم نكن نحن من قام بإنشاء المستند من الأصل. في هذه الحالة من الأفضل إزالة هذه التنسيقات والأنماط ثم إعادة تنسيقها من جديد لتسهيل تمييز الفقرات التي قمنا بتطبيق تنسيقاتنا الخاصة عليها. للقيام بذلك نحدد الفقرة التي نريد مسح تنسيقاتها ثم نفتح جزء الأنماط وننقر على مسح الكل Clear All: أو ننقر على أمر مسح التنسيق بأكمله Clear All Formatting من خانة خط Font في تبويب الصفحة الرئيسية Home: نكرر الخطوة أعلاه على جميع الفقرات المنسّقة. لكنّ هذه العملية تصبح مملة ومضيّعة للوقت إذا كان المستند طويلا أو كانت التنسيقات والأنماط كثيرة ومعقّدة، ولذلك من الأفضل تحديد كافة محتويات المستند (Ctrl+A) ثم ننقر على مسح الكل Clear All: من الجدير بالذكر أنّ الأنماط تخلّصنا من الحاجة إلى إضافة فقرات إضافية من أجل ضبط التباعد بين الفقرات. فإذا كان المستند يحتوي على نصوص عادية بالشكل التالي: سيكون من الصعب تمييز بدايات الفقرات وسواء كانت عناوين أو غيرها، ولذلك سنضطر إلى إضافة فقرات إضافية بين العنوان والمتن: لكن عند تطبيق النمط المناسب على كل فقرة، سيتم ضبط تباعد الفقرات تلقائيا، وهذه فائدة أخرى لاستخدام الأنماط. إذا، فالأنماط هي عبارة عن خيارات تنسيقية تحسّن من مظهر المستند وتجعله سهل القراءة، كما توفّر الكثير من الوقت وتسّهل استخدام عدد من الخصائص الأخرى في البرنامج كالفهارس Table of Contents، الإسناد الترافقي Cross-reference، الارتباطات التشعبية Hyperlinks، إلخ. انشر كتابك عبر الإنترنت وأخرج أفكارك للنور دع مبدعي خمسات يساعدونك في تأليف كتابك ونشره وبيعه وترويجه عبر الإنترنت اطلب خدمتك الآن إنشاء أنماط جديدة بالرغم من التعدد في الأنماط الجاهزة المتوفرة في معرض الأنماط ومجموعات الأنماط المتوفرة في معرض تنسيق المستند، إلّا أنّنا في بعض الأحيان نحتاج إلى أنماط مخصصة تكون سمة للمستندات التي ننشئها. ومهما كان نوع النمط، يمكننا إنشاءه بعدة خطوات بسيطة. مثلا، في المستند الموضّح في الصورة أدناه، والذي لم يُطبّق عليه أي نمط أو تنسيق، إذا رغبنا في تنسيق كلمة "Workability" بنسق مخصص بحيث تظهر في كل الفقرات بهذا التنسيق يمكننا إنشاء نمط بهذا التنسيق وإضافته إلى معرض الأنماط. نقوم أولا بتنسيق الكلمة حسب ما هو مرغوب (قمنا بتغيير اللون ونوع الخط، وكذلك جعلناه مائلا Italic) ثم تحديدها (كلها أو جزء منها) والنقر على السهم في أقصى يمين معرض الأنماط، ثم نختار إنشاء نمط Create a Style: في مربع الحوار الذي سيظهر نقوم بإدخال الاسم المرغوب للنمط ثم ننقر على موافق OK: ستتم إضافة النمط الجديد إلى معرض الأنماط، وبذلك يمكننا البحث عن كلمة "Workability" في كافة فقرات المستند وتطبيق هذا النمط عليها: أو بطريقة أكثر اختصارا باستخدام خاصية الاستبدال Replace. نحدد كلمة "Workability" ثم ننقر على أمر استبدال Replace من تبويب الصفحة الرئيسية Home: من مربع الحوار Find and Replace نكتب نفس الكلمة (Workability) في حقل استبدال بـ Replace With ثم نتأكد من وضع مؤشر الكتابة في هذا الحقل، وننقر على Format ونختار Style: نحدد النمط الذي قمنا بإنشائه في الخطوة السابقة، ثم ننقر على موافق OK: بعد ذلك ننقر على زر استبدال الكل Replace All: وبذلك سيُطبّق النمط على جميع الكلمات مرّة واحدة، بدلا من تطبيقه على كل كلمة على حدة. بالإضافة إلى طريقة إنشاء نمط جديد التي قمنا بشرحها