ثلاث طرائق بسيطة لزيادة طاقتك الإنتاجية

من عقبات العمل الحر أنك ستصبح المسؤول عن تحفيز نفسك للعمل وستفتقد إلى انتظار "جرس الانصراف"، حيث سيعتمد تحديد ساعات عملك على ما تراه أنت مناسبًا.

سواءً كنت لا تزال تعمل بوظيفة ثابتة أو كنت تعمل عملًا حرًا بساعات عمل طويلة، فإن تنظيم الوقت من أهم أساسيات النجاح، وفيما يلي ثلاث طرائق فعالة يُنصح باتباعها لإدارة الوقت بصورة أفضل.

التنظيم أساس إدارة الوقت

يحتاج العمل الناجح بكل أشكاله إلى تنظيم، حتى تلك الأعمال التي تبدو سريعة وغير معقدة لا بد أن أداءها يتطلب مستوى ما من التنظيم لتسهيل سرعة إنجازها وتوسيع نطاقها. تُسلَّم مهام تنظيم العمل في الشركات الكبيرة إلى أقسام مخصصة وفق تراتبية داخلية شاملة، بحيث تضمن توجيه سير العمل وتحقيق أهدافه بخطوات مدروسة؛ لكننا نتحدث هنا عن العمل على نطاق ضيق، إذ يعتمد نمو العمل ونجاحه على كفاءة شخص واحد وحسن تدبيره للوقت، ولا شك أنه أنت (إذا استبعدنا إمكانية توظيفك لمساعد افتراضي). إذا كنت تسعى لتطوير عملك وتوسيعه، فلا بد من فهم الحقيقة التالية وتطبيقها: إنّ حسن استغلال الوقت المخصص لعملك لا يقل أهميةً عن كمية هذا الوقت.

إذا كنت لم تقتنع بعد، فاسأل نفسك عن سبب وجود الملايين من الناس حول العالم ممن هم أغنى أو أكثر نجاحًا منك، لا يمكن أن يكونوا جميعًا أكثر حظًا أو ذكاءً أو لديهم فكر تجاري أو غير ذلك من الأعذار التي يحلو للمرء أن يقنع نفسه بها، كما أن ساعات يومهم لا يمكن أن تكون أطول بحيث يتسنى لهم متسع من الوقت لإنجاز المزيد، بل الحقيقة أنهم فقط عرفوا كيف يستغلون الوقت ذاته بطريقة أكثر فعالية.

لا شك إذًا أن تنظيم الوقت بصورة فعالة من أهم عوامل النجاح، والآن حان الوقت للحديث عن الطرائق الثلاثة التي يمكن أن تحدث فارقًا إيجابيًا كبيرًا لصالح استثمار الوقت بصورة أفضل وتحسين الإنتاجية.

1. إعداد قائمة مهام

ربما يرى البعض هذه الخطوة عبئًا إضافيًا، ويَعُدّها نقمة وليست نعمة، لكنها في الواقع عكس ذلك تمامًا.

من المبادئ الأساسية التي تقوم عليها هذه الطريقة:

ينبغي كتابة جميع المهمات (مهما كانت صغيرة) في هذه القائمة.
لتكن القائمة بسيطة وغير مصنّفة بترتيب أو نمط معين أو أي معيار آخر (إلا إذا كان التصنيف مفيدًا بطريقة ما).
بالنسبة للمهمات التي تستغرق بضع دقائق أو أقل، نفذها في الحال دون تسويف.

هذا هو الأمر بكل بساطة، أي عندما تخطر المهمة على بالك تدرجها في القائمة، ثم تنفذها عندما يحين وقتها، والفكرة من كل ذلك أن تخفف عبء استحضار الدماغ الدائم لهذه المهمات لتصبح مكتوبةً على ورق (أو على الحاسوب، كما تفضل). عندما تطبق ذلك ستذهلك كمية الطاقة الفكرية المتحررة من دماغك، والتي كانت تلك المهمات تشغلها، مما سيزيد طاقتك الإنتاجية زيادةً كبيرةً ويمكّنك من مباشرة تنفيذ المهمة الحالية دون تشتيت أفكارك.

