أفضل الطرائق لتنجز أعمالا أكثر بوصفك مستقلا

تنطبق مقولة: "الوقت من ذهب" على أصحاب العمل الحر خاصةً، إذ يَعرف المستقلون في كل مكان أهمية إدارة وقتهم، والاستفادة من جميع ساعات العمل. لكن تكمن المشكلة في النصائح المعطاة حديثًا حول الإنتاجية، التي تركز كثيرًا على التطبيقات الحديثة والمميزة، بدلًا من الاهتمام باختبار السلوك البشري، ومعرفة سبب معاناتنا في إنجاز المهام.

يعتمد الأشخاص الذين يعملون في المنزل أو المساحات التعاونية المخصصة للعمل الحر، على جداول زمنية صارمة، لذا فلنلق نظرةً على بعض النصائح الصحيحة والصارمة التي تساعدنا على إنجاز الأمور بذكاء.

1. اكتب قائمة بالأمور التي لا يجب إنجازها

قد تكون أحسن طريقة تلقيتَها لتحسين مستوى إنتاجيتك ليست كتابة قائمة بالأشياء التي يجب إنجازها؛ إنما أفضل طريقة هي تذكير نفسك بالأشياء التي تلجأ إليها مرارًا وتكرارًا، وذلك لتجنب مهامك الحقيقية التي تنجز بها العمل، وكتابة قائمة بالأمور التي لا يجب إنجازها.

اكتب قائمةً بسيطةً بالأمور التي تشغلك، وتعطيك شعورًا مشابهًا للعمل الحقيقي، ولاحظ أن هذه الأمور لا تساعدك على الوصول إلى أهدافك المادية. إليك مثالًا على قائمتي:

لا تطلع على إحصائيات جوجل لأكثر من مرة في اليوم، لأنني مدمن.
لا تتحقق من البريد الإلكتروني لأكثر من مرة في اليوم.
لا تستمر بعمل أي شيء لأكثر من ساعة كاملة؛ لأنني أفقد تركيزي بعد العمل لمدة ساعة.
لا تدخل لموقع ريد ديت أبدًا، إلا بعد الساعة السادسة مساءً.

هناك الكثير من الأمور الأخرى، ومن المؤكد أن قائمتك مختلفة تمامًا عن قائمتي، ولكن تساعدك كتابة هذه القائمة، على تجنب مضيعات الوقت التي تظن أنها عمل حقيقي.

2. التوقيت

بالحديث عن المهمات المذكورة بالأعلى، قد يصعب عليك تمييز بعض المهمات التي يجب إنجازها في يومك أم لا؛ بمعنى أنك تفكر وتقول: علي إنجاز هذه المهمة، ولكنها ليست من الأولويات التي ستساعدك على التقدم. مثلًا: مهمة الاطلاع على الإحصائيات -بالنسبة إلي- هي أحد هذه الأمور الغامضة، إذ أحتاج إلى الاطلاع على إحصائيات موقعي الإلكتروني لمعرفة إن كانت هناك تقلبات كبيرة أو أشياء مميزة، ولكن السماح سيخلق لنفسي بالاطلاع على هذه الإحصائيات المشكلة المذكورة بالأعلى.

الحل هو عملية التوقيت. عملية التوقيت هي تخصيص زمن محدد؛ على نحو تنجز مهمةً واحدةً في الفترة المحددة، وكذلك منْع نفسك من عمل هذه المهمة في الفترات الأخرى من اليوم.

على سبيل المثال، فترة الاطلاع على إحصائيات جوجل بالنسبة إلي هي دائمًا بعد وجبة الغداء؛ لذا أجدول 20 دقيقةً لإنجاز كل شيء يتعلق بها، مثل التحقق من الإحصائيات وتحديد الأهداف وغيرها؛ وعند انتهاء الدقائق العشرين لا أسجل الدخول مرةً أخرى، حتى إن شعرت برغبة ملحة لمشاهدة بعض الجداول الأنيقة في وقت لاحق من اليوم، لأن فترة هذه المهمة انتهت، ويريحني هذا نفسيًا، ولا أقلق بشأن هذه المهمة.