أعلاه، بإمكاننا تعريف نمط جديد وتخصيص كافة خياراته. مثلا إذا رغبنا في تعريف نمط للفقرات التي تمثل محتوى العناوين الفرعية، نضع مؤشر الكتابة داخل إحدى هذه الفقرات، ثم ننقر على زر نمط جديد New Style من جزء الأنماط: في مربع الحوار الذي سيظهر نقوم بإدخال اسم النمط، ونحدد نوعه Style Type سواء كان حرف Character، فقرة Paragraph، جدول Table، إلخ. والفرق بين الحرف والفقرة هو أنّ الأول سيُطبق على الكلمة التي يوجد عندها مؤشر الكتابة فقط، أما الثاني فيُطبّق على كامل الفقرة التي يوجد عندها مؤشر الكتابة. من قائمة Style based on نحدد النمط الذي نريد بناء نمطنا الجديد على أساسه (أي نستخدم خصائص ذلك النمط كأساس نبدأ بتعديل خياراتنا منه). نعدّل الخيارات الأخرى كالمسافة البادئة للفقرة، لون النص، حجم الخط، سمكه، نوعه، وغيرها. ويمكن الاستفادة من حقل المعاينة لمعرفة كيف سيبدو النمط الذي نقوم بإنشائه. بعد الانتهاء من تعديل جميع الخيارات ننقر على موافق OK: سيتم إدراج النمط الجديد في معرض الأنماط السريعة، ويمكننا تطبيقه على الفقرات بوضع مؤشر الكتابة فوق الفقرة ثم النقر على النمط: تعديل النمط إذا كنا نرغب في تعديل خيارات النمط الذي قمنا بإنشائه، أو أي نمط آخر موجود ضمن معرض الأنماط، ننقر بزر الفأرة الأيمن عليه ثم نختار تعديل Modify: أو بطريقة أخرى، ننقر على السهم بجانب اسم النمط في جزء الأنماط ونختار تعديل Modify: وفي الحالتين سيُفتح نفس مربع الحوار، Modify Style، ومنه نقوم بالتعديل المرغوب. سنقوم مثلا بإضافة مسافة تباعد عند نهاية الفقرة، ونلاحظ أنّ أي خيار نقوم بتخصيصه يظهر في المربّع السفلي الذي يوضّح خصائص النمط: بعد الانتهاء ننقر على موافق OK، وسيتم تطبيق التغيير في النمط على جميع الفقرات المُطبّق عليها هذا النمط، وبهذا نختصر الكثير من الوقت بدلا من إضافة تباعد لكل فقرة على حدة. استخدام مركز التحكم بالنمط Style Inspector مع تعدد طرق تنسيق النصوص في وورد، قد يصعب أحيانا معرفة نوع التنسيق المطبّق على فقرة أو كلمة معيّنة. لكن باستخدام أداة Style Inspector يمكننا معرفة بالضبط فيما إذا تم تطبيق تنسيق يدوي على النص بالإضافة إلى تنسيق النمط المُطبّق عليه. يمكننا أيضا استخدام خيارات Style Inspector وبالتحديد Reveal Formatting إذا كنا نريد معرفة تفاصيل النمط وتخصيص خياراته بدقة. للوصول إلى هذه الأداة، نفتح جزء الأنماط وننقر على زر Style Inspector: في نافذة مركز التحكم بالنمط يُوضَّح النمط المطبّق على الفقرة/الكلمة التي يوجد عندها مؤشر الكتابة. ومن خلاله يمكننا إزالة نمط الفقرة الحالي المخصص وإعادة تعيين النمط العادي Normal بالنقر على زر Reset to Normal Paragraph Style: أو إزالة التنسيق المطبّق يدويا على النص مع الإبقاء على التنسيق الآتي من النمط بالنقر على زر Clear Character Formatting: ولمعرفة تفاصيل النمط الحالي والتعديل عليها ننقر على زر Reveal Formatting: من خلال جزء Reveal Formatting بإمكاننا رؤية جميع المعلومات الخاصة بتنسيق النمط، وعند النقر على كل خيار ستُفتح نافذة مستقلة يمكننا بواسطتها تخصيص خيارات أكثر تفصيلا: فعند النقر على الخط Font مثلا، سيفتح مربع حوار يحتوي على كل ما يتعلّق بالخط من خيارات يمكن تخصيصها: وعندما ننقر على التباعد Spacing سنتمكن من تخصيص خيارات مسافات التباعد بدقة أكبر، حتى أنّه بالإمكان إدخال القيم يدويا، وهذا