عندما تطبق هذه الطريقة للمرة الأولى، ربما تصاب بالإحباط من كثرة المهمات المترتبة عليك، لكن لا تقلق كثيرًا، يمكنك إدارة الموضوع بأسلوب معين، مثل تأجيل المهمات غير المستعجَلة إلى عطلة نهاية الأسبوع إذا أمكن ذلك؛ أما في حال عدم الرغبة بالعمل في العطلة الأسبوعية، فيمكن تخصيص عدة دقائق في بداية اليوم الأول من الأسبوع القادم لدراسة الوقت المتوفر ضمن الأسبوع لأداء هذه المهمات، أو تأجيلها مرةً أخرى إلى العطلة الأسبوعية التالية.

2. تطبيقات تنظيم الملاحظات

عند استخدامها بصورة صحيحة، يمكن أن تصبح تطبيقات تنظيم الملاحظات مثل منصة أنا من حسوب، كنزًا لا غنى عنها، فهي تزيد طاقتك الإنتاجية بنفس طريقة قائمة المهام، حيث تقلل العبء على الدماغ من خلال تسجيل كل الأفكار المهمة التي تخطر على بالك لحفظها في التطبيق بدلًا من أن تشغل حيزًا في تفكيرك، لتتمكن من التفكير بالمسائل الأخرى بصورة أفضل.

من أفضل خصائص هذه التطبيقات أنها سحابية cloud-based، لذا يمكنك تخزين أفكارك عليها في هاتفك الذكي أينما كنت وكلما دعت الحاجة لوجود مفكرة تدون عليها ما يخطر ببالك. يمكنك تسجيل كل الملاحظات سواء فيما يخص العمل أو المنزل أو ما يتعلق بمواقع التواصل الاجتماعي، ثم إدراج مهمة على قائمة المهام في بداية كل شهر حول مراجعة الملاحظات المدوَّنة، وبذلك تضمن أنك لم تفوّت أو تنسَ أي شيء.

اقتباس

تذكر أن صفاء الذهن يعني زيادة الإنتاجية.

3. الجدول اليومي الافتراضي

إن هذه الخطوة على بساطتها تحدث فارقًا كبيرًا ملموسًا، لأنها تساعدك على أن تعلم بالضبط ماذا ستفعل ومتى ستفعل ذلك، وتسمح لك بالتركيز على العمل في وقته دون الوقوع في دوامة تشتت الأفكار ومحاولة التأجيل والتفكير بمهمة أخرى. ومع الجدول اليومي الافتراضي، ستكون على علم مسبق بما لديك الوقت لتفعله وما ليس له وقت، وستتمكن من ترتيب أولوياتك.

عند الدمج بين هذه الفكرة وفكرة قائمة المهام ستكون النتائج مذهلة، حيث يمكنك في أول الأسبوع قراءة قائمة المهام التي قد دونتها، ثم البدء بإعداد الجدول اليومي لكامل الأسبوع وملئه بالمهام المكتوبة، ستلاحظ الفرق وستدرك كم وفرت على نفسك من الوقت، حيث أن 15 دقيقة في أول الأسبوع لترتيب الأولويات وتجهيز الجدول الأسبوعي كافية لتوفير عناء الفوضى والتشتت طوال الأسبوع، لتشعر براحة البال وتصبح أنت من يحكم الوقت وليس الوقت يحكمك.

يجب التركيز على أمرين أساسيين لإنشاء جدول يومي فعال:

تخصيص وقت للراحة والتسلية ووقت للرياضة المفضلة، بالإضافة إلى عدم إهمال أوقات الوجبات. تُعَد الراحة مهمةً لتحسين جودة عملك وشحن طاقتك من جديد، لذا خطط لها جيدًا في برنامجك اليومي.
المرونة وعدم تقييد نفسك لدرجة كبيرة، حيث يمكنك الخروج عن الجدول إذا دعت الحاجة.