كذلك، أعطي نفسي 30 دقيقةً في الصباح لكتابة الرسائل وإرسالها، وأستفيد من هذه الطريقة في إنجاز العمل مبكرًا، ولا أقلق بشأنه بقية اليوم. يمكن الاستفادة من عملية التوقيت أيضًا عند استخدام البريد الالكتروني؛ إذ إننا نضيع أوقاتًا كثيرةًَ من حياتنا أثناء تصفح الرسائل الواردة، وهذا أمر مخيف. ولتجنب هذه المشكلة جَدْوِل مدةً زمنيةً للرد على الرسائل والمحادثات وغيرها، ولكن اجعل هذه المهمة في فترة زمنية واحدة، مثلًا الساعة الأخيرة من اليوم.

إذا كانت المهمة عاجلةً، وتحتاج إلى التكرار مرات عدةً، فجَدوِل عدة فترات لهذه المهمة، ولكن تجنب الطمع الزائد حتى لا يتدمر نظامك الزمني. على سبيل المثال، إذا كنت تستقبل العديد من رسائل الدعم الفني الإلكترونية، فاجعل من 1 إلى 3 فترات في اليوم للرد على هذه الرسائل، ولا تفتح بريدك الإلكتروني إلا في هذه الفترات من اليوم.

إذا انتقلت من مهمة إلى أخرى فستضعف إنتاجيتك وتفقد تركيزك؛ لذلك فإن عملية التوقيت تخفف هذه المشكلة، وذلك عن طريق منع دخول العشوائية إلى العمل المهم.

3. ركز على مهمة واحدة

العمل على العديد من المهام في الوقت ذاته هو العدو اللدود للإنتاجية. وقد أظهرت العديد من الدراسات أن عمل عدة أشياء في الوقت ذاته يؤدي إلى عدم إنجاز أي منهم جيدًا. وفي الدراسة البحثية الخاصة بـِزن Zhen Wang، تم توضيح أن الأشخاص الذين يعملون على عدة مهام في الوقت ذاته يشعرون بالرضا العاطفي عن عملهم، ولكنهم أقل إنتاجيةً من الأشخاص الذين يركزون على مهمة واحدة في الوقت ذاته. والأسوأ من ذلك هو ما جاء في بحث الباحث كليفورد ناز Clifford Nass في جامعة ستانفورد، حيث اختبر ناز سلوك الأشخاص الذين يقومون بعدة مهام في الوقت ذاته، وحلل قدراتهم على:

تنقية المعلومات وتصفيتها.
الانتقال بين المهام.
امتلاك ذاكرة عمل قوية.

وكانت نتائج البحث أنهم ضعيفون بالأمور الثلاثة. يقول ناز:

"كانت النتائج صادمة، لقد خسرنا الرهان. فقد تبين أن الأشخاص الذين يعملون بالعديد من المهام في الوقت ذاته، لا يملكون المهارات اللازمة لتعدد المهام".

إذًا ما هو الحل؟ أقترحُ تنفيذ بعض النصائح، مثل:

خطط للأمور التي ستنجزها في الليلة السابقة.
اكتب قائمةً بالأمور التي ستنجزها، وتكون غير مربكة لك.
ابتعد عن الملهيات.

فيما يخصُّ النصيحة الأولى، يجب أن تتخيل عاداتك اليومية، فهل تستغرق وقتًا لمعرفة ماذا يجب أن تعمل كل يوم؟ لأن هذا مضيعة للوقت، وفي نهاية اليوم ستجد أنها مضيعة للمال أيضًا. ولتجنب هذه المشكلة، خطط لعمل ثلاث مهمات كبيرة في اليوم من الليلة السابقة، على نحوٍ تبدأ يومك التالي وأنت على دراية بالأمور التي ستنجزها؛ أما بالنسبة إلى النصيحة الثانية، أقترحُ استخدام أدوات، لكتابة قائمة بجميع المهام. ولكن من المفيد إبعاد المهام عن ناظريك حتى يأتي وقت إنجازها، إذ إن الاطلاع على قائمة طويلة من المهام أمر مخيف للغاية؛ لذا استخدم أدوات مساعدة على تنظيم المهام مثل أداة أنا لحل هذه المشكلة؛ إذ تساعد هذه الأدوات على كتابة قائمة بجميع الأعمال، ولكن لا تنظر إلا لمهمة واحدة فقط في كل مرة.