ما لم نتمكن من فعله في مربع الحوار Modify Style: إضافة النمط إلى المستندات الجديدة أو المستندات الموجودة عندما نقوم بإضافة النمط إلى معرض الأنماط السريعة، فإنّه وبشكل افتراضي يُضاف إلى المستند الحالي فقط. لكن هناك إمكانية إضافته إلى كل المستندات الجديدة التي نقوم بإنشائها أو المستندات الموجودة مسبقا. نقوم بفتح مربع الحوار Modify Style بالنقر بزر الفأرة الأيمن على النمط الذي قمنا بإنشائه ثم نختار Modify. عند فتح مربّع الحوار، نلاحظ أنّ الخيار Only in this Document محدد تلقائيا، وهذا يعني أنّ النمط الحالي مضاف إلى المستند الحالي فقط. لجعل النمط يُضاف إلى كل مستند جديد يُستخدم فيه القالب الحالي نحدد الخيار New Document based on this template: وبما أنّ القالب الذي نستخدمه في هذا المثال هو القالب العادي Normal، فإنّ هذا النمط سيُضاف إلى معرض الأنماط السريعة كلما قمنا بفتح مستند جديد بقالب فارغ: إما لإضافة النمط إلى مستند موجود مسبقا، نقوم بالنقر على زر إدارة الأنماط Manage Style من جزء الأنماط: في مربع الحوار الذي سيظهر ننقر على زر استيراد/تصدير Import/Export: في مربع الحوار Organizer لدينا مربعان، الأول (على جهة اليسار في الصورة أدناه) يحتوي على الأنماط الموجودة في المستند الذي نعمل عليه، Workability. والثاني (على جهة اليمين في الصورة أدناه) يحتوي على الأنماط الموجودة في القالب الافتراضي Normal: ما نريد القيام به هو نسخ النمط الذي قمنا بإنشائه سابقا باسم "Body Text1" من المستند الحالي، إلى مستند محفوظ لدينا على الجهاز باسم "The Bailey Method"، لذلك سنقوم أولا بإغلاق مستند القالب Normal بالنقر على زر Close File (المحدد في الصورة أعلاه)، ثم النقر على Open File: عند الانتقال إلى المجلد الذي نحفظ فيه المستند، سنلاحظ أنّه لا يحتوي على أي مستندات، وذلك لأنّ الامتدادات المحددة هي قوالب وورد All Word Templates. نقوم بتغيير هذا الخيار إلى كافة مستندات وورد All Word Documents: نحدد المستند المطلوب، وهو "The Bailey Method" في هذا المثال ثم ننقر على فتح Open: ستتم إضافة الأنماط الموجودة في هذا المستند إلى المربع على جهة اليمين. نحدد النمط الذي نريد نسخه من مستند "Workability"، وهو "Body Text1" ثم ننقر على زر نسخ Copy، وستتم إضافته إلى قائمة أنماط المستند "The Bailey Method": نغلق مربع الحوار Organizer ونحفظ التغييرات بالنقر على Save. عندما نقوم بفتح المستند "The Bailey Method" في المرة القادمة، سنجد أن النمط Body Text1 موجود ضمن معرض الأنماط السريعة:

يُستفاد من خاصية تعقب التغييرات Track Changes عندما تتم مشاركة المستند مع أكثر من شخص لمراجعته وتعديله. يمكن للشخص المستلم الذي يقوم بمراجعة الملف أن يقوم بأي تغيير على المستند، كالحذف، التنسيق، إدراج صور أو نصوص، إلخ. لكن هذه التغييرات لا تكون ثابتة، إذ يستطيع الشخص الذي قام بإرسال المستند الأصلي بقبول هذه التغييرات أو رفضها. سنتعلم في هذا الدرس كيفية استخدام أمر تعقب التغييرات لتسجيل كافة التنقيحات التي يتم إجراءها على المستند وقبولها أو رفضها وبعدة طرق. تعقب التغييرات Track Changesلنفترض أنّ أحدهم قام بإرسال مستند إليك يطلب منك مراجعته وتنقيحه. بعد أن تقوم بحفظ الملف على جهازك، افتحه في وورد. أثناء مراجعة المستند، تستطيع تحديد بعض العناصر، كالنصوص، الصور، الأشكال، ثم