مجموعة نصائح تجنبك التشتت في العمل

أهدِف من هذا المقال إلى إعطائك بعض النصائح حول كيفية تحسين عملك ومنعِ ما حولك مِن إزعاجك. وبحسب طبيعة عملك، فقد يمثّل تقدُّمًا كبيرًا بالنسبة لك أن تتمكن فعلًا من العمل دون إزعاج أو تشتُّت مِن أمور، مثل فيسبوك أو البريد الإلكتروني أو المحاثات النصّية أو الراديو، أو غير ذلك.

1. ضع قواعد

إذا كنت تعمل من المنزل أو بصفتك مستقلًا، أو بكِلا الوضعين معًا، فقد يتطلّب الأمرُ منك ممارسةَ قدر عالٍ من الانضباط لتتمكن من العمل بمستوى الكفاءة المطلوب منك، فالجيد هنا أنّ بوسعك تحديد ساعات عملك بنفسك؛ لكنّ نجاحَ هذا الأمر يتطلب كثيرًا من الانضباط مثلما بيّنتُ أعلاه، وأهم نصائحي لك حول هذه النقطة، هي أن تُعِدّ جدولًا زمنيًا لكل يوم على أساس ساعة بساعة. فأنا مثلًا أكرّس الساعة الأولى من بداية كل أسبوع عمل للتخطيط لبقية ذلك الأسبوع؛ وإذا طبقتَ ذلك، فمن شأنه أن يمنحك لمحةً عامةً عن الاحتياجات المقبلة التي عليك تلبيتُها. ومن الأمور المُساعدة أيضًا -إلى حد بعيد-، أن تعثر على تطبيقٍ مخصص لإدارة الوقت يُعينك على الالتزام بما سبق ذكره.

2. حدد ما يشتت تركيزك وتوقيته

من المهم أن تراجع روتينك اليومي للوقوف على كل ما من شأنه "تشتيتُك"؛ فكلما زاد عدد التطبيقات غير المهمة التي تفتحها في الوقت ذاته، زاد الوقتُ الذي تخسرُه على ذلك خلال اليوم. لا تستخدم تويتر ولا فيسبوك -أو ما شابههما من خدمات- إلا عندما تُضطر إلى ذلك. وإذا وجبَ عليك تفقّد تلك التطبيقات خلال وقت العمل، فلتحددْ موعدًا ثابتًا لفعل ذلك على الأقل. وتنطبق هذه النصيحة ذاتها على البريد الإلكتروني والاتصالات الهاتفية ما دام بإمكانك إجراء تلك التعديلات في مواعيد استخدامها أو إجرائها.

3. أطفئ التلفاز والراديو

عليك إطفاء التلفاز أو الراديو أو كليهما معًا قبل أن تبدأ العمل، إلا إذا كنت معتادًا على العمل أفضل بوجودهما لسببٍ ما؛ فليس أسهل من أن يُشتتا انتباهك أثناء العمل، مما يهدر الكثير من وقتك إذا لم تنتبه لذلك. ولكنّ هناك بعض الأشخاص يعملون على نحو أفضل إذا كانوا يستمعون للراديو أو التلفاز؛ لذا احذر إن لم تكن منهم، وجرّبِ الاستماع إلى محطات إذاعية لا تبثّ سوى الموسيقى، مثل آي تيونز iTunes، وسبوتيفاي Spotify، و*نتينا Antenna. تتمثل النقطة الأهم هنا في الحرص على ألّا يكون المحتوى المُشغَّل في الخلفية، مما يشتت انتباهك عن التركيز في العمل.

4. رد على البريد والرسائل المباشرة في ساعات محددة

بمجرد أن تبدأ في تلقّي بعض رسائل البريد المُرسَلة من موقعك الإلكتروني أو تلك الخاصة بمشاريعك المستمرة وما شابه، فستلاحظ أنها قد تشتتُ انتباهك بسرعة عما كنتَ تفعله قبل وصولها. وإذا قررتَ أن تتفقد تلك الرسائل وتردَّ عليها في موعد أو موعدَين تحددهما لهذا الغرض خلال اليوم، فسرعان ما ستشعر بأنّ انسيابية عملك باتت تسير على نحو أفصل وأسرع بكثير. ينطبق ذلك على فيسبوك وتويتر، وسواهما من منصات التواصل الاجتماعي.

5. تناول الطعام في مواعيد محددة

الطعام مهم لك لتعمل جيدًا؛ فإذا كانت معدتك خاوية أو مُتخَمة، فسيصعّب عليك التركيز فيما تفعله بسبب ذلك. تُصنَّفُ وجبة الفطور على أنها أهم وجبة في اليوم؛ لذا تكرِّس دائمًا وقتًا في الصباح لتناول الفطور. وإذا شعرتَ بأنه ليس لديك متّسع من الوقت لتأكل كما يجب، فيمكنك الاستيقاظ قبل الوقت المعتاد بخمس عشرة دقيقة لتتجنب ذلك. كما إنَّ تحديد وقتٍ تتناول فيه طعام الغداء أمرٌ جيد يعود بالفائدة على جسمك وذهنك معًا، فإذا لم تحدد مواعيد معينةً لتناول الطعام، فقد يؤثر ذلك سلبًا على انسيابية عملك بطرق عديدة.