وبالنسبة إلى النصيحة الثالثة، ابتعد عن الأمور التي تلهيك وتضيع ساعات عملك، خاصةً إذا كان عملك عبر الإنترنت. وبوصفي مستخدمًا لمتصفح جوجل كروم، ومتعصبًا لتقنية بومودورو Pomodoro، وجدت أن هذه الإضافات مفيدةٌ للغاية:

التسلسل الصارم في العمل؛ تمنعك هذه الإضافة من الدخول إلى جميع مواقع الإنترنت لمدة 25 دقيقة.
حافظ على تركيزك؛ تحدد هذه الإضافة وقتًا مخصصًا لكل موقع.
المتصفح ذو القوائم المحددة، أي تُحدد عدد القوائم التي يمكنك فتحها.

توجد كذلك إضافات مشابهة للمتصفح فايرفوكس، وهناك العديد من الإضافات التي تفيد مستخدمي تقنية بومودورو Pomodoro.

4. استخدم جدول المسؤوليات

ناقشتُ هذه التقنية من قَبل، وكانت مفيدةً جدًا لي ولقرّائي في المحافظة على الانضباط والتركيز؛ فإذا أراد أي شخص أن ينفذها بسهولة على مهامه اليومية، فعليه أن يرسم عمودين في ورقة، أو في ملف جوجل، أو حتى في سبورة بيضاء، بحيث يحتوي العمود الأول على المدة الزمنية لأحد أنشطتك الإنتاجية، في حين يحتوي العمود الثاني على المهام التي أنجزتها في المدة الزمنية المحددة.

أنا أفضل تقسيم وقتي إلى فترات زمنية مكونة من 25 إلى 90 دقيقة عمل و5 دقائق راحة، لكن يمكنك تقسيم الوقت بما هو مناسب لك، فقد يناسبك تحديد ساعة عمل كاملة قبل أخذ استراحة، وهذا يساعدك على الوصول إلى إنتاجية عالية.

تكمن فائدة هذا النوع من الجداول في أنه من الصعب تبرير قضائك لساعة كاملة في مشاهدة الفيديوهات في موقع اليوتيوب؛ إذ يجب عليك كتابة كل شيء عملته في نهاية الجلسة. ويساعدك الالتزام بكتابة كل شيء عملته على المحافظة على الواقعية، ويحفز الرغبة بداخلك في تجنب مضيعات الوقت.

5. إدارة أفضل للطاقة

إذا عمل أحد الأشخاص لمدة 7 ساعات يوميًا وعمل آخرٌ لمدة 9 ساعات؛ فهذا لا يعني أن الشخص الآخر أنجز أعمالًا أكثر؛ إذ من المفاهيم الخاطئة الشائعة حول الإنتاجية، أن قضاء ساعات أكثر في المكتب يعني إنتاجيةً أكثر. وإذا كنا صادقين مع أنفسنا، فمن السهل ملاحظة أن هذا غير صحيح.

ننجز أفضل الأعمال عندما نكون مركزين، وننجز الكثير من الأعمال عندما نشعر بالنشاط؛ إذًا لماذا نحاول دائمًا إدارة ما نُخرجه من الإنتاجات؟ بل يجب أن نُدير المصدر بدلًا من المخرجات؛ أي إدارة طاقتنا. يدّعِي توني شوارتز Tony Schwartz مؤسس مشروع الطاقة، وكاتب مجموعة من المقالات والأوراق العلمية والدراسات حول إدارة الطاقة، أن سر الإنتاجية هو قدرتنا على تحفيز أنفسنا للوصول إلى تركيز بنسبة 90%.

يقول شوارتز أنه بدون إدارة الطاقة، نحن معرضون للدمار الداخلي؛ لأننا سنحاول قصارى جهدنا للعمل المتواصل طيلة اليوم دون توقف. لذلك يقترح شوارتز بدلًا من عمل ذلك أن نخطط لعمل استراحات من العمل؛ على نحوٍ نستطيع أن نعمل أثناء الفترة المحددة، دون القلق حول نسبة التقدم، فلا نشعر بحاجة لنضغط على أنفسنا أثناء العمل؛ لأننا نعلم أن هناك استراحة بعد 45 دقيقة. يستشهد شوارتز بأبحاث حول النظم فوق اليومية كما موضح بالصورة:

ستلاحظ أنها مشابهة لتقنية بومودورو Pomodoro، الفرق أن المدة أطول (90/20 لـ 20/5).