إضافة التعليقات التي تريد إيصالها للمرسل. حدّد العنصر الذي تريد التعليق عليه ثم انقر على تعليق جديد New Comment من تبويب مراجعة Review: ستظهر هذه التعليقات للشخص المرسل عند إعادة المستند إليه، وسيتمكن من الرد عليها. ويمكنك أن تخفي التعليقات التي تضيفها أثناء مواصلة المراجعة بالنقر على إظهار التعليقات Show Comments، وستظهر أيقونة صغيرة أمام النص تشير إلى وجود تعليق يمكنك النقر عليها لقراءة التعليق: لكن هناك طريقة مباشرة وسريعة لمُراجعة المستند، وهي أن تقوم بتعديله بنفسك، كحذف وإضافة النصوص أو الصور، تغيير تنسيق المستند، وغيرها. ولكي يتمكن الشخص المرسل من الاطلاع على التغييرات التي قمت بإجرائها يجب تشغيل تعقب التغييرات. من تبويب مراجعة Review انقر على تعقب التغييرات Track Changes: بعد أن قمت بتشغيله سيقوم البرنامج بتسجيل كافة التغييرات التي تجربيها، وستظهر علامات markups على شكل خطوط حمراء في هوامش المستند تشير إلى وجود تغييرات: تستطيع استعراض التغييرات عند النقر على هذه العلامات (سيتحول لونها إلى رصاصي)، كما يمكنك معرفة الشخص الذي قام بإجراء التغيير وفي أي وقت بتمرير الفأرة فوق ذلك التغيير: وكما ذكرنا سابقا تعتبر هذه التغييرات مؤقتة، ويمكن للشخص المرسل قبولها أو رفضها. عند الانتهاء من تنقيح المستند قم بحفظه من: ملف File > حفظ باسم Save As يمكنك كتابة اسمك مع اسم المستند لكي يعرف الشخص المستلم من الذي قام بمراجعة هذه النسخة: بعدها قم بإعادة المستند إلى الشخص المرسل عن طريقة: ملف File > مشاركة Share > عبر البريد الإلكتروني Email > إرسال كملف مرفق Send as Attachment التعامل مع التغييرات على المستندإذا كنت الكاتب للنسخة الأصلية للمستند، وقمت بإرساله لأحد زملائك لمراجعته وتنقيحه. وبعد أن يقوم بإجراء التغييرات على المستند وإعادته إليك سيكون المستند مشابها للشكل التالي عندما تقوم بفتحه: بإمكانك عرض التغييرات بعدة طرق؛ إما بالنقر فوق علامات التغيير الحمراء لعرض التغييرات. أو بالذهاب إلى تبويب مراجعة واختيار طريقة عرض أخرى: Simple Markup: لعرض المستند مع علامات التغييرات فقط.All Markup: لعرض تفاصيل التغييرات جميعها.No Markup: لإخفاء العلامات وعرض المستند مع جميع التغييرات.Original: لعرض المستند الأصلي بدون تغييرات.في الصورة أدناه قمت باختيار All Markup لعرض جميع تفاصيل التغييرات: لاحظ أنّ البرنامج يخبرنا بجميع التغييرات، حتى التغيير في تنسيق النصوص. بالإضافة إلى عرض التعليقات. تستطيع مراجعة المستند وإجراء تغييرات أيضا، وستلاحظ أنّ البرنامج يقوم بتمييز التغييرات تلقائيا بألوان مختلفة حسب الشخص الذي يقوم بإجرائها. في هذا المثال قمت بإجراء بعض التعديلات وقام بالبرنامج بتمييزها باللون البنفسجي: إذا كانت تفاصيل التغييرات تربكك أثناء العمل، انقر فوق علامات التغييرات لإخفائها. بعد الانتهاء من مراجعة المستند وتنقيحه، حان الوقت لتقرر فيما إذا كنت ستقبل التغييرات التي أجراها زميلك أو رفضه. ولا نقصد هنا إخفاء العلامات عن طريق الخيار No Markup، وإنما بقبول أو رفض التغييرات بشكل دائم. من تبويب مراجعة Review وفي خانة التعقب Tracking اختر All Markup، ثم اضغط على مفتاحي Ctrl+Home من لوحة المفاتيح للانتقال إلى أول سطر في المستند. انقر على زر التالي Next من خانة التغييرات Changes لتحديد التغيير التالي: بعد تحديد التغيير قم بالنقر