لا مفرّ لنا جميعًا من خوض نقاشات عصيبة في الحياة والعمل. وبالنسبة للمديرين، قد تترك مثل تلك النقاشات مع موظفيهم تأثيرًا كبيرًا على إدارتهم وتطوّرهم وعلاقاتهم بكل من أولئك الموظفين. قد يبدو الأمر مُخيفًا، ولكن من شأن النصائح التالية مساعدتك في جعل النقاشات العصيبة مُنتِجة بحق. وبذلك ينتهي نقاشك مع موظفك بمزيد من التفاهم، وبحسٍّ أفضل حول ما سيأتي تاليًا.
عشر نصائح لخوض نقاشات عصيبة مع موظفيك
قد تتمحور النقاشات العصيبة حول أي موضوع كان، بدءًا من الأمور الشخصية للموظف إلى مشاكل الأداء، وليس انتهاءً بحل الخلافات بين الموظفين. كما قد تضطر إلى التعامل مباشرةً مع سلوك صعب لأحد الموظفين. وبصرف النظر عن صعوبة الموضوع الذي ستناقشه، ستساعدك هذه النصائح في خوض نقاشات أكثر إنتاجية.
1. حدد وقتا مناسبا
عندما يكون عليك الدخول في نقاش عصيب مع أحد موظفيك، احرص على جدولة وقت تلتقي خلاله بالشخص المعني شخصيًا أو عبر مكالمة فيديو. وإذا كنت تريد إيصال معلومات دقيقة أو حسّاسة، فقد تغيب لغة الجسد والإشارات غير اللفظية -التي تساعدك في إيصال رسالتك- عندما يكون تواصلك مع ذلك الشخص بالكتابة عبر برنامج سلاك Slack أو عبر البريد الإلكتروني.
خصص اجتماعًا فرديًا تعقده مع الموظف الذي تريد إجراء نقاش معه، وحضِّر بعض نقاط النقاش على الأجندة، بحيث يعلم كلاكما ما سيتوقعه؛ واطلب من ذلك الموظف أن يضيف بعض نقاط النقاش والأسئلة أيضًا، إذ لا شك في أن تودّ الوصول إلى اجتماعك وأنت على أهبة الاستعداد، كما ينبغي أن يحظى موظفوك بالفرصة ذاتها.
2. خطط محادثتك
من المهم -أثناء خوض نقاش عصيب مع أحد موظفيك- ألا تظهر وكأنك تتواصل معه بسرعة ودون تركيز على ما تقوله؛ بل عليك أن تكون مركّزًا ومهتمًا خلال ذلك، واحرص على تحضير نقاط النقاش الأساسية. من بين الطرق الممتازة لذلك، التخطيط لأن تستخدم إطار عمل خاصًا بالنقاشات العصيبة، بحيث لا تحتاج إلى التخطيط للخطاب برمّته، بل خذ وقتك لتدوين ما تود الحديث فيه من نقاط ومواضيع.
احرص على منح نفسك بين 5 و 10 دقائق لتحضير الخطوط العريضة لما تودّ قوله، وتدرَّبْ على قول النقاط الصعبة بصوت عالٍ قبل لقائك بالموظف المعني؛ فمن شأن القليل من التفكير قُدُمًا -فيما يخص إيصال تلك الرسائل العصيبة- أن يساعدك في إنجاح ذلك النقاش.
3. التزم بالحقائق
من المهم جدًا عندما تفكر في نقاط النقاش الرئيسة أن تلتزم بالحقائق. أشِر إلى التصرفات القابلة للملاحظة، واشرح نتيجةَ ما تشاركه مع الموظف التي تناقشه؛ أما أهم الأمور التي عليك أخذها بالحسبان، فهو تجنُّب إظهار العواطف أو شنّ هجوم شخصي على ذلك الموظف أثناء النقاش؛ إذ يساعدك تحضير الحقائق مسبقًا، واستبعاد أي ملاحظة شخصية أو غير مُنتِجة، في التحكّم بعواطفك خلال النقاش.
