كيف تكتب عرض عمل احترافي

يُعَد عرض العمل واحدًا من أهم المستندات التي عليك أن تتعلم كتابتها باحترافية، وهو في غاية الأهمية في مضمار العمل الحر أو شركات الأعمال. في أيامنا هذه؛ يقضي أصحاب المشاريع ساعاتٍ طويلةً في تقديم عروض العمل للعملاء المستفيدين من الخدمات، وقد يكون الأمر بلا جدوى إن لم يكن العرض مناسبًا، وقد تجد أن بعض أصحاب المشاريع يجدون ما يبحثون عنه بعد تقديم عرض العمل الأول لهم.

ستتعرف في هذا المقال على عرض العمل، وكيفية كتابة عرض عمل احترافي، مع أساسيات تقديمه بالطريقة الملائمة التي تقنع العميل بما تقدمه، وتجعله يختارك دون سواك.

أساسيات تقديم عروض العمل

لمعرفة أساسيات تقديم عروض العمل، علينا أولًا فهم ماهيّة عرض العمل وكيفية بناء عرض عمل ناجح.

ما هو عرض العمل؟

هو مستند مكتوب يُقدّم منتجًا أو خدمة معينة لعميل مُحتِمل. ولعروض العمل نوعان:

1. العروض المستدرجة: وهي العروض التي تُطلَب من قِبل العملاء أو تأتي بمثابة رد على إعلان معين نشره العميل.
2. العروض غير المستدرجة: هي عروض تُقدَّم للعملاء المحتملين دون أن يطلبوا الخدمة أو المنتج.

تتصدّر العروض المستدرجة القائمة لأنها تحدد الشخص الذي سيحصل على العرض، كما أنها مناسبة لتوفير الوقت.

ما الفرق بين عرض العمل وخطة العمل

يتقارب استخدام هذين المصطلحين مما يوحي بأنهما متشابهان، ولكن توجد بينهما اختلافات جوهرية. فخطة العمل هي بيان واضح يضم مجموعة من أهداف العمل وكيفية تحقيقها، وقد تُضمَّن هذه التقارير في عرض العمل.

نموذج عرض العمل

بما أن الميزة الأساسية لعروض العمل هي توفير الوقت، فمن المفيد أن تبدأ بنموذج أساسي تبني عليه العرض بالكامل.

ماذا يتضمن عرض العمل؟

1. الغاية والأهداف.
2. حلول مقترحة.
3. ملخص عن الكلفة المادية.
4. جدول للرسوم المالية.
5. جدول تقديري للمشروع.
6. الخطوات التالية.
7. الشروط.

توضح القائمة السابقة ضرورة البدء بالعرض من خلال الحديث مع القارئ عن المشكلة المطروحة والحل والكلفة مما سيقودنا في النهاية إلى استخلاص المحاور الثلاث الرئيسية لنجاح العرض.

المحاور الثلاث الأساسية لعرض العمل الناجح

يختلف كل مشروع عن الآخر، ولكن تتفق عروض العمل الناجحة بالمحاور الأساسية التالية التي ستساعدك على توفير الوقت وكسب العملاء.

1. تقرير المشكلة

تتمثل الخطوة الأولى لكسب العملاء في إقناعهم بأنك تفهم احتياجاتهم أكثر من أي شخص آخر، ومن هنا تأتي أهمية تقرير المشكلة. يصف عرض العمل الناجح للعميل تلك الاحتياجات بأسلوب بسيط وواضح لأن العميل لن يُصدّق إمكانياتك في حل مشكلته ما لم تؤكد له فهمك الدقيق لتلك المشكلة. إليك هذا المثال عن كتابة تقرير المشكلة الناجح: "مع انتشار ثقافة التواصل الاجتماعي في عصرنا، تردّدت شركة Puffin media في تحويل عجلة التسويق من التسويق التقليدي إلى التسويق عبر منصات التواصل الاجتماعي، مما أدّى إلى تراجع فعالية خططهم وتكتيكات العمل في الشركة، إذ خسرت الشركة جزءًا كبيرًا من سوقها واستطاعت الشركات المنافسة أن تتصدّر الأسواق وتُسبّب تراجع عائدات Puffin media".

2. الحل المقتَرح

يكمن الهدف الرئيسي وراء تقديم عرض العمل في توفير حل لمشكلة ما تواجه عميلًا معيّنًا. يجب أن يكون هذا الجزء مُفصّلًا قدر الإمكان وقادرًا على توصيف كل تفصيل يحتاجه المستخدم. إليك هذا المثال لكتابة الحل المقترح: "الحل الأفضل لشركة Puffin media هو مشاركة الشركة عبر منصات التواصل الاجتماعي المختلفة. هناك فرق كبير بين تصميم منصات التواصل الاجتماعي وإنشاء علامة تجارية يُعلَن عنها عبر تلك المنصات. حيث يجب أن تُصمّم الحملة التسويقية باستخدام منصات التواصل مع إمكانية تفاعل المستخدمين، ولكي تضمن نجاح الحملة يجب عليك تقديم بعض التخفيضات. ابدأ باستقطاب بعض المعجبين، والمتابعين، والمشتركين، وادعوهم للانضمام إلى نقاش ما أو حضور حدث مميز. يكمن الهدف وراء ذلك في الحصول على التقييمات إلى جانب تسويق خدمات الشركة".