على زر قبول Accept لقبوله، أو رفض Reject لرفضه: سينتقل التحديد إلى التغيير التالي، قرر ما الذي تريد فعله، وهكذا. أو بإمكانك استخدام الأوامر الأخرى للقبول أو الرفض. انقر على السهم تحت زر القبول/الرفض لعرض الخيارات الأخرى: Accept/Reject This Change: لقبول/رفض التغيير الحالي والتوقف دون الانتقال إلى التغيير التالي.Accept/Reject All Changes: لقبول/رفض جميع التغييرات في المستند.Accept/Reject All Changes and Stop Tracking: لقبول/رفض جميع التغييرات وإلغاء تفعيل أمر التعقب.بعد قبول أو رفض جميع التغييرات تتبقى التعليقات. بإمكانك حذفها بالنقر بزر الفأرة الأيمن على التعليق ثم اختيار حذف Delete. أو النقر على السهم تحت أمر Delete في تبويب مراجعة Review واختيار حذف جميع التعليقات في المستند Delete All Comments in Document. تعقب التغييرات عبر الإنترنت قد تصبح عملية تعقب التغييرات في المستند معقدة إذا قمت بإرساله إلى أكثر من شخص لمراجعته وتنقيحه. لكن هذه العملية ستصبح سهلة جدا إذا عملت مع زملائك على تحرير المستند عبر الإنترنت. راجع نصائح حول العمل في Word Online لمعرفة المزيد حول هذا الموضوع. عندما تنتهي من كتابة مسودة المستند الأولى اذهب إلى قائمة: ملف File > حفظ باسم Save As ثم احفظه على OneDrive أو Office 365 SharePoint: بعد حفظ الملف قم بدعوة زملائك للعمل عليه وتنقيحه عبر: ملف File > مشاركة Share > دعوة أشخاص Invite People ثم ادخل عناوين البريد الإلكتروني لزملائك واطلب منهم تشغيل أمر تعقب التغييرات Track Changes عند تحرير المستند لكي تتمكن من متابعتها: عندما تصل الرسالة إلى زملائك سيتمكنون من فتح المستند وتحريره عبر الإنترنت أو على إصدار سطح المكتب إذا كان مثبتا لديهم. يمكنهم البدء بتحرير المستند وتنقيحه. وبعد حفظ التغييرات (Ctrl+S) التي يقومون بإجرائها ستتمكن من مشاهدتها بعد أن تقوم بحفظ المستند أيضا. وكذلك سيتمكن زملائك من تعقب التغييرات التي أجريتها بعد أن تقوم بحفظها. وإذا كنت تعمل مع زملائك في نفس الوقت على تنقيح المستند ستتمكن من مشاهدة التغييرات مباشرة. يمكن معرفة عدد الأشخاص الذين يعملون على المستند من خلال أيقونة المشاركة في شريط الحالة: عندما تعمل مع فريقك عبر الإنترنت بدلا من إرسال واستقبال المستندات المنقحة عبر البريد الإلكتروني ستختصر الكثير من الوقت. بالإضافة إلى ذلك يمكنك التواصل مباشرة مع زملائك أثناء العمل عبر أحد تطبيقات المحادثات (مثل سكايب). وعند الانتهاء من التحرير، تستطيع إلغاء مشاركة المستند. من قائمة ملف File اختر مشاركة Share، ثم انقر بزر الفأرة الأيمن على اسم الشخص الذي تريد إلغاء المشاركة معه واختر إزالة المستخدم Remove User أو غير صلاحيته ليتمكن من استعراض المستند فقط (وليس تحريره) Can View. بعدها قم بمراجعة المستند من جديد وقبول التغييرات التي أجراها زملاؤك أو رفضها. تعقب التغييرات من أكثر من شخص عبر البريد الإلكترونيقد يحدث أحيانا ألا تتمكن من مشاركة المستند مع زملائك عبر الأنترنت. وأحيانا ينسى الشخص الذي يراجع المستند أن يقوم بتشغيل تعقب التغييرات أثناء تحريره. مايكروسوفت وورد وجد الحل لمثل هذه الحالات عن طريق دمج المستندات. من قائمة مراجعة Review انقر على مقارنة Compare ثم اختر دمج Combine: يقوم البرنامج بشكل افتراضي بمقارنة جميع التغييرات على المستند، كالتغييرات على