تساعدك جدولة بعض الاستراحات في ساعات العمل اليومية على إيقاف القيد الداخلي الذي يهتم بنسبة الإنجاز؛ مما يؤدي إلى العمل بلا كلل في الفترة المحددة للعمل، لأنك تعرف أنك ستحصل على استراحة قريبًا، وهذا هو الدرس المطلوب. تكون هذه العملية أكثر فائدةً عندما تكون الاستراحة طويلةً، أو قيلولةً في فترة الظهيرة عندما تَضمُر طاقتنا.

6. دفع المال لتوفير الوقت

دفع مبلغ إضافي من المال مقابل توفيرِ ساعات العمل القيِّمةِ؛ هو أمر منطقي أحيانًا. فإذا كنت مستقلًا ذا خبرة عالية، وتتقاضى أجورًا عاليةً مقابل عملك، فهذا الأمر مهم جدًا لك؛ لأن وقتك ذو قيمة عالية.

توفر بعض البرامج الوقت لنا، أيًا كانت مهنتنا (تصميم، أو كتابة محتوى، أو تطوير المواقع، أو غيرها)، لذا تستحق بعض التطبيقات المدفوعةِ المالَ الذي يُدفع لها؛ لأنها تنجز أمورًا تساعدنا كثيرًا. وتمتلك شركة جوجل العديد من التطبيقات المجانية التي تساعدك لفترة محددة، لكن لا تدع الطمع يمنعك من تطوير عملك. وتذكر أن على الأشخاص العاملين لحسابهم الخاص أن يملكوا عقليات وأسلوب تفكير مختلف للوصول إلى النجاح.

7. استفد من العادات والطقوس اليومية

تبدو العادات غريبةً عندما يشاهدها شخص غريب، ولكنها مفيدة لتحسين الأداء والإنتاجية، ووَفقًا لبحث مجلة Scientific American العالم الأمريكي:

تشير الأبحاث الحديثة إلى أن العادات والطقوس اليومية منطقية، رغم أنها لا تبدو كذلك، وهذا لأن العادات البسيطة تمتلك أثرًا فعالًا. وتتوافق نتائج هذا البحث مع بحث آخر في مجال علم النفس الرياضي، الذي يوضح فوائد القيام بعادات معينة قبل العمل؛ ليتحسن التركيز والتنفيذ، ويزداد استقرار المشاعر، وتُكسب الثقة.

باختصار، تساعدنا العادات على تنظيم أنفسنا، وتحويل المهمات الصعبة إلى مهمات أسهل؛ إذ يمكن أن يتحول عملنا إلى عمل تلقائي مشابهٍ لعمل الطيار الآلي.

على سبيل المثال: كتب Joel Gascoigne جويل جاسكوين مؤسس Buffer بفر عن سبب تأليفه لطقوس النوم وعاداته، وكيف ساعدته. ورغم كتابة جويل لرأيه، إلا أنه طابق البحث الذي يتحدث عن نظرية التحكم بالمحفزات، والذي يشرح سبب تأثر الإنسان بالعادات؛ إذ تُنشط العادات محفزات للحالة التي نمر بها، مما يساعد على توجيه سلوكنا. مثلًا: يقترح البحث عدم استخدام السرير لأي غرض سوى النوم، وليس للقراءة أو للاسترخاء، ولا تستلقي على السرير إلا عندما تكون جاهزًا للنوم، مما يساعد دماغك على تحفيز رد فعل تلقائي؛ بسبب التشابه في العادات.

تعتمد هذه النظرية على فكرة أننا متشابهون مع كلب بافلوف Pavlov، إذ إننا نربط محفزات محددة في البيئة مع أفكار وسلوكيات محددة. لذا حاول صنع عادات للأوقات الهامة في يومك، مثل وقت الاستيقاظ، أو أثناء استراحة الظهيرة، أو عند الانتهاء من العمل.