3. الأسعار

تُعَد التفاصيل المتعلّقة بالسعر هي الدافع الرئيسي الذي سيدفع العميل لتقديم عرضه إليك. ويعتمد تحديدك لشروط السعر على الحل أو الحلول التي اقترحتها في الخطوة السابقة. فإذا استهلك الحل فترة قصيرة من الزمن، فهذا يعني أن ملخص الأجور سيفي بالغرض؛ أما في المشاريع طويلة الأمد فمن الأفضل أن تُجزّئ المبلغ إلى قائمة مُفصلة في جدول الأجور.

تذكر هذه الأشياء عندما تكتب عرضا

أصبحت الآن على معرفة بأساسيات عرض العمل الناجح ولكن قبل أن تباشر بكتابته، عليك أن تجمع المعلومات الضرورية التي يجب كتابتها ضمن المحاور الثلاث الأساسية التي ذكرناها سابقًا، والتي ستساعدك على تطوير عرض العمل بحيث يجذب الانتباه ويمنحك تعاقدًا مثاليًّا.

أجرِ أبحاثك

لن يعطيك جميع العملاء فكرةً مفصّلةً عن احتياجاتهم ورغباتهم، لا سيما في حال قدّمْت عرضًا مستدرجًا. لهذا عليك أن توسّع أبحاثك لتضم المنافسين وعملاءهم أيضًا. إذ سيضمن لك ذلك شموليّةً وتفصيل عرضك قدر الإمكان، وسيساعدك في ذلك بناء ملف شخصي للعملاء المحتملين؛ بدءً من أعمارهم وأماكن سكنهم، وطريقة اتصالهم بالإنترنت، كما سيساعد تخصيص بحثك على معرفة ما يجب أن تقوله والطريقة الصحيحة لقوله.

ضع نفسك مكان العميل

تذكّر أن تضع نفسك مكان عملائك المحتملين دائمًا عندما تكتب عرضك، وهو ما سيساعدك على الحصول على المعلومات المطلوبة حول إجابات العملاء عن الأسئلة التالية:

لماذا يجب أن أدفع هذا المبلغ لقاء الحلول التي تقترحها؟ وكيف تفيدني التغييرات التي سيقدّمها عرضك؟

إذا عملْت مع عميل ما في السابق وأقنعتَه بالتعاقد معك، فإنك بهذا تكون قد حصلت على طريقة فعّالة لزيادة أرباحك. يُعَد انسجامك مع احتياجات العميل ونمط عمله مُحفّزًا قويًّا لإقناعه باختيارك بدلًا من أي شخص آخر.

لماذا سيختارك العميل؟

لن تكون الوحيد الذي حدّد متطلبات العميل واحتياجاته، وهو ما يعني أن آخرين قد قدموا عروضهم للشركة أو للعميل. لهذا عليك أن ركّز على مواهبك وتجاربك وامتيازاتك لإقناع العميل باختيارك، مع إضافة معرض لأعمالك تُظهر فيه احترافيّتك، مثل: التصاميم، ومقاطع الفيديو في حال كان مضمار عملك هو التصميم مثلًا.

كتابة العرض المثالي

تستطيع الآن أن تبدأ بكتابة عرضك واستعن بالنماذج الجاهزة التي ذكرناها سابقًا. تساعد البرامج الجاهزة على كتابة عرضك دون أن تقلق بشأن كيفية عرضه أو المحتوى الذي سيُعرض فيه كما ترشدك هذه البرامج خلال كتابة العرض، مع إمكانية ترك بعض المساحة الفارغة لإضافة المزيد لاحقًا. بإمكانك إنشاء عرض لخدمات التسويق مثلًا، بتصميم مُقنع ومناسب يُرضي عملاء التسويق ثم تستطيع تجميع هذه التفاصيل ضمن إطار عمل يُلائم خصوصية المشروع. خُذ وقتًا كافيًا لكتابة عرضك بتفرُّد وتمُّيز، إذ يختلف كل مشروع عن الآخر حتى وإن كانت الشريحة المستهدفة نفسها، وتذكّر أيضًا أن عرض العميل يُظهر كيف تستطيع أن تساعد العملاء المحتَملين.

بهذا تكون قد تعرفت على كيفية كتابة عرض عمل احترافي اعتمادًا على المحاور الأساسية المتمثلة في تقرير المشكلة والحل المقترح، والأسعار بما يناسب العميل المرغوب ويجعله يختارك!

ترجمة وبتصرّف للمقال How to Write a Perfect Business Proposal لصاحبه Ruben.