النصوص، التنسيقات، الرأس والتذييل، إلخ. يمكنك اختيار نوع التغييرات التي ترغب في مقارنتها، أو الإبقاء على الخيارات الافتراضية. وكذلك يقوم البرنامج بشكل افتراضي بعرض التغييرات في المستند الأصلي Original Document. يمكنك عرضها في المستند المُراجع Revised Document أو في مستند جديد New Document. سنقوم بعرض التغييرات في المستند الأصلي: سيقوم البرنامج بإضافة علامات على التغييرات حتى وإن لم يقم الشخص الذي قام بتنقيح المستند بتشغيل تعقب التغييرات. يمكنك دمج مستند آخر منقح من قبل شخص آخر، لكن قبل ذلك عليك حفظ المستند الأصلي (Ctrl+S). بعد ذلك اذهب إلى تبويب مراجعة Review وانقر على زر مقارنة Compare واختر دمج Combine. اتبع نفس الطريقة السابقة لاختيار المستند الآخر: سيقوم البرنامج بعرض التغييرات من المسودتين في المستند الأصلي كعلامات مختلفة اللون. ويمكنك معرفة هوية الشخص الذي قام بالتغيير ووقت التغيير بتمرير الفأرة فوق العلامات. وإذا كانت هناك تعليقات يمكنك الرد عليها بالنقر على زر الرد وكتابته: إذا كان التداخل في التغييرات يؤثر على سهولة القراءة، يمكنك عرض المستند الأصلي فقط، المستند المُراجَع، أو كلاهما من: مقارنة Compare > عرض التغييرات في المستند المصدر Show Source Documents إذا اخترت عرض كلا المستندين، الأصلي والمُراجَع Show both، سيتم تقسيم الشاشة إلى ثلاث نوافذ؛ نافذة للمستند الأصلي، نافذة للمستند المُراجَع، والأخيرة للمستند المدمج. وإذا قمت بتمرير الفأرة في المستند المدمج سيتم التمرير خلال المستندين الآخرين أيضا: يمكنك تكرار طريقة دمج المستندات كلما حصلت على مسودة مُراجعة من قبل أحد زملائك لتعقب التغييرات ومن ثم قبولها أو رفضها كما وضحنا سابقا في هذا المقال. تخصيص تعقب التغييراتهناك العديد من الأدوات التي تساعدك على تخصيص عرض التغييرات. مثلا يمكنك استخدام جزء المراجعة Reviewing Pane من تبويب مراجعة لعرض كافة التفاصيل حول المراجعات عددها، وعدد كل نوع من التغييرات: أو يمكنك اختيار Simple Markup لإخفاء تفاصيل التغييرات وتكبير مساحة العمل: أو يمكنك تغيير ألوان علامات التغيير بالنقر على زر خيارات تعقب التغييرات ثم خيارات متقدمة Advance Options: في نافذة الخيارات المتقدمة يمكنك تغيير لون علامة الحذف أو علامة الإدراج (لكن لا يمكنك تغيير الألوان المخصصة للشخص المُراجع): من الخيارات الأخرى المفيدة عند إرسال المستند عبر البريد الإلكتروني لمراجعته هو خيار تأمين التعقب Lock Trucking: عند تفعيل هذا الخيار بإدخال كلمة سرية لن يتمكن الشخص المستلم من إيقاف تشغيل تعقب التغييرات أثناء تحرير المستند، وبذلك ستظهر جميع التغييرات على شكل علامات. كما لن يتمكن من قبول أو رفض تغيير معين. لإلغاء تأمين التعقب، انقر على السهم تحت تعقب التغييرات مجددا، اختر تأمين التعقب، ثم قم بإدخال الكلمة السرية لإلغائه. من الخيارات الأخرى المفيدة والمهمة قبل نشر المستند هو فحص المستند. يقوم فاحص المستند بالبحث عن جميع المشاكل وإزالة جميع التعليقات والمُراجعات المخفية وغيرها من المعلومات. لفحص المستند احفظ المستند أولا (Ctrl+S) ثم اذهب إلى قائمة: ملف File > معلومات Info > البحث عن مشاكل Check for Issues > فحص المستند Inspect Document بعد تحديد الخيارات الموجود انقر فحص Inspect: وبعد الحصول على النتائج انقر إزالة الكل Remove All لإزالة المعلومات التي تريد إزالتها.