قيّم نقاط نقاشك:
- هل هذه النقطة رأي أم إحساس (تصوُّر)؟
- هل يمكنك إعطاء مثال محدد؟
- ما النتيجة الملموسة؟
- كيف تسهم في النقاش؟
4. أظهر عواطفك
يُعَد التعاطف –بوصفك مديرًا- من أعظم الطرق للتواصل مع أعضاء فريقك، لذا لا تجعل احترافيتك الإدارية تطغى على إنسانيتك، خصوصًا عندما تكون في نقاش عصيب مع موظف لديك. وبينما تستعد لإيصال رسالة قاسية إلى ذلك الموظف، ضع نفسك مكانه، وتخيّل لبُرهة أنك في الجانب الآخر من ذلك الوضع. فشعورُك بالتعاطف مع نفسك مهم بالدرجة ذاتها؛ لذا لا تتجاهل ما تشعر به عندما تتخيل نفسك مكان الموظف الذي تدخل معه في نقاش من ذلك النوع، فمن الطبيعي أن تثور عواطفنا عندما نكون متوترين، أو كان هناك أمر يخصنا على المِحكّ. ذكِّر نفسك أن النقاشات العصيبة عصيبة فعلًا، وخُذ نفَسًا عميقًا لعدد من المرات قبل البدء بالنقاش، وتمشَّ في الخارج، أو خفِّف توتّرك بعد انتهاء النقاش.
5. كن صادقا وصريحا
إذا أردت من موظفك أن يكون صادقًا وصريحًا معك، فعليك التحلّي بذلك أولًا. إنّ احترامك للآخر بحيث تكون نواياك تجاهه واضحةK يُظهِر أنك مهتم به، ولذا عليك أن تكون مباشرًا معه فيما تقول؛ ولكن لا تنسى أن تكون متعاطفًا، جتى أنه يمكنك بدء النقاش بإخباره بنواياك الإيجابية تجاهه.
إذًا، يمكن للصراحة والانفتاح حول مواطن الضعف أن يساعدا فعلًا في السير قُدُمًا بالنقاش. فإذا ارتكب موظف خطأً ما، فيمكنك مصارحته بأنك أيضًا وقعت مرةً في خطأ لتُظهِر له أن الأمر طبيعي. أو إذا تأخر موظف عن تسليم عمله بحلول الموعد النهائي المحدد له. عندها بوسعك إخباره عن موقف مماثل وقعتَ فيه، وعمّا تعلمت من ذلك؛ فالانفتاح والصراحة يسهمان كثيرًا في بناء الثقة.
6. تحقق من وجود تفاهم مشترك
تحقق خلال النقاش وعند انتهائه أنك والموظفَ المعني متفاهمان، وأنكما خرجتما بفكرة وانطباع مشتركَين. ويعني ذلك أن تطلب منه شرح ما فهِمَه من ذلك النقاش؛ ليس ذلك فقط، بل اطلب منه أن يستطرد في شرح ما كان يقول. إذ تتمثل الفكرة هنا في أن يستمع كلاكما للآخر ويفهمه، وهذا ما يستدعي ألا يكون النقاش ذا اتجاه واحد.
يقول جورج برنارد شو:
اقتباستتمثل مشكلة التواصل الوحيدة في توهُّمِ أنه قد حدث.
أسئلةُ تحقُّق:
- كيف يبدو وقعُ ما أقوله عليك؟
- هلّا أسهبتَ في شرح فكرتك لي؟
- حسبما سمعتُ منك، فهمتُ أنّ [اشرح ما فهمته]، هل هذا صحيح؟
- ما النقاط الرئيسة التي استخلصتها من هذا النقاش؟
7. أنجز مع الموظف عصفا ذهنيا بحثا عن حلول
حاوِل الاستغناء عن أي خطة كنتَ قد وضعتها لتحديد المسار المستقبلي الأفضل، واترك المجال مفتوحًا بجعل النقاش ذا جانبين. اسأل موظفك عما يعتقد أنه مسار العمل الأفضل، أو عما إذا كان يرى أن ثمة فرصة لإحداث تغيير. شارك أفكارك، واطرحها بوصفها احتمالات يُمكن تحقيقها، لا بوصفها تكليفًا تُلزِم الموظفَ به.