6. كرس وقت العمل للعمل

05.office-tips-work-undisturbed-freelancers.png

حقوق الصورة محفوظة لـ: Henk L

أبقِ قضاء حاجاتك الخاصة بعيدًا عن برنامج العمل؛ إذ إنك ستتفاجأ لو علمتَ كم يستنفدُ مِن وقتِ عملك إرسالُ بريد خاص، أو إجراء مكالمة هاتفية، أو قضاء حاجة بسيطة في المنزل أو خارجه. قرِّر أن تترك كل شيء لا علاقة له بالعمل إلى ما بعد الظهر، أي بعد أن يكون وقت عملك قد انتهى.

7. أحط نفسك بأفضل ما في متناول يدك

إذا كنت تجلس طوال اليوم أو لجزءٍ منه أمام جهاز الحاسوب، فعليك النظر إلى البيئة المحيطة بك لتضمن أنك تنجز العمل على أفضل وجه ممكن. احرص على أن يكون كُرسيُّك مريحًا، وأن تكون درجة حرارة الغرفة معتدلة؛ ولا تترك فناجين الشاي التي استخدمتها في الغرفة التي تعمل فيها، ولتُحافظ على ترتيب سطح مكتبك الذي تعمل عليه، ولا تحوّلْهُ إلى مكان فوضوي. لا بأس بقليل من "الفوضى" التي تعزز إبداعك، لكن حاوِل إبقاءها عند مستوى مقبول. ولا تنسَ أن تترك الكرسي الذي تجلس عليه لبضع دقائق على الأقل كل ساعة للمشي وتحريك جسمك بهدف تنشيط تدفّق الدم فيه.

8. إعدادات برمجية

إذا كنت ممن يكتبون كثيرًا على جهاز الحاسوب، فأنصحك ببرنامج مثل جي دارك رووم jdarkroom الذي يُمكن استخدامُه بشاشة كاملة، بحيث يمنع البرامج الأخرى، أو رسائلَ نظام التشغيل التي قد تظهر لك بين الفينة والأخرى، من تشتيت انتباهك. استخدِم ما يمكنك من برامج للعمل بشاشة كاملة لأن ذلك يعزز فعلًا من انسيابية عملك، فإذا كنت قد أعطيتَ أمرًا لنظام التشغيل على حاسوبك -مثلًا- بإجراء عملية إلغاء تجزئة الأقراص defragmentation لمدة محددة، أو عملية نسخ احتياطي، أو تحقق من وجود فيروسات، فحاول إخفاء تلك العمليات في الخلفية إن كان ذلك ممكنًا، أو لا تفعل ذلك إلا بعد الانتهاء من عملك، لتتجنّب تشتتَ الذهن.

9. حمل وأرفق الملفات بكميات كبيرة

إذا كان عملك يقتضي ضرورة تحميل ملفات أو مواد فنية إلى مختلف المواقع الإلكترونية، فأقترح عليك إنجاز ذلك بكميات كبيرة في المرة الواحدة. وينطبق هذا أيضًا على إرفاق الملفات التي تستوردها من الكاميرا أو من غيرها من الأجهزة. إنّ فعل تلك الأمور بكميات كبيرة يزيد من كفاءة عملك إلى أبعد حد؛ فبدلًا من إعاقة تدفُّق عملِك بتحميل أو إرفاق كلِّ ملف على حِدة في المرة الواحدة، يساعدك ذلك على أداء الكثير في وقت أقل، ويمنع تلك المهام من إعاقة أجزء أخرى من عملك.

10. كرس لنفسك مساحة

عندما تعمل من المنزل، فمن المهم جعلُ مَن يسكنون معك يُدركون أنك عندما تكون في المنزل، فأنت بالضرورة في وقت العمل؛ أي كأنك في مكتب داخل شركة. فإذا كان معك شخصٌ آخر في المنزل حيث تعمل، تحدَّث معه حول هذا الأمر، ولتشرح له ضرورة ألا يتسبب شيءٌ في تشتيت انتباهك عندما تكون في ذلك الوضع، وذلك لتتمكن من إنجاز عملك. وحتى إن لم يكن ذلك الشخص يستوعب ذلك، فاجعله يحترمُه على الأقل. ضَع مجموعة قواعد حول ما قد يشتتك، وبالعكس. كما إنّ بوسعك إبقاء الباب موصَدًا إن أمكن.

11. حافظ على الاستمرارية

بعدما تنتهي من وضع القواعد وتغيير برمجياتك وغير ذلك بما يتناسب مع خططك، يأتي وقت الجزء الأصعب، وهو وقتُ الاستمرار حتى تحقيق هدفك. حاول الالتزام بخططك بصرف النظر عن طريقة تحقيق ذلك؛ ولا يخفى أنك ربما تمرّ بظروف تكون فيها "معذورًا" إذا لم تتقيد بجدول عملك اليومي بسببها، ولكن يجب أن تكون تلك الظروف نادرة جدًا.

تلك هي نصائحي التي تجنّبك التشتت في العمل؛ إذ يبدو معظمُها منطقيًا، لكنّ من السهل أن تسهوَ عنها في خضمّ يوم عملك، وآمل أن تستفيد منها بالنسبة للوضع الذي أنت فيه. فاتباعك لها سيوفر عليك الكثير من الوقت الذي ربما لا تدرك حقّ الإدراك أنه ينسلّ من بين يديك على تلك الأمور البسيطة المُشتِّتة لتركيزك؛ وسرعان ما ستشعر بالفرق بين الوضع السابق المليء بالمشتتات، وبين الوضع الحالي التالي لتطبيقك تلك النصائح، من حيث جودة العمل وانسيابيته وتوفير الوقت.

ترجمة وبتصرف للجزء الثالث من مقال 11 Awesome tips to Work without Distraction.