وإذا لم يكن هناك بالضرورة حل قابل للتحديد، فاحرص على مناقشة الجوانب التي يمكن تعلُّمها من الوضع الراهن. أي ما الذي يمكن اكتسابه من ذلك الوضع؟ وما الذي يمكن تطبيقه على عملك أو تخطيطك المستقبلي؟ قد تكون هناك فرصة لمشاركة ما ناقشتَه مع فريقك أو مع رئيسك في العمل. احرص على إعطاء وقت للنقاش حول ما سيأتي لاحقًا.
8. أنشئ خطة عمل
بعد انتهائك من مناقشة بعض الخطوات المحتملة التالية، اعتمِد بعضها الذي يبدو منطقيًا لك ولموظفك، وأنشئ خطة عمل معه. دوّن بعض نقاط العمل، واخرج بجدول زمني تلتزمان به، وقد تفكر في تحديد هدف لموظفك. رحِّب أيضًا باتخاذ بعض خطوات العمل. قد يكون هناك أمور بوسعك فعلها بوصفك مديرًا بحيث تكون جزءًا من الحل، سواءٌ أتمثلتْ في التحدث مع عضو آخر في فريقك، أو الوصول إلى المصادر، أو تأمين تواصل الموظف المعني مع شخص آخر ضمن الشركة، أو عرض المساعدة عليه.
التفاصيل مهمة، لذا قرّر من سيفعل ماذا، وكيفية ذلك، وتوقيته، وسببه.
9. تابع نقاط الاتفاق
مهما كانت خطة العمل التي وضعتَها مع موظفك، احرص على التواصل معه بعد وقت قصير من انتهاء نقاشكما. وحتى لو لم تتفقا على نقاط عمل محددة، فمن المستحسن التحقق خلال اجتماعك الفردي المقبل بذلك الموظف من سير الأمر للوقوف على شعوره، والاطلاع على التقدّم المتحقِّق.
ومن المهم أيضًا أن تعدّ نفسك مسؤولًا عن تنفيذ ما التزمتَ به. فإذا أخبرتَ الموظف بأنك ستتواصل مع قسم الموارد البشرية، فأعلِمهُ بما توصلتَ إليه من حديثك معهم. وإذا عرضتَ عليه تولّي إنجاز مهمة ما، أخبرهُ عندما تنتهي من ذلك.
كيف تتابع؟
- إعلامُك بأن [المهمة] قد اكتملت.
- هل هناك شيء تحتاج إلى تحقيقه [مهمة]؟
- تحدثتُ إلى [شخص أو قسم]، وهذه المعلومات التي أُعطيت لي…
- أنجزتَ عملًا رائعًا في [المهمة]؛ شكرًا لجعل ذلك أولوية.
10. طور ثقافة التقييم
يتأثر الدماغ البشري بالتقييم السلبي والنقاشات العصيبة. فقد يكون أداء الموظفين ممتازًا في نواحٍ أخرى، ولكن عندما يسمعون تقييمًا سلبيًا موجهًا إليهم، فقد يعلق ذلك بأذهانهم ويؤثر سلبًا في معنوياتهم، وهو ما من شأنه تقليل اندماجهم في العمل.
إذا تمكنت من تكريس ثقافة تقييم ضمن فريقك، فلن تكون النقاشات العصيبة بتلك الصعوبة، لذا اجعل من مشاركة التقييمات -الإيجابية منها والسلبية- ممارسةً منتظمةً خلال اجتماعاتك الفردية بموظفيك؛ فبفضل ذلك، لن يشعر الموظفون بالصدمة أو القلق عندما يكون لديك شيء بنّاء تريد مشاركته معهم.
اجعل النقاشات العصيبة أكثر سهولة وإنتاجية
تضمن لك تلك النصائح حول خوض نقاشات عصيبة مع موظفيك، تحويلَ كل نقاش منها إلى نتيجة إيجابية. فبصرف النظر عما عليك مناقشته مع الموظف، وعن صعوبة ذلك؛ بوسعك أن تُظهِر له أنك تهتم به وتدعمه في المضيّ قُدمًا بكل ثقة.
ترجمة وبتصرف للمقال 10 Tips for having difficult conversations with employees لصاحبته Stacy Pollack.
أفضل التعليقات
لا توجد أية تعليقات بعد
انضم إلى النقاش
يمكنك أن تنشر الآن وتسجل لاحقًا. إذا كان لديك حساب، فسجل الدخول الآن لتنشر باسم حسابك.